Quick Tips

5 tips om digitaal zwerfafval in je mediabank tegen te gaan

0

“Even snel die afbeeldingen op de C-schijf plaatsen, die sla ik later wel netjes op. Hmm.. is dit wel de juiste versie van het logo? EPS, JPEG, PNG, OMG?! Waar staan de beelden voor de nieuwe wintercampagne!?” Komt dit je bekend voor? Wij geven je 5 tips om al je media netjes gestructureerd te houden, zodat je efficiënter kunt werken en eenduidiger je merk kunt neerzetten. 

In je eentje een chaos maken van je mediabestanden is al eenvoudig, laat staan als je met 10, 100 of misschien wel 1000 collega’s in dezelfde mediabank werkt. Een verzameling van duizenden mediabestanden is al lang niet meer uitzonderlijk en dan wordt het al snel lastig om de juiste bestanden terug te vinden.

Maar hoe schep je nu effectief orde in de chaos? En even belangrijk: hoe houd je het gestructureerd, zodat niet alleen jij, maar ook al je collega’s dat logo of die beelden van de campagne kunnen terugvinden? Dat hoeft niet eens zo lastig te zijn, als de basis maar goed is. Met deze 5 tips hou je jouw mediabank vrij van digitaal zwerfafval. Je voorkomt hiermee dat jij en je collega’s verdwaald raken in het media-labyrint.

1. Archiveer: opgeruimd staat netjes

“Een opgeruimd bureau zorgt voor rust in je hoofd”, zo luidt de welbekende leus. Ditzelfde geldt voor een opgeruimde mediabank. Dus keep it clean en houd periodiek een grote schoonmaak. Denk na over welke afbeeldingen je in de mediabank wil hebben en toegankelijk wil maken voor de gebruikers.

Hier stopt het alleen niet, denk ook na over wanneer afbeeldingen gearchiveerd moeten worden. Is het echt relevant om álle beelden op te slaan in de mediabank? Of kan die campagnegerelateerde fotografie beter gearchiveerd worden omdat het product van de markt is gehaald?

Denk eens aan quitclaims, je wil deze goed opslaan zodat je geen claim krijgt. Als je de quitclaim direct opslaat bij de foto, kun je hem gemakkelijk terugvinden. Een voordeel dat minstens zo belangrijk is: jij hoeft je niet iedere keer bezig te houden met de grote schoonmaak en kunt je daardoor focussen op belangrijkere én leukere zaken.

2. Breng een heldere en vooral passende taxonomie aan

Taxono-wat? Een doordachte en logische classificatie en groepering van assets, dat is wat taxonomie inhoudt. Het beoogde resultaat is hierbij het vindbaar maken van assets, onder andere via logische filters. Maar wat voor de ene gebruikersgroep handig is, kan voor een andere doelgroep helemaal niet prettig werken.

Een voorbeeld: voor een marketeer die werkt aan een nieuwe uiting, ligt het voor de hand om op basis van marktsegmenten op zoek te gaan naar relevante media. Een HR-professional die beelden zoekt voor zijn vacature, zal weinig hebben aan deze indeling van assets. Hij is bijvoorbeeld beter gebaat bij een indeling aan de hand van afdelingen binnen de organisatie.

Breng daarom voor de inrichting of herinrichting van een mediabank de stakeholders goed in kaart. Wil je het helemaal goed doen? Ontwikkel dan user persona’s per gebruikersgroep en onderzoek hun specifieke behoeften. Je hebt dan een goede basis voor het aanbrengen van een slimme taxonomie. Een goed begin is het halve werk.

3. Maak er een co-effort van, maar houd grip

Een belangrijk voordeel van een mediabank is natuurlijk dat je assets eenvoudig kunt ontsluiten. Niet alleen collega’s, maar ook externe partijen zoals bureaus en fotografen hebben toegang. Maak het mogelijk dat ook zij bestanden kunnen uploaden naar de mediabank. Zo komt niet alles op jouw bordje te liggen, waardoor “ik sla het wel even tijdelijk op de C-schijf op”-gedrag niet meer voorkomt.

Hoe voorkom je dan een wildgroei aan middelen? Door bijvoorbeeld de fotograaf direct zijn beelden te laten uploaden en verrijken met metadata. Denk aan: relevante zoekwoorden, de campagne waarvoor de beelden zijn geschoten en wanneer de gebruiksrechten van de beelden verlopen.

Door een aantal metadatavelden verplicht te stellen, behoud je meer grip op de kwaliteit van de metadata en dus vindbaarheid van je media. Rest jou nog het beoordelen van en eventueel correcties doorvoeren aan de geüploade bestanden.

4. Laat artificial intelligence beelden voor je taggen

De toekomst is hier, dus waarom niet profiteren van al het goede dat de techniek te bieden heeft. Wij hebben gemerkt dat sommige klanten geen fan zijn van het proces dat we bij punt drie schetsten, het toevoegen van passende trefwoorden aan media. Toch is het belangrijk om dit te doen, je wil assets binnen de mediabank eenvoudig kunnen vinden.

Maar het proces kost tijd en denkkracht en we hebben nog zoveel andere dingen te doen, toch? Reden genoeg om de denkkracht van kunstmatige intelligentie in te zetten om dit klusje te vereenvoudigen. Deze denkkracht komt onder meer uit de hoek van, hoe kan het ook anders, Google (Cloud Vision). De hulp van IBM Watson, de computer die in 2011 zijn menselijke tegenstanders versloeg tijdens de Amerikaanse quiz Jeopardy, kun je ook inroepen om je bestanden te taggen.

Wij hebben gemerkt dat Watson een echte teamspeler is. Je kunt meerdere AI-services combineren om tot het beste resultaat te komen. Als je mediabank een integratie heeft met een of meerdere van deze services, dan hoef je alleen je media te uploaden en het systeem presenteert je suggesties die passen bij de afbeelding. Heb je al een goedgevulde mediabank? Dan kun je dit inzetten voor een extra kwaliteitsslag.

Slim beelden taggen met hulp van artificial intelligence

5. Toon alleen relevante media

Waarom zou je medewerkers van de facilitaire afdeling, die de mediabank vooral gebruiken om pictogram-stickers te downloaden, lastigvallen met uitingen van de marketingcommunicatieafdeling. Die uitingen zijn vaak bedoeld voor publicatie op social media en andersom. Klinkt als een open deur, maar toch gaat dit vaak mis.

Door content alleen te tonen op basis van relevantie voor de interne of externe gebruikers, houd je de mediabank voor hen overzichtelijk en voorkom je foutief gebruik van middelen. In de praktijk betekent dit dat de facilitair medewerker inlogt op dezelfde mediabank, maar alleen een specifieke set mediabestanden te zien krijgt die gekoppeld is aan zijn functie en informatiebehoefte.

Merkconsistentie en efficiëntie

De bovenstaande tips vormen een goede basis om jouw mediabank zo efficiënt mogelijk in te zetten. Je bouwt dan samen aan een sterk en consistent merk en zorgt ervoor dat het systeem aansluit bij de wensen van de mensen die er dagelijks mee moeten werken. De marketeers, communicatieprofessionals, bureaus, maar misschien zelfs die projectmanager in het veld. Als je erin slaagt om de mediabank goed af te stemmen op de behoeften van de gebruikers, de assets goed vindbaar maakt, dan voeg je echt waarde toe in termen van merkconsistentie en efficiëntie.

De volgende stap: creatie

Nu je weet hoe je jouw mediabank goed structureert en geordend houdt, kun je denken aan de volgende stap. Want het beheren van de media is één, maar er moet natuurlijk mee gewerkt worden. De volgende stap is het creëren en publiceren van uitingen, rechtstreeks vanuit het systeem. Met oplossingen als publishing on demand kan iedere marketeer of communicatieprofessional mooie uitingen maken die voldoen aan de huisstijlrichtlijnen van jouw organisatie.

Ongetwijfeld komt er een tijd dat we ook AI kunnen inzetten om gepersonaliseerde content te ontwikkelen op basis van gebruikersprofielen. Een gepersonaliseerde flyer met daarin afbeeldingen die perfect zijn afgestemd op de ontvanger. Een automatisch aangepaste tone-of-voice die perfect aansluit op de wensen van de individuele leden van een doelgroep. Hoe lang zou het nog duren voordat Watson je daarbij kan assisteren?