Digitale werkomgeving? Medewerkers eerst!

De digitale werkomgeving (DWO) is van en voor de medewerkers in een organisatie. Zij hebben deze omgeving broodnodig om hun werk te doen. Dus is het zaak om de DWO voortdurend, stapsgewijs en zichtbaar te verbeteren voor die medewerkers.

Een digitale werkomgeving (DWO) is de omgeving waar iedere medewerker alle informatie, medewerkers en tools vindt die zij of hij nodig heeft om zijn werk te doen. Een DWO is de ‘presentatielaag’ waar alles (digitaal) samenkomt.

Daar komt het nodige aan tools en technieken bij kijken, maar dat is niet het belangrijkste. In elke DWO moet de beleving van de medewerker – de employee experience – centraal staan. Hoe optimaler die beleving, hoe beter voor de organisatie.

De digitale werkomgeving: too big to fail

Achter een digitale werkomgeving zit een complex ecosysteem aan gebruikers, processen, informatiebronnen en systemen. Dat zet je niet in één keer neer en dat verander je ook niet in één keer. Als iets te groot is om aan te pakken, dan ga je stap voor stap te werk. Zo voorkom je ook dat het hele ecosysteem als een kaartenhuis in elkaar stort. Als dat gebeurt, heb je namelijk een probleem van categorie 5 orkaan Irma.

Hoe optimaler die beleving, hoe beter voor de organisatie.

Veel organisaties zijn volledig afhankelijk van hun digitale applicaties. Dat heeft het recente gijzelvirus ‘WannaCry’ wel bewezen voor organisaties als Maersk, TNT, Rotterdams Havenbedrijf en vele andere internationale organisaties. Zij lagen dagenlang stil en hebben miljoenenverliezen geleden, omdat hun IT-systemen platlagen.

In plaats van ‘big bang’ kun je dus beter stap voor stap aan verbeteringen werken. Zo houd je het én beheersbaar én je kunt je beter concentreren op wat er moet gebeuren. Door de DWO stapsgewijs te optimaliseren, is er ook meer tijd om goed te meten, de resultaten af te stemmen met de doelgroep, om goed na te denken over verdere verbeteringen en om het succes te communiceren.

Stap voor stap, proces voor proces

Alles in een organisatie is gebaseerd op een proces. Een proces is een reeks van activiteiten met een beoogde uitkomst. Organisaties willen hun doelen zo efficiënt mogelijk bereiken: tegen zo laag mogelijke kosten, met een zo hoog mogelijke snelheid en met een maximale waarde voor de klant. Daarom werken zij procesmatig.

Een optimale digitale werkomgeving ondersteunt medewerkers in het procesmatig werken en daarmee is elke DWO een essentieel instrument in de organisatie.

Mijn advies is daarom om de verbetering van de DWO te koppelen aan verbeteringen van de processen in de organisatie. Daarmee verbind je elke verbetering aan iets dat een zichtbare waarde heeft voor iedereen in de organisatie. En het helpt om veranderingen voor elkaar te krijgen, want wie is er nou tegenstander van een beter proces?

Optimaliseer de digitale werkomgeving voortdurend

Door consequent in perioden van zes tot negen maanden de employee experience te verbeteren en het succes te communiceren, wordt je team een lean mean process optimisation machine, die het echte verschil maakt voor de organisatie. Daarmee lever je een essentiële bijdrage aan de digitale transformatie waar zoveel organisaties bewust en onbewust mee bezig zijn.

Je zult zien dat het denken in processen, medewerkersbeleving en waarde voor de medewerker meer zoden aan de dijk zet, dan steeds wéér een nieuw intranet lanceren met een nieuwe tool en een nieuw design. Deze nieuwe aanpak garandeert aandacht van het management, betrokkenheid van medewerkers en benadrukt de meerwaarde van jou en je team.

Bewijs dat deze aanpak werkt, vind je in de jaarlijkse Intranet and Digital Worplace Awards van StepTwo die elk jaar weer de beste innovaties in intranetten nomineren. Dit zijn zonder uitzondering initiatieven die concrete processen verbeterden en het werk van medewerkers aantoonbaar vergemakkelijkten. Gebruik deze voorbeelden om je management en collega’s te overtuigen.