4 tips om snel tot een digitale werkplek te komen

  • Leestijd: 4 minuten

80 procent van de bedrijven denkt dat een digitale werkplek voordelig is voor hun organisatie, maar het vlot vaak niet met de realisatie. Dit blijkt uit wereldwijd onderzoek van Avanade. Nederlandse bedrijven denken nog 2 tot 5 jaar nodig te hebben om te komen tot een digitale werkplek die is afgestemd op de rol, plaats en taak van de medewerker. Toch valt de transformatie naar een digitale werkplek mee als de juiste route gekozen wordt.

De meeste bedrijven zijn prima uitgerust om de switch naar een digitale werkplek te maken, als ze weten welke verandering ze moeten doorvoeren. Veel bedrijven denken bij hun digital business vanuit de klant, net als bij digital marketing en customer service. Dat is ook essentieel om succesvol te blijven. Het schiet echter zijn doel voorbij als het bedrijf geen digitale werkplek heeft gecreëerd om de digitale initiatieven aan de klant te ondersteunen.

Dit is een van de uitdagingen waar bedrijven sinds de opkomst van e-commerce mee worstelen. Veel bedrijven creëerden mooie digitale klantgerichte diensten, maar slaagden er niet een ​​digitale back-end te creëren om de transactie te voltooien en de toegang van medewerkers te ondersteunen.

Om de transformatie naar een digitale werkplek soepel te laten verlopen, heb ik vier tips op een rij gezet:

1. Stel een business case op

Start met het definiëren van een business case. Welk (business) probleem kan met een digitale werkplek worden opgelost en hoe meten we de impact? Bepaal in de business case ook een mission statement zoals: Onze sales teams een betere ervaring bieden om de productiviteit te verhogen. In het ideale geval richt een digitale werkplek zich op de werkstromen die een specifieke gebruiker, taak en bedrijfsresultaat ondersteunen.

2. Bepaal wie betrokken moeten zijn en stel iemand aan die verantwoordelijk is voor de realisatie

Zorg dat een MT-lid die de volledige business overview heeft de case ondersteunt en de voortgang bewaakt. Leg deze verantwoordelijkheid niet bij een heel team neer. Dit voorkomt dat beslissingen niet uitgevoerd worden en nooit van de grond komen. Betrek HR, finance, IT, marketing, sales en operations voor input en stel iemand aan die zorgt dat business en technology met elkaar in lijn blijven.

3. Bepaal en rangschik de belangrijkste pijnpunten

Wat zijn de belangrijkste pijnpunten en hoe zijn deze gerangschikt? Bepaal een deadline wanneer de pijnpunten bekend moeten zijn en focus op de quick wins.

4. Stel een roadmap op

Knip het project op in kleinere delen en zorg dat de gebruikers weten wat er aan komt. Wees agile! Het is prima om op basis van feedback uit de organisatie veranderingen aan te brengen in het oorspronkelijke plan.

shutterstock_125226035

De transformatie naar een digitale werkplek is natuurlijk een reis waarvan het eindpunt niet van vandaag op morgen bereikt wordt. Blijf tijdens het traject focussen op het mission statement en zorg ervoor dat alle betrokkenen van management tot IT er naar handelen. Ik zie vaak mensen aan grote projecten werken en vervolgens vergeten waarom het project in de eerste plaats groen licht kreeg. Dit kan zomaar tot mislukking leiden. Als het managementteam niet betrokken blijft en de noodzaak niet uitdraagt, wordt het ook niet door de organisatie gedragen. Tijdens een aantal webinars ga ik uitgebreider op de verschillende stappen in.

De case: Police Mutual

Police Mutual is een goed voorbeeld van een succesvolle transformatie naar de digitale werkplek. De non-profit financiële dienstverlener voor politiepersoneel opereert in een steeds moeilijker markt, nu politiepersoneel niet meer hun gehele carrière bij een werkgever blijven en zij ook voor andere financiële aanbieders kunnen kiezen. De organisatie had geen eenduidig beeld van haar leden en de producten die zij hen als aanvullende diensten konden aanbieden. Daarnaast leunden medewerkers sterk op ongestructureerd samenwerken via e-mail. Omdat ze bovendien op verschillende locaties verspreid over het land werken, nam het organiseren van meetings veel tijd in beslag.

Om te kunnen blijven concurreren, had de organisatie behoefte aan modernisatie van de operationele processen en de werkplek en maakte dit onderdeel van de strategie. De business case werd een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de CIO en CMO. Zij werkten nauw samen met vertegenwoordigers vanuit marketing, klantenservice, operations en sales. Om de samenwerking te verbeteren, was de implementatie van Skype for Business een voor de hand liggende eerste stap. Medewerkers hebben nu overal toegang tot hun virtuele kantoor en kunnen via video conferencing flexibeler, sneller en effectiever samenwerken. Waar eerder twee weken gewacht moest worden voor iedereen bij elkaar kon zijn, kan een meeting nu nog op dezelfde dag plaatsvinden.

Begin klein

Een transformatie naar een digitale werkplek kan klein beginnen. Het automatiseren van een aantal handmatige processen met een eenvoudige applicatie kan al een eerste stap zijn. Van daaruit kan een relatief klein project uitgroeien tot een wereldwijde transformatie van de werkplek zoals fabrikant Henkel vorig jaar succesvol realiseerde.

Henkel migreerde hun verouderde infrastructuur naar een Cloud-werkomgeving. Hiermee kregen alle 47.000 medewerkers in 75 landen toegang tot informatie op elk device, overal en op elk moment. Een digitale werkplek op basis van deze visie verhoogt de productiviteit en innovatie en maakt betere beslissingen mogelijk, wat ook bij Henkel gebeurde.

Wil je weten hoe jij snel tot een digitale werkplek komt? Lees onze whitepaper of meld je aan voor de webinars. Bij vragen of reactie stuur me een bericht op Twitter @Zirk77. Ik denk graag met je mee!