Wikipodium bijeenkomst: Organisaties en wiki’s in de praktijk

Op 27 november vond de eerste wikipodium in Brussel plaats. Wikipodium is een bijeenkomst voor wiki -gebruikers,-bouwers en -experts waar kennis en ervaringen over wiki’s wordt uitgewisseld. Doelstelling van wikipodium is om meerdere malen per jaar met een relatief kleine groep van 15 man bij elkaar te komen. Wikipodium is open voor iedereen en gratis toegankelijk. De eerste bijeenkomst ging vooral in op het gebruik van Mediawiki in organisaties.

Gebruikersinitiatief
Wikipodium werd dit jaar georganiseerd door Bruno Peeters en Wouter Van daele. Vanuit hun werkzaamheden bij Dexia Bank zijn ze actief met wiki’s en wilden zij met andere wiki-gebruikers in contact komen. De bijeenkomst begon met de presentatie ‘Mediawiki bij organisaties’ gegeven door user-centerered design consultancy Nanahm, die deze keer de locatie verzorgde.

Installatie van tools
Mediawiki wordt vaak als startpunt voor wiki’s in organisaties gebruikt. Dit komt door de bekendheid die Mediawiki heeft als het onderliggende product voor Wikipedia. Ook is de licentie gratis te gebruiken. Een basisinstallatie is snel en eenvoudig te op te zetten, een technisch onderlegd persoon zou dit in een uur kunnen doen. Er zijn ook Amerikaanse webhosting partijen die met een druk op de knop Mediawiki op de gehoste site installeren. Wat dan volgt is een tweede stap: de inrichting.

Primaire navigatie
Een nieuwgeboren wiki is als een blanco bladzij. Voor de gebruikers is het van belang om een goede initiële basisnavigatie aan te bieden. Dit kan bijvoorbeeld door op de ‘homepage’ een aantal deelonderwerpen te benoemen waar verder op genavigeerd kan worden. Dit is handig omdat gebruikers bij aanvang niet weten wat er in de wiki zit.

Deelonderwerpen kunnen ook in de navigatiekolom aan de linkerkant geplaatst worden, en vormen vervolgens de navigatie naar de pagina’s. Deze navigatie zorgt er voor dat gebruikers weten waar ze zaken kunnen vinden, maar dat betekent nog niet automatisch dat alle door gebruikers aangeleverde content ook te bereiken is voor anderen.

Bij het Mediawiki product komen alle pagina’s in een grote bak. Er is geen out-of-the-box navigatie. Als er een nieuw artikel gemaakt wordt, betekent dit dat dit niet automatisch te bereiken is vanuit een navigatie pagina. De gebruikers kunnen wel zelf navigatie pagina’s aan te passen, er zijn ook automatische alternatieven hiervoor. Dit levert dan een secundaire navigatie op.

Secundaire navigatie: Taggende gebruikers vs. Categorieën vooraf
Bij Mediawiki kan men met ‘categorie classificatie’ werken als gebruikers zelf ‘taggen’. Zo onstaat een secundaire navigatie. Categorie classificatie kan ook subcategorieën bevatten. Een ander verschil is dat categorieën zo veel mogelijk vooraf worden bepaald, tags kunnen door gebruikers ‘in the heat of the moment’ worden bedacht. Bij categorie classificatie is de insteek om zo min mogelijk overlapping te creëren. Bij tagging maakt dit juist niet uit, het doel is zo volledig mogelijk te zijn.

Categorieën dienen gebruikt te worden als men van te voren een goed overzicht heeft van de onderwerpen en de structuur, taggen is handiger als dit niet het geval is. Categorieën kunnen als thema’s aangeboden worden door ze bijvoorbeeld met pictogrammen aan de rechterkant neer te zetten.

Categorieën worden nog wel eens als te krap en statisch ervaren. Hierdoor kan cruciale informatie over het hoofd worden gezien omdat een classificatie onjuist wordt toegepast. Categoriesystemen moeten dan ook door de tijd heen met de organisatie mee veranderen.

Bij taggen is dit geen probleem, want als de tag niet bestaat kunnen gebruikers een nieuwe tag aanmaken. Men kan vervolgens door een tag te selecteren een overzicht van alle pagina’s met identieke classificatie krijgen.

Taggen kent echter ook nadelen. Gebruikers gebruiken hun ‘eigen’ tags. Ook kunnen door typefouten en liggende streepje en spaties, verschillen ontstaan tussen classificaties die identiek zijn. Om dit te voorkomen moet men de ‘tag’-database af en toe controleren.

De standaard versie van Mediawiki kent geen technisch onderscheid tussen tags en categorieën, het verschil is afhankelijk van het gebruik in de organisatie. Wel is het verstandig om van te voren hierover een keuze te maken en deze helder naar gebruikers te communiceren. Er zijn extensies die dit verder faciliteren en tag-clouds aanbieden.

Er zijn ook Wiki’s op basis van een informatiestructuur. Men kan dan de pagina’s in een hiërarchie organiseren. Het voordeel van een hiërarchische informatiestructuur is dat permissies voor pagina toegang makkelijker kunnen worden ingesteld. Nadeel is dat er georganiseerd en gereorganiseerd moet worden.

Personen en wiki-adoptie
Een succesvolle wiki vergt actieve gebruikers. In een kleine groep kunnen collega’s op persoonlijke wijze ondergedompeld worden in wiki’s. Bijvoorbeeld door samen met ze achter de computer gaan zitten en te laten zien hoe het werkt.Tevens kunnen ze dan bekend raken met de de wiki-markup language waarmee pagina’s uitgebreid kunnen worden vormgegeven.

Als de groep groter is wordt deze persoonlijke aanpak lastiger te realiseren. Het is dan verstandig om in ieder geval het bestaan van de wiki centraal te communiceren. Ook helpt het als het management hier aandacht aan besteedt. Degene die de wiki introduceert zal in elk geval moeten fungeren als aanjager, wat vooral in het begin relatief veel tijd kost.

Afdelingen en teams
Als het aantal gebruikers toeneemt, wordt het ondoenlijk om nog inhoudelijk en procesmatig aangesloten te zijn. Het beste is om je dan te richten op het faciliteren van kartrekkers van teams en afdelingen. Laat ze zelf hun wiki aanmaken en inrichten, en help ze hiermee op weg.

In zo’n geval is standaard Mediawiki niet zo handig, want de filosofie van Mediawiki is één centrale wiki voor kennisdeling. Het faciliteren van een veelvoud van verschillende teams en losse afdelingen is met Mediawiki niet goed mogelijk, omdat er geen helder onderscheid tussen de pagina’s van de verschillende teams is te maken. Vanuit de gebruiker gezien ontstaan vervuilde zoekresultaten en is de navigatie verwarrend.

Om dit te tackelen zijn er ook wiki die ‘wikiwebs’ onderscheiden. Een wikiweb is een verzameling van pagina’s die onder een bepaald onderwerp of afdeling vallen. Hierdoor kan elke afdeling een eigen ‘producten’-pagina, ’smoelenboek’ of telefoonlijst’-pagina onderhouden. Ook kunnen team-permissies op wikiwebs worden ingesteld. Wel zou je hiermee terughoudend moeten zijn, het is immers een rem op samenwerken en kennis delen.

WYSIWYG
Bij grote groepen is een wiki met een WYSIWYG-editor ook handig. De basis van veel wiki’s is het gebruik van een wiki-markup language. Dit is een simpele ‘programmeer’-taal waarmee opmaak en structuur van de pagina’s kan worden aangegeven. Mediawiki kan door middel van verschillende plugins WYSIWIG ondersteunen.

Wel is er op het net discussie over de mate van bruikbaarheid en gewenstheid hiervan. Zodoende zijn er ook Wiki’s op de markt die dit ‘native’ ondersteunen door pagina’s als XHTML op te slaan.

Mobiele wiki’s
Sommige Wiki’s kan je ook zonder internet verbinding te gebruiken. Simpel mee te nemen op bijvoorbeeld een USB-stick of op de harde schijf van de laptop. Handig voor servicemonteurs om technische documentatie mee te nemen, of als men persoonlijk notities wil organiseren en bewaren. Men kan later dan de pagina’s naar de online wiki copy/pasten. Mediawiki heeft een versie met geïntegreerd lokale webserver die dit kan. Tiddlewiki is een interactieve javascript HTML-pagina die veranderd kan worden. Door deze in de browser op te slaan (‘save as’) worden de wijzigingen bewaard.

Nieuwe interfaces
Naast rijke tekst en multimedia komen er ook nieuwe navigatie interfaces op de markt. De pagina kan worden weergegeven als een mindmap. Wikimindmap is een website die op deze manier wikipedia-pagina’s weergeeft. Deze plugin kan ook op de eigen Mediawiki installatie worden geïnstalleerd.

Ook zijn er plugins die een mindmap vertalen in wikipagina’s. Zodoende kan eerst een basisstructuur voor pagina worden uitgewerkt en volgt de inhoudelijke tekst later.

Stable en draft versies
Een laatste toepassing is het gebruik van stable en draft pagina’s. Op wikinews wordt een onderscheid gemaakt tussen pagina versies die goedgekeurd en gearchiveerd zijn (stable) en pagina’s die nog ter beoordeling zijn (drafts). Bij nieuws is dit een logische aanpassing op het wiki-concept, naderhand kan men niet de geschiedenis wijzigen. Bij organisaties kan dit ook handig zijn bij proces-documentatie die geautoriseerd is.

Conclusie
Op Wikipodium zijn een hoop interessante onderwerpen aan bod gekomen en dat belooft voor volgende bijeenkomsten veel moois. De volgende bijeenkomst zal in februari 2009 gaan plaats vinden. Meer informatie volgt op de website van wikipodium.

Voor wie dat te laat dag vind, of te ver reizen: Een soortgelijke bijeenkomst wordt op 7 januari 2009 in Amsterdam gehouden: Wikiwednesday. Meer informatie is te vinden op de website en registratie vindt plaats via meetup.

Lex Slaghuis adviseert, begeleidt en realiseert trajecten met een wiki-component. Hij blogt op wikiup.nl, met name over de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van wiki’s.