Een sociaal intranet? Of een nieuw tekenvel?

Hier geen ‘social network’ – althans, niet zoals we het gewend zijn. Het in de wereld van hypes ondergeschoven kindje, het intranet, staat volgens menig discussie op het punt om omgegooid te worden. Intranet wordt ‘socialer’, ‘persoonlijker’ , ‘meer zoals we gewend zijn van de sociale sites’ (zoals Hyves, LinkedIn). Zeer interessant natuurlijk, maar volgens mij ligt er een nog waardevollere vraag op ons te wachten.

Hyves en Hypes; niks mis mee?

Het is woensdag 14 augustus 2008, en ik ben het vertrouwen in de social network ontwikkelingen kwijt. Mijn vriend Thomas is bezig aan het tweede uur van zijn café-pleidooi. Het eerste uur hebben we besproken hoe geweldig het is, dat op basis van simpele internettechnologie, zoiets waardevols als sociale interactie ontstaat. We zijn in staat om onszelf te presenteren, als individu, of als groep. We kunnen zien met wie wij interesses delen, en communiceren met hen via instant messaging. “Dit gaat alleen nog maar verder groeien,” roept hij, “straks hebben we dit ook op ons werk!”. Thomas ziet het wel zitten.

Op internet kom ik talloze mensen tegen die deze visie met Thomas delen . De continue stroom van nieuwe initiatieven en ontwikkelingen, doen de discussie en vooral het enthousiasme oplaaien. ‘Hyves voor op het intranet’, ‘communicatie via widgets’ en zelfs het ‘gebruik van Facebook als intranet‘. Ik kan niet ontkennen dat ook ik deze ontwikkelingen interessant vindt, en ze op de voet volg. Het gevaar is echter dat we in ons enthousiasme blijven voortborduren op wat we al kennen. Dat we nog steeds werken aan een ‘horseless carriage’ in plaats van aan een auto. Alleen het woord ‘sociaal’ geeft met al haar betekenissen al genoeg aanleiding om op een andere manier naar ons speelveld te kijken. Het is dan ook tijd om te denken buiten onze huidige connotaties van een ‘sociaal netwerk’. Alleen op die manier kunnen we in kaart brengen wat dit eigenlijk is (of kan zijn), en hoe we het kunnen faciliteren en inzetten binnen een organisatie. De vraag is, hoe pakken we dit aan?

Back to the drawing board

Waar het intranet eerst werd ingezet puur als middel om informatie beschikbaar te stellen, heeft het inmiddels – met de ontsluiting van diverse communicatiekanalen – meer de rol gekregen van een centraal, interactief, en dynamisch communicatiemiddel. Alles draait tegenwoordig om samenwerken, en gemakkelijke toegang tot relevante informatie. Het is op dit punt, dat technologieën en functionaliteiten vaak blind worden betrokken in de discussie. Wensen worden te vaak geformuleerd naar aanleiding van beschikbare functionaliteiten; kennis deling in een wiki-vorm – omdat we een wiki hebben. Op deze manier kunnen natuurlijk een groot deel van de wensen worden beantwoord. Het probleem blijft echter dat we gestuurd worden vanuit de technologie, en hierdoor andere mogelijkheden over het hoofd zien.

Om tot een ander perspectief te komen zullen we meer moeten observeren, en opnieuw onze plannen uittekenen. Dit kunnen we bijvoorbeeld doen door ons te laten inspireren door de Franse socioloog Bruno Latour. Zijn Actor-Network Theory – wat volgens hem geen theorie is – wordt gebruikt om situaties te beschrijven in de vorm van een netwerk. Een dergelijk netwerk bestaat uit mensen, objecten, en non-materiële zaken (Actors). Het beschrijft bovenal de relaties en invloeden hiertussen; hoe iets tot stand komt. De term ‘Sociaal’ verwijst in dit geval naar het geheel van actors en relaties; de context. Zo bestaat een bedrijf bijvoorbeeld uit een visie, mensen, producten, concepten, processen, invloeden (markt, wetgeving, geschiedenis), en nog talloze andere dingen. Maar elk van deze onderdelen kan op zichzelf ook worden omschreven als een netwerk. Een document kent bijvoorbeeld naast een auteur en een drager, ook invloeden vanuit wensen en technische beperkingen. De mate van detaillering ligt dan ook in handen van de uitvoerende.

Het doel van dergelijke beschrijvingen is in ons geval, om tot een bruikbare ‘sociale context’ te komen: het vastleggen van processen en relaties, en de mogelijkheden die hierin liggen. Je zult daarnaast al snel stuiten op reeds achterhaalde conventies en concepten. Op basis van dit inzicht kan de facilitatie van (sociale) processen worden verbeterd.

Het gevolg

Wanneer je bovenstaand voorstel als voorbeeld neemt om een organisatie en haar intranet in kaart te brengen, is het goed mogelijk dat scheidingen en rollen zoals we die gewend zijn wellicht anders kunnen worden ingevuld. Interessante vraagstukken die hieruit volgen zijn onder andere;

- Kunnen we met dit concept ook een vriendelijker (een andere connotatie van sociaal) intranet realiseren?

Je zou op het gebied van begeleiding bijvoorbeeld kunnen kijken naar de verschillen tussen een medewerker als Actor, en het intranet als Actor. Moeten we een handleiding of help-sectie misschien meer modelleren naar persoonlijke begeleiding? (denk aan de pratende paperclip van office – alleen dan uiteraard beter)

- Hoe verandert de relatie tussen bijvoorbeeld klant en leverancier?

Kunnen we groeien naar een situatie waarin ze actief deel nemen op elkaars omgeving, en zo toe te werken naar een betere samenwerking / sociale betrokkenheid?

En zo zijn er nog vele andere (en betere) concepten te bedenken. Veel zullen niet bruikbaar zijn, andere worden in verschillende ontwikkelingen al erkend, maar uiteindelijk gaat het om het inzicht in de manier waarop we werken.

En onze organisatie dan?

Waarschijnlijk ben je je inmiddels af gaan vragen “ heeft het doorvoeren van een dergelijk plan niet enorme consequenties voor onze organisatie?” Mijn antwoord is; waarschijnlijk wel, maar dat is dan ook net het doel. Niet per se om een organisatie, of trend, op de schop te nemen, maar juist om er vanuit een ander perspectief naar te kijken. Een kritische blik op de manier waarop we onze organisatie faciliteren. Om mee te gaan met de ontwikkelingen, of - liever gezegd – om te innoveren, zul je jezelf moeten voorzien van voldoende en vernieuwend inzicht. Er zijn stellingen zat over social networks, Enterprise 2.0, en het nieuwe werken, maar volgens mij kunnen we hierover juist veel leren door eens voor een andere benadering te kiezen. Één waarmee we vanuit van (sociale) relaties en context werken en technologie niet sturend laten zijn. Een nieuw tekenvel, en wie weet waar wij op uitkomen?