Iedereen Slacken! Of schieten we te ver door met social op de werkvloer?

We hadden al Yammer, nu is er Slack en binnenkort Facebook at Work. Sociale media stormen onze organisaties binnen. Werken wordt nooit meer hetzelfde. Toch? Sociale tools geven interne communicatie inderdaad een enorme en broodnodige boost. Maar voorzien die tools ook echt in de behoeften van organisaties? Of anders gesteld: welk probleem lossen ze eigenlijk op?

De redding voor Facebook?

Een paar weken geleden schreef Mujibor de Graaf hier al over Facebook at Work. Nu Facebook voor jongeren uncool is geworden – daar zitten immers je ouders op – lijkt de socialmediareus namelijk van de nood een deugd te willen maken. Als er dan toch zoveel 30-ers en 40-ers op Facebook zitten, dan willen die ‘oudjes’ dat vertrouwde platform vast ook op het werk gebruiken, moet Mark Zuckerberg gedacht hebben. Facebook at Work was geboren.

Mujibor noemde in zijn post een aantal mogelijke nadelen van de zakelijke variant van Facebook. Voor mij zijn die onder te verdelen in drie V’s:

• Veiligheid: zijn je bedrijfsdata wel veilig bij Facebook, ook nog eens op een Amerikaanse server (denk aan Patriot Act)?
• Verwarring: hoeveel dronkemansplaatjes gaan per ongeluk gepost worden naar collega’s – en hoeveel strategische plannen naar vrienden?
• Vertrouwen: wat gaat Facebook doen met je bedrijfsdata? Ze moeten toch ergens hun geld mee verdienen?

Lekker Slacken

Die coole jongeren zelf zitten inmiddels op Slack, tenminste als ze bij een jong en hip bedrijf werken. Slack is een ‘workplace collaboration tool’, in essentie een chatplatform voor op het werk, met zowel groepschat als één-op-één messaging. Maar het bijzondere aan Slack is vooral dat het integreert met allerlei andere applicaties, zoals Dropbox, Google Apps en JIRA. Zo kun je in Slack een document uit je Dropbox vinden, lezen en becommentariëren, allemaal zonder het platform te verlaten.

Slack is hot

Terwijl Slack pas begin vorig jaar is gelanceerd (door de oprichter van Flickr), claimt het nu al 500.000 actieve gebruikers te hebben. Het platform is hot: AirBnB gebruikt het, Spotify en ook bedrijfjes met hippe namen zoals Zumobi en Crowdtap. Maar eerlijk is eerlijk: het wordt ook gebruikt door teams binnen Apple, Amazon en Google.

Slack is heel fijn en overzichtelijk vormgegeven en wil zich duidelijk afzetten tegen de geijkte bedrijfssoftware. Zo start Slack op met een welkomstboodschap zoals “What good shall I do this day?” Ook de activatie van de gebruiker maakt je blij: SlackBot vraagt je in een eenvoudige chatsessie om je profielgegevens.

Organisatiebrede implementatie blijft vaak bij ICT-afdeling steken

In tegenstelling tot Facebook at Work is het verdienmodel hier wel duidelijk: als je van alle functies gebruik wilt maken, betaal je een forse $7 per gebruiker per maand. In de gratis versie, waar de meeste gebruikers op zitten, kun je niet je hele archief inzien en krijg je die handige integraties er helaas ook niet bij.

Slack gaat er duidelijk van uit dat de tool zich als een olievlek verspreidt, totdat het management er niet meer omheen kan om het organisatiebreed – en betaald – in te zetten. Dat idee kennen we van Yammer, maar dat bleek in de praktijk vaak bij de ICT-afdeling te blijven steken.

Hamvraag: wat is het doel van interne sociale media?

Ik ben ervan overtuigd dat een bottom-up-methode, zoals Slack die nastreeft, vanuit organisatie-oogpunt niet wenselijk is. Om een serieuze slag te slaan met interne social media moet je als organisatie namelijk echt keuzes maken – en die vervolgens doorzetten.

Dat is ook de conclusie van een recent artikel in de Harvard Business Review met de provocerende titel “Why No One Uses the Corporate Social Network”. Als het management geen duidelijkheid schept over het doel en geen voortrekkersrol vervult, blijft de adoptie van sociale tools beperkt tot een paar enthousiastelingen. En als het eerste team dan aan het Slacken is, het tweede zit te Facebooken en het derde Yammer gebruikt, dan komt er van die beoogde kennisdeling weinig terecht.

Ik ben ervan overtuigd dat een bottom-up-methode, zoals Slack die nastreeft, vanuit organisatie-oogpunt niet wenselijk is.

Verbeteren van onderlinge communicatie

De platformkeuze hangt dus sterk af van welk probleem je wilt oplossen met de inzet van interne sociale media tools. Als het gaat om het faciliteren van onderlinge communicatie is Slack bijvoorbeeld een prima oplossing. Het grote voordeel voor een organisatie is dat alleen werknemers toegang hebben tot Slack. Dat is met publieke platformen als Skype of WhatsApp, waar ook veel teams gebruik van maken, natuurlijk anders – met alle risico’s van dien.

Slack heeft het zelf in eerste instantie overigens gemunt op onze overlopende mailboxen. Uit onderzoek zou blijken dat 90% van alle e-mails tegenwoordig door machines wordt verstuurd: e-mailmarketing, notificaties, statusupdates. Met Slack zie je alleen berichten van collega’s van vlees en bloed. Dat is sterk. Maar van e-mail met klanten, leveranciers en partners helpt het je natuurlijk niet af.

Sociaal intranet

Een ander probleem is vaak het intranet. Veel organisaties zitten opgescheept met een ouderwets, en vaak nauwelijks gebruikt, intranet. Met officiële nieuwsberichten en veel statische content. Als consultant interne digitale communicatie spreek ik hier regelmatig over met managers. De meesten zien wel wat in een platform dat medewerkers een stem geeft en ze met elkaar verbindt. Doelen als het stimuleren van kennisdeling of het bevorderen van samenwerking en interne betrokkenheid komen dan om de hoek kijken. Vervanging van het traditionele intranet wordt in dat geval een reële optie.

Aan de andere kant merk ik vaak genoeg een zekere huiver voor sociale media binnen de organisatie. Wat gaan onze medewerkers allemaal zeggen als we ze de ruimte geven? Komt er dan geen wildgroei aan discussies en groepjes? Leidt al dat sociale gedoe niet af van het werk? We hebben zelfs klanten van ons eigen sociale intranetplatform Plek die – hoe vreemd dit ook moge klinken – de sociale functies juist willen uitschakelen.

Leidt al dat sociale gedoe niet af van het werk?

Schiet niet door met social

Het zal je niet verbazen dat ik erg geloof in de enorme mogelijkheden van sociale media binnen bedrijven. In de praktijk blijken de zorgen over ongepaste content altijd ongegrond: als je profielfoto naast elk bericht staat, houd je je wel aan de regels. Maar die regels moeten dan wel heel duidelijk zijn – en daar komt die voorbeeldfunctie van het management weer om de hoek. Er zijn mijns inziens wel een paar kanttekeningen te plaatsen bij de organisatiebrede inzet van sociale tools als vervanger van het intranet. Ik zie er vier:

Kanaliseren van informatie

Veel tools, waaronder Yammer en Facebook at Work, tonen alle berichten in één tijdlijn. Die prangende zakelijke vraag van je collega valt dan al snel van het scherm als er even later druk wordt gediscussieerd over de vrijmibo. Slack toont – net als onze tool overigens – de berichten daarom in meerdere overzichtelijke kanalen.

Hiërarchie van informatie

Traditionele intranetten zijn het domein van de communicatie-afdeling, terwijl sociale tools van iedereen zijn. Maar in veel organisaties blijft wel behoefte om groot nieuws ook groot te brengen, bijvoorbeeld in een banner of slider. En willen medewerkers zelf geen onderscheid in importantie kunnen aanbrengen in dat enorme aanbod aan informatie?

Presentatie van informatie

Slack ziet er weliswaar heel fris uit, maar intranetten hebben vaak een look & feel in de huisstijl van de organisatie. Dat helpt om een vertrouwde omgeving te creëren voor medewerkers om actief te worden. Ook hebben groepen (afdelingen, projectteams) nu vaak een eigen pagina, waarmee ze zich aan de rest van de organisatie kunnen presenteren.

Culture clash

Slack en Yammer kiezen welbewust voor provocerende namen: een ‘slacker’ is in het Engels iemand die er de kantjes vanaf loopt; to yammer is Engels voor klagen. Geinig als je een start-up bent, maar wil elke organisatie zich identificeren met die hippe, jonge subcultuur? Dat kan ook zomaar medewerkers afschrikken die niet zo thuis zijn op social media – juist de mensen die het moeilijkst te bereiken zijn.

Begrijp me goed, dit is allesbehalve een pleidooi voor SharePoint. Maar we moeten het kind ook niet met het badwater weggooien en goed kijken wat nou juist wel prima werkt bij traditionele intranetten en waarom.

De keuzes op een rijtje

Organisaties moeten dus kiezen. Over de keuze ja of nee kan ik kort zijn: wees niet bang voor sociale media in je organisatie. Zet die eerste stap! De mogelijkheden zijn namelijk enorm – en de winst is heel concreet: hogere productiviteit, betere kwaliteit door kennisdeling, behoud van personeel.

Maar denk dus vooraf goed na wat je doelstelling is en kies het platform dat daar bij past. En of je nu een communicatietool als Slack of Yammer kiest, of een sociaal intranet als Jive of het Nederlandse Plek of Speakap: ga er voor! Organisatiebrede adoptie komt namelijk niet vanzelf. Leg goed uit welke voordelen medewerkers van de tool gaan hebben; schep duidelijkheid over digitale do’s en don’ts; en zorg dat het management het goede voorbeeld geeft. En: kies er één. Want als allerlei groepjes elk hun eigen platform gaan gebruiken, dan wordt social niet te social, maar juist niet social genoeg.

Illustratie intro met dank aan Fotolia