Social intranet of de beslissing te socialiseren: de kip of het ei?

Er is de laatste tijd veel over gezegd en geschreven: hoe het intranet verandert in een sociaal intranet. Er zijn veel verschillende elementen die van een intranet een social platform maken. Nu vast wil ik graag de vinger leggen op misschien wel de zeerste plek: de interne bedrijfsverhoudingen. Hoe zijn nu die interne meningen van invloed op de acceptatie en het vormgeven van een social intranet? Wie is er verantwoordelijk, wie neemt de beslissing en wie gaat ermee aan de slag? Wie is er eerder, het intranet of de beslissing intranet te ‘socialiseren’… De kip of het ei?

Hieronder schets ik aan de hand van de ontwikkeling van het intranet de verschillende organisatierollen die daarbij hoorden en horen.

Het intranet als workplace web

Anders dan voorheen moet het intranet niet alleen een rol vervullen als informatie- en nieuwsplatform, maar ook een plek waar medewerkers zelf werkgerelateerde documenten kunnen plaatsen en daaraan kunnen samenwerken. De behoefte hieraan werd pakweg 5 jaar geleden al vervuld door het koppelen van wikis. Via het intranet had men toegang tot een organisatiebreed workplace web, vooral interessant voor grote organisaties met verschillende vestigingen en themagestuurde projectgroepen. Een logisch gevolg is dat dit soort medewerkers, voornamelijk kenniswerkers en projectmanagers en -deelnemers, steeds meer riepen om een integratie van deze functionaliteit in het bestaande intranet. Een eerste signaal dat het intranet niet alleen maar ingericht en ingevuld zou gaan worden door communicatie en ICT.

Gepersonaliseerde homepage

Zo’n 5 jaar geleden was de gepersonaliseerde homepage een dappere poging van communicatie (zie ook wat Robertsen over personalisatie zegt in dit artikel van Renata Verloop). Naast de ontwikkeling met wikis op het intranet waren er ook andere ontwikkelingen gaande op de werkvloer. Intranet was niet het enige ‘nieuwsmedium’ dat geraadpleegd werd. Denk aan externe sites als nu.nl, maar ook human interest sites als Marktpaats en Funda kleurden vaak de computerschermen.

Vooruitstrevende communicatieafdelingen en webbouwers gingen met de tijd mee door bijvoorbeeld een gepersonaliseerde homepage op het intranet aan te bieden. Afhankelijk van de instellingen van de medewerker heeft de homepage van intranet dan een andere indeling, met bijvoorbeeld nieuws van externe sites, RSS feeds en specifieke afdelingsinformatie. Maar altijd het corporate en commerciële nieuws op de vertrouwde hotspot. ‘Alles wel, als wij maar bepalen wat daar staat. Intranet blijft ons communicatie-instrument.’

Kortom: medewerkers mogen proeven aan openheid en persoonlijkheid, maar dat lijkt vooral een schijnwerkelijkheid. Het doet de onderlinge dialoog, kennisuitwisseling, projectsamenwerking en daarmee het werkplezier en betrokkenheid bij de organisatie geen kwaad, maar komt het zeker ook niet ten goede.

Microbloggen verandert look en feel intranet

Nu een aantal jaar later blijkt in de praktijk dat communicatieafdelingen terdege beseffen dat het intranet een heel andere rol vervult in de organisatie. Het openlijk gebruik van social mediaplatforms zoals LinkedIn, Facebook en Twitter voor werkgerelateerde activiteiten verhoogt de roep om dergelijke, interne microblog-functionaliteiten op het intranet.

Het nieuwe social platform zal straks vooral gevuld worden met content door medewerkers. Ideeën, bevindingen, links en filmpjes zullen met elkaar worden gedeeld op de homepage. Geen ruimte meer dus voor top stories van communicatie. En dat is even wennen. De controle is weg. Hoe moet nu die belangrijke boodschap van de directie over de reorganisatie over het voetlicht worden gebracht, zonder dat deze wordt ondergesneeuwd door non-nieuws?

En toch: de ervaring leert al geruime tijd dat belangrijk nieuws altijd boven komt drijven en minder belangrijk nieuws van het bord valt. En de communicatieafdeling beseft ook meer dat belangrijke speerpunten als het communiceren van beleidsplannen, het presenteren van jaarcijfers en het intern doorvertalen van merkcampagnes prima te doen is via een sociaal intranet. In deze wetenschap zijn communicatieafdelingen over het algemeen zeer bereid om meer een leading dan een managende rol te vervullen, zoals intranetgoeroe Jane McConnel dat ook oppert als het gaat om intranetmanagement.

Wat is dan het probleem?

Toch zijn nog steeds veel organisaties een paar stappen verwijderd van het ideaalplaatje van het social intranet. Dat heeft niet meer met de wil van de managende partij te maken, maar met de interne beslommeringen over het ‘hoe’: wat zijn de opties, de keuze voor het systeem, en het wel of niet uit handen geven van de inrichting van het nieuwe intranet. Het meestgebruikte argument voor de keuze voor een bepaald platform, is het trouw blijven aan het bestaande intranet. Dit is meestal niet ingesteld op alle bovengenoemde, wenselijke functies. Immers, nieuwe apps en handige toepassingen moeten eerst nog door de ICT-afdeling worden bedacht, goed worden gekeurd door het management en gebouwd. Door deze bureaucratische slagen loopt een organisatie – met een traditioneel intranet – al gauw behoorlijk achter op de actualiteit, in elke zin van het woord.

De beslissing: het ei moet gelegd worden

Ook dit is geen nieuws, maar dit soort evidente beslissingen over het wel of niet meegaan van de mogelijkheden die social media bieden, hangen niet af van techniek. Het is niet de manier waarop het platform is gebouwd en de manier waarop deze is geprefabriceerd die het succes van een intranet bepalen. Het is de manier waarop dit door de mensen zelf wordt ingevuld. Ook geen nieuws. Eén van de leuke elementen aan een social intranet is dat het dynamisch is. Hoe het er uitziet is volledig afhankelijk van hoe het wordt gebruikt. Ook bekend is dat dat niet vanzelf gaat, daar heb je de stimulans van actief betrokken community managers voor nodig. Maar het allerbelangrijkste dat nodig is voor het succesvol lanceren van een sociaal intranet is: het doen in plaats van erover te delibereren. En zoals ik schreef in mijn laatste artikel, zijn er genoeg bestaande middelen (Cloud-oplossingen) om meteen te beginnen met het vullen van een intranet.

Of hiermee de onderlinge meningsverschillen die bestonden over en voor de aanschaf van een nieuw intranet uit de lucht zijn? Dat doet er niet toe. Het gaat erom dat het ei gelegd wordt, zodat de kuikentjes kunnen spelen en je zult zien… geen haan meer die ernaar kraait!