Verder denk ik dat er 7 sleutelfactoren zijn voor het succes van intranet, lees dit als directeur/eigenaar die intranet wil implementeren op zijn/haar bedrijf;

1. Creeer interesse en enthousiasme binnen uw bedrijf.

Niemand houdt er van om gedwongen te veranderen, zeker niet wanneer zij er niet om hebben gevraagd.

2. Zie het Intranet als bedrijfsproject, niet als alleen IT-project.

Intranet eindigt niet op de IT-afdeling. Gebruikers vinden een Intranet-team de sleutel tot succes. De voorkeur bestaat om gelijk na de aankoop een Intranet-team samen te stellen. Sommige gebruikers vormen dit team zelfs eerder, om deze bij de koop beslissing te betrekken. Vorm het team met de hoofdgebruikers van elke afdeling binnen uw bedrijf. Team-leden zouden intensieve intranet gebruikers moeten zijn met interesse in het intranet even als de IT-projecten. De verantwoordelijkheden van dit team zijn:
• Herkennen van de belangrijkste informatie om deze te verspreiden
• Prioriteiten geven aan geautomatiseerde processen
• Inzien van de belangrijkste zaken

Het inzicht van het intranet team zal de gebruikers verzekeren van de benodigdheden vanaf dag een.

3. Stel de beste aan en zij zorgen voor succes.

Als het intranet project doorgaat, wilt u de beste aanstellen; de individuen die zorgen dat het project goed verloopt en het gebruikt promoot op de verschillende afdelingen. Sommige bedrijven stellen deze mensen aan uit hogere functies terwijl sommige bedrijven mensen aanstellen die “macht” hebben binnen de gebruikersgroep. De benadering van de gebruikers hangt af van de bedrijfs-cultuur. Hierarchische culturen zeggen dat individuen uit hogere functies het best werken omdat zij de kracht hebben om veranderingen door te voeren.

4. Begin klein en bouw op de stijgende successen.

De meeste klanten kiezen verstandig om klein te beginnen. In plaats daarvan raden zij een gefaseerde benadering aan; begin klein en breid het gebruik langzamerhand uit. Klein beginnen gaat niet over het aantal gebruikers, alhoewel…

De eerste fase zou eenvoudig moeten zijn en zou de macht van de software laten zien, maar het zou ook een heel grote impact moeten hebben op een grote gebruikersgroep. Sommige klanten gebruiken een HR-manager of een bedrijfscommunicatie activiteit, omdat beide groepen de noodzaak hebben de informatie te delen met de grote gebruikersgroep.

Sommige klanten kiezen voor een werkgroep op afstand, omdat processen binnen deze groep geweldige resultaten op kan leveren. Anderen kiezen ervoor om eerst te automatiseren, omdat het interessant is een een grote impact heeft.

Welke manier u ook kiest, bouw op uw successen, ga verder met het toevoegen van groepen met grote impact en intensief gebruik.

5. Vergeet niet te trainen.

Terwijl het erg belangrijk om de gebruikers goed te leren om te gaan met het intranet, vertellen klanten mij vaak dat het belangrijkste is om de gebruikers de bedrijfsdoelstellingen aan te leren en daarnaast en veranderingen van procedures, rollen en verantwoordelijkheden.

De meeste klanten kiezen ervoor om de trainers eerst de trainen, de intensieve hoofdgebruikers dus. De hoofdgebruikers zijn de leden van het Intranet-team die op hun beurt hun kennis over geven aan de gebruikers van de verschillende afdelingen. Andere klanten hebben ervoor gekozen om alle gebruikers te trainen op een cursus over 4 of 5 dagen. Er zijn trainingssessies van een uur verdeeld over deze dagen, zodat de gebruikers zelf kunnen kiezen wanneer het hun het beste schikt.

6. Stel iemand aan om het gebruik van intranet te stimuleren.

Een weg om openingen te herkennen, of gelegenheden voor verbetering, is om na te sporen hoe het intranet precies wordt gebruikt. Door dit na te sporen, zult u zich inzicht krijgen in gebieden met een hoog/laag rendement.

Als lage rentegebieden gevonden worden, kunnen er wegen gevonden worden om deze te verbeteren. Ontbreekt er informatie? Of is het moeilijke deze te vinden? U zult de antwoorden op deze vragen vinden als u de details analyseert waar mensen naar zoeken.

Net als het geval met nieuwe applicaties, zullen mensen vergeten om het te gebruiken. Door dit na te sporen wordt dit probleem zichtbaar en is een herinnering meer dan voldoende.

7. Zorg voor feedback van de gebruiker.

Terwijl nasporen inzicht geeft over het gebruik van de nieuwe applicaties, zult u de volledige ervaring nooit te weten komen als u niet vraagt om directe feedback.

Klanten raden aan om met vragenlijsten of opiniepeilingen om suggesties voor verbetering, of zoeken naar nieuwe wegen waar het intranet ook gebruikt kan worden. Vragen om feedback heeft nog een groot voordeel: u stuurt het bericht dat het intranet gebruik een doorlopend proces is en dat het bedrijf naar verbeteringen en vernieuwingen streeft.

Ten slotte, u kunt de gebruikers er ook betrokken bij houden. Een actieve, betrokken gebruiker zal voor aanhoudende verbeteringen zorgen en zijn gegarandeerd voor lange termijn succes voor uw bedrijf.

Intranet omgevingen binnen ondernemingen zijn inderdaad vaak slecht (zoals wel meer appplicaties helaas). Een grote verandering wanneer het om social software gaat is dat de gebruiker en gebruikerscontent centraal staat; terwijl de meeste klassieke intranet omgevingen juist vol staan met wat de werkgever / intranet beheerder belangrijk vindt: Men vindt het moeilijk om de touwtjes uit handen te geven.

Professionals zulllen altijd (te) weinig informatie die zij zoeken vinden op het intranet: Als je vakinformatie zoekt, of zelf informatie over je eigen producten en diensten is dat vaak makkelijk op internet te vinden dan op intranet.

Via internet wordt nu al veel vakinhoudelijke kennis gedeeld. Kijk naar o.a. wikipedia, tql , etc.. In de toekomst zullen professionals in hun eigen netwerk van vakgenoten hun kennis met elkaar delen, zeker wanneer deze binnen het eigen bedrijf min of meer de specialist zijn op hun terrein.

Het is alleen nog vraag in welke vorm en op welke voorwaarden kennisdeling op dit gebied tot stand gaat komen.

In dit opzicht denk ik echt dat het hele sociale informatie overdrachts verhaal heel goed past. Waar je alleen tegen aanloopt is dat het management altijd bang is voor vervuiling. Dat is denk ik de grootste angst…

Mocht iemand wat bruikbare tips of ervaringen kunnen delen over waar je in een noncommunicatieve organisatie als roepende in de woestijn het best kunt beginnen, dan hou ik me aanbevolen!