Op dit moment wordt aan bestanden binnen een document management system al het een en ander automatisch vastgelegd aan metadata. Binnen het documentbeheer in Windows zien we metadata velden als ‘titel’, ‘bewerkt op’ en ‘aangemaakt op’ terugkomen en in online portals wordt hier vaak nog het versienummer aan toegevoegd. Het probleem is alleen dat we vaak niet zoeken op deze metadata maar veelal op trefwoorden uit de context van het document. Denk hierbij bijvoorbeeld aan trefwoorden als ‘projectnaam’ of ‘type document’. De ‘juiste’ ofwel basis tags ontbreken in veel gevallen, waardoor zoekopdrachten veel tijd in beslag nemen en niet tot het gewenste resultaat leidt. Ik zie de basis tags als een set van trefwoorden die terug komen binnen iedere team omgeving. De basis tags van een projectsite kunnen hierdoor bestaan uit een projectnummer, projectnaam en projectleider.

Leo Babauta van Zenhabits schreef een aantal weken geleden een interessant artikel met 8 tips over productiviteit: Productivity 2.0: How the rules are changing the game. Tip 6 van zijn ‘productivity 2.0 reglement’ is als volgt:

“Old School: Be organized. The productive worker of the past had drawers full of files, all organized thoroughly so that nothing would ever be lost. He had a Filofax full of contacts and appointments. He organized his computer files into folders and sub-folders and sub-sub-folders and on and one. It took a lot of time, but it was worth it.

Productivity 2.0: Tag, archive and search. With technology, that’s not necessary. Tag a file with a certain label, archive it, and find it later through its label or through search. This approach saves a lot of time, a lot of effort, and a lot of headaches. You can spend your time on more important tasks.”

Kortom: Met behulp van tags, kan een bestand later eenvoudig terug gevonden worden. Wat mij in dit punt opvalt is dat er gesproken wordt over een persoonlijke productiviteit en de eenvoud van het toekennen van het juiste label. Dit terwijl in mijn beleving iedere gebruiker de tags toekent waarop ‘hij zal zoeken’, en in veel gevallen niet de tags van zijn collega.

Om medewerkers enerzijds niet alle vrijheid te geven om tags toe te kennen, en hierdoor inconsistentie te riskeren, en anderzijds enige structuur aan te brengen in de data stappen bedrijven eerder over op een taxonomy.

Taxonomies als consistente set categorieën
Taxonomies bevatten voorgedefinieerde en vaak hiërarchisch gestructureerde categorieën. Deze categorieën kunnen door een medewerker gekoppeld worden aan een document. Een gebruiker zal hierdoor sneller geneigd zijn dezelfde categorieën te koppelen aan een document als zijn collega. Maar als dit zo eenvoudig is, waarom worden taxonomies dan nog niet grootschalig gebruikt?

Halverwege dit jaar heeft AIIM de uitkomsten van een onderzoek naar Enterprise 2.0 functionaliteit gepresenteerd. Taxonomies worden in dit onderzoek genoemd als onderdeel van een Enterprise 2.0 omgeving. In dit onderzoek wordt aangegeven wat de grootste drempels zijn bij het implementeren van nieuwe (Enterprise 2.0) toepassingen.


Hieruit blijkt dat een groot gedeelte niet weet wat Enterprise 2.0 functionaliteit inhoudt en op welke manier het geïmplementeerd moet worden. Mijn vermoeden is dat hetzelfde geldt voor het implementeren van taxonomies. Daarnaast speelt de cultuur van de organisatie een nog grotere rol bij het succesvol in gebruik nemen van een nieuw systeem.

Taxonomies ter ondersteuning voor de gebruiker
Taxonomies kunnen gebruikt worden om de juiste categorieën te vinden en dienen vaak ook als doorsnee van de organisatie. Hierdoor zal er geen inconsistentie ontstaan tussen verschillende benamingen (FD, Financiën, Financial department etc.), een probleem wat bij ‘taggen’ al snel optreedt. Het probleem hierbij is wel dat wij vaak veel dieper in de taxonomy willen zoeken (Projecten, Project X, type document) en eventueel de zoekscope willen beperken tot een afdeling. Als deze diepere categorieën ook in de taxonomy moeten voorkomen zorgt dit al met al voor een enorme taxonomy. De werknemer zal niet eenvoudig categorieën op een dieper niveau kunnen selecteren.

Om de lengte van de taxonomies en het onderhoud te beperken, wordt vaak besloten alleen de ‘organisatiestructuur’ op te nemen in een taxonomy, maar hierdoor worden de belangrijkste categorieën niet meer opgenomen. Om optimaal gebruik te maken van de taxonomy zou deze toegespitst moeten zijn op een specifiek niveau in het portal. Zolang delen van de taxonomy niet ‘uitgezet’ kunnen worden per niveau, verwacht ik niet dat taxonomies optimaal kunnen bijdragen aan een betere search. Door delen van een taxonomy uit te zetten kan door de gebruiker ingegaan worden op de inhoud van het document. Zo kan de globale taxonomy uitgebreid worden met categorieën die toegespitst zijn op bijvoorbeeld de adviseurs binnen een bepaald beleidsgebied.

Uiteraard kunnen we de basis tags (afdeling, beleidsgebied, verantwoordelijke etc.) niet wegstrepen. Deze zijn van groot belang voor zoekopdrachten op een hoger niveau:

• Alle documenten waar ‘Werknemer A’ verantwoordelijk voor is;
• Alle documenten waar ‘Beleidsgebied A’ geraakt wordt.

Deze informatie speelt een belangrijke rol bij de zogenaamde ‘drill down search’. Door consistente informatie op te slaan bij een item, kan de zoekscope voortdurend verkleind worden. Op welke manier kunnen we deze basisgegevens dan toevoegen zonder een handmatige actie van de gebruiker te vereisen?

Categoriseren op basis van de context
In de afgelopen periode ben ik bezig geweest met het opzetten van een workflow om automatisch de basisgegevens toe te wijzen. Na ieder opgeslagen document wordt er een workflow gestart om de basisgegevens te vinden. Zonder een handmatige actie van de medewerker te vereisen, kan veel informatie al automatisch gevonden worden door te kijken naar context:

• Context omgeving: Waar wordt het bestand opgeslagen? Is er een specifieke bibliotheek gebruikt om dit document een plaats te geven binnen het portal?
• URL: Op basis van de URL kan in hiërarchisch opgezette portals informatie terug gevonden worden.
• Bestandstype: Door binnen het portal templates aan te bieden als basis voor een nieuw document (offerte, vergaderstuk, notitie) kan dit automatisch opgeslagen worden bij het document.

Geldt de tip van Leo Babauta daarom ook voor een organisatie? Ik verwacht het niet zolang werknemers de volledige vrijheid krijgen tags toe te kennen. Daarnaast kunnen we veel beter workflows en de context van het bestand gebruiken om de basis kenmerken te vullen, waardoor de werknemer de interessantste categorieën kan kiezen vanuit een toegespitste taxonomy.

Tenslotte ben ik erg benieuwd naar jullie ervaringen met taggen en taxonomies binnen de organisatie! We moeten gezamenlijk nog even wachten op de semantische omgevingen, waarin op basis van de inhoud van het document automatisch tags toegewezen of als suggestie getoond worden. Of klinkt het mooier dan het in werkelijkheid is…

Jaap Mollema is Interaction Designer bij fullservice internet bureau Tam Tam.