Het kantoor in je tas: de tas van een ‘nomad worker’

“‘Het kantoor in je tas’ in plaats van ‘met je tas naar kantoor’ is de kortste manier om het werken in de toekomst te typeren.” Een mooie spreuk van Ton de Korte, directeur van het Nederlands Instituut voor Sociale innovatie. Werken vanuit het kantoor in je tas, oftewel nomad working zoals ik deze leefstijl graag noem, zal voor een groot deel van de kenniswerkers in Nederland binnen enkele jaren de nieuwe realiteit worden.

Naast veel voordelen brengt deze leefstijl ook de nodige praktische en psychologische uitdagingen met zich mee. Hoe pak je dat op een slimme manier aan? Graag neem ik je mee in de wereld van nomad working en het inrichten van het kantoor in je tas.

Nomad working

In de grote wereldsteden zie je al enkele jaren een opvallende trend: kenniswerkers die voorheen in kantoorgebouwen werkten, gaan nu steeds vaker met hun laptop en mobiele internetverbinding werken in koffiebars, coworking-locaties, loungeplekken, andere openbare gelegenheden of thuis. Deze kenniswerkers, die de wereld als hun kantoor gebruiken, noem ik graag nomad workers.

Nomad staat symbool voor vrijheid, flexibiliteit en slimmer leven. Het jachtwapen van dit ‘nieuwe soort nomade’ is geen speer of pijl en boog, maar het kantoor in zijn tas. Dit ‘wapen’ helpt hem om werkgerelateerde activiteiten makkelijker te integreren in de rest van zijn leven, waarmee niet alleen slimmer werken maar ook slimmer leven mogelijk wordt.

Het Nieuwe Werken

Ook in Nederland tref je steeds vaker nomad workers aan in het dagelijkse straatbeeld. Er zijn zelfs al speciale openbare ontmoetingsplekken voor nomad workers, bekende voorbeelden hiervan zijn Seats2Meet en Igluu die beiden onder meer in Utrecht te vinden zijn. Naast de opkomst van steeds meer nieuwe ontmoetingsplekken voor nomad workers, heeft deze leefstijl momenteel ook veel maatschappelijke aandacht onder de noemer ‘Het Nieuwe Werken’ (HNW). Zo is er bijvoorbeeld door de Stichting Natuur & Milieu in samenwerking met een aantal grote organisaties in de week van 8 t/m 14 november aanstaande de Week van Het Nieuwe Werken georganiseerd.

Nieuwe reeks: ‘De tas van…’

Exclusief voor Frankwatching zal ik de komende tijd een nieuwe reeks artikelen schrijven waarin ik je meeneem in de praktijk van de nomad worker leefstijl. Onder de titel ‘De tas van…’ laat ik je kennismaken met uiteenlopende nomad workers uit Nederland, die je een kijkje gunnen in hun mobiele kantoor. Ik zal zelf gelijk de aftrap nemen voor deze reeks door je een praktische rondleiding te geven in mijn eigen mobiele kantoor, dat mij dagelijks helpt om mijn leven flexibeler in te delen.

Waarom het kantoor in je tas?

We hebben het tegenwoordig allemaal te druk en zijn op zoek naar ‘meer tijd’. De ‘oude manier’ van werken op vaste tijden en plaatsen, is niet meer bestand tegen de snelheid waarmee het leven zich tegenwoordig voltrekt. Ik geloof dan ook niet (meer) in een strikte scheiding tussen werk en privé.

Opvallend is dat mensen die het druk hebben juist wel vaak de oplossing in de richting van een nog striktere scheiding tussen werk en privé proberen te zoeken. Het geforceerd uit elkaar houden van deze twee, door bijvoorbeeld vaste werktijden, zorgt naar mijn inzien juist voor meer onbalans, omdat het zo moeilijker is om privé- en werkactiviteiten op een natuurlijke wijze op elkaar af te stemmen en in elkaar over te laten vloeien.

Daarnaast is de kans klein dat je bioritme gelijk loopt met het 9-5 ritme van de maatschappij. Het leven bestaat voor mij dan ook gewoon uit verschillende activiteiten, bepaalde activiteiten zou je ‘werk’ kunnen noemen en andere ‘privé’. Dat benoemen laat ik echter liever aan anderen over. “Ga je dan niet juist meer werken?”, is een vraag die ik vaak krijg. Ik denk dat dit risico niet anders is dan bij werken op een vaste plaats en met vaste tijden. Waar het om gaat is dat je met het kantoor in je tas makkelijker kunt kiezen, en daarmee de vrijheid hebt om activiteiten te doen wanneer deze het beste uitkomen.

Favoriete tas

Voor de meeste situaties gebruik ik een Booq Taipan Lift L schoudertas. Deze tas is lichtgewicht, erg praktisch ingedeeld en niet onbelangrijk: ik vind hem erg stijlvol. Dit is dan ook mijn persoonlijke favoriet. Naast deze schoudertas heb ik thuis altijd een rugzak klaarstaan voor uitstapjes waarbij ik veel moet lopen of fietsen op mijn vouwfiets (Brompton) in combinatie met het openbaar vervoer. Voor situaties waarbij de kans klein is dat ik mijn hele mobiele kantoor nodig heb (bijvoorbeeld tijdens een stedentrip of vakantie), neem ik altijd graag een kleine schoudertas mee met daarin alleen mijn iPad. Verder vind ik het leuk om er af en toe op uit te trekken om te fotograferen: speciaal voor dit doeleinde heb ik een speciale rugzak bestemd voor fotoapparatuur.

Wat zit er in mijn tas?

Om te voorkomen dat dit een lange saaie lijst gaat worden, laat ik je hieronder liever een foto zien, waarop je mijn standaardsetup aantreft die ik 80% van de tijd bij me heb in mijn schoudertas voor mijn werk als spreker. Het lijkt heel erg veel, maar het past allemaal prima in mijn schoudertas.

Favoriete hardware top 3 voor onderweg

1. MacBook Pro

Als laptop gebruik ik een MacBook Pro 15″ voor alle voorkomende kantoorwerkzaamheden. Deze 15” Macbook ga ik overigens op korte termijn vervangen door een kleinere 13″ Macbook Pro die voor mijn werkzaamheden voldoet. Het 13” model is net iets lichter en compacter, dit zijn belangrijke criteria voor de meeste nomad workers.

2. iPhone met Jawbone Icon headset

Voor de meest voorkomende communicatieactiviteiten (bellen, e-mail, sms en chat) gebruik ik een iPhone in combinatie met een Jawbone Icon noise cancelling bluetooth headset. Dit is de beste combinatie van een smartphone met headset die ik tot op heden heb gebruikt. Wat ik belangrijk vind aan een smartphone, is dat deze niet uitsluitend uitnodigt tot ‘werken’. Dit heb ik in het verleden bijvoorbeeld bij het gebruik van een BlackBerry wel sterk ervaren. Zo is de BlackBerry in mijn ogen een echt no-nonsense werkpaard. Met de iPhone is het voor mij makkelijker om naast het e-mailen en bellen voor mijn werk, even te ontspannen met een leuke applicatie, het kijken van een filmpje of het luisteren van muziek.

Vanuit efficiency oogpunt ben ik verder een groot voorstander van zoveel mogelijk handsfree bellen (niet alleen in de auto). Op dit idee ben ik gekomen naar aanleiding van de indrukwekkende last lecture van Professor Randy Pausch (zie YouTube). De Jawbone Icon headset is voor mij de beste headset die ik tot op heden heb kunnen vinden vanwege zijn briljante noise cancelling. Ook in de auto gebruik ik deze headset liever dan kostbare inbouwcarkits, die helaas weinig privacy bieden tijdens een telefoongesprek wanneer je met meerdere mensen in de auto zit.

3. iPad met Readitlaterlist en Pulse News Reader

De iPad 16GB 3G gebruik ik onderweg het meeste voor het afhandelen van leeswerk met behulp van de applicaties Readitlaterlist en Pulse News Reader. Wanneer ik op mijn laptop een interessant artikel tegenkom tijdens het verwerken van mijn RSS feeds in Google Reader (in combinatie met Feedly), dan voeg ik deze in mijn browser met een klik toe aan mijn digitale ‘mobiele leesmap’ in Readitlater. Hierdoor kan ik met behulp van mijn iPad reistijd in het openbaar vervoer, uitval van afspraken of wachttijd optimaal benutten om bij te blijven op mijn vakgebied.

Naast Readitlater voor de iPad gebruik ik graag de applicatie Pulse voor het ontspannen bijhouden van mijn 15 belangrijkste RSS-feeds van websites die ik graag volg. Verder gebruik ik Goodreader en iBooks voor het lezen van PDF-files. Naast digitaal lezen experimenteer ik steeds meer met het gebruik van de iPad voor uiteenlopende andere werkzaamheden die ik voorheen hoofdzakelijk op mijn laptop deed. Bijvoorbeeld het verwerken van mijn e-mail of aantekeningen maken in Evernote. Een belangrijk voordeel van de iPad voor nomad workers is de grote batterijlevensduur van 10 uur, de razendsnelle opstarttijd (lees: nihil) en natuurlijk de grote functionaliteit in een compact formaat.

Favoriete software top 3 voor onderweg

1. Remember the Milk en Google Agenda

Remember the Milk (RTM) in combinatie met Google Agenda gebruik ik voor het managen van al mijn activiteiten en afspraken. De mogelijkheid om locaties aan taken toe te kennen in RTM vind ik een uitkomst. Zo kan ik met een klik zien wat ik de volgende keer dat ik bijvoorbeeld in Amsterdam ben, kan doen. Beide applicaties zijn uitstekend te raadplegen (ook offline) vanaf de laptop, maar ook vanaf de smartphone of iPad.

2. Evernote

Evernote gebruik ik als een soort van digitaal ‘plakboek’ dat mij helpt om knipsels, ideeën, informatie en referentiemateriaal overal waar ik ga overzichtelijk en vlot bij de hand te hebben; van verzekeringspolissen tot recepten. Vooral de combinatie van Evernote met bijvoorbeeld de Fujitsu ScanSnap 300S, Canon imageFormula P-150 Scan-tini of Doxie portable scanner is wat mij betreft briljant. Waar ik vroeger referentiemateriaal meestal bewaarde in losse mapjes op mijn harde schijf, gaat alles nu zo veel mogelijk direct Evernote in met zijn geweldige tekstherkenings- en zoekfunctionaliteit.

3.MindMeister

MindMeister gebruik ik dagelijks voor het uitwerken van projecten, brainstormen, de structuur van een artikel of presentatie voorbereiden of het samenvatten van iets dat ik heb gelezen of geleerd. Op afstand samenwerken met collega’s aan MindMeister mindmaps vind ik verder erg handig.

Favoriete low-tech tools top 3 voor onderweg

1. De tashanger

Laat ik beginnen met te zeggen dat ik kriegelig werd van alle keren dat mijn tas op de grond van openbare gelegenheden is omgevallen, bijvoorbeeld doordat mensen er per ongeluk tegenaan liepen of gewoon omdat hij niet goed bleef staan tegen een tafelpoot. Een tashanger zorgt ervoor dat ik mijn mobiele kantoor makkelijk stevig aan de rand van een tafel of bureau kan ophangen waarmee hij niet meer omvalt, maar nog belangrijker: ik kan veel makkelijker bij de inhoud van mijn tas terwijl ik aan het werk ben. De tashanger is verder ook erg handig om mijn tas ‘van de grond te houden’ in bijvoorbeeld een openbaar toilet of op andere plekken waar ik mijn tas liever niet op de grond zet.

2. IN-map en A-Z sorteermap

Ik ben een groot voorstander van paperless werken. Echter kost het soms meer moeite om mijn mobiele kantoor volledig paperless te houden, in plaats van het kleine beetje papier waarmee ik nog te maken krijg te accepteren en er slim mee om te gaan. Om te voorkomen dat nieuwe aantekeningen, knipsels of hotelfacturen voor chaos in mijn tas zorgen, bewaar ik ze daarom bij binnenkomst tijdelijk in mijn IN-map. Dit is een stevige PVC map van A4-formaat met een knip erop. De IN-map werkt nauw samen met mijn lichtgewicht A-Z sorteermap, waarin ik documenten die verwerkt zijn bewaar indien ik ze later nog nodig heb bij een bepaalde actie (Remember the Milk) of afspraak (Google Agenda).

3. Zip bags

Transparante Zip bags helpen me om snel en overzichtelijk toegang te hebben tot kleine losse accessoires en spulletjes, zoals stekkers, adapters etc. De compacte ZIP-bags bewaar ik in het grote vak van mijn schoudertas, wat voorkomt dat de losse items door mijn hele tas gaan zwerven. Naast de transparante Zip bags heb ik altijd een opbouwbare draagtas aan de buitenkant van mijn tas hangen, voor situaties waarin ik wat extra tasruimte nodig heb (congressen, boodschappen doen etc.).

Favoriete plek om te werken

Waar je me regelmatig kunt vinden, is de houten eetkamertafel bij ons thuis met een mooi rustig uitzicht op de tuin. Hier doe ik het meeste van mijn denk- en schrijfwerk. Naast de eetkamertafel, kies ik bij langere reizen zoveel mogelijk voor het openbaar vervoer. Ik vind het heerlijk om in de trein te werken, indien nodig met een goede geluidsisolerende hoofdtelefoon (Shure E3C) voor de benodigde concentratie als ik niet in een stiltecoupé zit. Voor korte werksessies zit ik graag in bruisende koffiebars in grote steden. Enkele keren per jaar trek ik me graag terug in een idyllisch vakantiehuisje vlak over de grens met België in de buurt van het Limburgse heuvelland. Hier vind ik het heerlijk om te schrijven, na te denken en te ontspannen.

Favoriete bezigheid om te ontspannen

Net als bij de meeste Nederlandse kenniswerkers loopt mijn leefritme niet gelijk met het 9-5 ritme van de gemiddelde kantoorwerker. Zodra ik merk dat mijn mentale energie laag is, doe ik graag een korte powernap van een minuut of 20 of ga ik juist even lekker sporten om mijn hoofd leeg te maken.
Een groot deel van mijn tijd werk ik met de Pomodoro-techniek waarbij je met behulp van een timer geconcentreerd werkt in blokjes van 25 minuten. Na een blokje van 25 minuten neem je telkens verplicht een korte pauze van 5 minuten, zo blijf je scherp en leer je bewuster met je tijd omgaan. Tijdens pauzes vind ik het heerlijk om een kop thee te zetten in combinatie met het kijken van een TED-video of het lezen van de laatste nieuwtjes van mijn favoriete weblogs in Google Reader.

Favoriete communicatiemethode

Een van de grootste bronnen van productiviteitsverlies is continu telefonisch bereikbaar zijn. Ik ben dan ook geen grote fan van bellen, tenzij het gaat om bellen met vrienden of familie voor de ontspanning. Het liefst handel ik zaken zoveel mogelijk af per e-mail of indien het gaat om urgente zaken, per sms. Verder vind ik het ook niet vreemd om met collega’s tegenover me op kantoor te chatten via Skype, zodat andere collega’s op kantoor niet onnodig worden afgeleid door ons gesprek. De regel bij ons op kantoor is dan ook dat we elkaar alleen storen voor urgente zaken of om gezellig een babbel te maken. Alle minder urgente zaken laten we bij voorkeur zoveel mogelijk geruisloos via de digitale communicatiekanalen verlopen.

Grootste ergernis?

Dat is er eigenlijk maar een: mensen die onnodig tijd verspillen aan reizen voor afspraken of gesprekken die ze ook prima via bijvoorbeeld Skype hadden kunnen laten verlopen. De meest eenvoudige manier om te beginnen met tijd besparen, is kritisch te zijn bij het maken van afspraken en telkens even stil te staan of het nodig is om elkaar fysiek te ontmoeten. Let wel: er gaat wat mij betreft niets boven persoonlijk contact, maar het moet wel toegevoegde waarde hebben voor de betreffende activiteit of afspraak. Anders reis ik liever virtueel via breedband, want dan reis ik van Amsterdam naar Maastricht in nog geen seconde. Meerdere mensen online ontmoeten? Mijn favoriete online vergaderruimte is Dimdim.

Belangrijkste tip

Veel klassieke productiviteitstheorieën draaien in essentie om het belang van goed plannen en prioriteiten stellen. Waar ik echter achter ben gekomen, is dat je omgeving een zeer belangrijke rol speelt in het proces van kenniswerk. Dit begint met je bewust te worden van de stortvloed aan afleidingen en interrupties waarmee je te maken krijgt in een gemiddelde kantooromgeving.

Zonder de juiste omgeving verlies je onnodig veel productiviteit en duurt een taak waarvoor je aanvankelijk een uur had gepland opeens anderhalf uur. Daarom kies ik telkens heel bewust mijn omgeving voor taken waarmee ik langer dan een half uur verwacht bezig te zijn. Deze locatie noteer ik ook in mijn agenda of op mijn takenlijst bij de betreffende activiteit tijdens mijn wekelijkse planning. Als ik niet in de gelegenheid ben om te wisselen van omgeving, dan pas ik mijn huidige omgeving zoveel mogelijk aan met behulp van bijvoorbeeld ‘Soundmasking’ (zie Wikipedia). Een handige gratis applicatie hiervoor is Simplynoise.com, waarmee je door het toevoegen van een zachte ruis aan je omgeving (eventueel met behulp van een koptelefoon) veel minder last hebt van afleidingen.

In het volgende artikel in deze nieuwe reeks spreek ik een andere bekende Nederlandse nomad worker over zijn mobiele kantoor.

Wat is jouw favoriete tool, techniek of tip om mobiel te werken met het kantoor in je tas?