Social software: niet de content maar de conversatie
14 april 2005 - 23:45
Tags: Blogging, Intranet & Enterprise 2.0, Kennismanagement, Onderzoek, RSS, Tools, Trends & stats, Wiki
De laatste drie jaar zijn de communicatiemethoden
in het bedrijfsleven aanzienlijk veranderd. Het gebruik van mobiele
telefoon en e-mail is sterk toegenomen, organisaties die audio
conferencing en instant messaging gebruiken doen dit steeds intensiever
en de behoefte aan social software en collaboration tools neemt sterk toe.
Zo luidt de conclusie uit een persbericht dat ik vandaag kreeg
toegezonden. Allereerst hier de volledige weergave van dit persbericht
(cursivering is van mij!):
De laatste drie jaar zijn de communicatiemethoden
in het bedrijfsleven aanzienlijk veranderd. 70% van de organisaties (met
meer dan 50 werknemers) geeft aan dat mobiele telefonie veel meer gebruikt
wordt voor communicatie binnen de eigen organisatie. Ook de intensiteit
waarmee e-mail wordt gebruikt is bij 86% sterk toegenomen binnen de organisatie
en in 87% van de gevallen ook in de communicatie met externe partijen.
Persoonlijk contact is bij het merendeel van de organisaties (57%) gelijk
gebleven en bij 14% zelfs verminderd. Dit blijkt uit een grootschalig onderzoek
onder 400 organisaties van Heliview in het kader van de studiedag Real-time
collaboration op 29 juni 2005, in samenwerking met Microsoft.Het gebruik van mobiele telefonie en e-mail
is dus sterk toegenomen, terwijl het gebruik van vaste telefonie en persoonlijk
contact veelal gelijk is gebleven. Bijna eenderde van de organisaties die
ook communicatie tools gebruiken als audio conferencing en instant messaging
geeft aan dat het gebruik meer intensief plaatsvindt dan drie jaar geleden.
Dit voornamelijk om de samenwerking tussen werknemers intern te verbeteren.
Wat dit betreft valt op dat, naast de verschuiving in de wijze van communiceren,
ook het aantal collobation tools dat organisaties gebruiken toeneemt. Bij
78% van de organisaties (met meer dan 50 werknemers) wordt projectmatig
gewerkt. Voor 46% van deze organisaties zijn Microsoft Office systemen
de belangrijkste ondersteunende tools en 25% maakt gebruik van intranetomgevingen
om projectmatig werken te optimaliseren.Vooral in de financiële/zakelijke dienstverlening
en overheid (respectievelijk 45% en 29%) wordt bij de dagelijkse bedrijfsvoering
intensief gebruik gemaakt van kennismanagement systemen. In beide sectoren
heeft ongeveer één op de zes organisaties plannen om binnen 12 maanden
een kennismanagement systeem te implementeren. Bij implementaties van kennismanagement
systemen zijn vooral het structureren van kennis en de acceptatie van eindgebruikers
in circa eenderde van de gevallen knelpunten. 82% van de onderzochte managers
geeft echter aan dat de gebruikte kennismanagement systemen (zeer) belangrijk
zijn voor de samenwerking binnen de organisatie.
\r\nTenslotte ziet Heliview ook het gebruik\r\nvan groupware en portals verder toenemen. Dit geldt ook voor het gedeelde\r\ngebruik van applicaties. ICT oplossingen worden dus meer en meer ingezet\r\nom de samenwerking tussen werknemers, afdelingen en andere locaties te\r\nverbeteren. Naast het koppelen van applicaties, het implementeren van kennismanagement\r\nsystemen en intranetomgevingen, spelen ook het gebruik van instant messaging\r\nen mobiel werken een belangrijke rol. \r\n
\r\n\r\n
\r\n
\r\n
\r\n\r\n”,0]
);
D(["ce"]);
D(["ms","e52"]
);//–>
Tenslotte ziet Heliview ook het gebruik
van groupware en portals verder toenemen. Dit geldt ook voor het gedeelde
gebruik van applicaties. ICT oplossingen worden dus meer en meer ingezet
om de samenwerking tussen werknemers, afdelingen en andere locaties te
verbeteren. Naast het koppelen van applicaties, het implementeren van kennismanagement
systemen en intranetomgevingen, spelen ook het gebruik van instant messaging
en mobiel werken een belangrijke rol.
Tot zover het bericht. Veel herkenning natuurlijk. Maar ook een
kritische kanttekening, met name bij de cursief weergegeven teksten.
Als ik die namelijk goed op me laat inwerken lees ik hier een zeer
sterk pleidooi voor met name informatie- en structuurgedreven
toepassingen. Office-omgevingen (of uitbreidingen daarop, bijvoorbeeld
Sharepoint), kennismanagementsystemen, enterprise portals en gedeelde
gebruik van applicaties. Natuurlijk - er wordt ook gesproken over
e-mail, instant messaging en conferencing. Maar wat hier - ten onrechte
- volledig ontbreekt is de nieuwe generatie social software
toepassingen. Denk aan weblogs, wikis, social networks en RSS. De
toepassingen waarbij de sociale component centraal staat: connecting people.
Kennis laten stromen en ontwikkelen en mensen met elkaar laten samenwerken is in mijn ogen vooral een sociaal iets, niet alleen een brok content die gemanaged moet worden. Zoals ik eerder in Emerce
al riep: het gaat niet om kennismanagement maar om kennissenmanagement.
Hoe breng je mensen met elkaar in contact en hoe faciliteer je ze om
met elkaar te interacteren. Als we niet oppassen zijn we met z’n allen
teveel gefocused op het creëren van content en verliezen we uit het oog
dat er mensen aan elkaar “gekoppeld” moeten worden. We moeten wat mij
betreft dus niet op zoek naar meer beheers- en controlesystemen
(formeel, gecentraliseerd en gestructureerd), de uitdaging is juist om
meer ruimte te bieden voor communicatie- en samenwerking (informeel,
decentraal en ongestructureerd bij creatie). Het is niet de content die
ondersteund moet worden, het zijn de converstaties die support nodig
hebben.
Overigens kunnen gebruikers die met elkaar op deze - naar het lijkt -
ongestructureerde manier werken juist ook veel intelligentie en
structuur laten ontstaan. Omgevingen als openBC (social networks met slimme inzet van linking en alert-technologie), Furl, del.icio.us en Technorati (social bookmarking en search engines waarbij door slim gebruik te maken van blogs en RSS via tags zeer gestructureerde omgevingen ontstaan!) en Wikipedia
(wikis waarbij zogenaamde wiki gardeners - zeg maar een soort
moderatoren - het tuintje keurig op orde kunnen brengen en houden).
De
grote gemeenschappelijke deler: het gaat veel meer om het linken dan om
het (re-)organiseren van content, het gaat meer om personal publishing
dan om corporate publishing.
Ik ben erg benieuwd hoe de verdere invulling van het Heliview-programma er uit zal gaan zien…
2714x gelezen 11 reacties
15 april 2005 om 09:05
Frank, ik ben erg benieuwd naar je ideeen over hoe deze nieuwe toepassingen zijn te integreren in de dagelijkse kantoortuin. Wat ik toch vaak hoor is niet zozeer de onwil van mensen om bv een Wiki te gebruiken, maar meer een ondertoon van “Er is weer wat nieuws, ik snap net hoe ons intranet werkt en daar gaan we weer”. Vergis je niet, de meeste kantoormedewerkers zijn minder IT onderlegd dan jij bent. En zijn ook minder zoekend naar dit soort systemen om met elkaar in contact te komen. Ze zijn al blij met email en maken daar dan ook (te) veelvuldig gebruik van.
Hoe zie jij dat je het sturen van de conversatie in een minder kennisrijke omgeving op gang kunt brengen?
15 april 2005 om 12:45
Op de Wiki van FrankWatchting (http://www.frankwatching.com/wiki/index.php/Hoe_krijg_ik_mijn_organisatie_aan_het_bloggen) is een hoofdstukje over hoe je de organisatie aan het bloggen / wikiën krijgt. Ik denk dat de basis ligt bij informatievoorziening en toegankelijkheid. Regels opstellen mbt emailgebruik (het beperken ervan) en het openstellen van zeer toegankelijke wiki’s / logs voor de werknemers. Ik heb overigens jaren gewerkt in een kantoortuin en idd, de bereidheid iets nieuws te ervaren is er vaak niet en een email is snel gestuurd. Dus ook ik ben benieuwd hoe Frank dit eigenlijk ziet gebeuren.
15 april 2005 om 14:48
@FrankM en Bas: Dit zijn relevante vragen. Ik ben benieuwd wat 27 april de mening van de deelnemers aan de Kenniskring is over dit onderwerp. Per slot van rekening gaat het dan over social software.
15 april 2005 om 17:26
@Bas: Hoe kun je emailgebruik beperken? Ik merk dat serieus bij ons. Er wordt zo-ver-schri-kke-lijk veel gemaild per dag. terwijl we ook even bij elkaar kunnen aanlopen. Maar vaak is het even makkelijker om te mailen. Ook ik maak me hier aan schuldig hoor, voor de duidelijkheid.
Maar ook het gebruik van projectwiki’s en logs. Is dit alleen voor grote projecten met medewerkers op verschillende lokaties? of ook een project met 4 man die in 1 ruimte zitten? Ik kan wel wat goede businesscases gebruiken met cijfers en learnings…
15 april 2005 om 19:25
Email beperken kan je doen door richtlijnen op te stellen en iedereen op de hoogte te stellen dat hierop zal worden toegezien. Als je ziet hoeveel bandbreedte er binnen een bedrijf doorgaat aan emails met grappige filmpjes, “onzedige” afbeeldingen en dergelijke… niet normaal meer. Heb bij een grote bank meegemaakt dat de kleurenprinter meer gebruikt werd voor het uitprinten van deze rotzooi dan daar waar hij voor bedoelt was. En dan heb ik het inderdaad nog niet over het persoonlijke contact wat verloren gaat. Maar goed, er zullen ook vast technische oplossingen voor zijn.
16 april 2005 om 04:16
Hij blijkt een probleem.
Iedereen weet wat iedereen doet. Wij hebben geen intiem leven meer.
Mails worden gelezen en soms omgelegd!
16 april 2005 om 12:16
@temps: Intiem leven bespreek je ook niet via zakelijke mail. De mail die “zakelijk” wordt gestuurd is in principe produkt van het werk wat je doet. Lijkt me logisch dat een eindverantwoordelijk persoon inzicht mag hebben in het produkt dat geproduceerd wordt. Anderzijds moeten bedrijven vervolgens ook niet te strict zijn. Het checken van je persoonlijke email (webmail of wat dan ook) moet tijdens de lunch natuurlijk gewoon kunnen zonder meekijkers.
16 april 2005 om 15:35
over het beperken van email: ik stuurde naar belangstellenden altijd veel mailtjes met links naar leuke internetartikelen over ons vakgebied. ik heb dat nu vervangen door furl. met furl bookmark ik de interessante artikelen. Per dag krijgen ze nu 1 email met een rijtje artikelen die door mij bovendien gecategoriseerd zijn en beoordeeld zijn met een cijfer. ipv 30 mails krijgen ze nu 5 mails via furl. werkt goed! Helaas wordt mijn commentaar (nog) niet meegestuurd en loopt de furl-nieuwsbrief een dag achter op mijn furls.
16 april 2005 om 22:35
Er zijn mensen die nog niet kunnen geloven dat email overload ECHT een probleem aan het worden is dat email zich dus behoorlijk uit de markt aan het prijzen is.
Misschien dat het volgende artikel je dan kan overtuigen: “Legitimate e-mail gets cast aside” [http://www.sfgate.com/cgi-bin/article.cgi?f=/c/a/2005/04/11/BUGA4C54I51.DTL]
17 april 2005 om 09:10
Ook interessant: http://sanjose.bizjournals.com/sanjose/stories/2005/02/14/daily22.html
Almost 40 percent of workers in the United States, the United Kingdom and Germany spend an hour or more every day e-mailing their friends and relatives or swapping jokes and other ephemera via the company e-mail system during working hours.
@Fred Zelders/overload:
Persoonlijke constatering: management by e-mail begint ook steeds meer door te dringen in het informele circuit - denk aan het verenigingsleven. Een niet-onmiddellijk beantwoorde mail levert de dagen erna meer mail op - Heb Je Al Gelezen/Waar Blijft Antwoord etc. Wat is er mis met ouderwets de telefoon pakken als je iemand dringend nodig hebt?
17 april 2005 om 23:31
Wat opvallend in al deze reacties is, is dat e-mail door vrijwel iedereen als een probleem wordt ervaren. Misschien ligt daar ook wel een deel van de oplossing: de kunst zal zijn om met een of enkele voorbeelden duidelijk te maken wat de kracht van andere/nieuwere communicatievormen is. Zien is geloven, voorbeeld doet volgen.
Ik heb niet de illusie dat werknemers op korte termijn massaal weblogs of wikis zullen overstappen. Maar ik zie wel degelijk mogelijkheden om de e-mailgolf voor een deel af te zwakken. Een niet onbelangrijk voordeel van weblogs en wikis is overigens ook dat je een collectief archief hebt dat gemakkelijk doorzoekbaar is. Daar is bij e-mail geen sprake van.
De echte businesscases ken ik niet, wel wat showcases. Maar is er ooit vooraf een businesscase voor e-mail of bijvoorbeeld de geldautomaat geweest? Toch zijn beide een succes geworden, dus laat dat alsjeblieft niet zaligmakend zijn. Net zoals er voor extene blogs pas sinds kort echte businesscases ontstaan, ook dat heeft wat jaren nodig gehad.
Mijn ervaring met blogs is dat het IT-gehalte hier uiterst laag kan zijn. Zorg dus ook in zakelijke omgevingen voor een hoog Blogger-gehalte: weinig knoppen en met een eenvoudige Word-bediening. Voor Wiki ligt dat wat moeilijker, daar liggen wat meer drempels. Al toont Wikipedia aan dat die drempels snel geslecht kunnen worden. Onderschat ook niet dat veel werknemers ook zelf steeds actiever bezig gaan met dit soort toepassingen en in hun vrije tijd vertrouwd raken met de nieuwe mogelijkheden.
Wat erg helpt is als je de nieuwe instrumenten koppelt aan bestaande teams of groepen. Daar waar al intensief samengewerkt wordt, staat men meestal erg open voor betere faciliteiten. Zeker als er bijvoorbeeld dislocatie in het spel is of als er onderling veel materiaal/informatie uitgewisseld moet worden.
Ik denk dat Ab ook de spijker op zijn kop slaat als hij stelt dat je boodschappen ook op kunt sparen en niet alles via de e-mail hoeft te krijgen. Het Furl-voorbeeld spreekt me erg aan, niet alles hoeft immers via RSS-feeds (over een hoog IT-gehalte gesproken, nee dan zijn e-mail alerts toch wel zo prettig!).
Ik wil daar tot slot nog een eigen voorbeeld aan toevoegen. Elke avond als ik thuis kom, is een van de eerste dingen die ik doe in de Frankwatching Wiki op de pagina Recente wijzigingen kijken. ik zie in een oogopslag wie er is geweest en wat er is aangepast. Op kantoor geldt ’s-ochtends hetzelfde, daar bekijken we de afdelingswiki. Ik kan je verzekeren dat ik sneller een beeld heb van de mutaties in de wiki dan van de reacties op de weblog of via de e-mail. Denk daar maar eens goed over na (en ik geef meteen toe dat ik hierin vast wat te ver voor de troepen uitloop, maar toch).
Wat ik aan de afdelingswiki ook erg handig vindt is dat nieuwe medewerkers hierin meteen kunnen gaan shoppen. Dat is met de e-mail van je collega of voorganger toch wat onhandiger. Ook de auditors zijn altijd erg gecharmeerd van dit soort dossiers ( content- en versiebeheer hetkan juist hiermee erg transparant worden gemaakt!).
Wie biedt er meer?