Reportage: LogicaCMG en communicatie in 2005

LogicaCMG maakt, net zoals steeds meer andere Nederlandse IT-bedrijven, gebruik van offshoring van ICT-diensten:
het uitbesteden van ICT-activiteiten naar lagelonenlanden. Door zulke
nieuwe werkvormen kunnen er soms flinke kostenbesparingen worden
gerealiseerd. Het grote voordeel is natuurlijk dat de loonkkosten lager
uitvallen. Daarentegen zijn er hogere reis- en communicatiekosten. Door
de inzet van instant messaging, wordt het samenwerken ondersteund en
kunnen de reis- en communicatiekosten zo laag mogelijk worden gehouden.
[[image:logicacmg.jpg::center:1]]
Bij de communicatie tussen teamleden in Nederland en India speelt
instant messaging een cruciale rol. Instant messaging is een
communicatievorm die het mogelijk maakt om snel berichten uit te
wisselen, ideeën en onderwerpen onderling af te stemmen en tot
werkafspraken te komen. De ervaring is dat instant messaging (IM) veel
minder tijd kost dan email en door medewerkers in deze tijd als
onmisbaar wordt
gezien. Ze hebben immers veelal in hun privésituatie al ervaren welke
grote voordelen instant messaging heeft. Mede door het sociale element
van communicatie via IM is dit middel voor medewerkers echt heilig, “het heeft een directe relatie met hun smilefactor”.

LogicaCMG werkt maakt voor IM gebruik van Live Communications Server
van Microsoft. Hiermee kunnen collega’s erg snel worden opgezocht, is
te zien of ze in huis zijn (statusinformatie) en kan er meteen contact
worden gelegd (via email, telefoon of IM zelf natuurlijk). IM leent
zich er ook uitstekend voor om snel bestanden of afbeeldingen met
elkaar uit te wisselen. Wat bij het onderling samenwerken eveneens erg
handig werkt, is dat men door het ‘bijschakelen’ van de zogenaamde
terminal-omgeving (dit gebeurt dan naast IM) ook op elkaars schermen
mee kan kijken. Een ander voordeel van IM is dat ook samenwerking met
andere organisaties (partners, klanten) tot de mogelijkheden behoort.
Live Communications Server, eigenlijk het
(beveiligde) zakelijke zusje van MSN Messenger, werkt nauw samen met
alle Microsoft Office programma’s en SharePoint. Microsoft lijkt
hiermee goed bezig te zijn, de concurrenten Oracle en IBM laten op dit
front momenteel weinig van zich horen.

[[image:messenger.jpg::center:0]]
IM is een vorm die vooral voor 1
op 1 communicatie wordt ingezet. Sinds
de invoering ervan is het emailverkeer sterk veranderd. Een nadeel van
IM is dat de inhoud van onderlinge conversaties niet automatisch
vastligt (archiveren kan overigens wel) en dat waardevolle kennis voor
collega’s verborgen kan blijven. Op mijn vraag of men bij LogciaCMG ook
de inzet van weblogs heeft overwogen, komt  de reactie dat men
daar zeker wel ook ervaring mee heeft maar dat dit voor intern gebruik
slechts beperkte waarde heeft. De (beperkte) ervaring die men heeft met
weblogs is dat mensen lange verhalen gaan schrijven en dat het lezen
daarvan veel tijd gaat kosten. Ik denk zelf dat hier ook een leercurve
doorlopen moet worden en dat het per type activiteit sterk kan
verschillen. Bij het ene soort werk is het vooral van belang om snel te
schakelen en vooral korte berichten uit te wisselen (en is IM dus
uiterst handig), bij het andere soort werk is ook het vastleggen en
hergebruiken van informatie cruciaal en kan een discussie of bericht
later van grote waarde blijken en te voorkomen dat het wiel opnieuw
uitgevonden moet worden (hier zijn weblog, wiki en forums dus
logischer).

[[image:rene.jpg::left:1]]Voor softwareontwikkeling bij LogicaCMG dus geen interne weblogs. Heel
anders zijn echter de ideeën over het bezoeken van externe forums en
weblogs. Bekker stimuleert volop dat zijn mensen extern weblogs en
forums bezoeken. Daar zitten de collega professionals, daar valt veel
kennis te halen en daar wordt veel kennis uitgewisseld. Als medewerkers
van LogicaCMG bijvoorbeeld als expert en autoriteit op een extern forum
worden gezien, dan zegt dat ook veel over hun vakmanschap. In
gespecialiseerde forums zijn daarmee zelfs certificaten te halen.

Boeiend is ook het verhaal over incentives. Binnen LogicaCMG is het
niet ongebruikelijk om met teambonussen te werken. Als een project
bijvoorbeeld fixed price voor 3 miljoen euro is aangenomen, dan komt
het voor dat daar een teambonus van 100.000 euro aan gekoppeld wordt
als het project door een team ‘on time & on budget’ wordt
opgeleverd. Gezamenlijke bonussen stimuleert de samenwerking binnen
teams heel sterk. Bonussen worden verdeeld naar rato van het aantal
uren dat ieder teamlid in het project bezig is geweest. Er wordt
opvallend genoeg dus geen rekening gehouden met functiepunten
(verschillende functieniveau’s). De projectleider en de programmeur
krijgen dus elk een part naar rato van hun aandeel in tijd. Er wordt
overigens wel een correctie toegepast voor het niveau van de
levensstandaard. Het leven in India is immers stukken goedkoper dan in
Nederland. Voor collega’s uit India is het daarentegen weer uiterst
aantrekkelijk om in het kader van een project ook een tijdje in
Nederland te verblijven, dat staat immers erg goed op hun cv.

Tot slot – ik ben zelf al weer half onderweg naar een volgend verhaal -
geeft Bekker nog een overview van nieuwe ontwikkelingen waar men op dit
vlak bij LogicaCMG mee bezig is.

[[image:solution.jpg::center:0]]
Ik kan niet anders zeggen dat dit
een uiterst aangename verrassing was, dit praktijkverhaal van René
Bekker
van LogicaCMG. Erg jammer dus dat er bij deze workshop slechts een
handvol mensen aanwezig was. Het verhaal mag wat mij betreft een
volgende keer een meer prominente plek in het programma krijgen.

[[tt:events]], [[tt:trends]], [[tt:collaboration]], [[tt:intranet]], [[tt:instant messaging]],
[[tt:email]], [[tt:blogs]], [[tt:forum]],
[[tt:social software]], [[tt:groupware]]