De e-reader in een zakelijke omgeving: waarom nog niet?

De werkzaamheden ‘op kantoor’

Welke activiteiten voert de gemiddelde kantoorwerker uit op een dag? Deze vraag is relevant omdat dat een beeld geeft hoeveel tijd een kantoorwerker besteed aan lezen en informatieverwerking.

Een kantoorwerker besteed aan computer- en leeswerk ongeveer 60% van de werktijd (lezen, schrijven, nadenken, informatie opzoeken, gegevens verwerken, e-mailen, archiveren). De resterende werktijd, ongeveer 40%, is de kantoorwerker bezig met vergaderen en overleg (telefoneren) en andere activiteiten (Vos & van der Voordt, 2001). Uit deze gegevens komt het beeld naar voren dat lezen en informatie verwerken een activiteit is met een hoge tijdsbesteding. Cijfers van het CBS tonen aan dat het beeldschermwerk binnen organisaties blijft toenemen. Ik verwacht dat deze trend zich ook de komende jaren nog doorzet (CBS Statline). De kantoorwerker van vroeger is de kenniswerker van nu. Het beeldschermwerk zal verplaatsen naar buiten het kantoor steeds minder afhankelijk van plaats en tijd.

Digitaal lezen: lezen vanaf een scherm

Tegenwoordig is veel informatie binnen een bedrijf of organisatie digitaal. Mensen creëren digitale informatie met een tekstverwerker op een computer en hebben elektronische communicatiemiddelen tot hun beschikking zoals e-mail en meer moderne vormen van sociale software om snel informatie uit te wisselen. Informatisering en automatisering hebben echter een onverwacht effect. De hoeveelheid papier op kantoor neemt niet af maar juist toe. Zo is het papierverbruik met 40% toegenomen sinds we informatie naar elkaar kunnen mailen. Mensen geven nog steeds de voorkeur aan informatie op papier in plaats van op een beeldscherm (Sellen & Harper, 2001).

Ondanks de opkomst van het beeldscherm lezen kantoorwerkers bepaalde informatie liever van papier dan van een beeldscherm. Lange teksten worden slechter gelezen vanaf een beeldscherm en men heeft de neiging om deze alsnog uit te printen op papier (overigens nodigen lange teksten ook op papier niet uit tot lezen). Een van de redenen kan zijn dat lezen vanaf papier sneller gaat en als minder vermoeiend en daardoor als prettiger wordt ervaren (Nielsen, 2000). Ingespannen turen naar het scherm kan geïrriteerde rode, soms zanderig aanvoelende ogen veroorzaken (van der Meulen & Settels, 2008). Van teksten die in eerste instantie gemaakt zijn voor een papieren variant, zoals brochures en handleidingen is het bovendien waarschijnlijker dat het wordt uitgeprint. Nieuws, nieuwsbrieven en productinformatie worden vaak wel van het scherm gelezen.

Wordt er digitaal gelezen dan verwachten beeldschermlezers daarbij ook een bepaalde mate van interactiviteit in de omgang met de informatie. Bijvoorbeeld de mogelijkheid om door de informatie te zoeken, aantekeningen te maken of door te sturen. Ook willen beeldschermlezers graag weten waar ze zich bevinden in een tekst en document. Deze interactiviteit voorziet in een behoefte, maar zorgt tegelijkertijd ook voor minder overzicht dan bij papierlezen het geval is. De lineairiteit en overzichtelijkheid van papier spreekt veel lezers aan. In vergelijking met papier presenteert een beeldscherm de informatie op een meer verstrooide wijze. Zo zien we naast de tekst op het beeldscherm ook de gebruikersinterface met de menu en knoppenbalken (Nielsen, 2000). Maar weinig kantoorwerkers kennen en gebruiken de optie van hun tekstverwerker om het betreffende document op het volledige scherm weer te geven zonder de knoppenbalk.

Waarmee digitaal te lezen?

In deze paragraaf volgt een korte, en zeker geen uitputtende, opsomming van de technische uitrusting waarover een kantoorwerker kan beschikken om informatie te lezen en te verwerken.

Conventionele en platte beeldschermen voor op kantoor

De logge en conventionele beeldschermen met een kathodestraalbuis (CRT of Cathode Ray Tube) zijn inmiddels op bijna alle kantoren vervangen door platte en minder energie verbruikende beeldschermen die gebruik maken van vloeibare kristallen (LCD of Liquid Cristal Display). Het platte LCD beeldscherm heeft een aantal voordelen ten opzichte van het oude conventionele beeldscherm. Was in 1999 op kantoor een beeldschermdiagonaal van 15 inch met een resolutie van 640 bij 480 beeldpunten nog gangbaar, inmiddels lijkt een 19 inch, of groter, plat beeldscherm gebruikelijk met een resolutie van minimaal 1024 bij 768 beeldpunten. Op deze schermen kan door de grotere beelddiagonaal meer informatie worden afgebeeld. Een ander voordeel van de platte schermen is dat de gehele beelddiagonaal gebruikt kan worden voor het tonen van informatie. Bij de conventionele beeldschermen gaat er een paar inch verloren aan de zwarte rand rondom het scherm.

De platte LCD schermen hebben een grotere beelddiagonaal, een hogere resolutie en een beter contrast. Stuk voor stuk goede kenmerken voor het tonen van tekst. Door de betere beeldkwaliteit zijn de platte schermen bovendien rustiger voor de ogen. Nadeel van deze technologie is dat deze werkt met een achtergrondverlichting en ook het locatiegebonden aspect is een nadeel ten opzichte van papier. Het scherm staat op een vaste plaats en kijkhoek op het bureau.

Smartphones en netbooks voor onderweg

Voor het lezen van korte teksten zijn de smartphones en netbooks sterk in opkomst. Mensen lijken het kleine scherm voor lief te nemen en te accepteren als het om het lezen en beantwoorden en doorsturen van korte teksten gaat en het bijhouden van een elektronische agenda. De nieuwe generatie smarthphones stimuleert het gebruik van microblogging zoals Twitter en andere mobiele informatiediensten en sociale software. Voor lange stukken tekst en langdurig lezen lijkt het minder geschikt.

Elektronisch papier, de e-reader

Voor langere teksten was er tot voor kort geen serieus elektronisch alternatief. Wat is de stand van zaken begin 2010? Er komen steeds meer e-readers op de markt en de belangstelling hiervoor groeit. Ze worden voornamelijk in de markt gezet en gebruikt als elektronische boekenlezers maar kunnen ook gebruikt worden voor het lezen en zelfs bewerken van andersoortige digitale informatie. Dit geeft kansen voor gebruik in een zakelijke omgeving.

Een e-reader is gemaakt van elektronisch papier en werkt met elektronische inkt. Deze beeldschermtechnologie leest net zo aangenaam als echt papier van vezels. Letters worden met 160dpi scherp weergegeven en het scherm is rustig voor je ogen door het ontbreken van achtergrondverlichting zoals we dat kennen van de conventionele en platte LCD beeldschermen. Een ander voordeel van deze beeldschermtechnologie is dat het alleen energie verbruikt als het scherm grafisch moet worden opgebouwd. Als er een nieuwe pagina moet worden getoond. Met de nieuwste generatie e-readers worden enkele technologische barrières weggenomen maar de barrières die blijven lijken een doorbraak vooralsnog in de weg te staan. Dit artikel richt zich op de technische en functionele aspecten. Naast deze zijn er ook auteursrechtelijke en culturele aspecten. Nederlanders zijn afwachtend ten aanzien van de e-reader (Adformatie, 2008).  Daar lijkt nu verandering in te komen getuige het succes van onlinewinkel bol.com (Volkskrant, 2010).

Het bedrijf iRex richt zich met dit product op de zakelijke markt daar waar andere e-reader fabrikanten zich vooralsnog op de consumenten markt richten en hun product vooral als vervanger van het fysieke boek of tijdschrift positioneren en niet als mogelijke vervanger van papier.

Nemen we de iRex Digital Reader 1000s als voorbeeld dan is de schermafmeting met het toenemen van de schermdiagonaal naar 10,2 inch verder toegenomen waardoor een A4 zich nu bijna 1:1 laat lezen. Dit doordat de witranden om de tekst worden weggelaten. Door gebruik te maken van de touchscreen-invoertechnologie van Wacom zijn aantekeningen te maken door te schrijven met met een stylus-pen op het scherm (Frankwatching, 2009).

Er zijn nog enkele beperkingen in het ontwerp en fouten in de software die een doorbraak en grootschalig gebruik in de weg lijken te staan. Zeker in een zakelijke en veeleisende omgeving is dit een aandachtspunt. Het verhelpen van de tekortkomingen en toevoegen van nieuwe mogelijkheden zoals het ontsluiten van bedrijfstoepassingen en bijvoorbeeld managementinformatie zal in mijn optiek een doorbraak forceren.

Het Amerikaanse onderzoeksbureau Forrester Research voorziet een forse groei in aantallen gebruikers en functionele mogelijkheden, binnen nu en 3 jaar.

Enkele aandachtspunten van de iReX Digital Reader 1000S (zoals deze worden besproken op o.a. het iRex Forum):

• Beperkt compatibel met gangbare bestandsformaten,
• Software met fouten die zorgen voor een spontane herstart en vastlopen van de e-reader,
• Traagheid van opstarten, openen van teksten en bladeren,
• Beperkte functionaliteit, geen webbrowser,
• Ontbreken van draadloze connectiviteit. Daardoor ben je afhankelijk van een vaste pc om informatie op de e-reader te krijgen (de DR1000SW is nog niet gelanceerd),
• Scherm is kwetsbaar en breekbaar, het scherm kan erg weinig druk verdragen,
• Beperkte accuduur en de accu is niet vervangbaar/verwisselbaar,
• Geen kleur, 16 grijstinten (dat is al meer dan bij de concurrentie),
• Fors gewicht, ongeveer 500 gram

Conclusie

Wat zijn mijn belangrijkste conclusies? Bij digitaal lezen is er ook behoefte aan informatieverwerkende functies. Er lijkt niet zo zeer behoefte aan een traditionele 1:1 vervanging van papier, maar meer aan een apparaat dat digitaal lezen met digitale informatieverwerking combineert. Bijvoorbeeld het maken van notities door te schrijven op een scherm in handzaam formaat. Denk bijvoorbeeld ook aan het gelijktijdig kunnen lezen en raadplegen van andere informatiebronnen op het web of bedrijfsnetwerk. We kunnen stellen dat door alle technologische vernieuwingen het beeldschermwerk steeds aangenamer wordt. Voor het lezen van korte teksten zoals e-mail lijken de huidige technologische voorzieningen een oplossing te zijn als papiervervanger. Voor lange teksten is nog geen goed antwoord op papier. Dit door de de huidige gebreken en beperkingen. Wellicht dat de tablet een geduchte concurrent wordt voor de e-reader.

De displaytechniek van de e-reader geeft een voorproefje van toekomstige mogelijkheden als papiervervanger. De ontwikkelingen op het vlak van elektronisch papier zitten in een stroomversnelling door de toenemende verkoop. Mijn verwachting is dat binnen 3-5 jaar de genoemde gebreken en beperkingen verholpen zijn door de fabrikanten. Daarna zijn er nog de nodige zaken te overwinnen op het vlak van gebruikersacceptatie. De kantoorwerker is immers gewend aan werken met papier.

Bedrijven en organisaties doen er goed aan om zich nu al voor te bereiden en kansen te benutten in een vroeg stadium.

Dat kan door nu al te experimenteren en daarmee een beeld te vormen over de vragen: Hoe kan de e-reader worden ingepast in de processen? Welke toepassingsgebieden en mogelijkheden zien kantoorwerkers (medewerkers en management)? Hoe open en flexibel zijn e-readers om nieuwe functies toe te voegen? Welke nieuwe vaardigheden zijn er nodig om effectief en efficiënt digitaal te lezen? Zo heeft de Open Universiteit het project e-book gestart, waarin wordt nagegaan op welke manier het e-book en de e-reader een rol kan spelen bij de uitlevering en het gebruik van studiemateriaal dat tot nu toe nog vooral op papier uitgeleverd wordt (Open Universiteit, 2010).

iRex heeft ervoor gekozen om het platform van hun e-readers beschikbaar te stellen voor andere ontwikkelaars als open source. Dat verdient navolging bij andere fabrikanten. Hierdoor is het voor elke organisatie mogelijk om ontbrekende functionaliteit voor koppelingen met eigen systemen en gegevensverzamelingen toe te voegen aan de basisfunctionaliteit van de e-reader.

Over een paar jaar staat enkel een gebrek aan fantasie het gebruik van een e-reader in een zakelijke omgeving nog in de weg. En natuurlijk gebruikersacceptatie. En dat kan worden versnelt door een groot aantal printers de deur uit te doen.

Referentielijst

• Adformatie, 2008. Nederlander afwachtend ten aanzien van e-reader.
• Sellen & Harper, 2001. The Myth of the Paperless Office. Korte samenvatting in pdf.
• Vos & van der Voordt, 2001. Het kantoor van morgen vandaag bezien. M&O Tijdschrift voor Management en Organisatie (55) nr.4, 46-62
• Nielsen, 2000. Functioneel webdesign.
• van der Meulen & Settels, 2008. Praktijkgids Arbeidshygiëne – Beeldschermwerk.
• CBS Statline.
• Irex Forum.
• Open Universiteit, 2010. Project e-book Open Universiteit.
• Frankwatching, 2009. Renée Filius. e-reader in het onderwijs.
• Volkskrant, 2010. Wouter Keuning. ‘Succes e-reader is grote verrassing’.