Een personeelsblad heeft die functie niet. Maar vervult inderdaad andere, zeer belangrijke rollen. Zoals – mogelijk – het vergroten van betrokkenheid, interesse en beinvloeden van een organisatiecultuur.

En juist door het intranet kun je met een aanvullend papieren medium juist ineens alle kanten op. Wat mij betreft varieer je juist wel met pagina-aantallen, vorm, frequentie, inhoud. Om de aandacht vast te houden. En de link met intranet moet stevig zijn. Ik zou dit graag eens verder uitwerken tot een ideaalmodel!!! Wie doet er mee?

Over het volgen van door jou geselecteerde mensen:
Je wordt dan ook door het papieren medium toch getriggerd (attendering) om juist weer bepaalde collega’s leuk zijn om te volgen?

En ik gebruik intranet ook heel duidelijk als input voor het blad. Het is juist die ‘cross over’ en ‘multimediale aanpak’ (oeps, heb zelf bloedhekel aan die term, is daar al wat nieuws voor verzonnen?)

Intranet als platform: jazeker.

Klopt, maar de vormgeving van een intranet laat je meestal slechts éénmalig ontwikkelen. Daarna gebruik je dat template en is het een kwestie van de juiste opmaakprofielen meegeven aan de juiste tekst- of beeldelementen. Dat kan een redacteur in een CMS doen.

De opmaak van een blad wordt vaak toch gedaan door een vormgever/DTP’er, in Quark XPress of een ander programma. En dat is een veel nauwkeuriger werkje dan tekst in een CMS knallen. Toch echt wel een verschil, hoor.

En dat heeft dus niets te maken met het belang dat je aan de vormgeving van beide media hecht – het is gewoon een ander proces.

Tsja, je kan natuurlijk zelf ook een opmaak maken, dankzij Microsoft Publisher. Ik weet niet of dit nou typisch iets verschillends is. Is de vormgeving van een blad belangrijker dan die van een website? Volgens mij is dat wel de heersende gedachte, maar niet waar!

Nog wat argumenten vóór intranet-achtige oplossingen:
- bij de kosten: geldt ook voor distributie;
- herstelmogelijkheden: fouten of ongelukkige formuleringen in online teksten kunnen alsnog hersteld worden, ook op basis van feedback van lezers;
- mogelijkheden voor multimediagebruik (audio en video);
- in principe onbeperkte en flexibel in te vullen ruimte (i.p.v. 1 x per maand 16 bladzijden met strak stramien);
- meer mogelijkheden voor personalisering / filtering van informatie op relevantie/toegankelijkheid voor de ontvanger;
- mogelijkheden om lezer zelf het platform te laten kiezen waarop het medium geconsumeerd wordt (lezen op een computerscherm, op het mobieltje, in de eigen RSS-lezer of… van een afdruk : )

Je kunt je bijvoorbeeld afvragen in hoeverre je nog een officieel orgaan nodig hebt ueberhaupt. In het personeelsblad van LNV staan vooral interviews over projecten, wat uitleg over bedrijfsvoeringszaken en een column uit de bestuursraad. Ik zie geen onderscheid met de blogs van collega’s en de teksten van de bedrijfsvoeringsafdelingen die ze zelf publiceren op het intranet (natuurlijk, leesbaarheid kan beter ;-)

En dan krijg je in je personeelsblad ook nog maar een heel klein aanbod daarvan. Ik kies liever zelf welke collega’s ik volg, welke blogs ik lees en welke bedrijfsvoeringsinformatie voor mij relevant is. De restricties die op het LNV-intranet bestaan om informatie te publiceren leiden niet tot een leesbaarder aanbod, maar vooral tot belemmering om te vinden waar anderen mee bezig zijn.

De rol van het intranet moet dus niet zijn het vervangen van het personeelsblad. Het moet een platform zijn voor medewerkers om te vertellen waar ze mee bezig zijn, gesprekken daarover aan te gaan en daar groepen omheen te vormen. De meest succesvolle groepen of verhalen die relevant zijn voor een groter deel van de organisatie laat je door een hoofdredactie op de voorpagina wat extra aandacht krijgen.

Het Intranet is minder geschikt om eens even een uitgebreid artikel te lezen. Dan is een papieren informatiestroom nog steeds de aangewezen weg. Het magazine natuurlijk ook op het intranet zetten, zodat het personeel kan kiezen en kan aangeven liever niets op papier te willen ontvagen. Is toch een stuk beter voor het milieu en spaart ook kosten uit.

Mijn ervaring is, dat je de synergie vooral heel mooi gebruikt als je berichtgeving over actuele onderwerpen verdeelt:
- Snelle, korte en belangrijke nieuwsberichtjes via intranet
- Achtergronden en diepte-interviews in het personeelsblad
- Dossiervorming op intranet

Zeker bij ingewikkelde, ingrijpende verandertrajecten (fusies, reorganisaties) is dat een zeer sterke combinatie.

En ik kan echt uit eigen ervaring zeggen dat een blad een véél sterkere impact heeft op betrokkenheid van medewerkers dan intranet.

Wij maakten in nauwe samenwerking met de afdeling Communicatie van een van onze klanten een interne krant, speciaal voor de middelmanagementlaag. Deze krant was bedoeld om hen meer te betrekken bij de nieuwe strategie en koers van de organisatie. In plaats van dat we daar alleen maar artikelen in plaatsten waarin het senior management de ruimte kreeg om te zenden, waren alle artikelen gericht op de belevingswereld van de managers daaronder.

We haalden de buitenwereld naar binnen, door interviews met experts en ervaringsdeskundigen vanuit andere bedrijven, en schreven over politieke en economische ontwikkelingen die de markt en eigen organisatie van onze klant beïnvloedden. Een duidelijke mix, dus, van strategische, inhoudelijke maar vooral ook persoonlijke artikelen (veel discussie en opiniestukken, waarin verschillende managers om een mening werd gevraagd). Om het concreter te maken: een mix tussen het FD, Management Team en Intermediair.

Het was een tijdelijke uitgave, dus na enkele nummers stopte het blad. Ondanks het feit dat het een doorslaand succes was. Daarna ging de organisatie verder met een speciaal managementdeel op het intranet, dat dezelfde functie zou moeten krijgen als de krant.

Het succes daarvan was minder groot, hoewel het nog altijd een duidelijke positieve invloed op de betrokkenheid van de managers had. Toch merkte onze opdrachtgever dat er nog steeds, ruim anderhalf jaar na het stoppen van de krant, vraag naar was. Dus kregen we laatst weer de vraag om eens mee te denken hoe we het blad eventueel opnieuw kunnen opstarten – maar… in COMBINATIE met intranet, omdat ook dat erg goed gewaardeerd werd.

Deze case sterkt mijn mening dat je eigenlijk het allerbeste kunt kiezen voor een doordacht, goed gemaakt, goed vormgegeven en relevant blad náást een intranet.

Zeker een hele relevante discussie en een waardevolle toevoeging van Renata – want als V&W inderdaad nog wel iets op papier uitbrengt, al is het geen magazine, hou je de meeste eigenschappen van een papieren uitgave nog vast.

Overigens weet ik dat er ook grote organisaties zijn die juist bewust weer voor een personeelsmagazine kiezen, met name in tijden van fusie, overnames, reorganisatie, waarmee de medewerkers weer ‘gebonden’ moeten worden. Het ‘boeien’ van deze tweeluik vindt dan wel plaats via intranet. Zonder namen te noemen, kan ik er al een paar opsommen die op deze wijze hun interne communicatie hebben geherstructureerd. Met succes.

Als beide media worden ingezet is het goed na te denken in welke vorm, want een personeelsblad ‘oude stijl’ naast een intranet werkt wellicht niet optimaal. Ik weet dat de Inspectie Verkeer en Waterstaat van het maandelijkse personeelsblad is overgestapt op een tweewekelijkse uitgave op papier, volgens mij formaat A3. Snellere berichtgeving, minder kosten en meer aansluiting op berichtgeving via Intranet. Ben benieuwd naar de ervaringen daar of andere organisaties die een dergelijke stap hebben gezet.