Innovatie

De uitkomst van een project is onvoorspelbaar

0

Kenmerkend voor digitale productontwikkeling is dat niet van tevoren vaststaat wat je gaat doen én of dat ook allemaal gaat lukken. Als het gewenste doel al bereikt wordt, is het daarnaast ook onzeker of dit zal lukken met het beschikbare budget of binnen de gestelde tijd. En dan komen er ook nog eens van begin tot eind nieuwe inzichten bij én sta je onder invloed van allerlei interne en externe factoren. Hoe ga je hier als projectmanager nou mee om? In dit artikel zoom ik in op het eerstgenoemde kenmerk. Waarom kun je van tevoren niet exact zeggen wat je gaat doen? En hoe overtuig je de opdrachtgever ervan dat “het niet precies weten” de juiste start is van een project?

Start vanuit een briefing

Een project start altijd met de oude bekende: de briefing vanuit de opdrachtgever. Deze opdrachtgever kan uiteraard zowel een interne als externe opdrachtgever zijn. Aanleiding van de briefing zal in de meeste gevallen een businesscase zijn. In de businesscase wordt het doel en de gewenste resultaten van het project beschreven, de kosten tegen de baten afgewogen, rekening houdend met de risico’s. Ofwel de zakelijke verantwoording voor de investering in het project. Op het moment van het maken van de projectbrief en het opstellen van de businesscase kan het lijken dat de scope bekend is en dat er geen risico’s zijn. Maar in het projectproces blijkt dit altijd anders te zijn…

De debrief: de wensen vs de doelgroep

Op basis van een briefing (ook wel projectbrief genoemd), wordt aan de projectleider gevraagd een voorstel uit te brengen. Valkuil is direct vanuit de briefing aan de slag te gaan. Want de eisen staan keurig netjes opgesomd, de doelgroep is beschreven, de planning is vermeld en de wensen en eisen aan de invulling van het projectvoorstel staan er toch duidelijk in? Maar weet je dan ook precies wat de opdrachtgever bedoelt met ‘ik wil een converterende website’ of ‘ik wil een mijnomgeving’? Wat zijn de specifieke behoeften van de doelgroep en leidt het eindproduct dat de opdrachtgever beschrijft ook echt tot het gewenste resultaat?

Daarom is stap 1 zo snel mogelijk met de opdrachtgever aan tafel te zitten. Je hebt meer duidelijkheid en input nodig om een advies te kunnen geven in de projectaanpak en een inschatting te kunnen maken van de benodigde expertises, stappen en deliverables (producten) en het benodigde budget. Oké, dan heb je voldoende input voor het maken van een voorstel. Maar weet je dan echt alles?

Briefing vs reality_artikel Marjolein

Luisteren en constant bijsturen

Na de briefing en debrief is er een solide basis gelegd om voor alle betrokkenen het meest interessante traject van een project in te gaan. Er komen nu van begin tot eind nieuwe inzichten bij en je staat continu onder invloed van allerlei interne en externe factoren. Logisch dus dat gedurende de vordering van het project steeds meer duidelijk wordt over het eindproduct. Want in dit traject spreek je met de doelgroep, worden tijdens werksessies met de opdrachtgever de eisen gedefinieerd en geprioriteerd en wordt op basis van deze invloeden het idee visueel gemaakt. Je werkt in deze fase naar een concreet concept of product. Het uiteindelijke resultaat had je nooit vooraf vanuit een briefing kunnen bepalen.

Het eindresultaat kun je nooit op moment van briefing bepalen

Communicatie als antwoord op onzekerheid

Zie een project als een proces waarbij je samen naar het ultieme resultaat binnen de realistische middelen werkt. Waarbij de communicatie met de opdrachtgever de belangrijkste factor is voor het slagen van het project. Neem de opdrachtgever mee in het proces. Constant moet duidelijk zijn waarom, door wie en welke keuzes zijn gemaakt. Dit is waar je je als projectmanager kan onderscheiden. En als het project goed wordt geleid, is het dus helemaal niet erg als je in het begin niet exact weet waar je uit gaat komen, maar werk je samen naar het beste resultaat.

????????????????????????Wat maakt een briefing dan wel goed?

De doelstelling van een project is niet het een-op-een realiseren van de briefing, maar het halen van maximale waarde uit het projectteam. Een briefing is goed als:

  • het doel en de succesfactoren van het project SMART zijn beschreven;
  • de afhankelijkheden in kaart zijn gebracht.

Een briefing moet een projectteam niet beperken in haar creativiteit, maar haar kaders geven waarbinnen zij vrijheid krijgt. Een goede briefing inspireert en prikkelt. Er moet een balans zijn tussen het inspireren en overdragen, zonder voor te schrijven. Oftewel ‘vrijheid in gebondenheid’. Dan kom je tot het beste resultaat.

Een goede briefing inspireert en prikkelt het team

Dus overtuig de opdrachtgever dat je vooraf niet precies het eindresultaat kunt definiëren, maar dat deze gedurende het traject gevonden wordt. En dat ze kunnen vertrouwen dat jij als projectmanager dit proces bewaakt. Succes!

Afbeeldingen met dank aan Fotolia