Mooi dat het een het ander niet uitsluit. Daarbij gaat een wiki vaak om informele kennisdeling en niet alleen om grootschalige kennisvergaring ala grote bedrijven.

Ik heb nu wiki’s gebruikt zien worden in omgevingen van 5 tot 40000 gebruikers.. het werkt

Het grote probleem van enterprise wiki’s is echter dat de kennis per definitie beperkt blijft tot wat intern gedeeld wordt. Leuk voor de hele grote jongens, met meerdere (gelijksoortige) specialisten op verschillende locaties.

Maar hoe dan binnen het MKB, de ZZP-ers, en opener organisaties zoals universiteiten ?? Dan heb je de schaal grootte niet, en bovendien is de meest waardevolle kennis waarschijnlijk niet in huis aanwezig, maar juist buitenshuis. Ik geloof dus in door experts gedragen externe (=open) kennis communities, waar vak en branche genoten met elkaar vragen, antwoorden etc. met elkaar delen.

Als het gaat om die verkooptips, dan zou ook een overzicht met nieuws of ‘nieuwe antwoorden”,” tips” kunnen opnemen.

Ik lees hier met name de volgende toepassing van wiki’s: kennis delen op project of afdelingsniveau.

Wij zijn binnen onze organisatie juist op zoek naar kennisdeling tussen mensen die elkaar nog niet kennen, dus nog niet samenwerken op project- of afdelingsniveau. Bij ons is het zo dat er veel kennis bij mensen van de verschillende afdelingen zit, maar dat deze mensen elkaar niet weten te vinden wanneer zij een vraag hebben of een tip, terwijl zij soms wel dezelfde klanten bedienen.

Wat ik mis bij wiki’s, is dat je een vraag kunt stellen die dan vervolgens door een collega (die je niet kent, dus zelf niet via e-mail kunt benaderen) kan worden opgepakt. Of kan dit wel?

Een andere sitiatie is dat je een verkooptip hebt voor medewerkers van een ander organisatie-onderdeel, die je niet kent. Je kunt dit soort tips wel op een wiki plaatsen, maar je kunt niemand notificeren, met het risico dat mensen het niet vinden.

Mijn vraag is eigenlijk: bestaat er al een goede techniek om kennisdeling tussen mensen te ondersteunen die elkaar niet kennen en waarbij je ook vragen kunt stellen? Moet ik dan aan een wiki denken of misschien toch aan een forum? Ik heb zelf het idee dat een forum meer geschikt is voor discussies, terwijl een vraag die je hebt aan een collega van een andere afdeling wel een eenduidig antwoord kan hebben, dat niet voor discussie vatbaar is.

Tuurlijk kan allemaal, je ziet één belangrijk ding over het hoofd: een eindgebruiker ken geen HTML…

– Ze centreren het werk rond een workspace en de bijbehorende webpagina’s. Hierdoor is alles in een paar ogenblikken te beoordelen.

Intranet is meestal centraal, en je kan zelf links geven, daarnaast een beetje goeie layout geven en je kan het in een enkel ogenblik beoordelen.

- Ze zijn gebruiksvriendelijk. Socialtext vergt maar een dubbelklik in de webpagina, Jotspot een klik op de edit-knop.

Voor wat? editen? HTML edit ik in 2 stappen. Rechter-muis-knop en edit!

– Ze maken informatie beschikbaar voor de hele organisatie, vanaf het moment dat je het hebt ingevoerd. Dus wanneer je je werk doet voor een project, doe je het voor de hele organisatie.

Oh jah?? Mijn werk komt niet automatisch in Wiki’s dat is copy paste.,… iets dat ik ook kan doen met HTML !!! en via intranet… beschikbaar voor iedereen.

– Ze zijn eenvoudig te doorzoeken en door middel van tags (nog niet echt goed ingevoerd bij Jotspot en Socialtext) kun je meta-informatie toevoegen. Deze meta-informatie komt daarnaast ook van de hyperlinks en attachments bij de pagina.

Meta tags… dat wat ook in HTML zit…. via een sql database is het ook zeeeer makkelijk te vinden.

– Je kunt naar de pagina’s e-mailen en er attachments aanhangen. Hierdoor hoef je relevante informatie niet aan 10 man te mailen, maar slechts een keer aan een pagina te hangen. Dit zorgt ook weer voor een archief, meta-informatie, doorzoekbaarheid en beschikbaarheid voor de hele organisatie.

Grootste nadeel… hoe weten die 10 mensen dat ze daar moeten kijken ??? dat moet je ze dus ook vertellen. Daarnaast kan de info uit een email ook met attachment in HTML gezet worden. en kijk dat kan ook zo op intranet….

– Er zijn geen of in ieder geval weinig vormvereisten die vooraf het gebruik al beperken.

Ik ben nog vrijer met mn eigen gemaakte HTML pagina….

– Als een collega vergeet een pagina te updaten, dan kunnen andere mensen binnen en buiten het team dit ook doen.

Als ze weten dat ze dit moeten doen. Daarnaast kan ook dit weer in HTML…

- Wiki’s veronderstellen niet waar de kennis over een bepaald onderwerp is in de organisatie. Doordat iedereen kan wijzigen kan ook iedereen bijdragen. Uiteindelijk werk ik ook niet voor een I&A-afdeling, maar ik denk er wel over na.

……ik zie nog steeds geen verschil !!!!…..

– Ze kunnen gaan over een veelheid van informatie die van nut kan zijn, van triviaal tot banaal tot uiterst kritiek. Oftewel een lijstje met borrels in de komende tijd, de manier waarop je op het kantoor in Kiev komt of wat dat kunstwerk in de hal ook al weer betekent, naast informatie over de stand van zaken van projecten.

Het lijkt erop dat WIKIs net zo “nutteloos” zijn als intranet dus… wat op intranet staan meestal ook deze nutteloze informatie…

– Door te kijken wie bijgedragen heeft aan een pagina kun je ook zien waar de kennis over dat onderwerp in de organisatie te vinden is. Verder maakt het structureren van werkzaamheden over wiki-workspaces het mogelijk om de verantwoordelijken bij dat project of die activiteit te achterhalen.

En als die persoon of groep ook het bedrijf heeft verlaten, heb je de dus nog steeds niets aan. maar jah, dat vergeet iemand even….

– Mogelijkheden te over om nieuwe applicaties te bouwen op dezelfde ondergrond, dit laatste is vooral een sterk punt van Jotspot.

Nieuwe layout, nieuwe functionaliteit aan de site, of een nieuwe site maken… hetzelfde als hierboven staat.

______________________________________

Al met al ben ik tot de conclusie gekomen dankzij dit hele lange weekendspecial… dat wiki dus echt niets toevoegd aan je kennis overdracht.

Als je de juiste kennis overdracht wil doen, moet je dat zelf doen.

Maar zelf een goeie HTML portal, met daarachter de juiste info. de afdelingen die erbij horen moeten zelf de pagina’s up-to-date houden. NET ZOALS in de wiki’s. Kleine optie om commentaar of ideeen te leveren… en je hebt je eigen wiki gemaakt…

WIKI voegt dus niets toe…. gewoon zelf maken en goed maken, daar heb je meer aan dan wat dan ook…. als je het maar goed doet.

G.M.
Amsterdam

Hij geeft de redenen die bedrijven meestal gebruiken om zich niet in te laten met sociale software en ontkracht er eentje (om mee te beginnen).

*Intranet:* Het verschil tussen een intranet en een wiki is zoals al opgemerkt gering. Een intranet kan alle goede dingen van een wiki in zich hebben, en een wiki kan prima functioneren als een intranet.
De wiki wint dit toch makkelijk. In de normen van de wikifilosofie en in de mogelijkheden zoals die geprogrammeerd zijn in de code (zoals uit Lessig’s “Code”) staat al besloten dat in principe iedereen alles makkelijk kan en mag editen, en dat elke pagina het product is van gezamenlijk schrijverschap.
De voorsprong van de wiki is dus dat daar deze eigenschappen vanzelfsprekend zijn.

*E-mailintegratie:* Wat e-mailen naar pagina’s betreft, snap ik dat het handig kan zijn maar de meeste implementaties die je noemt laten – zoals je al zegt – veel te wensen over. E-mail-functionaliteit is niet eenvoudig te implementeren of te configureren.
Mailen naar een pagina is te makkelijk. Door willekeurig dingen naar een pagina te kunnen cc’en, ga je voorbij aan de bewuste keuze om iets nuttigs aan een pagina toe te voegen.
Van e-mail wilden we nu juist af. In de meeste gevallen volstaat het om een link naar een pagina of naar een diff op te sturen.

*Mediawiki:* Ik mis in je vergelijking van wikis de gouden standaard voor alle wiki’s: “Mediawiki”:http://www.mediawiki.org. Deze gebruik ik persoonlijk en professioneel en hij bevalt erg goed. Een wiki die de “Wikipedia”:http://www.wikipedia.org aan kan is ‘Enterprise’ genoeg voor elk bedrijf. Mediawiki is ook één van de uitgebreidere en beter begrepen (want Open Source) wiki-implementaties die er zijn.

Ongeveer alle voordelen die je noemt voor wiki’s gaan ook op voor Mediawiki en veel nadelen die je noemt in de andere wikis zijn opgelost. Het is gratis en eenvoudig zelf intern te installeren.

Onze ervaringen bij “TOPdesk”:http://www.topdesk.com met Mediawiki zijn heel positief. Het is begonnen als een initiatief van de technici die zich te beperkt voelden door het intranet. Nu is het goed op weg om door het hele bedrijf omarmd te worden als collaboratief publicatieplatform. Het intranet is effectief al vervangen.
Bij de meeste teams zijn er mensen die het eerder opgepikt hebben en die het aan de rest leren. Verder zijn er een paar “sysops “:http://meta.wikimedia.org/wiki/Setting_user_rights_in_MediaWiki#sysop (‘tuiniers’ / ‘evangelisten’) uit verschillende hoeken van het bedrijf die samen technische aanpassingen plannen, een oogje in het zeil houden en wat coaching doen.

@ Martin: Eens met je aanvulling social bookmarking (/tagging). Al is mijn gevoel tegelijkertijd dat bij social bookmarking vooral internetlinks worden bewaard.

@ Ton: Over wat nou belangrijker is: de tool of de bereidheid van mensen kun je lang discussiëren. Ik denk zelf dat de gebruikvriendelijkheid van de tools een belangrijke katalysator is geweest voor het succes. Uiteraard moeten mensen ook de bereidheid hebben om de tool te gebruiken en moet de cultuur binnen een organisatie (durft bijvoorbeeld het management aan om iedereen op intranet te laten reageren/publiceren?) dit ook stimuleren. Maar de techniek werkt hier inmiddels als een steeds grotere facilitator (en steeds minder als drempel).

Erg bedankt ook voor je link naar de wiki over de ww wiki-implementaties!

Om een goede keuze te maken in tooling zul je toch bij de basis moeten beginnen:
1. Wat is het probleem wat je wilt oplossen?
2. Wat is het doel wat je wil bereiken?
3. Wat is het publiek/ontvanger/gebruiker?
..etc. etc.

Ik kan me goed voorstellen dat je een de huidige tooling op de volgende manier kunt gebruiken (ontsloten door een Portal die de user interface “enigszins” acceptabel en herkenbaar houdt):

1. Web content management system:
- geredigeerde content die (vooral door stafafdelingen) op een overzichtelijke en up2date manier worden gepubliceerd. Denk hierbij aan: Niews, HRM info, HR/Facilities formulieren, corporate informatie, legal info, compliance etc.

2. Weblogs
Aanvulling op nieuws (laat eens een reactie achter) Maar ook een handige manier voor mensen in de organisatie om hun visies en ideeen te delen vanuit hun oogpunt. Wordt met name overigens gebruikt Top Down (dus een manager die begint met de blog en “het volk” mag lezen en reageren :)

3. Wiki
Samenwerken op project en afdeling niveau. Leef je uit samen en deel informatie. Dit werkt overigens alleen met mensen die al uit het vaste idee kunnen komen van documenten/powerpoint & email. Vaak zie je wikis aanslaan bij IT gerelateerde afdelingen die openstaan voor nieuwe technieken en op een andere manier met documenten omgaan dan de business afdelingen of staf afdelingen.

4. Collaboratie (SharePoint, Teamsite, Groove)
Het alternatief voor de wiki voor de afdelingen en projecten die nog wel het document als uitgangs punt nemen. Zorg wel dat je goede afspraken maakt over zaken als: Governance, Versioning, Metadata, Lifecylce management.

5. Document management system
Een ideaal archief voor de documenten die in een collaboratie samen gemaakt zijn. Makkelijk terug te vinden en te ontsluiten via het (web) content management systeem of direct via de portal.

en dan zitten we nog met:

6. Fileshares
- De grootste opslag van (met name Office) documenten zoals: word, excel, mail, powerpoint. Toegankelijk voor slechts een beperkt aantal mensen, onduidelijk welke versie de juiste is. Wat mij betreft gaan de shares dicht en verhuizen alleen de waardevolle documenten aangevuld met metadatering in collaboratieve of document management omgevingen.

7. eMail
Notificeren: stuur geen documenten of content, maar alleen links.

8. RSS
Kan “alerts” en subscription tool zijn voor de bovenstaande (1 t/m 6) omgevingen.

9. IM
Voor de realtime dialoog (werkt met name in omgevingen 1 t/m 5)

Tot slot een aantal zaken:
“Instrumenten laten je niet samenwerken, maar kunnen het wel accelereren.”

“Intranet is een platform wat bedoelt is om medewerkers, processen en informatie op een efficiënte manier aan elkaar te koppelen in lijn met de doelen, missie en strategie van de organisatie.“

“Natuurlijk is er nooit één juiste keuze/tool, echter als je met 4 of meer verschillende tools werkt met ongeveer dezelfde informatie/processen of mensen dan is het raadzaam om de user interface wel zo uniform mogelijk te maken.”

En een boeiende discussie die zich hier ontwikkelt. Misschien nog even een bijdrage vanuit een heel andere invalshoek. Ik vergelijk wikis in mijn presentaties graag met Word. Als alles wat medewerkers van een bedrijf nu in Word zetten nu eens in wikis gezet zou worden. Ik denk dat als we niet met tekstverwerkingspakketten waren opgevoed, we meteen voor wikis of intranetpagina’s zouden kiezen. Websites of -pagina’s op intranet in het geval van gestructureerde en min of meer definitieve informatie en wikis voor minder gestructureerde of incomplete teksten. Het grote verschil met documentmanagementsystemen is dat bij een intranet of een wiki de inhoud (en niet de vorm, namelijk een document) centraal staat.

En Rudolf ik zie natuurlijk uit naar Werk 2.0! ;-)

Wiki’s en intranet kunnen twee kanten van dezelfde medaille zijn, afhankelijk van hoeveel vrijheid de gebruikers hebben. Het is ook zeker niet of het een of het ander. Intranet, DMS, e-mail en wiki kunnen elkaar heel goed aanvullen, maar ik denk dat “geavanceerde” wiki’s van de vier het meeste bijdragen aan kennisdeling. De belangrijkste reden hiervoor is dat bedrijfswiki’s als Socialtext en Jotspot in de standaardconfiguratie kennisdeling stimuleren door open te zijn voor iedereen om een bijdrage te leveren, door de mogelijkheid om mail in de context van een pagina of workspace te bewaren, door de webachtige structuur en de integratie van weblogs, spreadsheets en projectmanagementtools. Ja, je moet het ook bijhouden en wieden en ook hier kunnen dingen fout gaan, maar de structuur staat toe dat als iemand een fout vindt, deze het ook kan fixen. Voor enkele documenten zal het niet wenselijk zijn dat anderen ze kunnen wijzigen, ook hier zijn oplossing voor. Structuurloosheid valt gedeeltelijk op te lossen door een goede zoekmachine.

Uiteindelijk heeft een moderne kenniswerker meerdere gereedschappen nodig om goed zijn werk te kunnen doen. Net zoals een timmerman niet alleen een hamer gebruikt om huis te bouwen. Ik zit te denken aan een artikel genaamd Werk 2.0 over alle gereedschappen die een kenniswerker echt nodig heeft. :-)

*aan Rudolf vdB over de stelling “Wiki beste kennistool”*
* net als Frank vind ik dit kort door de bocht, maar goed, in de beperkte ruimte van een artikel kan je moeilijk nuanceren :-)
* er zijn immers ook nadelen aan wiki’s: structuurloosheid van zodra ze een zekere omvang bereiken. Ideaal wel als (samen)werkinstrument voor projectteams, maar van zodra de het aantal deelnemers of de scope van de wiki te groot wordt, heb je een “wiki gardener” nodig, iemand die lijnen trekt en onkruid wiedt: dus meer structuur aanbrengt, deelnemers coacht, niet-meer-relevante pagina’s verwijdert waarvan niemand anders de moeite neemt om ze te verwijderen…
* nog een nuance die aandacht verdient: het is niet OF het één, OF het ander. Ik gaf ooit eens een workshop voor non-profits over goedkope kennistools en daar schematiseerde ik het zo:
bq
# e-mail-lijst voor oproep tot actie
# wiki voor laatste stand van zaken en voor samenschrijven aan teksten
# (project)blog voor historiek of externe communicatie
# rss voor monitoring / notificatie

Tenslotte nog deze leestip: het “verslag dat Frank Janssen vorig jaar schreef”:http://www.frankwatching.com/archive/2005/11/16/reportage_guerilla_knowlegde_m over een seminarie door mijn werkgever over Wiki’s, blogs en rss in bedrijfscontext