De snelle ontwikkelingen rond social media zetten de manier waarop mensen met elkaar communiceren en samenwerken behoorlijk op zijn kop. Het is duidelijk dat deze veranderingen niet stoppen aan de bedrijfspoort. Nieuw onderzoek wijst uit dat 43% van de werknemers op het werk aan Web 2.0 doet. Blogs, webmail, instant messaging en forums worden zowel gebruikt voor het bespreken van persoonlijke als werkgerelateerde onderwerpen, maar het lijkt een taboe om dit binnen bedrijven bespreekbaar te maken.

Als ik presentaties geef, dan hoor ik nog wel eens de reactie dat Web 2.0 in bedrijven zo’n vaart niet loopt. “De toegang tot Hyves hebben we hier gewoon laten afsluiten” en “De deur voor chatten is bij ons helemaal dichtgezet”. Nog even los van de vraag of dat wel zo verstandig is, het is in technische zin ook steeds lastiger om dit soort blokkades op te werpen. Op allerlei manieren kunnen medewerkers inmiddels toch wel een workaround creeren om toch de sociale dingen te doen die ze graag willen doen.

Amerikaaanse cijfers bevestigen dat er sprake is van een niet meer om te keren ontwikkeling. Volgens nieuw onderzoek van Clearswift zoekt bijna de helft van de werknemers in kantoortijd meerdere keren per dag toegang tot Web 2.0 sites. De applicaties van Google, Microsoft, Yahoo! en anderen worden volop ingezet om ons werk te doen en we vertrouwen op een mengelmoes van social media sites om in contact te blijven met onze peers en aan onze externe netwerken te bouwen.

Het onderzoek werd uitgevoerd onder 827 mensen werkzaam in diverse branches. Een kwart van de deelnemers was werkzaam bij ondernemingen met meer dan 10.000 medewerkers, eveneens een kwart bij ondernemingen met tussen de 1.000 en 10.000 medewerkers. De belangrijkste conclusies:

• 87% zoekt elke week toegang tot Web 2.0 sites, 63% doet dat een of meerdere keren per dag, 46% meerdere keren per dag
• 51% van de medewerkers besteed 1 uur of meer aan het gebruiken van Web 2.0 sites op het werk, 13% zelfs 5 of meer uur per week
• 46% van de medewerkers bespreken werkgerelateerde zaken op social media sites
• 71% van de medewerkers gebruikt webbased e-mail (zoals Gmail, Hotmail) voor persoonlijke redenen
• 50% van de medewerkers vindt dat medewerkers ook het recht moeten hebben om vanaf hun werkcomputer voor persoonlijk gebruik Web 2.0 toepassingen te gebruiken

Uit recent (oktober 2006) onderzoek van Ernst & Young komt dat in Nederland mensen met internet op hun werkplek gemiddeld 4,7 uur per week op internet zit waarvan 1,7 uur (36%) voor privé-doeleinden en de rest voor werkgerelateerde activiteiten. Binnen relatief kleine bedrijven ligt het internetgebruik nog wat hoger.

De meest gebruikte sites om werkgerelateerde zaken te bespreken zijn (weer volgens het Amerikaanse onderzoek) blogs, forums/ chat rooms, webmail en instant messaging. Dit ondanks het feit dat zelfs de ondernemingen die zeggen een tolerant gebruiksbeleid voeren, bijna 29% toch het gebruik van zulke sociale media niet toestaat. Clearswift deed onder meer onderzoek naar het gebruik van blogs, forums, webmail, instant messaging, social networking sites, podcasts, online videosites, wikis, photosharing sites en Second Life.

Het onderzoek laat zien hoe vatbaar organisaties zijn voor het weglekken van bedrijfsinformatie via het web. Ook de productiviteit zou een probleem kunnen zijn, hoewel uit ander onderzoek (onder meer ICT Barometer van Ernst & Young) blijkt dat mensen die tijdens kantooruren met persoonlijke zaken bezig zijn, vaak ook thuis meer tijd besteden aan werkgerelateerde zaken.

Webmail is op het werk de meest gebruikte toepassing om persoonlijke dingen te doen en 22% gebruikt diezelfde webmail om er ook werkgerelateerde zaken te bespreken. 46% van de deelnemers bezoekt regelmatig Wikipedia tijdens het werk, terwijl YouTube, Flickr, instant messaging en blogs eveneens populair zijn. En reken maar dat er dan niet alleen gelezen maar bijvoorbeeld ook geblogd wordt.

Clearswift legt als leverancier van allerlei filteroplossingen vanzelfsprekend de nadruk op alle risico’s die bedrijven door gebruik van Web 2.0 tools en services lopen. Uiteraard kan het beslist geen kwaad als bedrijven zich meer bewust zijn van het feitelijk gedrag van hun medewerkers op internet, het onderwerp staat in veel bedrijven gewoon niet niet op de agenda. Uit het eerder aangehaalde onderzoek van Ernst & Young blijkt dat 56% van de ondervraagden binnen de eigen organisatie te maken heeft met regels voor het privé-gebruik van internet. Uiteraard kunnen technologische interventies (blacklist, whitelist, filters, controles) een oplossing bieden, maar de kunst is volgens mij vooral om internetgebruik (en -misbruik) bespreekbaar te maken en medewerkers bewust te maken van de bedrijfsmatige risico’s die er aan het gebruik verbonden kunnen zijn.

Verbieden is wat mij betreft geen optie: internet en zeker ook web 2.0 kunnen businesswise juist ook veel voordelen bieden. Je kunt je toch ook niet voorstellen dat mensen de telefoon niet mogen gebruiken om andere bedrijven te bellen of e-mail om andere bedrijven te mailen. Daar komt bij dat deze toepassingen toch wel hun weg vinden en de medewerkersmotiviatie wel eens erg negatief beïnvloedt kan worden als je gaat verbieden. Nog even los van welke rol dit soort tertiaire arbeidsvoorwaarden in toenemende mate spelen bij de beslissing van mensen om ergens wel of niet te gaan werken (en dat tikt in lastige arbeidsmarkt nog eens extra zwaar aan). Dan te bedenken dat er in Nederland nog steeds organisaties zijn die op dit moment hun medewerkers (of een deel ervan) zelfs internettoegang verbieden (bepaalde onderdelen van de overheid, fincieële instellingen etc.). Ik ben van mening dat verbieden anno 2007 geen optie meer is en toegang essentieel is, maar dat reguleren en spelregels afspreken onontkoombaar is.

Voor de geïnteresseerden hier het het persbericht en de sheets (pdf) van de ICT Barometer van 3 oktober 2006 (Resultaten ICT Barometer over privé-surfen, e-mailen en bellen op het werk, Ernst & Young). Een klikbare versie van deze sheets (Slideshare) vind je hieronder.

Ondertussen zijn ’s-werelds meest vooroplopende bedrijven alweer enkele stappen verder en volop bezig met het voor interne doeleinden (succesvol) inzetten van Web 2.0 toepassingen. Daarover later, in een tweede artikel, meer.