Beste intranetmanager, je hebt het meest complexe beroep ter wereld

Intranetmanagement is misschien wel één van de meest complexe taken binnen een organisatie.Toen ik het laatste onderzoeksrapport van Jane McConnell over de ‘digital workplace’ las, viel het me weer op. Intranet raakt de kern van organisaties. Dit zie je terug als je praat met mensen die verantwoordelijk zijn voor intranetten. Om hun rol goed in te vullen, moeten ze een breed scala aan disciplines beheersen.

Intranet disciplines

Welke disciplines moet een succesvol intranetmanager beheersen? Intranetmanagers hebben kennis nodig van:

• De organisatie en processen: hoe draait de organisatie, wat zijn de belangrijkste bedrijfsprocessen en waarom? Hieraan gerelateerd is organisatiekennis belangrijk, omdat het optuigen van een passende intranetbeheerorganisatie essentieel is. Een intranetmanager moet dit beheersen.
• Organisatiestrategie: gerelateerd aan kennis van de organisatie en processen, is kennis van de organisatiestrategie. Waar wil de organisatie met haar medewerkers naartoe? Een intranetmanager moet dit weten en proberen het intranet daarop af te stemmen. Het zichtbaar helpen ondersteunen en realiseren van de strategie van de organisatie leidt tot intranetten die gewaardeerd worden, ook door beslissers.
• IT: een intranet wordt gebouwd met (web)technologie en integreert vaak met andere IT-systemen. Kennis van deze technologie is essentieel om het gesprek met IT aan te gaan en om het juiste platform voor het intranet te kiezen. De intranetmanager moet de wensen van de klant ook om kunnen zetten in een functionele beschrijving, die IT begrijpt en kan ontwikkelen. De intranetmanager is de spil tussen IT en de klant.
• Trends: wat verandert er op het gebied van mensen, organisaties en technologie? Het bijhouden van deze bewegingen en het afstemmen van het intranet op deze bewegingen is essentieel voor een intranetmanager. Anders wordt het ‘intranet’ elders ontwikkeld door de medewerkers.
• Sales: een goed intranet verkoopt zichzelf, maar niet iedereen is even overtuigd van het nut en de noodzaak van een intranet. Daarom moet een intranetmanager het (beoogde) intranet goed kunnen verkopen aan management en medewerkers.
• Service: soms werkt een intranet niet (helemaal) zoals gewenst. Als medewerkers hierover klagen, moeten hun klachten serieus genomen worden en de problemen opgelost worden. Daarnaast is kennis van ondersteunende processen hier ook onontbeerlijk. De ‘self-service’ van medewerkers is een belangrijke en waardevolle reden om een intranet te ontwikkelen.
• Schrijven voor ‘online’: het creëren van relevante content voor medewerkers is een kunst. Een intranetmanager moet deze content kunnen creëren en anderen helpen om dit te doen.
• Financiën: een intranet kost wat en het moet wat opleveren. Een intranetmanager moet een ‘business case’ van een intranet op kunnen stellen en de waarde daarvan aantonen aan beslissers en medewerkers.
• HR en juridisch beleid: wat mag wel en niet gedeeld worden op een intranet? In sommige landen mag je bijvoorbeeld niet zomaar een foto van een medewerker publiceren. Een intranetmanager moet deze (lokale) regels kennen.
• Meten: intranetmanagers moeten goed kunnen meten en meetresultaten kunnen analyseren en erover rapporteren.
• Overtuigingskracht: intranetmanagers moeten een organisatie en haar medewerkers kunnen beïnvloeden en overtuigen, zodat de ambitie van het intranet gerealiseerd wordt (met hen). Hier horen ook overige ‘people skills’ als presenteren, duidelijk communiceren en dergelijke bij.
• Communitymanagement en netwerken: interactie en collaboratieve intranetten vragen om kennis van ‘communities’ en netwerken. Hoe werken die en hoe laat ik die voor me werken?

En dan ben ik er vast nog een aantal vergeten.

Vertalers

Ik raak er steeds meer van overtuigd dat intranetmanagers goede vertalers moeten zijn. Volgens mij is dat ook de rode draad in de bovenstaande lijst met disciplines. Ze moeten tussen organisatie en medewerkers, IT en communicatie,  ontwerp en techniek kunnen acteren en die werelden aan elkaar verbinden.

Eén persoon?

Als je deze lijst ziet, dan vraag je je misschien af of één persoon dit allemaal kan. Ja, ze bestaan. En ik denk dat de ideale intranetmanager dit ook echt allemaal beheerst. Soms is het zelfs noodzakelijk: er is gewoon geen geld voor meerdere intranetverantwoordelijken. Als het meerdere mensen zijn die deze disciplines beheersen, dan is mijn ervaring dat losse mensen veel overlappende disciplines hebben. Ze begrijpen elkaar dan diepgaand.

Kennis vergroten

Welke stappen kun je zetten om meer van deze disciplines te leren? Er is geen recept voor. Maar dit zijn enkele punten die ik je aan kan bevelen:

1. Lezen en luisteren: lees boeken en artikelen van intranetexperts en ga praten met andere intranetmanagers
2. Studeren: er is geen opleiding intranetmanagement (zou die er niet moeten zijn?), maar je kunt deze disciplines wel leren met studies en cursussen.
3. Werken met of in het primaire proces: neem als intranetmanager de tijd om in het primaire proces van je organisatie mee te doen. Idealiter ga je een tijd in het primaire proces werken.

Ik hoor graag van je welke disciplines een intranet manager nog meer zou moeten beheersen. Herken je je als intranetmanager in bovenstaande? En welke disciplines zijn het moeilijkst?

Foto’s met dank aan Fotolia.