Wetgeving B2B e-mailmarketing

email-marketing-b2bMijn vorige artikel De nieuwe wetgeving rond e-mailcommunicatie over de wijzigingen in de Telecomwet leverde veel reacties op. Ook de communicatie met onze klanten bij Blinker zorgde voor een stroom feedback. Daarom dit maal een vervolgartikel waarin aan de hand van alle reacties nogmaals de impact wordt bekeken.

Moet ik hier ook iets mee?

De meest gehoorde vraag is: moet ik hier iets mee? Om die te kunnen beantwoorden moet je jezelf de onderstaande 3 vragen stellen.

1. Doen wij B2B e-mail communicatie?

De wijziging geldt voor alleen B2B e-mail communicatie. De regels zijn gelijk getrokken met die van B2C e-mail communicatie uit 2004. B2B-organisaties moeten daarbij onderscheid maken tussen twee groepen: klanten en niet-klanten.

Bottomline: Voor B2C e-mail communicatie verandert er dus niets. Maar, ben je marketeer bij een B2C-organisatie en ben je onzeker of jullie organisatie voldoet aan de wet, dan kan het geen kwaad om je beleid te toetsen aan de nieuwe wetgeving. Dit en het eerdere artikel kunnen daarbij helpen. De regels zijn vanaf 1 juli namelijk gelijk.

2. Communiceren we alleen met klanten?

Klanten mag je zonder toestemming e-mailings sturen. Mits die e-mailings informatie bevatten over gelijksoortige producten en/of diensten die ze bij je afgenomen hebben. Daarnaast moet je ze informeren en ‘recht van verzet’ aanbieden bij de aanmelding. Ze moeten dus kosteloos kunnen weigeren jouw e-mailcommunicatie te ontvangen.

Bottomline: analyseer je bestand en maak een duidelijke scheiding tussen klanten en niet-klanten. En even off-topic: dit is sowieso een zeer verstandige actie. Je hebt nu eenmaal een andere relatie met klanten dan met niet-klanten!

3. Communiceren we ook met niet-klanten

Voor niet-klanten geldt dat je vanaf 1 juli 2009 toestemming moet hebben om via e-mail te communiceren. Heb je die toestemming verkregen, bijvoorbeeld via een aanmeldformulier op de website of via een antwoordkaart, dan ligt de permissie vast.

Dit geldt niet alleen personen die na 1 juli in je bestand komen. Ook voor personen die al voor 1 juli in je bestand stonden moet je permissie hebben. Twijfel je of je de permissie wel hebt voor (een deel van) je bestand, dan is het advies die permissie opnieuw te vragen en vast te leggen. Wil je dit doen via e-mail dan kan dit tot 1 juli 2009. Maar 1 juli is niet het einde der tijden natuurlijk. Je kunt na 1 juli 2009 ook permissie vragen op andere manieren, zoals bijvoorbeeld via direct mail of telefonisch.

Hoe zit het met online enquêtes?

Uitnodigingen voor online enquêtes vallen onder de wet als ze een commercieel doel dienen. De wet spreekt over “commerciële, ideële of charitatieve doeleinden”. Wanneer de communicatie ongevraagd wordt verzonden en één van bovenstaande doelen dient, zit je dus fout. Klanten mag je overigens wel gewoon een enquête sturen, mits je natuurlijk aan de voorwaarden bij inschrijven hebt voldaan.

Hoe zit het met aangekochte adressenbestanden?

Bij dit soort bestanden weet je zeker dat je geen permissie hebt om deze mensen te benaderen. Die mensen weten in de meeste gevallen niet eens dat hun adres is verkocht. Je mag ze dus niet benaderen via e-mail. Heb je andere gegevens in dat bestand, zoals NAW, dan kun je ze natuurlijk wel via direct mail proberen te interesseren.

Verzending door derden (medepleger)

Als er geen opt-in is vanuit de ontvangers dan is de verzender van de e-mails degene die strafbaar handelt. Dus als je voor een opdrachtgever mailt dan krijg jij de boete. Voor organisaties die full-service e-mailings doen voor derden, is het verstandig om in de algemene voorwaarden op te nemen dat de schade mag worden verhaald op de opdrachtgever. Sowieso kun je de opdrachtgever per opdracht laten garanderen dat alle adressen opt-in zijn voor de mailing die ze jou laten doen.

Serviceberichten en afmeldlinks

Serviceberichten zijn nodig om een bepaalde dienst goed te laten functioneren. Neem een online boekhoudpakket zoals Reeleezee. Zij moeten wel communiceren met de gebruikers. Over een update of een nieuwe versie bijvoorbeeld. In die communicatie hoef je geen afmeldlinks op te nemen. Artikel 11 Telecomwet gaat over “commerciële, ideële of charitatieve boodschappen”. Serviceberichten of dienstmededelingen aan klanten vallen daar niet onder.

Ik zou wel adviseren om de klant daarover te informeren natuurlijk en wellicht ook iets op te nemen in de algemene voorwaarden. Daarnaast kun je het ook technisch ondersteunen door een functie ‘profiel wijzigen’ in dit soort e-mailings op te nemen. Daarmee stel je de ontvanger in staat om het e-mailadres te wijzigen, bijvoorbeeld wanneer iemand vertrekt en de opvolger bekend is.

Heb je nog vragen?

Wanneer je nog onduidelijkheden hebt, plaats ze dan als reactie onder dit artikel, dan zullen we proberen die met z’n allen weer te beantwoorden. Bij het vorige artikel is dit ook goed gelukt en daarvoor wil ik met name Arnoud Engelfriet nog even speciaal bedanken. Hij is ICT-jurist en heeft een eigen blog over internetrecht genaamd Ius mentis.

Zie ook het eerdere artikel De nieuwe wetgeving rond e-mailcommunicatie.

Interessant?

Lees dan ook onze andere artikelen over , , , , , , , , , , , , , , , .

Reacties

  1. Oscar Rottink |

    Een heel erg helder verhaal wederom. Door dit artikel ook het vorige artikel gelezen en het is erg duidelijk. Zal de links bij ons ook intern verspreiden, wellicht komen er nog vragen.

  2. Het is een duidelijk verhaal. Ik denk dat door deze nieuwe wet email marketing minder belangrijk wordt en dat social media, SEO en SEA voorlopig de winnaars zijn in online marketing land

  3. Bob van Veen |

    Goed en duidelijk verhaal! Ik was al van plan om het dit te zoeken, maar dit artikel maakt het een stuk makkelijker :). Nu vraag ik me alleen af of ik nu deze maand een “insane” aantal emails ga ontvangen van bedrijven die dit nog niet geregeld hebben.

  4. Mischa Coster |

    Zijn oud-klanten ook klanten? Of zijn dat niet-klanten?

  5. @Mischa. Hoe lang je iemand mag blijven benaderen hangt af van de economische levensduur van het product. Wanneer je een auto verkoopt mag je die mensen (tot ze zich afmelden) dus best een jaar of wat informeren. Verkoop je melk dan slechts een paar dagen. Je snapt het al, de interpretatie van dit onderdeel zal lastig blijken. Ieder moet zijn eigen keuzes maken maar dit is de richtlijk volgens de OPTA.
     

  6. Vallen ‘derden’ zoals leveranciers, freelancers etc. onder klanten of niet-klanten? Het zijn niet direct jouw  klanten, maar je hebt er wel een soort klant-relatie mee… Verder een erg duidelijk verhaal!

  7. Twee erg goede artikelen. Complimenten!
    Nog even een onzekerheid wegnemen: mensen via LinkedIn(groepen) mailen (overigens geen vaste gewoonte van mij) is niet strafbaar omdat mensen daar toestemming geven om gemaild te worden?

  8. Edgar Tichelaar |

    Ik vraag me wel af hoe je het bewijs vastlegt bij telefonische toestemming. heeft iemand daar een goed idee voor? alle gesprekken opnemne likt me eg omslachtig.
     
     

  9. @Edgar, Aantoonbaar, dat is het woord maar…. tja, hoe doe je dat. Dat staat er dan natuurlijk weer niet bij. Hou in het achterhoofd dat de OPTA alleen in actie komt als er problemen zijn. Alle gesprekken opnemen is geen optie inderdaad. Wel zou je een standaard e-mail kunnen sturen als iemand positief staat tegenover je e-mailcommunicatie. Daarin een link naar een inschrijfpagina et voila, vastgelegd.

  10. In het artikel wordt gesproken over een ‘medepleger’, de verzender van de e-mail voor derden.
    Is het niet zo dat de afzender degene is die beboet wordt en niet de verzender?
    Daarom is het verplicht om in de e-mail duidelijk te maken wie de afzender is (en niet de verzender).
     

  11. Hallo Paul, kan jij toelichten wat er precies verstaan wordt met klanten? Is de klant iemand die bijvoorbeeld een contract tekent, een contactpersoon (ook wel vaak de relatie), het bedrijf of deze allemaal? Voor het versturen van e-mailings en het toepassen van de opt-in regeling is deze definitie voor mij van groot belang. ik hoor graag van je. Groeten Sigrid

  12. @Ton. Ik herhaal even wat Arnoud Engelfriet herhaalde in mijn vorige artikel. 
    “De verzender van de e-mails is degene die strafbaar handelt als er geen opt-in is vanuit de ontvangers. Dus ja, als je voor een opdrachtgever mailt dan krijg JIJ de boete. Het is dus zeer verstandig om in je algemene voorwaarden op te nemen dat jij dat soort schade mag verhalen op de opdrachtgever – en misschien ook wel dat de opdrachtgever garandeert dat alle adressen opt-in zijn voor de mailing die ze jou laten doen.”
     
    @ Sigrid. Klanten zijn de mensen waarmee je een economische relatie bent aangegaan. Hoe lang je ze als klant mag bestempelen hangt af van de economische levensduur van je product. Het is zeker niet het hele bedrijf maar inderdaad de persoon bij dat bedrijf.

  13. Een aantal foto’s bij het artikel komen mij zeer bekend voor. Hoe zijn jullie aan deze foto’s gekomen? (volgens mij zijn het kvk foto’s).

  14. @ Charlotte: Er is hier denk ik iets misgegaan, we hebben het beeldmateriaal verwijderd en gaan op zoek naar andere afbeeldingen. Onze excuses voor het misverstand.

  15. Raymond Wolfert |

    Goed artikel!! Hoe ‘internationall’ is deze regel. We versturen met regelmaat naar internationale prospects informatie.
    Kind regrds,Raymond.
     

  16. @ Raymond. Dit is de Nederlandse wetgeving. Wanneer je aflevert in andere landen dan dien je aan de daar geldende wetgeving te voldoen. Jeetje, ik begin echte advocateske volzinnen te schrijven:-). Voor een overzicht hierbij een link van de wetgeving in andere landen. 
    http://www.oecd-antispam.org/countrylaws.php3
    Groet, Paul.
     

  17. De regelgeving geldt inderdaad alleen voor Nederlandse verzenders. De overheid geeft ons overigens nog 3 maanden extra de tijd om de toestemming van alle adressenbestanden op orde te krijgen. Niet zo zeer als gunst, maar doordat de onderhandelingen omtrent het nieuwe Bel-me-niet register, wat onderdeel is van de nieuwe wet, zijn uitgelopen. Tevens kost het rondmaken van alle jurische aspecten rondom de aanpak van overtreders van dit wettelijke register ook langer dan gepland. Even een telefoontje naar de OPTA en de reden is duidelijk.

  18. Beste Paul,
    Dank voor de duidelijke informatie, ook voor een kleiner bedrijf heel goed bruikbaar! Wel nog een vraag: wij sturen onze relaties regelmatig uitnodiging voor themadagen. Begrijp ik het goed als ik veronderstel dat ik dat wél naar klanten mag doen maar niet (zonder toestemming) naar andere relaties?
    En: een maal per jaar sturen wij al onze relaties een mail met het verzoek hun gegevens te controleren. Zo willen we voorkomen dat ons bestand vervuild. De relaties krijgen daarbij de kans aan te geven dat ze helemaal niet meer in ons bestand willen. Mag ik deze mails nog sturen aan iedereen, of alleen aan de toestemminggevers?
    Dank alvast voor het antwoord, vriendelijk groet, Maryvon Putman

  19. @Maryvon. Vraag 1 – Inderdaad, niet naar andere relaties waarvoor je geen toestemming hebt om via e-mail te communiceren.
    Vraag 2 – Bij klanten mag dit wel. Bij de overige relaties niet tenzij je toestemming hebt. 
    Succes, Paul.
     
     

  20. Beste Paul,
    Heb je ook tips voor de vraag die je stelt of klanten e-mail willen ontvangen voor onze nieuwsbrieven? Ik kan me zo voorstellen dat wanneer je vraagt of ze akkoord gaan met het ontvangen van commerciële aanbiedingen via de e-mail ze sneller afwijzen dan als je vraagt of ze akkoord gaan met het ontvangen van onze nieuwsbrieven.
    Alvast bedankt voor je antwoord.
    Groeten,
    Marielle

  21. Hallo,
    Wij hebben een aantal evenementen georganiseerd waarbij personen die niet geregistreerd zijn bij ons ook hebben deelgenomen. We hebben het email adres van deze personen wel, maar geen officiele opt-in. Mogen wij deze personen niet per email benaderen om een tevredenheidsonderzoek in te vullen?
    Groet,
    Leonie

  22. Helder artikel! Evenals het andere artikel hierover.
    Waar ik me eigenlijk over verbaas is dat ik via zoeken van google, niets over deze nieuwe wetgeving tegenkom op websites van de overheid. Die moeten hier toch ook wel bekendheid aan geven? Nu ben ik er toevallig tegenaan gelopen, maar anders had ik het niet eens geweten…
    En begrijp ik goed dat de “deadline” is verplaatst van 1 juli naar 1 oktober 2009?Ik kan dus nog een keer proberen om de leden van onze huidige nieuwsbrief over te halen hun toestemming te geven voor de toekomst?
    Groet Marielle

  23. @Marielle. Ik heb nog wat artikelen geschreven hier op FW. Eentje gaat over het aanmeldproces. Wellicht leuk om te lezen.
    http://www.frankwatching.com/archive/2008/08/29/e-mailmarketing-en-het-ideale-aanmeldproces/
    @Leonie. Als ze hebben deelgenomen zijn het toch min of meer klanten? Dan lijkt me een tevredenheidsonderzoek niet echt een probleem. Ik zou ze echter niet op je nieuwsbrief inschrijven inderdaad.
    @Marielle. De deadline is inderdaad verplaatst naar 1 oktober. Je kunt dus zeker nog acties doen op je huidige bestand.
     

  24. Hallo,Ik vraag mij af hoe het zit met het versturen van persberichten. Moet ik daarvoor ook alle redacties gaan aanschijven met de vraag of ze persberichten willen blijven ontvangen? Je zou ook kunnen zeggen dat redacties er juist zijn om nieuws te ontvangen…
     
     

  25. Weet een van jullie of de nieuwe wetgeving ook gevolgen heeft voor de optie om een nieuwsbrief te laten doorsturen? Ik kan me zelf netjes aan de regels houden en alleen mensen mailen die hiervoor toestemming hebben gegeven. Maar als een ontvanger de nieuwsbrief doorstuurt, heeft degene die hem dan krijgt, hiervoor geen toestemming gegeven. Ik neem aan dat dit geen probleem is, maar kan iemand hier met zekerheid iets over zeggen?

  26. Nuttig artikel!
    Geldt dit ook voor een Geestelijke Gezondheidszorg Organisatie die via een e-mailnieuwsbrief relevante verwijzers informeert over nieuw behandelaanbod en nascholingsbijeenkomsten?
    Hartelijk dank voor jullie reacties!

  27. De wetgeving geldt ook voor de GGO’s inderdaad.

  28. Halllo Paul,
    Duidelijk verhaal mbt nieuwe regelgeving op e-mailmarketing. Ik vraag mij wanneer ik toestemming ga vragen via e-mail en na aantal weken zijn er 25 klanten/niet-klanten die niet reageren (geen ja geen nee) moet ik dan nogmaals vragen of wordt bij geen antwoord automatsch opt in of opt out?
     
    Hartelijk dank voor de reacties

  29. Hi Alan,
    Dan moet je het nogmaals vragen inderdaad. Mits het nog geen 1 oktober is natuurlijk. Want daarna mag je ze niet meer mailen. 
    Voor de mensen die helemaal niet reageren kun je niet anders dan opt-out aanvinken. Je hebt nou eenmaal geen toestemming vastgelegd.
    Succes, Paul.
     

  30. Weet iemand hoe het zit als een bestaande klant een ander emailadres krijgt? Met andere woorden: is deze wetgeving op persoonsniveau of per email adres? Als dat laatste waar is, dan zou deze persoon, terwijl hij al jaren klant is, toch nog een opt in gevraagd moeten worden voor zijn nieuwe email adres…

  31. @JP,
    Een klant is een klant dus die mag je informeren via e-mail gedurende de economische levensduur van het product. In principe al genoeg antwoord. Maar hoe zit het dan met prospects? 
    Dan zou je vraag wel spelen. Maar als een prospect zijn e-mailadres wijzigt, hoe weet je dat dan? Dat kun je alleen bereiken door een hele goede online relatie te bouwen met die prospect. En in elke e-mail te laten zien wat je van de persoon in kwestie weet. Met daarbij de mogelijkheid om gegevens aan te passen. (even pluggen: standaard features in MailPlus van Blinker natuurlijk:-). 
    Een tweede element is te zorgen dat je CRM-systeem goed samenwerkt met je e-mail marketingoplossing. Zodat wanneer een prospect met jou organisatie in contact is (bijvoorbeeld afd. sales) je de gegevens standaard controleert, en eventuele aanpassingen in CRM direct naar je e-mail marketingoplossing worden verstuurd.
    Een vak apart maar o zo lonend. Veel succes. 
    Groet, Paul.
     
     
     

Plaats een reactie

Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn met een * aangegeven.

Verschijnt je reactie niet, dan is deze mogelijk in de spam terechtgekomen. Mail ons dan even!