Het adviesbureau Cutting through heeft op haar weblog een uitstekend
artikel gepubliceerd met een opsomming van tien manieren om weblogs
voor projecten in te zetten. Je zou het bijna vergeten, blogs zijn niet
alleen voor marketing of entertainment, bedrijven kunnen blogs ook
inzetten om de informatievoorziening te verbeteren, informatie-overload
te voorkomen en voor eens en altijd een einde te maken aan het “daar
wist ik niets van” syndroom.
- Communiceren met stakeholders project: Het is belangrijk
om de belangrijke stakeholders up-to-date te houden over de voortgang
van een project. Maar het zijn vaak drukke mensen die geen omvangrijke
dikke rapportages of uitgebreide e-mail gaan doornemen. Een
alternatieve manier is om de mijlpalen via een weblog te publiceren.
Dat kan wekelijks, dagelijks of zelfs meerdere keren per dag zonder ze
te bombarderen met allerlei e-mails. Nog mooier is als je met een RSS
werkt waarbij ze alleen de webfeed-samenvatting hoeven te scannen om te
bepalen of ze al dan niet moeten reageren. - Vervangen van papier: Iedereen die een projectmethodiek als PRINCE (Projects in Controlled
Environments) of PMBOK
(Project Management Body of Knowledge) vraagt zich wel eens af of ze
niet ontworpen zijn door mensen met aandelen in de papierindustrie.
Kastplanken vol met papier waarvan de vraag is of ze later nog terug te
vinden zijn. Maar met een goede categorie-indeling en enkele online
templates op maat kan veel van dat papier vervangen worden door
webpagina’s. Toegankelijk voor altijd en iedereen, met een afdoende
versiebeheer en ingebouwde zoekfuncties. - Werken met issue logs: Iedereen in een project zou gemakkelijk een issue moeten kunnen aanmelden. Of er nou een vraag is, een request for change of een off-specification,
elk item zou in een project issue log vastgelegd moeten worden. Geen
e-mail naar de projectmanager maar een open blog (of wiki) waar issues
meteen op de goeie plek terechtkomen en voor iedereen ook zichtbaar
zijn. Met de zoekfunctie kun je snel bepalen of issues al geadresseerd
zijn, met de reactiemogelijkheid kan er een discussie gevoerd worden
over hoe om te gaan met elk issue. Het (online) besluitvormingsproces
wordt op deze manier bovendien meteen vastgelegd. - Vasthouden van “informatiebrokjes”:
Er wordt in de loop van het project een hoop informatie verzameld , van
gezamenlijke wachtwoorden via nuttige url’s tot stukjes code. Er zijn
altijd projectleden die zulke informatie op hun eigen pc verzamelen,
maar hoe kun je dat aan het hele team ten goede laten komen? Door
hiervoor een blog (of wiki) in te zetten, kan dit materiaal gemakkelijk
verzameld, gecategoriseerd, doorzocht en gevonden worden. En, niet in
de laatste plaats, er ontstaat al snel een waardevolle kennisbank voor
latere projecten. - Publiceren over projectvoortgang:
Waarom zou je als een project goed gaat daar niet volop over
communiceren? Door nieuws, updates en statusrapporten in een
organisatiebrede blog te posten, kun je iedereen op de hoogte houden
van de voortgang van een project. Dit kan heel nuttig zijn bij
projecten die een grote impact hebben voor eindgebruikers en – maar dat
is natuurlijk slechts bijzaak – kunnen het gebruik van webfeeds in een
organisatie op gang brengen. - Reduceren van e-mail overload:
E-mail is zowel een zegen als een vloek. Het is natuurlijk geweldig
voor snelle communicatie met collega’s of klanten maar soms is het
verleidelijk om naar jan en alleman een cc te sturen. Waarom zou je
niet in plaats van e-mails met lange cc-lijsten dit soort berichten
niet gewoon in een blog posten? Er ontstaat niet alleen een centraal,
doorzoekbaar en goed gearchiveerde verzameling, je kunt ook webfeeds
gebruiken om nieuwe berichten razendsnel te scannen en te besluiten of
je al dan niet actie moet nemen. Het kost je maar een fractie van de
tijd die gemoeid zou zijn met het behandelen van nieuwe e-mail. - Vastleggen van requirements: Hoe
vaak gebeurt het niet dat de belangrijkste wensen en eisen van
eindgebruikers pas aan het licht komen als de workshops al achter de
rug zijn? Je kunt een open blog inzetten om nieuwe requirements te
verzamelen en discussies over bestaande requirements te voeren. Dat kan
zowel voor, tijdens als na de workshop-periode. Samen met een goed
gebruik van categorieën
en archieven kunnen blogberichten een heel goede manier zijn om eisen
en wensen te verzamelen, ook weer doorzoekbaar en online gearchiveerd. - Verspreiden van screenshots: Heb je screenshots of ander
beeldmateriaal dan kun je dat als een blog bericht opslaan. Het
voorkomt dat je collega’s lastig valt met ongewenst materiaal, hun
e-mailbox opblaast of het wegstopt ergens diep op je eigen pc. Sommige
blogs hebben mogelijkheden om afbeeldingen te bewerken of er thumbnails
of gallerijen van te maken. Als een plaatje meer zegt dan duizend
woorden, waarom zou je het dan omschrijven? - Up-to-date houden van teamleden: Het begint steeds
gebruikelijker te worden dat teamleden verspreid zijn over de
organisatie of zelfs over tijdzones. Hoe kun je teamleden dan
up-to-date houden over wat collega’s doen zonder ze te spammen met
bergen e-mail? Door een eigen teamblog te starten en je teamleden aan
te moedigen om hun status updates (of misschien zelfs de
projectroddels) in die blog te posten. Er ontstaat op die manier een
gedeelde, doorzoekbare vergaarbak met nieuws over de voortgang van een
project. Combineer dat met webfeeds en je hebt een krachtige manier om
dichtgelopen e-mailboxen te voorkomen en mensen real-time te informeren
over de projectvoortgang. - Creeer een automatische audit trail: Het is te hopen dat
je project op tijd en binnen budget verloopt. Maar wat gebeurt er als
er onderweg problemen ontstaan? Dan kan het van belang zijn om een
audit trail te kunnen doen. Een voordeel van blogs is dat ze openbaar
(al dan niet binnen de beslotenheid van bedrijfsgrenzen) zijn en dat ze
automatisch voorzien worden van tijdstip en datum van publicatie. Op
die manier wordt het heel gemakkelijk om een controle uit te voeren en
heel gericht een sporenonderzoek te doen.
Het mooiste is misschien nog wel dat al deze voordelen snel en goedkoop
te realiseren zijn. Een deel van de beste blogging tools is
open-source, vrij te gebruiken en snel werkend te krijgen. Als het niet
mogelijk is om blogs in eigen huis te hosten, dan kun je gebruik maken
van hosting providers buiten de deur. Voordeel van zo’n oplossing kan
ook zijn dat je de bloggingtool niet alleen voor projectmanagement
binnen je eigen organisatie, maar zelfs ook samen met klanten,
leveranciers en partners kunt inzetten.
Dit artikel is een vrije vertaling van een eerder door Cutting Through gepubliceerd artikel. Zoek je nog meer informatie over dit onderwerp, kijk dan bij:
- Corante (Blogs for IT Management, Using Weblogs to Manage IT)
- Projectmagazine (Using community websites to help deliver complex projects)
- Computerworld (Blogs Bubble Into Business)
Dries bultynck 
Eduard Blacquière 
Jip 
Frank Janssen 
Ger Nijkamp 
“Je zou het bijna vergeten, blogs zijn niet alleen voor marketing of entertainment”
Hoi frank, je vergeet journalistiek.
btw ik heb zelf een tijdje http://www.groove.net gebruikt. Hoewel niet gratis, is het zeer geschikt om via het internet projecten te doen of samen te werken. Vooral het versiebeheer van projectdocumenten was een sterk punt. Dat zie ik niet zo snel gebeuren met een wiki of blog. je moet maar eens kijken. Groove is het kindje van de uitvinder van lotus notes: http://www.ozzie.net/blog/.
Eens met de toevoeging journalistiek, al zullen we daarmee zeker nog niet uitputtend zijn ;-) Verder dank voor je waardevolle voorbeeld Groove Virtual Office, dat kende ik nog niet. Ik heb wel eens geexperimenteerd met Projectplace.nl (zie demo op http://www.projectplace.nl/index/products/free_test.html). Beide tools doen me ook enigszins aan Sharepoint (http://www.microsoft.com/sharepoint/)denken, bij steeds meer bedrijven natuurlijk gangbaar.
Ik denk dat als je veel met formele documenten (en dus versiebeheer) te maken hebt, dit soort tools zeker krachtig zijn. Maar ik ben er ook van overtuigd dat veel projecten juist door tools als weblogs en rss (en in mindere mate wiki) efficienter en effectiever kunnen zijn, aan kwaliteit zullen winnen. Het zijn juist deze tools waarmee je ook beter ideeen uit de organisatie kunt ophalen en de dialoog tussen het project en de wijdere omgeving kunt verbeteren.
hoi frank,
dat projectplace lijkt inderdaad op het eerste gezicht op groove. goeie tip. Ik merk dat veel waardevolle ‘informele’ informatie nooit in de officiele projectdocs staan. Daar zou een weblog inderdaad goede diensten kunnen bewijzen.
In de praktijk betekent dit bij de meeste bedrijven een toolselectietraject voor blogsoftware met bijkomende consultancykosten voor de businesscase en vervolgens nog de ict-beheerkosten.;-)
groet ab
Ben het me je eens dat het op die manier echt niets wordt. Ik ben zelf meer voor het model rondkijken op internet, open source oplossing binnenhalen, zonodig lichtjes verbouwen en dan ‘werkende de weg’ de toepassing verder laten evolueren. Maar ik weet het, dat lukt niet altijd en overal…
Mooi overzicht. Als ik er zo over nadenk, kan ik me best iets voorstellen bij het inzetten van blogs in projecten. Vooral de mogelijkheden van communicatie via posting, foto’s, links en rss geven handvatten voor de deelnemenrs in projecten. Ook het vastleggen van info, het kunnen volgen van de voortgang in de tijd zijn daarbij handige zaken.
Een combinatie van een weblog met een wiki oplossing is voor het werken met PRINCE2 denk ik perfect.
Misschien ter aanvulling. Behalve het gemak, “het handig” zijn kan hier ook nog wel eens een rol gaan spelen dat voor een aantal mensen het werken met weblogs ook gewoon fun kan zijn en een way of life (way of work) is waarmee ze meer zichzelf kunnen zijn. Ook sluit deze ontwikkeling naar mijn idee beter aan bij bredere maatschappelijke ontwikkelingen: wat op internet handig, nuttig en leuk is, is veelal ook in bedrijfsomgevingen een serieus alternatief.
Ik moet zeggen dat een weblogs voor projecten vooral een persoonlijke en een meer betrokken gevoel geeft. Door dit met de juiste combinatie als projectplace of groove zou enkel de juiste structuur van de weblog een mogelijk probleem vormen.
Bojhan, je stipt wat mij betreft een belangrijk punt aan. Ook Jelmer had het er al over. Het mooiste is een weblog in combinatie met een andere omgeving, dus bijv. wiki, sharepoint, projectplace, groove. Ik ben ‘t nog niet als geďntegreerde tool tegengekomen.
Ik kwam nog een projecttool tegen: Basecamp (http://basecamphq.com/). Ze beweren dat postings voor een project net zo simpel zijn als postings voor een blog. RSS is in elk geval ook ingebakken.
Eén project kost niets, daarna een staffeltje van 12$ (voor 3 projecten) tot 99$ (voor een onbeperkt aantal projecten) per maand.