Slimmer werken: start vandaag met je persoonlijke online takensysteem

In mijn boek Slimmer Online Werken gaat het vaak om een handige trucs, tools en apps. De mogelijkheden lijken eindeloos, maar ze kunnen werk alleen maar faciliteren. Oftewel: het gedrag van de gebruiker bepaalt in grote mate de effectiviteit. Toch is de opkomst van de online tools en cloud computing een verademing. Ik leg dit graag uit aan de hand van hét primaire onderdeel van je werk: het uitvoeren van acties.

Voor het uitvoeren van je acties/taken is een online takensysteem ideaal. Ik laat hierbij projectmanagementapplicaties even buiten beschouwing en richt me voor dit artikel op de individuele kenniswerker.

‘Multitasking is een mythe’

Om met de deur in huis te vallen: multitasking is een mythe. Je bewustzijn is namelijk redelijk beperkt: “je moet stoppen met iets, voordat je met iets nieuws kunt beginnen”, aldus hoogleraar psychologie Ap Dijksterhuis (auteur van Het slimme onbewuste: denken met gevoel). Het is dus het beste om taak voor taak uit te voeren. Het enige nadeel: je hebt zoveel taken om uit te voeren!

Misschien heb je daarom wel een to-do lijst om met de grote hoeveelheid taken om te gaan. De valkuil is echter dat je op die lijsten vage eindresultaten opschrijft, in plaats van alle specifieke taken die uitgevoerd moeten worden om het eindresultaat te bereiken. Bijvoorbeeld ‘rapport X afmaken en opsturen naar klant’. Dit terwijl je wel tientallen acties moet uitvoeren om het rapport af te ronden. Met als gevolg dat je onbewust alsnog alle stappen moet onthouden en plannen in je hoofd rondcirkelen. Productiviteitsgoeroe David Allen definieert in zijn ‘Getting Things Done’-methode een project als een eindresultaat dat meer dan 3 concrete acties nodig heeft. Als je er zo over nadenkt, heb je aardig wat projecten lopen!

“Your mind is for having ideas, not holding them.” – David Allen

Weg met papieren lijstjes?

Nu zou je aan de slag kunnen gaan met papieren lijstjes of verschillende Excel- of Word-bestanden, maar dat is vaak erg omslachtig en je hebt ze bovendien niet altijd bij de hand. Niet doen dus. Er zijn namelijk (gelukkig!) tientallen online tools te vinden die zich specifiek richten op het maken van lijstjes en het inrichten van je takensysteem. Je kunt ze niet alleen op je computer gebruiken, je lijsten zijn ook overal via de smartphone of tablet beschikbaar en worden direct gesynchroniseerd tussen al je apparaten.

Door gebruik te maken van verschillende lijsten houd je overzicht over al jouw ‘projecten’. Je taken zijn immers niet op een hoop gegooid, maar onderverdeeld in meerdere lijsten. Dit klinkt complex, maar het tegendeel is waar.

Zelf gebruik ik al jaren Remember the Milk als takensysteem, maar er zijn genoeg andere betaalbare of gratis alternatieven zoals Things, Toodledo, OmniFocus, Wunderlist, Nozbe, Nirvana, en IQTell. De meeste zijn geschikt voor alle platformen (Windows, Apple, Android) en zijn daarnaast vanuit iedere webbrowser te benaderen. De meeste tools zijn in de basis gratis,en hebben goed betaalbare uitbreidingen.

Maak niet de fout door telkens een nieuw takensysteem te verkennen. Het is zinvoller om de kwaliteit van je basissysteem te verbeteren, dan om steeds nieuwe systemen uit te proberen. Als je bepaalde functies mist, is er grote kans dat deze later vanzelf worden meegenomen in een software update. Nog mooier: deel je ervaring en ideeën door feedback te geven aan de software-ontwikkelaar.

Voordelen van een online takenlijst vs. papier

Als je een online takensysteem gebruikt, biedt dit onder andere de volgende voordelen ten opzichte van papieren lijstjes. Je hoeft die opties natuurlijk niet gelijk allemaal te gebruiken, begin eerst klein.

• Eenvoudig lijsten aanmaken. Bijvoorbeeld voor elk project, dingen waar je op moet wachten, of een lijst met mensen die je nog moet bellen;
• Snel inzicht in welke taken je vandaag moet uitvoeren en welke acties later gedaan moeten worden om een project af te ronden;
• Taken indelen op prioriteit, data en/of specifieke deadlines;
• Automatische herhaaltaken aanmaken die bijvoorbeeld elke week op een bepaalde dag uitgevoerd moeten worden. Denk bijvoorbeeld aan je administratieve taken;
• Labels (‘tags’) aan taken koppelen, bijvoorbeeld namen van medewerkers. Zo kan je met een klik achterhalen welke taken je pas kunt uitvoeren als je terugkoppeling van je collega hebt gekregen;
• Notities of websites aan taken toevoegen, zodat alle relevante informatie gelijk zichtbaar is. Wanneer je bijvoorbeeld het versturen van een uitgebreide e-mail als taak hebt genoteerd, kan je gedurende de dag alle ideeën over die e-mail alvast aan die taak koppelen. Dan zijn die gedachten ook gelijk weer uit je hoofd!
• Bestanden koppelen. Meteen het juiste bestand bij de juiste taak. Remember the Milk biedt deze optie helaas niet, maar dat is eenvoudig de overbruggen door een Evernote-notitie te koppelen aan een taak;
• Snel zoeken. Dit wordt vaak nog over het hoofd gezien: een zoekfunctie is vaak veel sneller dan wanneer je handmatig zoekt in je papieren lijstjes;
• Slimme zoekacties opslaan als een aparte lijst. Je kunt bijvoorbeeld een focuslijst maken; een lijst van alle taken die vandaag gedaan moeten worden met een hoge prioriteit.

Krijg jij ook een fijn gevoel bij het afstrepen van lijstjes? Met een online takensysteem heb je met één klik een overzicht van je voltooide taken. Zo’n “Tadaa! lijst” is ideaal om te zien wat je allemaal gedaan hebt, zodat je met voldoening je dag kunt afsluiten.

Starten met online taken: het eten van een kikker?

Om je alvast op weg te helpen, tref je hieronder 6 tips bij het gebruik van online takensystemen. Wil je een stap verder gaan, dan adviseer ik je dit basisartikel over Getting Things Done te lezen.

1. Wil je weten welke taken er eigenlijk allemaal in je hoofd zitten? Probeer ze eens allemaal op te schrijven door jezelf de vraag te stellen ‘wat moet ik nog doen?’ en binnen 10 minuten alles op te schrijven wat er in je hoofd opkomt. Ook handig hierbij is het gebruik van een zogenaamde triggerlist.
2. Maak voor elk project een lijst aan. Daarnaast kan je lijsten aanmaken voor dingen waar je op wacht (lijst ‘wachten op’), voor spullen die je hebt uitgeleend, of een lijst voor acties die je later misschien wilt uitvoeren (lijst ‘later/misschien’).
3. Eat that frog! Begin je dag met de meest uitdagende/vervelende taak van die dag. Dan heb je het ergste gehad, en voorkom je dat je die taak uitstelt. Je e-mail openen aan het begin van de dag is dus niet handig, aangezien je op die manier geleefd wordt door verzoeken van anderen.
4. Bundel kleinere taken. Door kleine soortgelijke taken te bundelen en achter elkaar uit te voeren, kom je in een flow en onderbreek je belangrijke werkzaamheden zo min mogelijk. Daarnaast kun je hiermee inspelen op je eigen energieniveau: taken die minder energie en concentratie vereisen kan je op het einde van de dag inplannen.
5. Bekijk aan het einde van elke dag welke taken je hebt uitgevoerd, wat de status van je projecten is en wat je de volgende dag aan acties hebt staan.
6. Loop ook aan het begin van de week door al je acties, projecten en lijsten heen. Ik weet het, dit klinkt niet als het leukste om te doen. Maar het bijwerken van je taken zorgt er voor dat je weer up-to-date bent en je korte termijnacties aansluiten bij je langetermijnplannen. En je ziet gelijk wat er de komende week moet gebeuren!

Hoe ga jij met al je taken om? Gebruik je papieren lijstjes, een online takensysteem of vertrouw je op je geheugen? Ik lees het graag hieronder!