Samenwerking vraagt om het vinden van de juiste groep mensen
(skills, persoonlijkheden, kennis, werkstijl, chemie), vraagt om
commitment van alle betrokkenen aan de klus die te klaren is en vraagt
eveneens om een omgeving, tools, kennis, training, processen en
faciliteiten om ze effectief samen te laten werken. Dit is al uitdagend
genoeg als het gaat om de normale face-to-face samenwerking. Het wordt
nog dubbel zo ingewikkeld als het gaat om virtuele en ongelijktijdige
samenwerking.  Toch zijn er talloze succesvolle voorbeelden op het
vlak van muziek, literatuur, uitvindingen, wetenschappelijke
ontdekkingen en probleemoplossing die onder zulke moeilijke
omstandigheden tot stand zijn gebracht. Hoe is dat gelukt en hoe kun je
de kans op geslaagde virtuele samenwerkingen toe laten nemen door te
kiezen voor de juiste tools en media?

Laten we eerst naar een aantal belangrijke alternatieven kijken:

Er zijn, afhankelijk van de lengte van het contact, drie niveaus van samenwerking:

• conversaties: als het contact slechts eenmalig of een beperkt
  aantal keren plaatsheeft en er gesproken wordt over een specifiek
  onderwerp of groep van onderwerpen
• projecten: als het contact zo vaak als maar nodig plaats heeft om een project succesvol te kunnen afronden
• allianties: als je contact over meerdere conversaties en projecten verspreid is, als je voor en onbepaalde periode samenwerkt.

In het vervolg van het artikel op How to save the world komt nog een aantal interessante thema’s voorbij:

• In grote organisaties zijn conversaties vaak tussen collega’s (peer-to-peer) en gaat het veel over wie met wie over wat zou moeten praten (“Who should I talk to
  about X?”).
• In kleine organisaties zijn de contacten veelal meer op externe netwerken gericht en worden ook social networking tools als LinkedIn, eCademy en openBC ingezet.
• De volgende generatie social networking tools zou “people-finders” moeten bevatten, extra faciliteiten om het proces van het vinden van de juiste persoon te stroomlijnen en te automatiseren.
• Als
  personen waarmee je wil converseren meerdan twee minuten lopen
  verwijderd zijn, is het animo om persoonlijk contact te zoeken vrijwel
  nihil.
• Als je een blog, een publiek en wat tijd hebt, dan kan je blog
  hiervoor een goed alternatief bieden. Maar blogs zijn in bedrijven nog
  niet breed verspreid en als alternatief voor persoonlijke communicatie
  worden op dit moment vooral Instant Messaging (IM) en de telefoon
  gebruikt.
• IM verslaat de telefoon omdat gesprekken gedocumenteerd worden,
  je aan multi-tasking kunt doen en je er gemakkelijker doorheen bladert
  dan door voice mails. Maar de telefoon is weer sterker als er veel
  context moet worden geboden. E-mail is steeds sterker een minder
  populair terugvalscenario.
• Discussieforums zijn in veel bedrijven ongeveer het laastste
  toevluchtsoord voor conversaties geworden. Vaak worden ze slechts
  sporadisch gebruikt en sterven ze een stille dood.
• Er zijn vele tools ontwikkeld voor met name projecten en
  allianties. Naarmate het aantal betrokkenen toeneemt, komt de logistiek
  en effectiviteit van deze tools steeds meer onder druk te staan. Grote
  bedrijven zijn hierbij in het voordeel omdat ze de capaciteit in huis
  hebben om deze vormen van samenwerking voor elkaar te krijgen. Veel van
  de beschikbare tools hebben echter een hoog techno-gehalte.
• Wikis zijn een manier om met iets anders van start te gaan, misschien nog wel wat nerdy
  en minder mooi vormgegeven, maar erg functioneel en gemakkelijk mee te
  werken (als je je er in verdiept hebt). Op dit punt maakt Pollard ten
  onrechte geen melding van weblogs. Ik heb hier al eerder geschreven dat weblogs prima geschikt zijn om bijvoorbeeld projecten te ondersteunen.
• Er zijn robuuste oplossingen beschikbaar voor samenwerking binnen communities of
  interest en communities of practice. Maar veel van deze groupware-oplossingen (als Groove, Exchange en eRooms)
  kosten veel geld, vragen om coördinatie en veronderstellen dat
  gebruikers met deze ingewikkelde tools om leren gaan. Dat loopt lang
  niet altijd goed af.
• Verder is er een varieteit aan documentsharing technologieen op
  de markt. Hiermee kunnen verschillende mensen eenzelfde document
  tegelijk bekijken en er ook samen aan werken.

Pollard komt vervolgens tot een (op termijn) mogelijk ideale combinatie van tools:

1. Skype (vrije wereldwijde VoIP telefoon)
2. Whiteboarding (iedereen die online is kan zien wat een ander op het whiteboard post)
3. Documentsharing
4. Mindmapping of een vergelijkbare tool

Deze tools zouden de persoonlijke communicatie het meest benaderen.
Maar hij tekent daar gelijk bij aan dat dit veel techniek op je scherm
is, dat er veel bandbreedte vereist is en dat het op deze manier erg
prijzig kan worden. Ook videoconferencing is vooral “nice to have” en zeker geen “need to have“. Vooral niet als bandbreedte issues je dwingen om keuzes te maken welke applicaties er dan tegelijk kunnen draaien.

Als de bandbreedte en processing power issues zijn opgelost, voorziet Pollard:

• “A single, free, reliable, easy-to-use, professional-looking
  application that will provide what I’ve called Simple Virtual Presence
  – the four applications listed above plus the option of
  videoconferencing (illustrated above), and
• A simple, free, easy-to-use collaboration space where the results
  of the online collaboration sessions, and a library of relevant
  resources and links, are stored, with wiki-like capability so it can be
  maintained by any and all in the group.”

Ook hier legt Pollard wat mij betreft ten onrechte geen relatie met
weblogs. Blijft natuurlijk dat hij een ijzersterk verhaal heeft
geschreven en in de vorm van de tabel op een heel duidelijke manier de
kracht van de verschillende tools en media heeft duidelijk kunnen
maken. Het originele verhaal over deze virtuele samenwerkingsomgeving
is hier terug te vinden.