Slack verbetert de onderlinge samenwerking: ben jij al verslackt?

‘In principe is Slack niet meer dan een opgekalefaterde chatroom’, zeggen de makers van dit online communicatieplatform. Dat is een enorm understatement. Slack bespaart ons niet alleen een hoop inbox-leed, Slack verbetert ook onze onderlinge samenwerking en onze persoonlijke workflow. Eigenlijk zijn we binnen een half jaar totaal verslackt.

Tegen inbox-vervuiling

Mail to all: ‘Weet iemand hoe het zit met … ?’ En dan tig mailtjes krijgen met het antwoord. Irritant. Of dat je wilt antwoorden, maar niet weet of iemand anders al geantwoord heeft. Nog irritanter. Of: helemaal geen antwoord krijgen omdat iedereen denkt dat een ander wel antwoordt. Helemaal irritant. Bij Redkiwi werken we intern samen in verschillende teams. Dat gaat goed, maar door al ons enthousiasme raakten we regelmatig verstrikt in allerlei mailwisselingen die naast elkaar en door elkaar heen liepen.

Digitaal communicatieplatform

Slack is een communicatieplatform dat de interne communicatie makkelijker en overzichtelijker maakt. Dat is fijn, want we werden niet alleen tureluurs van de gigantische hoeveelheid interne mails, we raakten ook de draad kwijt door alle verschillende communicatiekanalen die we gebruikten. Gmail om te mailen, de chat van Skype om ‘even snel iets te vragen’, WhatsApp om elkaar af te leiden, en o ja, we praatten ook nog met elkaar (nog steeds trouwens). Vind dan nog maar eens iets terug.

Dankzij Slack heerst er weer orde in de communicatiechaos. Via Slack delen we intern kennis met elkaar. Op onze hoofdlocatie in Rotterdam, maar onze Roemeense collega’s en onze freelancers zitten natuurlijk ook op Slack. Slack kun je zowel op je computer als op je telefoon gebruiken.

Onderling chatten of in public en private channels

Een Slackscherm ziet er in eerste instantie uit als een chatscherm. Links in beeld zie je meteen een overzicht van je contacten. Met deze mensen kun je één op één chatten: even iets vragen, een bestand of een link delen, enzovoort. Verder zie je de openbare channels (groepen) waar je lid van bent en de ‘private groups’ waar je in zit. Mijn collega’s en ik hebben onder andere de openbare groepen ‘Design’, ‘Team websites’, ‘Team webshops’ en ‘Mededelingen MT’. Je bepaalt zelf in welke openbare groepen je zit.

Private groups zijn ideaal voor tijdelijke projectgroepen. Een beheerder nodigt de groepsleden uit, dus anderen kunnen niet zomaar in de groep komen. Dit is ideaal voor projectgroepen van kiwi’s die samen aan een pitch werken, maar we hebben ook een groep voor ’10 jaar Redkiwi’, want er moet natuurlijk wel een goed feest georganiseerd worden.

Levend archief

In elke chat en in elke groep verschijnen de berichten overzichtelijk onder elkaar. Via de tijdlijn volg je precies waarover gesproken wordt. Conversaties zijn zo veel beter te volgen dan per mail. Even scrollen en je bent helemaal weer bij.

Het aller-allerbelangrijkste vinden we dat alles altijd weer terug te vinden is. Alle conversaties waar je ooit toegang toe had blijven makkelijk terug te vinden en de gedeelde informatie blijft dus toegankelijk. Hoe? Door terug te scrollen, door onderdelen een ster toe te wijzen, of door de zoekfunctie rechts bovenin het scherm te gebruiken. Vooral developers merken dat ze zo niet steeds opnieuw het wiel uit hoeven te vinden. Wat bij het ene project besproken is, kan bij een ander project ook weer van toegevoegde waarde zijn. Er gaat veel minder kennis verloren.

Kennisontwikkeling & -verspreiding

Kennisontwikkeling is enorm belangrijk. We kunnen onze klanten zo goed helpen met vernieuwende oplossingen, doordat we altijd up to date zijn en doordat we veel aan research & development doen. Opgebouwde kennis over allerlei onderwerpen delen we wekelijks in kennissessies. Dankzij Slack komen ontwikkelingsprojecten nu vaker in een stroomversnelling. Via Skype hadden we onderling wel vaak korte een-op-een-overlegjes, maar de gedeelde informatie verspreidde zich niet verder.

Nieuwe kennis verspreidt zich nu via slack als een olievlek binnen de organisatie. ‘Heeft iemand ooit geprobeerd om….? Hoe doe ik….?’ Iedereen die iets toe te voegen heeft, kan dit doen. Vooral developers merken dat er in hoog tempo veel meer kennis wordt gedeeld dan voorheen. Zo bouwen we in rap tempo veel meer know how op en we brengen elkaar op goede ideeën.

De voordelen van ons marketing channel

Eén van de Slack channels die een verschil maken in onze organisatie, is het marketing channel. De meeste kiwi’s zijn de hele dag gefocust op het maken van mooie sites en shops. De marketingafdeling deelt onze updates, kennisartikelen en vacatures via Twitter en LinkedIn en Facebook. Doordat we Twitter geïntegreerd hebben in Slack, ziet iedereen in het marketingkanaal wat er gecommuniceerd wordt.

Het leuke en onverwachte effect hiervan is dat er nu steeds meer input komt vanuit de teams. We hebben veel meer te melden dan de marketingafdeling aanvankelijk wist. Bovendien gaan mensen die dat eerst niet deden nu zelf ook meer delen. We vergroten onze zichtbaarheid, waardoor we toch weer meer offerteverzoeken krijgen.

Slack en social

Er valt van alles te integreren in Slack. Behalve ons eigen Twitter-account, kunnen we ook tweets van bepaalde klanten, partners, leveranciers en conculega’s laten binnenkomen in een public of private channel. Dat is handig, want hierdoor kunnen we sneller reageren en de interactie aangaan. Dat is uiteindelijk toch wat we willen met social. Een prettige bijwerking is tijdwinst.

Integratie van Twitter in Slack scheelt ons tijd doordat we niet continu ons Twitter-account hoeven te monitoren. Op dit moment zijn Facebook, Pinterest en LinkedIn nog niet standaard te integreren in Slack, maar het gaat er ongetwijfeld van komen.

Betere service dankzij allerlei integratiemogelijkheden

Er bestaat al een hele lijst van tools die geïntegreerd kunnen worden in Slack. De bekendste hiervan zijn Dropbox, Google Drive, Google Hangouts, RSS en MailChimp. Een minder bekende tool waar we erg blij mee zijn is Pingdom. Pingdom communiceert met de servers waarop de webshops en websites van onze klanten draaien. Het vraagt periodiek de url van sites en shops op. Als er geen antwoord van de server komt, krijgen we meteen een foutmelding in Slack en gaan we kijken wat er aan de hand is. Vaak hebben we het probleem al opgelost voordat de klant doorheeft dat er iets mis is.

Daarnaast werken we met BitBucket voor code-ontwikkeling. Dankzij de integratie met Slack kan iedereen in de organsiatie snel de voortgang van de code-ontwikkeling volgen, zonder in te loggen. We hoeven de informatie dus niet meer te ‘halen’. Slack brengt de informatie zodra er iets nieuws gebeurt. Zo lossen we allerlei vraagstukken sneller op en komen we tot betere oplossingen. Zo kun je je serviceniveau nog verder verbeteren. Het is ook mogelijk om zelf tools te integreren. Onze developers bouwen bijvoorbeeld een integratietool waarmee we onze agenda’s kunnen laten communiceren met Slack.

Betere workflow

De basis van Slack is dus een chat met een archieffunctie. Als je dat eenmaal doorhebt, kun je het jezelf makkelijker maken door verschillende functionaliteiten toe te passen die je helpen om efficiënter te werken. Beter time management is wat ons betreft een groot pluspunt van Slack. De Slackbot kan je hierbij nog verder helpen. Deze vriendelijke vriend kun je verschillende commando’s geven, bijvoorbeeld het ‘remind me’-commando.

Typ bijvoorbeeld ‘/remind me to call Jan about project X Wednesday at 15.00’. De Slackbot reageert dan direct met: ‘Ok, I’ll remind you to ‘call Jan about Project X’ on Wednesday, [datum] at 3:00 pm’. Om 15.00 krijg je dan een bericht: ‘Hey, you asked me to remind you to call Jan about Project X’. Maar je kunt ook een reminder vragen voor volgende week, of voor over een jaar. Je kunt je commando invoeren in elk willekeurig tekstveld, want de commando’s die je ingeeft na de slash, zijn niet zichtbaar voor anderen. Zodra je een ‘/’ typt, zie je vanzelf welke commando’s je nog meer kunt geven.

Happy met Slack

Al met al heeft Slack bij ons een behoorlijke verandering teweeg gebracht. We communiceren via Slack, we monitoren social media via Slack, we monitoren websites en webshops via Slack, we managen onze agenda en to do-lijsten via Slack. Alles in één kanaal. Dat betekent: minder mail, minder openstaande schermen, minder to do lijstjes, minder miscommunicatie én – en dit vooral – meer tijd en aandacht voor klanten.

Heb jij ervaring met Slack? Hoe is het binnen jouw organisatie ontvangen?