Virtueel samenwerken: een ijzersterk verhaal

Wat doe je als je moet of wil samenwerken, maar als je elkaar niet persoonlijk kunt ontmoeten? Wat voor doelen bereik je met weblogs, wikis en andere virtuele samenwerkingstools, -omgevingen en -media? Dave Pollard gaat op zijn weblog How to save to world in op de waarde van de verschillende vormen van virtuele samenwerking. Hier op Frankwatching vandaag een vrije vertaling van het artikel.

Samenwerking vraagt om het vinden van de juiste groep mensen (skills, persoonlijkheden, kennis, werkstijl, chemie), vraagt om commitment van alle betrokkenen aan de klus die te klaren is en vraagt eveneens om een omgeving, tools, kennis, training, processen en faciliteiten om ze effectief samen te laten werken. Dit is al uitdagend genoeg als het gaat om de normale face-to-face samenwerking. Het wordt nog dubbel zo ingewikkeld als het gaat om virtuele en ongelijktijdige samenwerking.

Toch zijn er talloze succesvolle voorbeelden op het vlak van muziek, literatuur, uitvindingen, wetenschappelijke ontdekkingen en probleemoplossing die onder zulke moeilijke omstandigheden tot stand zijn gebracht. Hoe is dat gelukt en hoe kun je de kans op geslaagde virtuele samenwerkingen toe laten nemen door te kiezen voor de juiste tools en media?

Laten we eerst naar een aantal belangrijke alternatieven kijken:

tool / medium	voordelen bij samenwerking	nadelen bij samenwerking	meest geschikt voor
weblog	gemakkelijk publiceren & reageren; abonneren & herpubliceren is mogelijk	participatie beperkt tot reageren	conversaties
wiki	iedereen kan content creëren	moeilijker te leren; kan gemakkelijk gesaboteerd worden; minder mooie vormgeving	projecten / allianties
whiteboard	real-time; iedereen kan content creëren	content alleen in ontwikkeling gedurende sessie; mogelijke firewall-problemen	conversaties / projecten
documentsharing	kan real time; iedereen kan content creëren	mogelijke firewall-problemen; de aandacht is gericht op een document	conversaties / projecten
instant messaging/ skype/telefoon/ e-mail/ videoconferencing	real-time conversaties; audio/video context; snelheid	content alleen in ontwikkeling gedurende sessie	conversaties
mindmaps	laat consensus zien en documenteert dit	details gaan verloren	projecten
discussieforums	opeenvolging van reacties; abonneren & herpubliceren is mogelijk	beperkte contextuele kennis van deelnemers; kan ongedisciplineerd gedrag oproepen; lijn van de discussie is soms moeilijk te volgen	conversaties
community of practice/ interest spaces	georganiseerd; geregistreerd lidmaatschap; diverse samenwerkings tools	moeilijker te leren; formele karakter kan openheid en mate van participatie tegenwerken	projecten / allianties
persoonlijke e-mailgroepen	flexibel; persoonlijk; gemakkelijk in gebruik	e-mail overload/spam; lijn van discussie gaat verloren of is moeilijk terug te vinden en te volgen	projecten / allianties
social networking tools	groot aantal deelnemers; goede manier om geschikte mensen te vinden	als het werkelijk op samenwerking aankomt dan worden er andere tools en media gebruikt	vinden van geschikte mensen
persoonlijke samenwerking	gemakkelijk; real-time; context-rijk; flexibel	duur; tijdrovend	alles wat hierboven genoemd is, mits tijd en geld dat toelaten

Er zijn, afhankelijk van de lengte van het contact, drie niveaus van samenwerking:

• conversaties: als het contact slechts eenmalig of een beperkt aantal keren plaatsheeft en er gesproken wordt over een specifiek onderwerp of groep van onderwerpen
• projecten: als het contact zo vaak als maar nodig plaats heeft om een project succesvol te kunnen afronden
• allianties: als je contact over meerdere conversaties en projecten verspreid is, als je voor en onbepaalde periode samenwerkt.

In het vervolg van het artikel op How to save the world komt nog een aantal interessante thema’s voorbij:

• In grote organisaties zijn conversaties vaak tussen collega’s (peer-to-peer) en gaat het veel over wie met wie over wat zou moeten praten (“Who should I talk to about X?”).
• In kleine organisaties zijn de contacten veelal meer op externe netwerken gericht en worden ook social networking tools als LinkedIn, eCademy en openBC ingezet.
• De volgende generatie social networking tools zou “people-finders” moeten bevatten, extra faciliteiten om het proces van het vinden van de juiste persoon te stroomlijnen en te automatiseren.
• Als personen waarmee je wil converseren meerdan twee minuten lopen verwijderd zijn, is het animo om persoonlijk contact te zoeken vrijwel nihil.
• Als je een blog, een publiek en wat tijd hebt, dan kan je blog hiervoor een goed alternatief bieden. Maar blogs zijn in bedrijven nog niet breed verspreid en als alternatief voor persoonlijke communicatie worden op dit moment vooral Instant Messaging (IM) en de telefoon gebruikt.
• IM verslaat de telefoon omdat gesprekken gedocumenteerd worden, je aan multi-tasking kunt doen en je er gemakkelijker doorheen bladert dan door voice mails. Maar de telefoon is weer sterker als er veel context moet worden geboden. E-mail is steeds sterker een minder populair terugvalscenario.
• Discussieforums zijn in veel bedrijven ongeveer het laatste toevluchtsoord voor conversaties geworden. Vaak worden ze slechts sporadisch gebruikt en sterven ze een stille dood.
• Er zijn vele tools ontwikkeld voor met name projecten en allianties. Naarmate het aantal betrokkenen toeneemt, komt de logistiek en effectiviteit van deze tools steeds meer onder druk te staan. Grote bedrijven zijn hierbij in het voordeel omdat ze de capaciteit in huis hebben om deze vormen van samenwerking voor elkaar te krijgen. Veel van de beschikbare tools hebben echter een hoog techno-gehalte.
• Wikis zijn een manier om met iets anders van start te gaan, misschien nog wel wat nerdy en minder mooi vormgegeven, maar erg functioneel en gemakkelijk mee te werken (als je je er in verdiept hebt). Op dit punt maakt Pollard ten onrechte geen melding van weblogs. Ik heb hier al eerder geschreven dat weblogs prima geschikt zijn om bijvoorbeeld projecten te ondersteunen.
• Er zijn robuuste oplossingen beschikbaar voor samenwerking binnen communities of interest en communities of practice. Maar veel van deze groupware-oplossingen (als Groove, Exchange en eRooms) kosten veel geld, vragen om coördinatie en veronderstellen dat gebruikers met deze ingewikkelde tools om leren gaan. Dat loopt lang niet altijd goed af.
• Verder is er een variëteit aan documentsharing technologieën op de markt. Hiermee kunnen verschillende mensen eenzelfde document tegelijk bekijken en er ook samen aan werken.

Pollard komt vervolgens tot een (op termijn) mogelijk ideale combinatie van tools:

1. Skype (vrije wereldwijde VoIP telefoon)
2. Whiteboarding (iedereen die online is kan zien wat een ander op het whiteboard post)
3. Documentsharing
4. Mindmapping of een vergelijkbare tool

Deze tools zouden de persoonlijke communicatie het meest benaderen. Maar hij tekent daar gelijk bij aan dat dit veel techniek op je scherm is, dat er veel bandbreedte vereist is en dat het op deze manier erg prijzig kan worden. Ook videoconferencing is vooral “nice to have” en zeker geen “need to have“. Vooral niet als bandbreedte issues je dwingen om keuzes te maken welke applicaties er dan tegelijk kunnen draaien.

Als de bandbreedte en processing power issues zijn opgelost, voorziet Pollard:

• “A single, free, reliable, easy-to-use, professional-looking application that will provide what I’ve called Simple Virtual Presence — the four applications listed above plus the option of videoconferencing (illustrated above), and
• A simple, free, easy-to-use collaboration space where the results of the online collaboration sessions, and a library of relevant resources and links, are stored, with wiki-like capability so it can be maintained by any and all in the group.”

Ook hier legt Pollard wat mij betreft ten onrechte geen relatie met weblogs. Blijft natuurlijk dat hij een ijzersterk verhaal heeft geschreven en in de vorm van de tabel op een heel duidelijke manier de kracht van de verschillende tools en media heeft duidelijk kunnen maken. Het originele verhaal over deze virtuele samenwerkingsomgeving is hier terug te vinden.