Reacties op: Intranet 2.0: verbind mensen en kennis!

Door: Jeroen Pronk

Jeroen Pronk — Thu, 19 Nov 2009 11:58:57 +0000

@Pim, je gaat iets te kort door de bocht in mijn visie is intranet juist het venster op je werk met alle online mogelijkheden die je daarbij kunt gebruiken. Binnen grote bedrijven zul je echter wel communicatieve energie moeten steken om medewerkers over de drempel te krijgen. Dat betekent uitleg geven en aansluiten bij hun bestaande belevingswereld. Binnen een bedrijf met voornamelijk IT-ers en consultants gaat de adoptie van web 2.0 meer vanzelfsprekend dan binnen een bedrijf met 20.000 medewerkers met uiteenlopende taken.

Door: Pim van Wetten

Pim van Wetten — Thu, 19 Nov 2009 10:52:05 +0000

@Maarten Ik schets idd zoiets als een persoonlijk dashboard. Maar ik probeer vooral een situatie te schetsen van een intranet waar je niet naartoegaat om te lezen wat de afdeling communicatie te melden heeft, maar van een online omgeving waar je je dagelijks werkt doet.

Een aantal simpele eerste stappen die je kunt nemen om meer leven in de brouwerij te brengen zijn het toevoegen van blogs om mensen gemakkelijker informatie te kunnen laten delen en ervoor te zorgen auteurs zichtbaar en klikbaar moeten zijn.

Door: Maarten de Vries

Maarten de Vries — Thu, 19 Nov 2009 10:44:20 +0000

@Pim: Ik vind dat heel veel vormen van communicatie gewoon tussen collega’s hoort te gaan, zonder tussenkomst van communicatiespecialisten. (Niet omdat ik lui ben, trouwens.) De co-creatie die je noemt is natuurlijk wel heel mooi. Zal niet overal werken, maar waar mogelijk zeker de moeite waard.

En de komst van webbased systemen die bedrijfsvoering ondersteunen, biedt ook mooie kansen. HRM-systemen zouden heel mooi geïntegreerd kunnen worden in intranet. Niet alleen voor bijvoorbeeld het aanvragen van vrije dagen en het inzien en wijzigen van je personeelsgegevens, maar ook om voor een courant smoelenboek en HRM-informatie op maat.

Waar je het dan meer over hebt, is je persoonlijke dashboard als medewerker in een organisatie. Zorg dat alle relevantie systemen als een soort widget in je persoonlijke pagina kunnen worden ingevoerd, en je hebt communicatie op maat!

Door: Pim van Wetten

Pim van Wetten — Thu, 19 Nov 2009 10:39:22 +0000

@Jeroen @Tom Aan elk intranet zou een business case ten grondslag moeten liggen. Je moet tenslotte weten wat het doel is en of het intranet zijn doelen in het verleden ook bereikt heeft. Je moet het intranet niet uitbreiden met allerlei mooie toolerij voor the sake of it. Daar zijn we het wel over eens geloof ik.

Door: Pim van Wetten

Pim van Wetten — Thu, 19 Nov 2009 10:32:30 +0000

@Maarten. Ik zie een intranet niet zoals @Jeroen al aanstipt, als een plek om even het nieuws te checken. Het ideale intranet is de plek waar je naar toe gaat om je werk te doen, waar je je uren gaat boeken, waar je je vakantiedagen aanvraagt, waar je de agenda voor de vergadering kunt vinden, waar je de notulen van de vorige vergadering kunt vinden, waar je kunt zien hoever je collega al is met zijn taak en of hij nog hulp nodig heeft, waar je samenwerkt met je collegas. En waar toevallig ook andere nuttige bedrijfsinformatie te vinden is.

Als je dat voor elkaar kunt krijgen heb je het niet over blogs, wiki's en microbloggen maar gewoon op een efficientere manier je werk doen met als grootste voordeel dat al deze informatie terug te vinden is. En dan heb je die communicatie specialist ook niet meer nodig :)

Door: Pim van Wetten

Pim van Wetten — Thu, 19 Nov 2009 10:14:56 +0000

Allereerst dank voor de reacties. Gisteren een dag offline en kan nu pas reacties geven.

@Edwin. Dank voor je kritische kanttekeningen. Ik zal me proberen te verduidelijken. Een blog is een middel om laagdrempelig te kunnen publiceren. Ik besef me terdege dat het zomaar neerzetten van een blog niet geintegreerd is binnen bestaande bedrijfsprocessen. Het stelt mensen wel in staat om gemakkelijk hun ideeën en meningen te geven. Als we de 1-9-90 regel van Wikipedia mogen geloven zal slechts 1% dit zomaar gaan doen. Maar het punt is: het kan in ieder geval.

Een wiki gebruiken wij vooral als middel om cocreatie te doen. Het document wordt geschreven (door meerdere mensen) , nagekeken en verbeterd in een wiki. Dit heeft als voordeel dat je altijd de laatste versie hebt en dat er nooit meer een document wordt rondgemaild. Is het wiki document af, dan gaat het eventueel netjes in een Word document en wordt het opgenomen in het documentmanagement systeem.

Wij doen projecten dmv een combinatie van een projectblog voor projectinformatie, een wiki voor de risicologs, de ontwerpen (FO, TO) en we gebruiken een geintegreerde takentool. Op deze manier worden de projecten geintegreerd in je intranet en ben je in staat om te zien wie waar mee bezig is.

Ik ben het dus volledig ook met je eens dat je deze mooie spullen moet integreren met je dagelijkse werkzaamheden met als doel je werk beter en sneller te laten doen (en dus het optimaliseren van het proces)

Door: Jeroen Pronk

Jeroen Pronk — Wed, 18 Nov 2009 14:37:44 +0000

@ Maarten, ik noem de samenwerking met HRM specifiek omdat die soms concurreren aan de zachte kant van de organisatie. Samenwerking met IT loopt soepeler omdat de expertise binnen de IT- en communicatiegemeenschap elkaar aanvullen. De inbeddingsbenadering werkt heel goed; je voegt web 2.0 functies toe aan (web)applicaties die medewerkers al elke dag gebruiken. Zulke verrijking werkt beter dan weer een nieuw kanaal/intranet site/web 2.0 dinges het bedrijf in te slingeren. En idd de term web 2.0 is zooo niet duidelijk ;-)

Door: Maarten de Vries

Maarten de Vries — Wed, 18 Nov 2009 13:56:40 +0000

@Jeroen: Het uitwerken en faciliteren zijn natuurlijk ook duidelijk taken voor – onder andere – een afdeling Communicatie. Het mooiste zou zijn als je het kan embedden in allerlei bestaande middelen en werkwijzen. Daarmee voorkom je ook dat divisiemanagers/lijnmanagers beginnen te tieren dat je je niet met ‘hun’ werkprocessen en expertise moet bemoeien.
En daarvoor is het wel handig om – vooral de wat oudere – managers uit te leggen dat 2.0 ook iets anders kan zijn dat het gemiddelde van 1.0 en 3.0…

Door: Tom

Tom — Wed, 18 Nov 2009 12:42:09 +0000

Ik wil me aansluiten bij Edwin.
Je moet inderdaad weten wat de behoefte is bij een bedrijf en een intranet 2.0, 3.0 of hoe geavanceerd dan ook moet daarop aansluiten.
Ondanks dat ik een echte homo digitalis ben, moet je soms ook eens op een andere manier naar dingen kijken. Ik ben bijvoorbeeld erg blij met mijn collega tegenover mij die al 20 jaar bij het bedrijf zit en als ik iets wil weten dan vraag ik hem en hij kan me bijna altijd de nodige informatie geven of verwijzen naar de persoon die die informatie heeft. En daar kan geen intranet of google tegenop.
Daarnaast is communicatie sowieso een uitdaging. Het verbaast mij soms dat mensen geen idee hebben wat collega’s van een paar kamers verderop doen. Een praatje in de wandelgangen, bij de rokersruimte of een bedrijfsfeest kan daar meer dan genoeg informatie geven. Ook vergaderingen kunnen die functie hebben.
En dan kan je wel mooie tools of een (volgende) platform gaan fasciliteren, maar ik denk niet dat dat dan de oplossing is…

Door: Jeroen Pronk

Jeroen Pronk — Wed, 18 Nov 2009 12:41:16 +0000

@ Maarten, een interessante discussie. De meerwaarde van intranet 2.0 is altijd gebaseerd op een business case (sneller, beter, goedkoper). De lijnorganisatie die het geld verdiend, komt echter niet vanzelf op het idee om intranet 2.0 hiervoor te gebruiken. Een goede staffunctionaris legt de verbinding en maakt de business case met de inhoudelijke experts, zorgt voor de implementatie (inclusief web 2.0 evangelisatie :-). De lijn heeft hier geen tijd voor. Er zijn communicatieafdelingen die deze pioniersrol gewoon oppakken.

Door: Maarten de Vries

Maarten de Vries — Wed, 18 Nov 2009 12:21:35 +0000

@Jeroen: Ik zou het wel wat breder trekken dan dat. Het gaat niet alleen om staf, maar juist om de uitvoering/lijnafdelingen. De mensen die ‘het echte werk doen’.
Zij zijn het die samen zouden moeten kunnen werken via die sociale toepassingen op intranet. HRM en Communicatie kunnen ondersteunend en faciliterend werken, maar als de mensen van de uitvoering er geen trek in hebben (om welke reden dan ook), kun je HRM’en en communiceren wat je wilt.
Betrek dus juist de échte inhoudelijke experts erbij en maak er geen staffeestje van. Dat gebeurt al veel te vaak!

Door: Jeroen Pronk

Jeroen Pronk — Wed, 18 Nov 2009 12:02:36 +0000

Het traditionele intranet is gericht op one-to-many publicatie van informatie. In de afgelopen jaren is bij veel organisatie intranet daarom “eigendom”geworden van de afdeling Communicatie. De afdeling Communicatie gaat immers over de interne media. Onder de hoede van Communicatie ontwikkelt menig intranet vooral een sterke nieuws(zend)functie. Medewerkers checken intranet ’s ochtends even bij een bak koffie. En dat is het.
De centrale positie die intranet zo heeft opgebouwd over de afgelopen jaren op de gemiddelde werkplek levert echter veel meer waarde op als alle medewerkers mee kunnen doen. De web 2.0 mogelijkheden maken het “technisch” mogelijk voor alle medewerkers om deel te nemen aan intranet. Ze kunnen nu direct hun kennis of ideeën over het werk uitwisselen via communities, (micro)blogging en samenwerkingsomgevingen
Voor die tweede stap moet de afdeling Communicatie samenwerken met de afdeling HRM/P&O. Communicatie moet zorgen voor de uitleg en een samenhangende webomgeving. HRM/P&O is nodig voor het juiste klimaat voor web 2.0. Als je erkent dat ook werkgerelateerde informatie ‘vrij wil zijn’, dan erken je ook dat controle weliswaar goed is, maar vertrouwen beter. Om die omslag te maken is eerst gerichte samenwerking nodig tussen de afdeling Communicatie en HRM/P&O.

Door: Maarten de Vries

Maarten de Vries — Wed, 18 Nov 2009 09:33:37 +0000

Inderdaad erg herkenbaar: statische en verouderde content, afdelingen Communicatie die het allemaal moeilijk en spannend vinden. Ik herken zowel de strijd als de symptomen: daarom heb ik bij mijn huidige werk intranet (’1.0′) gestript tot de essentie.
Bestaande procedures die je nodig hebt bij je werk, ‘levende’ projectinformatie en een dito smoelenboek, zoveel mogelijk gekoppeld aan de haal-informatie.
Er kleven wat nadelen aan 2.0-achtige hulpmiddelen, en je moet goed nadenken hoe je die ondervangt. Om te beginnen heb je een (communicatie)specialist nodig die ‘digitaal anno nu’ begrijpt, maar ook snapt waarom mensen het eng vinden.
Dat is een startvoorwaarde. Als je geen brug weet te slaan tussen de huidige wereld van je collega’s en jouw visie voor samenwerking 2.0 , krijg je het niet verkocht.
Verder is het zaak om te kijken welke mogelijkheden er in de werkpraktijk bestaan: in een sterk ambtelijke of technische omgeving zijn procedures vaak erg belangrijk. Wiki-achtige toepassingen zouden daar wel kunnen helpen bij het delen van praktische tips, maar veel minder voor de harde regels van het vak…

Door: Edwin Stauthamer

Edwin Stauthamer — Wed, 18 Nov 2009 08:04:05 +0000

Op zich een goed en stimulerend artikel om een intranet onderdeel te laten zijn van een ieders dagelijks werk. Het punt dat je mensen wil verbinden om zo de kennis en informatie makkelijker te laten “vloeien” en over te kunnen dragen. Sociale netwerken creëeren is een schitterende manier om kennis te delen. Je punt dat je mensen zou moeten vinden achter de informatie / document is een uitstekend middel daartoe.
Op bepaalde punten noem je echter bepaalde tools zoals wiki’s en blogs waardoor een intranet ineens het predicaat 2.0 zou krijgen. Die versimplificering is jammer. “Je schrijft je documenten in een centrale wiki”… dat is niet de manier waarop binnen organisaties aan informatie- / documentmanagement wordt gedaan. Wiki’s zijn een prachtig middel om dynamische informatie zoals handleidingen en / of kennisbanken mee te faciliteren, maar ze zijn niet geschikt om “documenten” mee te maken. Daarvoor is de structuur te “los” en de hulpmiddelen niet afdoenden.
Ook het geven van het predicaat 2.0 aan een intranet door het toevoegen van een Blog getuigd niet van veel inzicht in organisaties en bedrijfsprocessen (“De explosieve groei van blogs op het web zijn hiervan het beste bewijs”). Binnen een bedrijf heb je te maken met het uitvoeren van taken en rollen in verschillende functies. Voor zeer veel functies is het helemaal niet nodig om te bloggen. Het draagt niet bij aan de uitvoering van een proces. Een hulpmiddel moet iets bijdragen aan het optimaliseren of kostenbesparend maken van een proces of dienst. Uiteraard heeft een weblog wel zin in bepaalde gevallen. Ik wil het nut van een weblog dan ook niet ter discussie stellen, maar mensen in een organisatie doen dingen vanuit een andere motivatie dan op het internet (bekendheid, eeuwige roem, exibitionisme).
Dus… een goed artikel, maar met enkele kanttekeningen.

Door: Richard Nijhoff

Richard Nijhoff — Wed, 18 Nov 2009 08:02:27 +0000

Zeer herkenbaar maar ik denk dat het naast technisch ook nog veel culturele en gedragsaanpassingen vergt. Blijkbaar is het in organisatie moeilijk om de switch te maken van kennis vergaren naar kennis zenden. Op internet is dit al wel aan de gang maar binnen organisaties nog maar beperkt. Deels zal dat zeker in de techniek zitten maar volgens mij zit dit ook echt tussen de oren. Verder worden veel tools zoals Twitter afgeschilderd als speeltjes en vaak ook geblockt door veel IT afdelingen, dus het zal ook nog een hele kunst worden om de waarde van deze tools goed te verkopen aan bedrijven.

Door: Eric

Eric — Wed, 18 Nov 2009 07:44:01 +0000

Heel herkenbaar!
Heb hier gistermiddag net met onze Communicatie afdeling over gesproken. Het goede nieuws is dat zij zeker open staan voor veranderingen à la Web 2.0, maar heel erg zoekende zijn hoe deze toe te passen zijn op het intranet binnen een grote organisatie.