Verdieping

Intranet heeft ook een sociale functie

0

Voor veel organisaties is intranet onmisbaar. Het helpt werknemers hun dagelijkse werkzaamheden uit te voeren en – zo blijkt uit ons onderzoek – is ook van belang op het sociale vlak. Een intranet dat gebruikers op nieuwe ideeën brengt en meer contact met collega’s oplevert, versterkt de binding tussen werknemers en organisatie.

Binding met een organisatie

Dat intranet werknemers kan helpen bij het uitvoeren van hun werkzaamheden, mag duidelijk zijn. Maar hoe zit het eigenlijk met de bindfunctie van dit communicatiemiddel? Oftewel: de rol die het speelt bij het binden van werknemers aan hun werkgever. Het versterken van deze band is voor organisaties van essentieel belang. Onderzoek heeft namelijk uitgewezen dat betrokken werknemers die zich herkennen in de kernwaarden van hun organisatie een positievere houding tegenover hun werkgever hebben (Bartels et al., 2007). Zo halen ze onder andere meer voldoening uit hun werk, zijn bereid financiële offers te brengen en veranderen minder snel van baan.

Methode: online enquête

Om te achterhalen of – en hoe – intranet de binding tussen een organisatie en haar werknemers bevordert, ontwierpen we een online enquête. Deze verspreidden we via LinkedIn en Twitter. In de enquête vroegen we respondenten naar de mate waarin zij zich met hun werkgever verbonden voelen en naar hun ervaringen met zowel intranet als personeelsbladen. Op deze manier konden we de bindende functie van beide interne communicatiemiddelen met elkaar vergelijken. Om deze vergelijking zo eerlijk mogelijk te houden, legden we van beide communicatiemiddelen de componenten naast elkaar die zoveel mogelijk op elkaar leken. Bijvoorbeeld de column/voorwoord en blog, forum en stelling etc. 171 respondenten vulden de vragenlijst in. De meeste van hen waren tussen de 25 en 35 jaar en hoogopgeleid.

Onderzoeksresultaten

Uit de online enquête bleek dat veel organisaties over een intranet (78%) of minimaal 1 personeelsblad (50%) beschikken. In 54% van de gevallen maken organisaties van beide middelen gebruik. Deze bevindingen komen deels overeen met eerder onderzoek, dat Sabel Online in 2009 uitvoerde: ook hier bleek intranet als intern communicatiemiddel vaker ingezet te worden dan personeelsbladen. De verhouding tussen deze twee middelen is in de loop der tijd wel veranderd. Relatief gezien wordt het personeelsblad in 2011 in vergelijking met intranet minder vaak ingezet dan in 2009. Het tegenovergestelde geldt voor intranet: hiervan wordt juist vaker gebruik gemaakt.

Functionaliteiten op het intranet

In de enquête gaven respondenten aan over welke sociale functionaliteiten het intranet van hun organisatie beschikt. We vroegen bewust alleen naar functionaliteiten die een communicatieve of sociale functie hebben, en daarmee mogelijk de binding van werknemers beïnvloeden. Content die werknemers helpt met het uitvoeren van hun dagelijkse werkzaamheden, zoals het schrijven van uren of het uploaden van documenten, is daarmee buiten beschouwing gelaten.

Functionaliteiten op het intranet

Opvallend is dat profielpagina’s of smoelenboeken bij de overheid en organisaties met meer dan 250 werknemers beduidend vaker voor komen dan bij andere type organisaties. Waarschijnlijk omdat de werknemers van deze grote organisaties hun collega’s lang niet allemaal persoonlijk kennen. Daarbij zal er vaak geschakeld moeten worden tussen verschillende organisatieonderdelen. Profielpagina’s zijn daarom noodzakelijk om contactgegevens van collega’s te kunnen opzoeken en dagelijks werk te kunnen uitvoeren.

Een agenda van de organisatie is vooral terug te zien op het intranet van organisaties met 251 tot 1000 werknemers. Grotere organisaties zullen vaak niet iedereen persoonlijk op de hoogte (kunnen) stellen van activiteiten. Bovendien zullen ze vaak evenementen voor een groot aantal personen organiseren. Aan de cijfers te zien, blijken deze organisaties dit soort informatie graag te communiceren via een agenda op het intranet.

Gebruikerservaringen

De meeste respondenten gaven aan minder dan 1 uur per week met dit communicatiemiddel te werken (37%) en dit vooral op het werk te doen (74%). Over het algemeen werd er nauwelijks gebruik gemaakt van de functionaliteiten die het medium biedt. Meer dan de helft van de respondenten gebruikt het intranet niet voor hun plezier (60%). Dat bevestigt het idee dat dit medium binnen veel organisaties een taakgerichte functie Intranetheeft. Het helpt werknemers vooral bij het uitvoeren van werkzaamheden.

Verder vinden de respondenten dat dit communicatiemiddel hen niet in contact met collega’s brengt (63%) en geen nieuwe ideeën oplevert (53%). 82% vindt wel dat ze dankzij het intranet meer kennis over de organisatie hebben. Een grote meerderheid zou het intranet missen wanneer het afwezig zou zijn (83%). Waarschijnlijk heeft dit te maken met het feit dat ze het nodig hebben om hun werk te kunnen uitvoeren. 94% vindt het dan ook belangrijk dat ze op hun werk over intranet kunnen beschikken.

Waardering van intranet

Het intranet werd gemiddeld genomen gewaardeerd met het rapportcijfer 6. Hogere cijfers werden gegeven wanneer de volgende functionaliteiten aanwezig waren: blogs, de agenda van de organisatie, een forum, smoelenboek of profielpagina’s, een reactiemogelijkheid bij artikelen en blogs, artikelen over specifieke afdelingen en artikelen over werknemers (zowel werk- als niet-werkgerelateerd). Hieruit blijkt dat werknemers sociale functionaliteiten waarderen en het intranet dus niet alleen maar willen gebruiken om hun werk uit te voeren. Ook ontspanning en het in contact staan met de organisatie en collega’s is voor hen van belang.

Intranet als bindmiddel

Met behulp van intranet kunnen organisaties hun werknemers op 2 manieren binden.

  • Werknemers op nieuwe ideeën brengen
  • Contact tussen werknemers stimuleren

Een nieuw idee opdoenWerknemers op nieuwe ideeën brengen

Een intranet dat gebruikers op nieuwe ideeën brengt, stimuleert hun binding met de organisatie. Uit de resultaten bleek dat met name de sociale functionaliteiten – zoals fora, video’s, profielpagina’s en reactiemogelijkheden bij artikelen en blogs – de werknemers op nieuwe ideeën brengen. Wanneer deze aanwezig waren, gaven respondenten vaker aan nieuwe ideeën op te doen dankzij het intranet.

Deze functionaliteiten hebben als overeenkomst dat ze niet (alleen) dienen voor het uitvoeren van werkzaamheden, maar ook interactie tussen werknemers bevorderen. Deze interactie kan ertoe leiden dat werknemers geïnspireerd raken, nieuwe kennis vergaren en op nieuwe ideeën worden gebracht. Uit onze inventarisatie blijkt echter dat dergelijke functionaliteiten nog te weinig aanwezig zijn binnen organisaties (zie eerder figuur).

Contact tussen werknemers stimuleren

Respondenten die aangaven dat het intranet hen in contact brengt met collega’s, waren over het algemeen meer gebonden aan hun organisatie dan respondenten die het hier niet mee eens waren. Wederom blijkt een aantal sociale functionaliteiten het contact tussen werknemers onderling te bevorderen. Dit zijn de agenda van de organisatie, een fotoboek, forum, smoelenboek of profielpagina’s en een reactiemogelijkheid bij artikelen en blogs. Wanneer deze op een intranet aanwezig waren, gaven respondenten vaker aan dat het medium hen meer contact met collega’s opleverde .

Conclusie: intranet heeft zowel taakgerichte als sociale functie

Kort gezegd blijkt uit ons onderzoek dat organisaties hun werknemers kunnen binden door op een effectieve manier invulling te geven aan hun intranet. Met name de mogelijkheid tot contact met collega’s en het opdoen van nieuwe ideeën zorgt voor een grotere binding. Het medium heeft dus niet alleen een taakgerichte functie, maar ook een sociale.

Personeelsblad als bindmiddel wel effectiever dan intranet

In de online enquête vroegen we respondenten ook naar het personeelsblad dat zij ontvangen. Wil wilden namelijk graag weten of de bindende werking van beide communicatiemiddelen vergelijkbaar is. Het blijkt dat personeelsbladen werknemers in sterkere mate binden dan dat intranet dit doet.

Een intranet dat gewaardeerd wordt met een hoog rapportcijfer versterkt de binding met 44%. Waardering van het personeelsblad doet echter veel meer. Een goed beoordeeld blad zorgt voor een stijging van maar liefst 134%. Ook waar het gaat om het inspireren van werknemers, zijn personeelsbladen in het voordeel. Een inspirerend blad versterkt de binding met 20%. Een intranet dat nieuwe ideeën genereert, doet dit met 12%. Een intranet dat gebruikers op nieuwe ideeën brengt, heeft wel een sterker effect op de band tussen werknemer en organisatie (stijging van 12%) dan een personeelsblad (stijging van 8%).

Werknemers binden met intranet

Vrouw achter computerHet feit dat intranet werknemers over het algemeen minder bindt dan personeelsbladen, neemt niet weg dat het medium voor veel organisaties van essentieel belang is. Waar intranet een meer taakgerichte functie heeft, speelt het personeelsblad een grotere rol op het sociale vlak. Het intranet kan echter wel degelijk als bindmiddel ingezet worden. Aan organisaties de taak om zowel de functionele als de sociale functie van het intranet te benutten en zo hun werknemers te binden.

Meer lezen

  • Bartels, J., De Jong, M., Pruyn, A. & Joustra, I. (2007). Communicatieklimaat, externe waarderingen organisatie-identificatie op verschillende organisatieniveaus. Tijdschrift voor communicatiewetenschap, 35 (3), 249 – 263.
  • Bugter, B. (2009). Onderzoeksrapport Intranet vs Personeelsblad. Onderzoek naar de ideale communicatiemix.

Dit onderzoek werd mogelijk gemaakt door Sabel Groep en is uitgevoerd door Lotte Huijsman. Het volledige onderzoeksrapport is op te vragen via Boudewijn Bugter (boudewijn@sabelgroep.nl).