De Nederlandse overheid staat voor de grootste bezuinigingen uit de recente geschiedenis. Daarbij zal haar eigen bedrijfsvoering als een van de eerste posten een deel van de pijn moeten opvangen. Dat kan niet meer met de kaasschaafmethode. Wij betogen dat Het Nieuwe Werken de overheid niet alleen helpt in het primaire proces door te moderniseren, maar ook mogelijkheden biedt om stevig te besparen op de bedrijfsvoering.
De Nederlandse overheid staat onder druk om stevig te bezuinigen. Zowel de Rijksoverheid en haar uitvoeringsorganisaties, als de waterschappen, provincies en gemeenten zullen de broekriem moeten aanhalen. Welke doelstelling het nieuwe kabinet de publieke sector oplegt is nog niet duidelijk, maar het staat vast dat het jaarlijks om tientallen miljarden euro’s gaat. De geschiedenis leert dat één kostenpost sowieso zal worden aangepakt: die van de interne organisatie. De eigen bedrijfsvoering van de overheid is weinig ‘sexy’ en daarmee politiek ongevoelig, wat maakt dat het snel onderwerp van bezuiniging zal worden.
Bezuinigen op de bedrijfsvoering is echter vaak heel lastig gebleken. Een van de redenen daarvoor is dat we in Nederland een rijke historie hebben van kaasschaafbezuinigingen. Het behoeft weinig betoog dat deze aanpak, die de oorzaken van de tekorten uit de weg gaat, vrijwel altijd slechts tijdelijk effect heeft. Op de lange termijn is bezuinigen op deze manier niet mogelijk.
Het Nieuwe Werken
Uit recent onderzoek dat wij deden voor een grote gemeente, bleek dat bij invoering van Het Nieuwe Werken (HNW) op het terrein van de ondersteuning forse besparingen mogelijk zijn. Er is hier op Frankwatching al veel over HNW geschreven, maar nog weinig over de toepassingsmogelijkheden en kosteneffecten bij de overheid. In dit artikel schetsen we daarom een aantal aan HNW gerelateerde bezuinigingen die in onze opinie de komende jaren binnen alle overheidsorganisaties doorgevoerd kunnen worden. We richten ons daarbij enkel op de ondersteunende kosten. De baten slaan neer in drie domeinen: ICT, huisvesting en secretariële ondersteuning.
Informatie en Communicatie
De relatie tussen Het Nieuwe Werken en ICT is wederkerend. Enerzijds zijn investeringen in ICT nodig om Het Nieuwe Werken mogelijk te maken. Anderzijds leidt een duidelijke keuze voor een andere manier van werken ertoe dat redundante infrastructuren kunnen verdwijnen. Standaardisatie is het belangrijkste instrument om dat te bereiken. In onze visie kunnen alle medewerkers – vrijwel zonder uitzondering – worden uitgerust met een uniforme laptop en een smartphone. De laptop is voorzien van een dongle voor mobiele internettoegang. De browser is de belangrijkste software. Zoveel mogelijk standaardapplicaties worden geleverd vanuit de cloud: e-mail, bestandsopslag en samenwerkingstools . De Cloud staat daarin voor elke oplossing waarbij, via het internet, gestandaardiseerde en door een extern partij beheerde diensten worden geleverd. Toegang tot bedrijfseigen applicaties gebeurt zoveel mogelijk via het web; legacy kan via een terminal-serveroplossing (of andere vorm van applicatie virtualisatie) worden benaderd.
Op deze manier kan en moet een einde worden gemaakt aan desktop pc’s en eigen e-mail- en bestandsservers. Vaste bekabeling en LAN’s kunnen verdwijnen ten gunste van WiFi en directe internettoegang. De vaste telefooncentrale kan de deur uit met een persoonsgebonden mobiele telefoon voor iedereen. Interne postrondes kunnen verdwijnen als post wordt gescand, en er kan stevig bespaard worden op printkosten door de mobiliteit van de computers.
Huisvesting
Dat HNW besparingen oplevert in het aantal vierkante meters kantooroppervlak dat nodig is, is een van de grote drivers voor alle organisaties die HNW invoeren.
Binnen overheidsorganisaties is het vaak gebruikelijk dat er voor sommige personen meer dan één werkplek is, en ook zijn er vaak vaste werkplekken voor personen die slechts part-time werken. Dit betekent dat er vaak wel zo’n 1,2 tot 1,3 werkplek per FTE beschikbaar is. Het terugbrengen van deze factor naar 0,8 of zelfs 0,7 – natuurlijk in combinatie met het creëren van overlegruimten en thuiswerkfaciliteiten – levert dus behoorlijke besparingen op.
Secretariaat
De laatste categorie is wellicht wat verrassend. Moderne en mobiele IT stelt medewerkers in staat om veel administratieve handelingen zelf te verrichten tegen minimale inspanningen. Het maken van de meeste afspraken kan zonder tussenkomst van een secretariaat. De elektronische agenda is immers altijd onder handbereik en via de dataverbinding gesynchroniseerd. Interne formulierenstromen kunnen naar het web worden verplaatst. Ook papieren stukken worden meer en meer via het DMS opgeslagen en geraadpleegd. Met het verdwijnen van vaste lijnen en het adresboek dat zowel telefoon als e-mail gegevens bevat, vervalt ook de functie van afdelingstelefoniste.
Dus waarom zou de bij overheden vaak relatief uitgebreide ondersteuning nog nodig zijn? Wij schatten in dat bij een goede HNW invoering minimaal 30% van de secretariële ondersteuning moet kunnen vervallen.
Rekenmodel
Voor een grote gemeente hebben wij een rekenmodel ontwikkeld dat de kosten van een geheel opnieuw ingerichte ondersteunende functie met moderne IT bepaalt. Een grove vergelijking met de huidige kosten duidt op een besparingspotentieel van enkele duizenden euro’s per medewerker per jaar. Voor de grotere overheidsorganisaties kunnen de structurele besparingen daarmee oplopen tot (tientallen) miljoenen.
Ratio versus hype
Die besparingen vereisen echter meer dan een toverslag. Uiteraard zijn er omschakel- en investeringskosten nodig om de huidige situatie te veranderen. Maar nog belangrijker is dat overheidsorganisaties doordrongen raken van Het Nieuwe Denken. Dat betekent dat de mogelijkheden van andere manieren van werken en van nieuwe technologie worden begrepen. Het Nieuwe Werken moet niet worden gehyped, maar juist rationeel worden bekeken. Een context van bezuinigingen helpt daarbij.
Het Nieuwe Denken betekent echter ook dat er fundamentele keuzes moeten worden gemaakt ten koste van de kaasschaaf. Er moet afscheid worden genomen van sommige ingesleten gedragspatronen en ‘verworven rechten’. En het betekent ook en vooral dat in de hele organisatie een zekere permanente onrust ontstaat over de kosten van ondersteuning en inefficiëntie. Het Nieuwe Denken gaat niet om het toepassen van noviteiten, maar om het focussen op de kerntaak van de organisatie. Een euro die nodeloos is uitgegeven aan het verplaatsen van bureaus, het trekken van kabels of het rondbrengen van onbelangrijke interne post, kan niet meer worden besteed aan de oplossing van een maatschappelijk probleem.
Ik schreef dit artikel samen met Ton Monasso, hij is eveneens senior adviseur bij Zenc.
Harro Jacobs 
Kevin 
Remon Hendriksen 
Jeroen van Eck 
Ingrid 
Goed initiatief om HNW bij de overheid onder de aandacht te brengen en kansen aan te reiken. Ik betwijfel echter of geld een succesvol argument zal zijn.
Ten eerste is HNW nog vrij experimenteel. Niemand weet nog precies “hoe het moet”. Er is een gedrags- en cultuurverandering nodig, van wantrouwen en controle naar vertrouwen, zelfstandigheid, vrijheid. De ICT is een uitdaging vanwege bijvoorbeeld legacy apps. Met andere woorden – als je nu met HNW aan de slag gaat, ben je een innovator of eary adopter. En dat kost altijd geld, veel geld. Ik vraag me af wanneer er echt geld bespaard gaat worden.
Ten tweede, als geld je belangrijkste driver is, dan is het afbreukrisico enorm. Als het tegenzit en de financiele doelen niet gehaald worden, dan is er geen enkele reden meer om er nog mee door te gaan.
Ik zou mensen ervan willen overtuigen dat er enorme noodzaak is om op een andere manier te organiseren. Kenniswerk is van karakter veranderd en kenniswerkers hebben andere behoeften en drijfveren.
Ik hoop dat beslissers zich realiseren dat je met HNW veel meer kwaliteit kunt leveren en dat mensen veel gelukkiger bij je werken. En dat je er flink mee kunt besparen, is mooi meegenomen.
En ja, dat betekent dat er iets meer gedaan moet worden dan wat facilitaire ingrepen…
HNW als bezuinigingsmaatregel? Twee vragen: 1. hoe kun je met laptops arboproof werkplekken creeren? Overal dockings neerzetten en externe toetsenborden en muizen? Of toch een combi met enkele standaardwerkplekken? 2. Wat betreft secr. ondersteuning: ik ken weinig uitvoerende en beleidsambtenaren die uberhaupt die ondersteuning hebben, vrijwel al mijn directe collega’s (directeur en leidinggevenden delen vaak 1 fte secr.) beheren zelf hun agenda, boeken via intranet zelf vergaderruimtes en maken zelf afspraken. Hebben jullie een idee hoe de verhouding adm. ondersteuning/ medewerker is?
@Betty
Een manier zo kunnen zijn om in de 25 grootste steden (of meer) flexibele werkplekken voor ambtenaren te creëren. Het maakt dan dus niet uit of je voor BZ of voor de gemeente Zwolle werkt, die werkplekken zijn er voor iedereen die bij de overheid werkt.
Dat voorkomt dan dus files, want iedereen werkt de meeste tijd in de buurt van zijn woonplaats.
Heel zinnig om HNW te framen naar bezuinigingen, het enige wat nu echt telt. Besparing op huisvesting lijkt me de allergrootste maar heeft als nadeel dat dit niet in één keer beschikbaar komt, lopende contracten, panden in eigendom etc.
ICT komt per saldo denk ik niet lager uit tenzij ‘bring your own device’ wordt toegepast, werkgever betaald mee aan de particuliere aanschaf van mobiel en laptop van haar medewerkers. Ook nog eens heel duurzaam.
Secretariële ondersteuning is nog al gezocht, daar verwacht ik niet veel van. Echte besparingen gaan komen als (interne)mensen beter, sneller en tijdelijk gealloceerd kunnen worden. Dat scheelt inhuur en gaat onderbenutting van arbeid tegen. Hiervoor is veel nodig maar om in de ‘randvoorwaardelijke’ sfeer te blijven; flexibiliteit en variëteit in het aanstellingsbeleid. Dat gaat echt veel geld opleveren.
Als HNW ook ziekte verzuim kan terug dringen gaan we echt geld verdienen. Heeft iemand daar cijfers van?
Beste Tom, bedankt voor je artikel. Inmiddels constateer ik dat overheden (zowel lokaal als centraal) in toenemende mate aan de slag gaan met HNW, vaak een spannende zoektocht met allemaal nieuwe kansen, maar ook met nieuwe vragen. Overigens ben ik erg benieuwd naar jullie rekenmodel en de toepasbaarheid ervan voor andere overheidsorganisaties (is het open source?).
Op http://www.ambtenaar20.nl/?p=5644 heb ik een inventarisatie gemaakt van vijf kansen voor kostenbesparing bij de overheid met HNW en Web 2.0. Er zitten veel aanknopingspunten met de dingen die hier genoemd worden.
Beste Tom, bedankt voor je artikel. Inmiddels constateer ik dat overheden (zowel lokaal als centraal) in toenemende mate aan de slag gaan met HNW, vaak een spannende zoektocht met allemaal nieuwe kansen, maar ook met nieuwe vragen. Overigens ben ik erg benieuwd naar jullie rekenmodel en de toepasbaarheid ervan voor andere overheidsorganisaties (is het open source?).
Op http://www.ambtenaar20.nl/?p=5644 heb ik een inventarisatie gemaakt van vijf kansen voor kostenbesparing bij de overheid met HNW en Web 2.0. Er zitten veel aanknopingspunten met de dingen die hier genoemd worden.
Tom, binnen de rijksoverheid wordt al een tijd gewerkt aan de ‘digitale werkplek rijk’ (programma DWR). Zoals op de website van het ministerie van BZK te lezen is: “Dit programma werkt aan een gestandaardiseerde digitale werkplek voor rijksambtenaren. De eerste implementatie ervan is die van het deelproject ‘Gezamenlijke Ontwikkeling Uniforme rijksDesktop (GOUD)’. Daarbij gaat het om zes departementen: Financiën, AZ, V en W, SZW, VWS en BZK. Naar verwachting volgt in 2011 een versie 2.0 waarbij gebruik wordt gemaakt van open standaarden en zo mogelijk ook van open source.”
Hoe kijk jij aan tegen dit programma in het licht van jouw artikel?
Ben ik de enige die zo enorm moe wordt van dat alle veranderingen in de wereld maar aan geduid worden met “het nieuwe…” of “… 2.0″ of zijn er meer die er genoeg van hebben?
Iedere scheet die anders ruikt dan de vorige wordt al scheet 2.0 of het nieuwe scheten laten genoemd. Toen het nog maar af en toe gebruikt werd bij hele grote veranderingen, zoals web 2.0, had het nog wel impact en zei het nog wat over de grootte van de verandering. Okay. Vooruit. Het nieuwe werken lijkt ook een grote verandering te worden. Maar door uitbuiting van deze termen (bijvoorbeeld het nieuwe rijden of verzekeren 2.0) verliest het begrip in mijn ogen enorm in waarde.
Sorry mensen… Ik moest het even kwijt…
“Vaste bekabeling en LAN’s kunnen verdwijnen ten gunste van WiFi en directe internettoegang.”
Daar vindt ik de auteur wat kort door de bocht. Juist voor HNW is betrouwbare connectiviteit van vitaal belang. Ook in de nabije toekomst zullen draadloze technieken niet genoeg capaciteit hebben.
Interessant artikel. In het onderwijs is het met het gebrek aan geld niet anders.
Ik ben dan ook heel benieuwd wat een dergelijke manier van werken / denken zou betekenen op onze school. Zijn bovenstaande uitwerkingen überhaupt projecteerbaar op een onderwijs organisatie?
Wie heeft tips, ideeën of ervaringen?
Allereerst bedank ik ieder voor de reacties; ik zal proberen jullie zo uitgebreid mogelijk te beantwoorden:
Bert Slagter beargumenteerd dat HNW meer is dan alleen bezuinigingen. Dat klopt natuurlijk, maar het doel van HNW is natuurlijk niet alleen om de werknemer gelukkiger te maken. Het bedrijf of de overheid is er voor de burger, en moet zijn taken uitvoeren (op een slimme manier) tegen redelijke kosten. Ons argument is juist dat er in de loop der jaren allerlei structuren zijn gegroeid die geld kosten, en door HNW (op een juiste manier) in te zetten, besparingen opleveren. Dat komt door productievere werknemers, maar ook (en dit punt belichten we in dit artikel) door het kunnen snijden in de ondersteunende kosten. En als dat moet betekenen dat iedereen een arboproof laptop krijgt (die zijn er hoor, ik werk er ook op ), dan moet dat maar! De digitale werkplek rijk (GOUD) lijkt wat dat betreft ook wel wat op onze ideeen. Waar je wel voor moet oppassen, is dat er straks één werkplek is, en ieder ministerie straks toch weer eigen smartphones aanschaft, of toch nog extra eigen laptopjes uitdeeld, waarop weer allerlei ministerie of afdelingspecifieke voorzieningen aanwezig zijn. Vooral moet je, m.i., dat soort redundante infrastructuur voorkomen als je wil besparen.
HNW is nu juist zo mooi, omdat het hele concept van HNW het mogelijk maakt om redundantie af te schaffen. Digitaal werken -> archief eruit! Laptops -> desktops eruit. Mobieltje -> vaste telefoon eruit.
Volgens mij komt elke organisatie dan ook in aanmerking voor veranderingen die dit denken implementeerd. Ik denk dat bijvoorbeeld ook het onderwijs (Martin) absoluut in aanmerking komt voor dit type verandering. Toetsgegevens niet meer in de eigen computer zetten, uitprinten, naar leerling admin brengen om het vervolgens in het archief op te slaan, maar gewoon meteen meteen zelf als docent de gegevens in de Leerling Admin invoeren bijvoorbeeld.
Gebrand schrijft: Huisvesting lijkt me de grootste besparing maar kan niet altijd meteen worden gerealiseerd (contracten e.d.) Dat is absoluut waar. De meeste organisaties zijn echter niet in één pand gevestigd. Zelfs kleinere gemeenten kunnen vaak relatief snel van een gedeelte van hun huur af. Anders is het in ieder geval zaak om de eerste de beste nieuwe huuronderhandeling aan te grijpen.
Raymond: Het rekenmodel is niet open source, helaas. Je moet heel precies de context kennen, wil je de juiste gevolgtrekkingen kunnen maken. Wel kunnen wij specifieke organisaties natuurlijk altijd helpen met het doorrekenen van hun eigen situatie.
[...] Dit artikel verscheen eerder bij Frankwatching. [...]
Interessante discussie! Ik denk dat inboeken van bezuinigingen in de sfeer van (secretariële) ondersteuning door invoering van HNW nog een beetje voorbarig is. Als je bestaande organisaties qua structuur, processen, e.d., intact laat en tegelijkertijd én bezuinigt én HNW invoert, vergroot je de druk in plaats van dat je deze vermindert. Dit zal leiden tot toename van fricties en daarmee van frictiekosten.
Het is een misvatting om te denken dat reductie van het aantal ambtenaren door invoering van HNW op zichzelf leidt tot kostenreductie. Er wordt dan ten onrechte geen rekening gehouden met het feit dat een groot deel van de kosten blijft doorlopen. Misschien niet bij de organisatie maar wel in maatschappelijk opzicht. Als je bijv. een secretaresse laat afvloeien, heeft zij altijd nog recht op allerlei uitkeringen waardoor zij gewoon op de rijksbegroting blijft drukken.
Naar mijn idee zijn veel ingrijpender maatregelen nodig om echt effect te bereiken, bijv. het reduceren van elk overheidsorgaan tot circa 20% van de huidige omvang. Of (nog vergaander) het toepassen van zero base budgetting: van scratch opnieuw ontwerpen (= heruitvinden) van overheidsprocessen rondom topics. Dit zijn dominante (politieke) thema’s die zijn afgeleid uit gedegen analyses van maatschappelijke ontwikkelingen en veranderingen in behoeften van burgers en organisaties. Als een bepaald probleem niet binnen de invloedssfeer ligt van de gekozen topics en burgers willen er toch iets aan doen, zullen ze zelf de verantwoordelijkheid moeten nemen en het probleem aanpakken (‘in the crowd’).
Het is de vraag of het heruitvinden van overheid door ambtenaren zelf uitgevoerd moet worden. “Je vraagt de kalkoen toch ook niet wat we met Kerstmis zullen eten”. Misschien is het verstandig een soort interimmanagers in te schakelen die niet uit de sector afkomstig zijn, een bewezen track record hebben op het gebied van complexe turnaround processen, niet in opdracht van politici of ambtenaren werken en per periode betaald krijgen op basis van de behaalde resultaten.
Dit zijn zo enkele losse gedachten die bij me opkomen. Er is beslist nog meer denkwerk nodig door velen vanuit diverse invalshoeken. Het mooie is dat dit nu steeds beter kan met toepassing van nieuwe op sociale media gebaseerde methoden zoals bijv. crowdsourcing en co-creatie. Echte veranderingen zijn alleen mogelijk als de veranderingsprocessen buiten de invloedssfeer van de huidige politieke en ambtelijke elite gehouden kunnen worden. De vraag is of dit mogelijk is.
Aanrader: Als je alles wilt lezen over het nieuwe werken. Meer dan 700 artikelen over het nieuwe werken: http://www.werken20.nl
Greg