Voor het Utrechtse communicatiebureau JCM Context schrijf ik maandelijks een column over de wijze waarop informatie en communicatie onder de invloed van internet aan het veranderen zijn. Wat me in het bijzonder fascineert is hoe in de nieuwe media allerlei patronen van de oude media te herkennen zijn. In de tweede column uit een serie – die vanaf nu ook hier op Frankwatching te vinden zal zijn – alle ruimte voor het verheerlijkte en vervloekte e-mail.
Misschien meer nog dan internet zelf heeft – in eerste instantie – vooral e-mail ons informatie- en communicatiegedrag op zijn kop gezet. Tot begin jaren negentig waren, naast face-to-face contact, de brief en het telefoontje met kop en schouder de meest favoriete persoonlijke communicatievormen. Je zou kunnen zeggen dat e-mail met name de brief van de troon heeft gestoten. Voor zowel persoonlijke als zakelijke berichten is e-mail in circa tien jaar uitgegroeid tot een preferent communicatiemiddel. Tenminste zolang het niet om kinderen gaat, want die hebben via MSN en mobiel immers een heel eigen communicatiegedrag ontwikkeld. 
E-mail was de eerste communicatievorm waardoor het aantal berichten tussen mensen in korte tijd explosief toenam. Meer dan ooit maakte e-mail het ook mogelijk om contacten te onderhouden met mensen – soms wildvreemden – in verre buitenlanden.
Tegenwoordig gooi ik steeds meer (post-) mailings ongeopend de prullenbak in. Bij e-mail van hetzelfde laken een pak, omdat het onmogelijk wordt om alle berichten te lezen. En net zoals bij post wordt (ongevraagde) reclame het eerst verwijderd. Bij een brief kijk je als eerst naar de afzender. Als er een postbusnummer opstaat, vind je dat meestal wat minder interessant. De afzender is voor de ontvanger van het e-mailtje het belangrijkste criterium om te beslissen of het bericht geopend wordt of meteen verwijderd. Belangrijker nog dan het onderwerp dat in de onderwerpregel staat, maar dat was bij een brief nooit anders.
Zonder dat velen van ons zich ervan bewust zijn is de brief zich op dit moment nogmaals aan het vernieuwen. Grote aantallen Nederlanders hebben naast het e-mail account van hun internetprovider ook een account genomen bij een webmail service als Hotmail (tegenwoordig Windows Live Mail) en Google’s Gmail. Voor een steeds grotere groep is dat tweede e-mailadres ongemerkt uitgegroeid tot het belangrijkste e-mail adres. Alsof we met zijn allen stilletjes naar een ander adres aan het verhuizen zijn geweest.
Die verhuizing was niet voor niets. Want was is er nou gemakkelijker dan om in deze tijd vanaf elke plek bij je e-mail te kunnen? Thuis, op kantoor, vanaf je vakantieadres en in toenemende mate ook onderweg. Het aantal laptops met mobiele internetkaarten zal in 2007 sterk toenemen en met de nieuwste mobiele telefoons is e-mail altijd binnen handbereik.
Maar misschien belangrijker nog: de e-mailbox is uitgegroeid tot een plek waar je vrijwel onbeperkt informatie kunt opslaan. Gmail biedt nu al 2,5 GB opslagruimte aan, een hoeveelheid waar de meeste mensen voor hun hele leven genoeg aan hebben. Er zijn zelfs al manieren om die enorme hoeveelheid ruimte gewoon als opslag voor een heleboel andere bestanden te gebruiken. En dat kost allemaal niets.
Maar zoals we weten gaat voor niets de zon op. Je e-mail adres is goud waard voor de Microsofts, Google’s en Yahoo!’s van deze wereld. Waar oorspronkelijk vooral brievenbus en voordeur toegang boden tot burgers en bedrijven, is het steeds meer het persoonlijke emailaccount waarmee burgers en bedrijven contact met elkaar zoeken en toegang tot elkaar krijgen.
Google, Microsoft en Yahoo! zijn hard bezig om niet alleen de digitale brievenbus maar de hele voordeur (digitaal en daarmee uiteindelijk ook fysiek) te claimen. De e-mailservice wordt gekoppeld aan persoonlijke portalen en het ziet er naar uit dat de tijd er rijp voor is. Daarover volgende maand meer.
Deze column is eveneens gepubliceerd op de site van communicatiebureau JCM Context. Zie ook Zo eens in de 1000 jaar, de eerste column uit deze serie.
Eduard Blacquière 
Jip 
Frank Janssen 
Ger Nijkamp 
Goed om nog eens duidelijk te maken hoe belangrijk e-mail is. Veel personen en organisaties zijn zich hier al wel van bewust, maar toch wordt het medium nog onvoldoende serieus genomen door organisaties. Dit onderschrijft weer dat dat wel zou moeten. Je wilt toch ook e-mail serieus als marketing communicatie kanaal in kunnen zetten? Hoe dat moet en wat daar bij komt kijken wordt nogal eens vergeten of neit opgepkat, waardoor je neit verder komt dan een e-mail nieuwsbrief en een actiemail op z’n tijd.
Bij Essent hebben we hier afgelopen jaar flink aan gewerkt, met als resultaat: een volledig ingerichte e-mail organisatie binnen marketing waarbij post door e-mail vervangen wordt, 600.000 e-mailadressen in bezit zijn, opvolging verzorgd is, databasemanagement ingeregeld is en werving van e-mailadressen structureel plaatsvindt, inclusief vastlegging van permissies etc.
Meer organisaties zouden er op deze manier mee om moeten gaan, om serieuze e-mail ook op een hoger plan te krijgen en verder geaccepteerd door de ontvanger.
Snel en genoeg zijn relatieve begrippen.
De stoomtrein (met zijn aanvankelijke snelheid van ca. 30 km/u een groot gevaar voor mens en natuur geacht) bracht een enorme versnelling in de afhandeling van het postverkeer. Bij de introductie van de eerste oost-west telefoonverbinding van de V.S. droomde men over een wereld waarin iedere grote stad eens een (één!!!) telefoon zou hebben. Was telefoon halverwege de vorige eeuw nog een duur luxe artikel, vandaag wordt het als asociaal ervaren als je er geen hebt. Dat zelfde geldt inmiddels bijna ook al voor email hoewel niet zo lang geleden men zich in bedrijvig Nederland nog vroeg af of iedere medewerker wel een eigen emailadres moest hebben.
Hiermee wil ik maar aangeven:
- In de geschiedenis hebben we al vaker meegemaakt dat de communicatie tussen mensen explosief toe nam
- Voorspellingen als 2,5 GB is genoeg voor een heel leven zijn gedoemd snel achterhaald te worden.
Uit de historie kunnen we in ieder geval twee dingen over de adoptie van nieuwigheden leren:
- In aanvang alleen voor noodgevallen en/of voor een “boven”klasse
- Veranderingen grijpen steeds sneller en massaler om zich heen.
Je kunt je afvragen of dat laatste altijd zo zal blijven gaan. Het veranderen vereist namelijk wel steeds meer van de mens. Is er een grens aan de hoeveelheid communicatie die je aan kan? Hoeveel contacten en contactmomenten wil en kan een mens aan? Tot hoever gaat ons vermogen en onze wil om continu te moeten filteren en te moeten kiezen.
Of zou de wal het schip gaan keren, zoals het fileprobleem het ongebreidelde auto gebruik misschien tot een halt zal roepen? Zal SPAM ….? Wat wordt dan het alternatief voor email. Misschien wel pullmessaging: zelf de mail (c.q. info) gaan halen op plekken waar je dat zelf zinvol acht (geautomatiseerd met een spider/mailbot natuurlijk), c.q. zelf de mail klaarzetten voor de mensen/instanties waar je iets aan kwijt wil.
De verhuizing naar “hete mail enzo” zie ik niet (en evenmin de genoemde oorzaak). Ik zie wel een worsteling bij de vraag hoe om te gaan met de mix van zakelijke en privé communicatie.
Grappig: het uitspreken van bezorgdheid over de detoekomst van email wordt benut om SPAM binnen te btrngen.