Hulp genoeg voor de cloudgebruiker

cloud computing

Je kantooromgeving geheel of gedeeltelijk verhuizen naar de cloud is een manier om van veel IT-zorgen verlost te raken. Maar dat betekent niet dat je daardoor nooit hulp nodig hebt. Wie Office 365 als cloudoplossing kiest, kan die hulp in vele soorten en maten krijgen; van Microsoft maar ook van steeds meer partners.

‘De cloud in gaan’ kan een kwestie zijn van naar www.office365.nl gaan en daar met wat muisklikken rechtstreeks een keuze maken en de bestelling plaatsen. Exchange (email), SharePoint (samenwerken, documentdeling), Lync (boodschappen, vergaderen) en Office zijn er in passende combinaties te vinden. Daar heb je niet per se hulp bij nodig. “Als je als gebruikersorganisatie mensen in huis hebt die technisch redelijk onderlegd zijn, hoe groot of klein je organisatie ook is, kunt je Office 365 best zelf aanschaffen, activeren en beheren”, zegt Danny Burlage, ‘chief technology officer’ van Microsoft-partner Wortell in Lijnden. “Maar heb je zulke personen niet in huis of wil je geavanceerdere dingen gaan doen – koppelingen met je lokale netwerk maken, een hele uitgebreide inrichting van SharePoint Online projectwerkruimtes, moeilijke email-migraties, hybride omgevingen – dan moet je eerder hulp zoeken.”

Partners

Die hulp is naar alle waarschijnlijkheid wel te vinden op de Microsoft Office 365 Marketplace waar inmiddels al zo’n 140 Office 365-partners met hun specialismen zijn geregistreerd. Wortell is er één van, maar ook Sparked uit Amsterdam. De aanpak van beide bedrijven illustreert hoe divers de insteek van de dienstverlening kan zijn en welke vragen een nieuwe Office 365-gebruiker zichzelf dient te stellen alvorens een partner te kiezen.

“Wij ondersteunen vooral Het Nieuwe Werken”, zegt Laurens Frijters, directeur van Sparked. “Steeds meer organisaties willen dat implementeren zonder er al te grote investeringen en tijdsintensieve projecten aan te wijden. Daar speelt Office 365 een rol in. Wij hebben ervoor gekozen om met name middelgrote en grote bedrijven en organisaties te adviseren over de adoptie van die cloudtechnologie en te helpen de juiste keuzes te maken. Men heeft vaak al infrastructuur, dan komen er vragen rond hybride omgevingen, omtrent de migratie of over hoe je gebruikers leert werken met nieuwe functionaliteit. Dat zijn wel dingen die ons onderscheiden van andere spelers.”

Wortell wil de klanten vooral werk uit handen nemen. “Ze kiezen voor Office 365 omdat ze bijvoorbeeld kosten willen besparen of nieuwe versies van de software willen hebben”, zegt Burlage. “Maar ook omdat ze het werk met minder mensen willen doen. Zelfs in scenario’s waarin ze gewoon alleen de nieuwste software willen, zie je dat ze onze hulp daarbij vragen omdat we het toch sneller en beter kunnen.”

Zelf doen

Wie het zelf wil doen, komt een heel eind. Voor een (potentiële) klant of beheerder van een Office 365-omgeving valt er flink te grasduinen op de site van Microsoft. De diverse ‘service descriptions’, whitepapers, handleidingen, video’s, het communityforum en de help-sectie bieden misschien uitkomst. De beheerder kan bij problemen met het gebruik van de online-diensten ook online of telefonisch een hulpvraag stellen aan de supportafdeling die de klok rond beschikbaar is.

Ook die zorg kunnen de partners desgewenst overnemen. Frijters van Sparked: “We ontwikkelen een plan met de klant en werken met een aantal scenario’s, zoals slim samenwerken of online vergaderen of overal toegang tot documenten en informatie hebben. Dan gaat men zelf aan de slag met onze consultants. En na oplevering kan de klant met een soort strippenkaart een beroep doen op onze expertise. Maar ons doel is om die klant zelf de eerstelijnskennis te geven zodat ze beheer en veranderingen in de omgeving, zoals bijvoorbeeld de gebruikersaccounts, zelf kunnen uitvoeren. Ze zijn dan minder afhankelijk van hun IT-partner dan ze eerst waren.”

Contract

Danny Burlage van Wortell zegt met driekwart van de klanten een beheercontract af te sluiten. “Dan komen ze vaak met klantspecifieke problemen bij ons. In de situatie dat we geen proactief contract hebben, zie je dat ze zelf contact opnemen met Microsoft. Klanten krijgen wel sowieso vooraf een notificatie van Microsoft als er onderhoud wordt gedaan aan een bepaalde online-dienst.”

Over de ‘beheerderspagina’ waarmee een beheerder (van de gebruikende organisatie of bij een beheerpartner) wijzigingen kan doorvoeren, is volgens Burlage goed nagedacht. “Met die console kun je je complete omgeving beheren en instellen. In eerste instantie krijg je de opties die belangrijk zijn voor het basisbeheer van je omgeving; ga je dan doorklikken dan kom je in het geavanceerd beheer. Daarnaast biedt Microsoft ook nog een scripttaal waarmee je met commando’s die hele omgeving kunt beheren. Dat is handig als je heel veel taken moet uitvoeren.”

Adoptie

Maar volgens Frijters zit de grote winst van de cloud niet in de technologie zelf. “Mijn boodschap is dat er te veel nadruk wordt gelegd op de techniek en dat het succes niet zit in het inschakelen van de cloud, maar in het ondersteunen van gebruikers en het communiceren van wat die technologie kan betekenen voor hun werkwijze. Wij noemen dat adoptie en dat krijgt nog steeds te weinig aandacht. Neem bijvoorbeeld het gebruik van Lync. Het is veel organisaties nog helemaal niet duidelijk wat ze daarmee eigenlijk kunnen doen. Als een verkooporganisatie elke week een verkoopvergadering heeft, zou dat via Lync prima te koppelen zijn aan documentendeling, om slim vergaderen goed te faciliteren. Met name het concreet maken van dat soort scenario’s in organisaties is onderbelicht.”

Wat is Office 365 en wat betekent het voor de IT-professional?

Office 365 is een verzameling online functies voor werkplek-IT die bedrijven per gebruiker en per maand kunnen afrekenen. ‘Cloud Computing’ in optima forma. Microsoft heeft in een whitepaper (pdf) beschreven wat het voor IT-professionals/-managers betekent om de stap van zelf doen naar de cloud te maken, ook in grotere bedrijven. Configuratie en integratie met de Active Directory blijven bijvoorbeeld taken waar de IT-manager zelf verantwoordelijk voor blijft.

Voor bijvoorbeeld ‘Professionals and small business’ (trialversie P1) biedt Office 365:

  • Email (Exchange Online)
  • Unified communications met messaging, spraak en videoconferencing, integratie met telefonie (Lync Online)
  • Samenwerking, intranet, bestandsdeling (SharePoint Online)
  • Online versies van Word, Excel, PowerPoint en OneNote (Office Web Apps)
  • Antivirus- en antispamfilters
  • Online klantenondersteuning
Deze versie (1-25 gebruikers) kost € 5,25 per gebruiker per maand, excl. btw.

Voor bijvoorbeeld ‘Midsize businesses and enterprise’(trialversie E3) biedt Office 365 daarnaast:

  • Een abonnement op de desktopversie van Office Professional Plus 2010 (met Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher, Access, Lync, InfoPath en SharePoint Workspace)
  • Onbeperkte emailopslag en -archivering, integratie met Active Directory, ondersteuning van hosted voicemail, 24 x 7 telefonische klantondersteuning.

Deze versie (1-100.000 gebruikers) kost € 19,00 per gebruiker per maand, excl. btw.

Meer informatie


Interessant?

Lees dan ook onze andere artikelen over .

Comments are closed.