De keuze aan tools op het internet (‘cloud’) is enorm en ze worden steeds professioneler. Bijna alles is al bedacht en de ontwikkelingen gaan door, in razend tempo. Wil je verzekerd zijn van state-of-the-art ondersteuning in je werk, maak dan gebruik van wat beschikbaar is. Probeer en experimenteer. Maar werkt dat wel echt zo?
Beide benen op de grond
Voordat je aan het werk gaat met tools uit de cloud is het belangrijk om er even bij stil te staan dat er een aantal dingen anders zullen zijn dan je bent gewend. In de privésfeer werken veel mensen al een tijd met allerlei (gratis) beschikbare tools (Skype, WordPress, Gmail) en zijn gewend aan de mogelijkheden daarvan, maar ook aan de kaders of beperkingen. En dat is nou juist iets dat bij het zakelijk gebruik wel eens vergeten wordt.
Organisaties zijn gewend aan vaste processen als er gekozen wordt voor een (nieuwe) ICT-oplossing. Systemen worden aangeschaft ter ondersteuning van de bedrijfsprocessen en vaak valt de keuze op grote pakketten, enterprise oplossingen, die via maatwerk worden aangepast aan de organisatie.
Tools uit de cloud zijn echter niet zomaar ‘custom made’ voor de organisatie. Een samenwerkomgeving bijvoorbeeld (denk aan Basecamp of Teambox) is gestandaardiseerd en niet gemaakt met de intentie om aanpasbaar te zijn voor elke organisatie. En als er al mogelijkheid is om de tool meer aan te laten sluiten bij de wensen van de organisatie, dan kost dat vaak veel tijd en specialistische kennis. Er gaat daarom een belangrijke mindshift vooraf aan het succesvol zakelijk inzetten van tools uit de cloud.
Onderstaand filmpje geeft een goede uitleg over wat werken in de cloud, ‘cloud computing’, inhoudt.
Dat gezegd hebbende… waarom zou je dan wel kiezen voor werken in de cloud? Een aantal redenen:
Proberen in plaats van implementeren
Het uitproberen van een tool heeft veel minder om het lijf dan het implementeren van een zware applicatie. Dat maakt het mogelijk om te experimenteren. Het stelt medewerkers en teams in staat om ongedwongen te ondervinden met welke tools zij zich maximaal ondersteund voelen in hun werk, zonder dat ze vanuit de directie of ICT-afdeling worden opgelegd. Bovendien, als iets niet blijkt te werken, zijn er voldoende alternatieven om uit te proberen.
Individu staat centraal
Enterprise-applicaties worden aangeschaft en aangepast om goed aan te sluiten bij de wensen van de organisatie (bijvoorbeeld vanwege de koppeling met bestaande systemen). Bij het werken in de cloud staat echter de wens van het individu centraal. Er wordt geredeneerd vanuit de personen die de werkzaamheden uitvoert en het optimaal ondersteunen van hen. Uiteraard is ook hier 100% satisfaction op individueel niveau niet haalbaar, maar door mensen vrijer te laten in hun keuze voor techniek is het wel mogelijk om op hoog niveau individuele voorkeuren te faciliteren.
State of the art
In de cloud werken staat vaak gelijk aan werken met splinternieuwe, ‘state-of-the-art’ spullen. De ontwikkelingen volgen elkaar razendsnel op en over het algemeen is het zelf installeren of aanschaffen van updates niet nodig. Kijk bijvoorbeeld naar het ontwikkeltempo van Google. De functionaliteiten die je vandaag niet hebt, zijn er morgen wel. De organisatie lift mee op de golf van innovatie en dat stelt je in staat om altijd voorop te lopen.
Efficiënt werken
Ook al zijn sommige tools die in de cloud worden aangeboden met slim programmeerwerk om te bouwen tot maatwerk, we kunnen juist veel leren van het standaard aanbod. Organisaties zijn gewend om de techniek aan te passen aan de manier waarop er al jaren gewerkt wordt, maar andersom redeneren kan heel waardevol zijn. De manier waarop we ons werk inrichten komt vaak voort uit gewoonte en niet vanuit efficiëntie. Grijp daarom niet te snel naar maatwerk, maar neem je manier van werken onder de loep en laat de tool je helpen om je werk en processen efficiënter in te delen. Het gaat niet alleen om de fit met de organisatie, maar ook om de fit met de taak.
Eigen expertise
De keuze voor een enterprise-oplossing komt veelal voort uit het gemak van ‘alles in één systeem hebben’. Maar is dat wel verstandig? De tools die in de cloud beschikbaar zijn, zijn namelijk specialistisch en erg goed in het ondersteunen van een onderdeel van het dagelijkse werk. Een goede tool voor het bijhouden van acties en taken bijvoorbeeld, levert eenvoudig meer overzicht op dan de standaard functionaliteit binnen een groot pakket. Bovendien zijn er steeds meer tools op de markt die met elkaar integreren.
Altijd benaderbaar
Informatie die is opgeslagen in de cloud is altijd overal beschikbaar. Iedereen kan eenvoudig vanaf thuis of onderweg documenten raadplegen, het CRM-systeem bijwerken, of presentaties laten zien met een iPad. Vergeten om documenten op een USB-stick te zetten of inloggen met een VPN is er niet meer bij.
Organiseer de cloud
Uit bovenstaande punten komt naar voren dat het werken op basis van cloud tools een andere manier van denken en werken met zich mee brengt. Vanzelfsprekend heeft dat ook consequenties voor het organiseren van ICT en de manier waarop je de mensen in de organisatie daar op voorbereidt. Het is goed om mensen te betrekken bij de keuze voor tools die de hele organisatie aangaan. Of beter nog, faciliteer de eigen keuze van medewerkers. Neem medewerkers mee in die manier van denken en werken die anders is dan ze zijn gewend. Een mindshift wekt vaak weerstand op en mensen hieraan laten wennen én goed ondersteunen helpen hierbij.
Of er nu besloten wordt om de organisatie vrij te laten in de keuze voor tools, of dat er gewerkt wordt met een selectie ervan, een goede centrale plaats waar tools en mensen bij elkaar komen, geeft overzicht. Een (sociaal) intranet biedt een plaats voor koppelingen naar de verschillende tools, ondersteunt middels een ‘how-to’ onderdeel en geeft ruimte voor het stellen van vragen en het delen van kennis. Zie het als een ‘enterprise appstore’ met een helpdesk en community. Een juiste mix van tools en ondersteuning, geeft iedereen de ultieme persoonlijke shake!
Altijd verzekerd zijn van ‘state-of-the-art’ ondersteuning in je werk, op een efficiente manier passend bij jouw expertise. Streven naar ‘one size fits all’ past daar niet bij, net als het maatwerk om alles in één systeem onder te brengen daar niet bij past. Wees je daarvan bewust. Maak gebruik van wat beschikbaar is. Probeer en experimenteer. En als het niet voldoet, dan zoek je wat anders. Ja, dat werkt echt zo! Of is jouw ervaring anders?
Hoi Elsa,
Mooi betoog voor de kansen welke cloud computing biedt. Toch heb ik soms ook mijn twijfels of ziets wel bij een groot aantal (vaak grotere) organisatie past.
Neem bijvoorbeeld de overheid: vergeten USB sticks leiden nog wel eens tot lastige situaties. Dat geeft direct het belang aan van beveiliging aan. Dus ook naar cloud software. Dat heb je niet altijd zelf in de hand, wat fundamenteel is wanneer je met gevoelige informatie werkt.
Het nadeel van veel Software as a Service (SAAS) is ook het ‘perpetual beta’ syndroom. Toegegeven; software ontwikkelt zich sneller en vaak meer in dialoog met de gebruikers (groot voordeel), maar het verandert soms wel erg snel. Dat vraagt ook aanpassingsvermogen van de gebruikers en de werkprocessen.
Daarnaast leidt vrije beschikbaarheid en eenvoudige implementatie ook nog wel eens tot heel veel ‘hobby-projectjes’ en zo ontstaan (zeker in grotere organisaties en/of samenwerkende ketens) incompatible ‘eilandjes’. Het maturity niveau in business/IT alignment gaat dan mank.
Ik denk persoonlijk dat dit dingen zijn waarom voor een groot aantal (met name grotere) organisaties Cloud Computing nog te vroeg komt. Het vraagt om een mind shift en een andere manier van nadenken over IT en business.
Desalniettemin ben ik een groot fan. Het is lost heel veel problemen op en vooral voor kleinere ondernemingen en virtuele teams maakt het (samen)werken een stuk makkelijker. Ik ben wel heel benieuwd naar succesverhalen van SAAS implementaties bij grotere organisaties. Hoe hebben ze Cloud Computing ontdaan van het hobby karakter?
-Arnout
@arnout, dank voor je reactie!
Ik ben het geheel eens met de punten die je noemt. Dat zijn precies de zaken die bij een overgang naar de cloud goed moeten worden doordacht zodat er op geanticipeerd kan worden. Ik heb daar ook zeker ideeën over en ik was van plan die in een volgende blog te benoemen
Beveiliging is natuurlijk een hot issue en er is best het eea over te zeggen, maar ook voor het vermijden van een hobby karakter zoals jij dat benoemt, zie ik echt kansen. Denk aan de ‘enterprise app’ store en de afspraken die je onderling maakt voor het opslaan van belangrijke documenten op een centrale plaats, etc.
Genoeg stof om nog een blog mee te vullen. Leuk dat je ze aanstipt!
@Elsa,
Hmmm, ben nu heel benieuwd naar je volgende post. En een Enterprise App Store… geweldig idee!
Over doordacht implementeren: het zwaartepunt ligt volgens mij juist bij het verandervraagstuk op organisatievlak en niet zozeer het IT-vraagstuk. Dus benieuwd naar jouw ideeën!
@arnout
Volgens mij kunnen we het eens zijn over het zwaartepunt aan de organisatiekant. Dat is ook juist onze (hutspot) expertise bij dergelijke vraagstukken. Met enterprise appstores (leuk dat je ‘m leuk vindt!) en document management zijn eindoplossingen die voortvloeien uit door de organisatie gemaakt keuzes. Zo moet je m’n comment ook lezen hoor, niet als technische oplossing.
Leuk en duidelijk stuk! Als aanhanger van de cloud in organisaties zal ik voor je pleiten
Interessante blogpost Elsa!
Wat is je mening over de transparantie van de kosten?
Bij Saas krijg je wat je ziet. SaaS-klanten kunnen eerst de applicatie proberen tegen zeer lage kosten of zelfs gratis. Bovendien is een abonnement vaak eenvoudigweg op te zeggen. Vergelijk dat eens met het zelf ontwikkelen van applicaties. Bijvoorbeeld bij de start van een eigen maatwerk project is geen garantie noch zekerheid over het eindresultaat én de hoogte van de eindfactuur. De applicatie moet nog gebouwd worden en daarnaast zijn er ook extra hardwarekosten, en kosten voor hosting en onderhoud. En vergeet daarbij niet de kosten voor nieuwe updates op te tellen.
@Arnout
De meeste SaaS-diensten worden gehost in beveiligde hostingomgevingen met regelmatige backups en een gegarandeerde uptime van 99.95%. Het is de vraag of organisaties die gaan voor zelf bouwen, hosten en onderhouden het zelfde kunnen realiseren. Het is schrikbarend hoe slecht dat soms is geregeld.
@dennis Dank, leuk te horen!
@mujibor Eens, tools uit de cloud zijn qua kosten in die zin veel transparanter. Wat daarbij ook gaat helpen is werken met een partner die cloud diensten aanbiedt. Dan zit je niet met veel verschillende facturen, maar krijg je alles netjes in een maandelijks bedrag gepresenteerd. Maar vergeet niet de extra kosten die je besteedt (in mijn optiek, als je het goed wil doen) aan het inrichten van de organisatie, begeleiden van medewerkers, de organisatie meenemen in de verandering, etc.
Dag Elsa,
Toch ben ik dan wel heel benieuwd hoe je te werk gaat met die andere manier van werken en denken. Met een training ben je er nog niet, je hebt echt een hele lange tijd nodig om de bestaande cultuur enigszins bevattelijk te maken.
De indruk die ik vanuit het kennismanagement heb (en die ik zowel vanuit de wetenschappelijke literatuur als vanuit de praktijk steeds bevestigd zie) is dat mensen in de regel helemaal niet zo op al die nieuwe dingen zitten te wachten, zelfs al kan een instrument als een ‘cloud’ het werk vereenvoudigen. Degenen die wel meedoen zijn vaak alweer met iets nieuws bezig als de anderen nog aan het wennen zijn.
Juist dat blijkt steeds een probleem. Als het maar werkt is het voor de meeste mensen al wel goed. Men denkt vanuit het management veel te gemakkelijk dat verandering wel zal plaatsvinden als mensen de voordelen maar zien.
Ook sociale media beloven daarin meer dan ze daadwerkelijk waarmaken. Je kunt er beslist leuke dingen mee doen, ik ben het zeker met je eens dat je ermee moet experimenteren, maar ik merk nogal eens dat enthousiasme en praktijk met elkaar uit de pas lopen.
Een ander heikel punt is de betrouwbaarheid van de ‘cloud’. We weten dat mensen lang niet altijd rationele afwegingen maken met wat ze uit de ‘cloud’ vissen, en van wie ze vis willen eten.
@Mujibor
Hi Mujibor,
Uit ervaring weet ik dat Viadesk dat inderdaad prima voor elkaar heeft.
Maar ondanks alle beloftes zijn niet alle voorzieningen altijd zo ‘up’ of hebben dubieuze privacy-beleid . (Zeker als het gaat om gratis diensten, zoals Dropbox, Tumblr, Google Apps, Facebook, etc.). En software die op ‘één’ plek draait is wellicht ook makkelijker (en interessanter) aan te vallen dan binnen een bedrijfsnetwerk.
Overigens wil ik geenszins beweren dat bedrijven het zelf beter voor elkaar hebben. Alleen dan zijn ze in ieder geval zelf verantwoordelijk.
Al schrijvend moet ik eigenlijk concluderen dat het waarschijnlijk vooral een emotioneel argument is, maar wel een die hardnekkig is om SAAS te omarmen.
@Elsa
Je hebt gelijk wat de betreft de extra kosten voor inrichten organisatie, begeleiding, etc. maar dat heb je ook met maatwerk.
@Eric
Ik ben het met je eens dat de gebruikers niet telkens nieuwe ‘gadgets’ voorgeschoteld moeten krijgen maar dat nieuwe functionaliteiten moeten voldoen aan de echte ‘needs’ van de gebruiker. In het geval van deze blogpost gaat het in mijn ogen vooral over of het afnemen van diensten in de cloud voordelen oplevert. Dus stel dat ik een intranet 2.0/social intranet ga opzetten. Moet ik dit dan zelf laten bouwen, hosten en beheren of neem ik een abonnement op een intranet in de cloud? Wat zijn de voordelen en wat zijn de nadelen?
Over je opmerking dat het management soms even te snel is met veranderingen ben ik het eens, maar juist de opkomst van sociale media tools (meestal gratis en in de cloud) heeft er voor gezorgd dat het individu meer macht krijgt. Acceptatie van nieuwe functionaliteiten werkt nu ineens bottum-up. Het individu begint met Twitter, vervolgens doen er meer collega’s mee. En dit heeft dan weer als gevolg dat het management snel moet beslissen of ze dit soort diensten vanuit het bedrijf moeten aanbieden omdat ze anders de controle kwijt zijn..
Je laatste alinea over de betrouwbaarheid van de ‘cloud’ in combinatie met ‘vissen’ begrijp ik niet helemaal….
@Arnout
Dank voor je positieve reactie over Viadesk, we doen onze stinkende best. Jullie hebben trouwens ook een interessante blog zag ik!
Betaalde ‘cloud’ diensten zullen nooit dubieus omgaan met privacy-aspecten omdat ze anders meteen kunnen opdoeken. Voor gratis diensten daarentegen is dat een heel ander verhaal, ergens moet de gebruiker ‘betalen’. De gebruiker doet er verstandig aan om bij dit soort diensten eerst na te gaan wat ze met je ‘privacy’-gegevens doen.
Met betrekking tot cyberaanvallen ga je er bij de clouddienst vanuit dat alle klanten op 1 server werken. Bij succesvolle clouddiensten worden de klanten over meerdere servers verspreid. Dit ook i.v.m snelheid van de applicatie, data opslag, etc. En juist omdat klanten extra letten op hoe het gesteld is met de ‘veiligheid’ is de clouddienst-aanbieder juist gedreven om op dit aspect te scoren!
Dag Elsa,
Mag ik je attent maken op 1 van mijn sites: http://www.cloudtools.nl. Site is dedicated gewijd aan SaaS. Op toegankelijke wijze publiceert de onafhankelijke redactie reviews, interviews gebruikers en nieuws over online software. Doelstelling is om de lezer te helpen bij de selectie van SaaS en inspiratie te bieden.
Groet,
Reinier
“Ook al zijn sommige tools die in de cloud worden aangeboden met slim programmeerwerk om te bouwen tot maatwerk, we kunnen juist veel leren van het standaard aanbod. Organisaties zijn gewend om de techniek aan te passen aan de manier waarop er al jaren gewerkt wordt, maar andersom redeneren kan heel waardevol zijn.”
Helemaal mee eens! Het is relatief eenvoudig om de verschillen tussen verschillende organisaties te benoemen en daar een (maatwerk)oplossing voor te bouwen. Het is juist de kunst om de overeenkomsten tussen verschillende soorten organisaties te zien en hier een standaard oplossing voor aan te bieden. Bovendien kunnen we op standaard oplossingen de zogenaamde 80-20 regel toepassen. 20% van de kosten, 80% van de oplossing.