Hoe blijf je als organisatie relevant voor klanten en werknemers? Hoe benut je het volledige potentieel van medewerkers, partners en afnemers? Alleen door samen te werken kun je waarde toevoegen. Met klanten, partners en leveranciers en in de eerste plaats natuurlijk tussen medewerkers. Online tools spelen hierin een faciliterende rol, vooral als mensen in plaats of tijd van elkaar gescheiden zijn. Dat is social business: slimmer en beter samenwerken met online tools.
Van intranet naar social business
Helaas zie ik dit nog veel te weinig in de praktijk. Wel veel goede bedoelingen, maar een onoverzichtelijk en ongebruiksvriendelijk klassiek intranet dat nauwelijks wordt gebruikt en niets bijdraagt aan de bedrijfsdoelstellingen. Het project is een succes: op tijd opgeleverd en binnen het budget gebleven. Maar het resultaat is nul. Oftewel: operatie geslaagd, patiënt overleden.
In dit artikel lees je waarom social business belangrijk is en hoe je in jouw organisatie hiervoor de basis legt door een balans te vinden tussen organisatie, mens en techniek.
De uitdaging: blijf relevant voor je klanten en medewerkers
Meer dan ooit staan organisaties voor de uitdaging om meer toegevoegde waarde voor klanten of cliënten te creëren. Tegelijkertijd is dat lastiger dan ooit. Het speelveld, waarop je als organisatie opereert, is enorm dynamisch. Alles wat je vandaag bedenkt, is morgen achterhaald. En klanten stellen steeds hogere eisen.
Dit geldt ook voor medewerkers. Ze zijn ambitieus, mondig, veeleisend en vormen in veel organisaties het grootste kapitaal, vanwege de hoeveelheid impliciete kennis en ervaring. Bovendien laten ze zich niet dwingen: de organisatiepiramide is verworden tot een zwerm die zelf initiatief neemt en beslissingen neemt.
Winnen kan alleen samen: gebruik het potentieel van de groep
Meer toegevoegde waarde voor klanten en medewerkers creëren en dan ook nog eens efficiënter dan in het verleden; dat kan alleen als je hier samen de schouders onder zet. Samen met collega’s, klanten, leveranciers en partners. Het leggen van waardevolle verbindingen, intern en extern, moet voor veel organisaties een kerncompetentie worden.
Maar samenwerking begint altijd bij het individu
Zet de mens centraal en zorg dat je samenwerking makkelijker en leuker maakt. Zorg ervoor dat mensen elkaar eenvoudig kunnen vinden en met elkaar in contact kunnen komen. En help mensen in hun dagelijks werk. Alleen dan ontstaat een vruchtbare samenwerking.
Slimmer en beter samenwerken met online tools
Social business draait om vier kernpunten:
- Focus op de business: focus op kansen om strategische doelen van de organisatie te verwezenlijken.
- Verbinding tussen mensen: zorg ervoor dat mensen elkaar eenvoudig kunnen vinden en met elkaar in contact kunnen komen.
- Makkelijker en leuker: maak het mensen makkelijk in hun dagelijks werk en vergeet de glimlach niet. Werk aan de perfecte dag van de medewerker.
- Samenhang tussen online tools: zorg voor samenhang tussen de oplossingen, die mensen helpen om samen te werken.
In de praktijk hebben veel organisaties een traditioneel intranet
We zien het nog bij heel veel organisaties: het draait niet om het ondersteunen van het primair proces, maar om randzaken. Het is een intranet waar structuur en hiërarchie leidend is en dat nodeloos ingewikkeld is. En van enige samenhang met andere tools is geen sprake. als je deze praktijk bekijkt kun je niet anders dan de conclusie trekken: het intranet is dood!
Hoe ziet social business eruit? Voorbeelden uit de praktijk!
Gelukkig zijn er ook al veel goede voorbeelden:
- Teammanagers in een retailorganisatie hebben in één klik alle relevante business intelligence informatie op hun scherm, in plaats van elke dag een half uur bezig te zijn om de informatie uit verschillende bronnen te verzamelen.
- Als advocaat in één oogopslag alle informatie van een dossier zien van je collega’s en contactpersonen bij de klant tot de financiële status (uren boeken), documenten en jurisprudentie uit een externe database.
- Mobiele app voor medewerkers in het OV, waarop ze direct hun persoonlijke rooster zien (ook per SMS), maar ook de strategische KPI’s met de uitdaging de reiziger steeds beter te helpen.
- Consultants startten zelf een actieve Yammer-community om kennis en ervaring te delen (vraag en antwoord), terwijl de officiële (en ingewikkelde en zelfs verplichte) kennisdatabase van de organisatie leeg blijft.
- Medewerkers in een ziekenhuis zien op de portal direct gewijzigde documenten en taken in het kwaliteitssysteem en kunnen direct in het systeem zoeken en werken zo aan betere kwaliteit van de zorg.
Social business begint met balans tussen organisatie, mens en techniek
Organisatie
Op het gebied van organisatie:
- Beschrijf je visie op online samenwerken en de concrete doelstellingen. Bepaal vervolgens welke stappen je zet om die visie te realiseren.
- Onderzoek de impact op de organisatie: eigenaarschap, doorontwikkeling, contentstrategie, beheer, budget en cultuur. Borg social business op strategisch niveau in de organisatie.
Mens
Op het gebied van medewerkers:
- Beschrijf de doelgroepen en onderzoek hun behoeften: waar kun je communiceren, het delen van kennis en samenwerken makkelijker en leuker maken?
- Zet de gebruiker centraal in het ontwerp door perfect te snappen hoe hij werkt en welke informatie hij nodig heeft op welk moment. De uitdaging is de perfecte dag voor de gebruiker te realiseren.
Techniek
Op het gebied van techniek:
- Onderzoek het ICT-landschap: waar liggen de kansen om op door te bouwen en wat zijn de randvoorwaarden? Ook huidige licentiecontracten kunnen tot deze randvoorwaarden behoren.
- Bepaal welke tools je in kunt zetten en hoe deze met elkaar en met bestaande systemen en applicaties samenhangen (architectuur).
Balans tussen organisatie, mens en techniek
Deze balans wordt gevonden in het concept, het interactieontwerp en grafisch ontwerp van de tool(s) op hoofdlijnen en de roadmap om de visie te realiseren. Ze vormen de basis voor de realisatie van functionaliteit en het gebruik. Dit is geen eenmalig proces. Na realisatie van de eerste stap leer je van de eerste ervaringen. Bovendien staat de wereld niet stil. Het is dus belangrijk om steeds weer terug te gaan naar je uitgangspunten en bij te sturen.
De eerste stap: overstijg het afdelingsniveau
Iemand moet de eerste zijn, die ziet dat de individuele afdelingen eigenlijk niet belangrijk zijn, maar dat het gaat om het realiseren van de strategische doelen van de organisatie en de perfecte dag van de medewerker. Iemand moet het initiatief nemen om Communicatie, HR, ICT en vertegenwoordigers van de lijn (de business) bij elkaar te brengen. Ben jij dat? Ik ben erg benieuwd naar de praktijk binnen jouw organisatie en jouw rol hierin.
Goed artikel, leuk om te zien dat er steeds meer stukken over social business op Frank Watching verschijnen.
Het artikel richt zich in de uitwerking voornamelijk op het interne netwerk en sociaal intranet gebruik. Ik ben benieuwd hoe de schrijver en de lezers van dit artikel denken over de omgang met het externe netwerk (partners, leads, klanten, leveranciers) en de rol van samenwerken, zoals Remco Bakker die omschrijft, in deze omgang.
Zolang de cultuur niet gevormd is en de voordelen van het delen van data niet bekend, kun je nog zoveel ‘willen’ openbaren, maar dat gaat dan gewoonweg niet werken. Laten we daar maar eens starten.
Eens om het overigens ook vanuit intranetperspectief te starten, in plaats van de openbaarheid als standaard te kiezen. Organisaties waar het met wisselend succes wordt gebruikt, seats2meet.com en deloitte komen zo als eerste bij me op.
Zou het, wanneer het over externe social business gaat, direct over het delen van data moeten gaan zoals nu op het intranet gebeurd? Naar mijn idee zitten daar nog enkele stappen tussen.
Het verbinden van mensen zoals Remco Bakker schrijft hoeft naar mijn idee niet te stoppen bij intern maar kan juist ook extern ervoor zorgen dat de mensen binnen een organisatie het bedrijf een gezicht geven en vanuit de focus op de business meer uit het netwerk kunnen halen. Hierdoor kan de kennis van medewerkers gevoed worden door het netwerk en daar buiten. Nog belangrijker: hierdoor laden medewerkers het eigen- én het bedrijfsmerk en worden zij ambassadeurs van het bedrijf ook in het externe netwerk.
Helemaal eens dat samenwerking niet ophoudt bij de grenzen van een organisatie. Die grenzen zijn juist enorm aan het vervagen. Om relevant te blijven, oftewel waarde toe te voegen, is samenwerking in de keten of het netwerk en met eindgebruikers voor veel organisaties een enorme kans of zelf ‘must’. Wat dat betreft: hoe meer co-creatie hoe beter
Ik probeer in trajecten mensen altijd te prikkelen om verder te kijken dan interne samenwerking, maar vaak is daar al zoveel te winnen dat de eerste stappen wel gericht zijn op intern. Zoals Kees ook aangeeft: intern is vaak ook eenvoudiger en veiliger om te starten met ‘social’ en zo stap voor stap te bouwen aan een open cultuur.
Overigens kom je ook het tegenovergestelde wel tegen. Zo zat ik laatst in een sessie met een organisatie waarvan het management het helemaal eens was met de stelling: “Wij zijn beter in het leggen van verbindingen met buiten (kennisinstellingen, dealers, klanten) dan tussen onze eigen afdelingen en vestigingen.”
Beste Remco,
Mooi artikel heb je geschreven, mijn complementen. Met ICR3ATE gaan we ambities invullen om elementen uit “het nieuwe werken” en “social business” zoals je die beschrijft naar de 3D Design wereld te brengen.
Er zijn voor ons verschillen t.o.v. de thematiek die je beschrijft voor “gewone” organisaties:
1) wij zien 3D collaboratief ontwerpen per definitie afdelingsoverstijgend zijn
2) het een gegeven dat de samewerking zowel intern maar vooral ook extern gericht moet zijn; sterker nog met co-design en co-creatie geen interne samenwerking zonder de externe
3) daar waar jij een aanpak van afdeling -> organisatie vooziet, zien wij een aanpak van buiten -> binnen
Ik kan me voorstellen dat het interessant is om met elkaar in gesprek te gaan om jouw en onze ideeën over social business voor kleine 3D design teams, aan elkaar te toetsen. Ik denk dat we elkaar kunen verrijken en zou je graag willen verwelkomen in onze 3D Design community “under development’.
Hartelijke groet,
Manfred
Goed stuk Remco. De ontwikkelingen gaan snel. Voor veel organisaties zit de toegevoegde waarde van Social Business in het externe netwerk, voor anderen intern. Weer anderen: beiden. Vaak blijkt wel dat intern beginnen beter werkt, eerst zelf eraan wennen etc. Maar dat hoeft niet zo te zijn en het kan ook een en/en situatie zijn.
Wat ik nog zou willen toevoegen is het leiden van virtual teams. Digitaal samenwerken vraagt om andere skills dan IRL management. Dan kom je ook bij de systeembenadering die je noemt: hoe krijg je alle stakeholders in een organisatie bij elkaar? En bij het operationaliseren en/of digitaliseren van management principes en softskills. Daar zit mijn kennis en kunde en daarmee maak je mijn dag! Groet, Karin
@manfred We hebben elkaar paar jaar geleden eens op een bijeenkomst gesproken (weet alleen niet meer welke
Je vertelde toen al over je plannen. Ik ben wel benieuwd waar jullie nu staan. Zelf ben ik het vraagstuk rond samenwerking in 3D-design nog niet tegengekomen. Wel past het helemaal in de social business filosofie. Ik vind het ook juist wel interessant dat jullie die focus hebben. Wat zijn jullie ervaringen bij klanten?
@Karin Inderdaad, het houdt niet op bij het implementeren van nieuwe tools. De impact op de organisatie is veel groter dan de techniek: hoe neem je medewerkers (inclusief managers) mee in de veranderingen en wat vergt dat aan nieuwe kennis en vaardigheden. Pas als de oplossing succesvol wordt gebruikt kun je pas spreken van succes. Daarom is de balans tussen organisatie, mens en techniek ook zo belangrijk. Welke knelpunten/uitdagingen kom jij in de praktijk het meest tegen?
Remco,
We hebben elkaar ik denk ruim 2 jaar geleden ontmoet op een afsluitend seminar over co-creatie en co-design. Althans ik dacht dat dat de thematiek was op een bijeenkomst in Mediaplaza Utrecht.
Even inhoudelijke reacties.
Waar staan we?
Na 5 jaar ontwikkelen, ruim 2500 uren ontwikkeltijd en vooral maturity van essentiele technologieen zoals HTML5 en WebGL, staan we aan de vooravond van naar buiten treden met een demo omgeving en een prototype. We zijn als startup volledig selffunded en zijn nu begonnen om het ontwikkelkapitaal voor de volgende ronde te verwerven.
Kortom een high tech startup in de early phase, hoewel we al 5 jaar bezig zijn!
Effectieve samenwerking in 3D Design is aan de “onderkant van de markt” nogal onbekend. Met onderkant bedoelen we (project) teams met minder dan 10 betrokken (3D) designers – in de ruimste zin van het woord.
Reden volgens onze analyse:
1) onbekendheid met moderne samenwerkingstools (in het algemeen door je genoemd in je artikel)
2) conceptuele design processen zijn heel fuzzy en daarom geen sterke leider, die stuurt op kosten
3) verscheidenheid aan betrokken met een beperkte gedeelde agende en eigen gereedschap kisten, maken dat er geen grote gemene deler is.
En juist daarom denken we dat daar een geweldige kans ligt. We hebben op dit moment nog slechts een heel ruw prototype en al wel klanten die in productie willen gaan. Een soort luxeprobleem eigenlijk.
Om je een idee te geven: de wereldwijde omvang van 3D Designers, wordt door NVIDIA geschat op 25 miljoen gebruikers. Da’s aardig wat.
Over klantervaringen kunnen we nu dus nog niet spreken, behalve dat ze wachten tot ze met onze 3D Design webtop aan de slag kunnen. Juist door deze wat atypische situatie, denk ik dat er een hele interessante casu ligt om bij betrokken te raken.
Je bent van harte welkom om een rol te spelen.
Hoi Remco. Ik zou niet willen zeggen dat het pas een succes is als de oplossing succesvol wordt gebruikt. Maar misschien gaat het dan teveel over de definitie van succes. naar mijn mening mag een project ‘minder succesvol’ verlopen als men of het volgende project daar weer van leert. Als je een project met menselijke aspecten aanneemt kun je eigenlijk geen verplicht resultaat leveren gezien de onzekerheid van deze factor. En dat is dan meteen de grootste uitdaging die ik tegenkom want veel opdrachtgevers willen precies weten wat je doet, waarom, wanneer enz. Het is dus ook aan goede adviseurs of projectleiders om organisaties (in welke vorm dan ook) te leren inzien dat de enige controle die ze hebben met zo’n proces is vertrouwen in zichzelf en de medewerkers en richtlijnen die ze kunnen volgen. Eigenlijk geldt dat voor alle veranderprocessen. Maar organisaties willen nogal eens graag een standaard IT-projectplan volgen bij een digitale of tool implementatie. dus misschien is dat hier nog wel belangrijker,
Hoi Karin, interessante discussie en we zitten helemaal op één lijn. Zonder falen geen innovatie, dus mislukking kan ook een succesvol projectresultaat zijn. Als je echter naar de businessdoelstellingen kijkt, dragen online tools pas iets bij als ze door de mensen gebruikt worden. Dat bedoel ik met succes.
Beste Karin,
Knelpunten in het onderwijs, zijn bijvoorbeeld het ontbreken van een heldere (strategische) keuze voor the cloud of een intern systeem als Blackboard, welke laatste zeker mogelijkheden heeft maar ver achter zal blijven bij de functionaliteiten die nu al in de cloud worden aangeboden. Verder moet je je afvragen of je de benodigde servers wel zelf wilt onderhouden? Transparantie en toegankelijkheid van informatie heeft de toekomst. Het gaat te snel, dat moet je niet willen beheersen.
Probeer zelf te beginnen en constant de voordelen (vaak tijdswinst, bereikbaarheid, interactie met je omgeving) elke keer dat je er gelegenheid toe hebt breed uit te meten.
Ik merk (gelukkig) aan mijn studenten dat ze de online toepassingen die ik gebruik ook af gaan dwingen bij mijn collega’s die een wat terughoudende opstelling hebben.
Onderwijs, vaak politieke organisaties toch? Molens draaien wat trager, geniet nog even van je voorsprong, het komt vanzelf
Erwin Sengers
Hogeschooldocent
Adviesvaardigheden
Medeauteur van de minor “Zoeken in de mist, onderweg naar je passie” die in september 2013 wordt gerealiseerd.