Hoe brief ik een designer?

Een goede briefing is belangrijk om ervoor te zorgen dat alle neuzen dezelfde kant op staan, vooral als het gaat om design. Hoe weet het designteam goed wat er moet gebeuren, wat het resultaat moet zijn? En hoe hou je tegelijkertijd voldoende ruimte voor creatieve inbreng van het team? Dit doe je door een complete en inspirerende design-briefing op te stellen en te presenteren.

In dit artikel leg ik uit hoe de juiste inhoud van zo’n briefing bijdraagt aan de waarde en het doel van het project.

De waarde van de geschreven briefing

Het opstellen van een briefing is van grote waarde voor ieder project en voor de ontwikkeling van ieder product. Dit geldt voor zowel digitale productontwikkeling als de ontwikkeling van offline producten. Mondeling briefen aan de designer heeft de voorkeur boven alleen het schriftelijk briefen. Hierdoor krijgt de designer namelijk de mogelijkheid om direct vragen te stellen en dieper op de inhoud in te gaan. De presentatie wordt afgesloten met de debrief van de designer. De designer geeft een samenvatting van de briefing, waardoor met de opdrachtgever geverifieerd wordt of de inhoud en opdracht begrepen zijn.

Brief ook meteen jezelf

Een leuk extraatje voor de opdrachtgever is dat een goed geschreven briefing net zo waardevol is voor zichzelf als voor een designer. Het dwingt een opdrachtgever namelijk goed over de inhoud van de opdracht na te denken en keuzes te maken over bijvoorbeeld tone of voice, doelstellingen, missie, visie, maar ook over de context van het gebruik en de requirements van de tool, website of app. Door het op papier te zetten, staan de inhoud en keuzes vast. Dit biedt zekerheid voor de designer en voor hetzelfde geld brieft de opdrachtgever ook zichzelf.

Wat is het doel van de briefing?

Het doel van de briefing is om de noodzakelijke informatie, die bijdraagt aan een optimaal resultaat, in kaart te brengen en te communiceren met de designer. De goedkeuring van het programma van eisen (oftewel de inhoud van de briefing) zorgt ervoor dat de neuzen van iedereen dezelfde kant op staan. Alle partijen beschikken over dezelfde informatie en begrijpen deze informatie ook.

De briefing geeft duidelijke kaders weer waarbinnen de designer aan de slag kan. Het zorgt voor houvast voor de designer. Een goede briefing inspireert en prikkelt. Het geeft informatie en duidelijkheid over wat de klant wil, maar ook voor wie de designer ontwerpt. Oftewel, wie zijn de gebruikers en wanneer en op welke manier gaan ze gebruik maken van het product. Het lijkt tegenstrijdig, maar duidelijke randvoorwaarden zorgen juist voor creativiteit. Er moet een balans zijn tussen inspireren en overdragen, zonder voor te schrijven. Oftewel ‘vrijheid in gebondenheid’.

Hoe stel je ‘m op?

Een design-briefing is de creatieve reactie op de algemene projectbriefing. Het document is gericht op de gewenste resultaten van het design – niet op de esthetiek.

Het kan voorkomen dat de opdrachtgever niet alle gewenste informatie kan aanleveren, waardoor een aanvullende analyse nodig is. Bij voorkeur wordt dit analysetraject doorlopen door de opdrachtgever en opdrachtnemer. Vanuit de opdrachtnemer zijn hierbij vaak een art director, concept developer, researcher en interactie ontwerper betrokken. De opdrachtgever gaat samen met deze competenties aan de slag om het (visuele) concept neer te zetten en de wensen en eisen van de gebruiker en de opdrachtgever in kaart te brengen. Deze informatie wordt vervolgens vertaald naar deliverables, die samen de design briefing vormen.

Wat staat er in?

Een design-briefing bestaat uit de volgende onderdelen:

• Informatie over het bedrijf, haar werkzaamheden en een beschrijving van de doelgroep
• De in kaart gebrachte behoefte van de doelgroep
• Toelichting op de branding, brand values, huisstijl en eventuele webrichtlijnen
• De missie, visie en doelstellingen van het bedrijf (voor zover van belang)
• Wat de concurrent goed en slecht doet en waarom (in het kader van de opdracht)
• De probleemstelling en de projectdoelstelling
• De context van het gebruik van de tool, website of app
• Toelichting op het ontwikkelde concept. Dit concept kan door de klant zelf ontwikkeld zijn of met behulp van een creatief en strategisch team
• Geprioriteerde functionele en relevante non-functionele vereisten (requirements) van de te ontwerpen tool, website of app
• De schermafmetingen waarvoor de designs moeten worden gemaakt
• Toelichting op de beschikbare content (copy, afbeeldingen en video)
• De deadline, planning en deliverables
• Het budget in uren

De bovenstaande ‘droge’ opgesomde onderdelen zijn belangrijk voor een goede en inspirerende briefing. Het stelt kaders en prikkelt de designer om na te denken en met creatieve oplossingen te komen. Geef vrijheid waar je die kan geven, stel grenzen waar je die moet stellen.

Wat is de verschijningsvorm?

Past het bij de opdrachtgever, de doelstellingen en/of bezit de opdrachtgever de capaciteiten ervoor, dan heeft het de voorkeur de briefing op te maken als een mooi document. Maak gebruik van tekst, ondersteund door afbeeldingen en kleur. Zo niet, zorg er dan voor dat het document compleet is, makkelijk gedeeld kan worden met het designteam en dat het een document is waar de opdrachtgever samen met de designer gemakkelijk doorheen kan lopen. Het document moet in één oogopslag een goede indruk geven van de doelstellingen en branding van het bedrijf en de wensen van zowel opdrachtgever als de gebruiker.

Het is aan de opdrachtgever en opdrachtnemer om te bepalen wat gezien de omstandigheden de ideale briefing is. Maar zorg er voor dat er tijd en aandacht aan wordt besteed. Onthoud hierbij dat één uur extra investeren in een briefing, tien uur besparing kan opleveren bij de uitwerking. Zonder goed fundament kun je namelijk geen goed product leveren.

Foto’s met dank aan Fotolia.