Promoted

Marketingplanning: raken we ooit van Excel af?

0

Veel marketeers maken nog steeds gebruik van Excel of andere spreadsheets en organisatiemiddelen voor hun marketingplanning. De organisatie van een marketingplanning vergt vaak meer tijd dan de planning zelf. Dat lijkt een raar statement, maar is de harde realiteit.

Laat ik mijn intro herformuleren: veel marketeers misbruiken Excel. Als je een vrij moment (of liever een hele dag) hebt, neem dan even de tijd om alle ‘lege’ documenten te tellen. Met ‘leeg’ bedoel ik niet een document waar niets in staat, maar Excel- of Word-documenten waar louter getypte tekst staat. Geen externe links, geen toepassing in je huidige workflow. Terwijl je bezig bent, ga dan ook even na of je geen e-mails hebt die bedolven zijn geraakt in je inbox.

Digitale tools creëren een ‘master’-bestand, waarin alle informatie zichtbaar is en waar het mogelijk is om in de diepte te gaan bij bepaalde onderdelen. Ze bieden meer overzicht, inzicht en een betere organisatie. Maar wat zijn de andere voordelen (en nadelen) van een digitale tool, versus ‘old school’ marketingplanning?

Stap uit je comfortzone

“Ik ben het gewoon, dus laat ik het maar zo” is het meest gebruikte excuus om niet naar een digitale planningstool over te stappen. Een marketeer die al jaren in dezelfde spreadsheet werkt, heeft geen moeite met het vinden van relevante informatie. In tegenstelling tot een leek, voor wie kleurrijke Excel-sheets met duizenden gevulde cellen en tientallen tabbladen afschrikwekkend werken.

Stel jezelf de vraag hoe lang het duurt voor je jouw sheet uitgelegd krijgt aan een onervaren collega. Of sterker nog, hoe vlot kan hij/zij ermee leren werken? Het duurt vaak weken voor iemand vertrouwd is met jouw comfortzone, en dan nog zul je de persoon betrappen op fouten. Hoe langer je namelijk in een sheet werkt, hoe complexer hij wordt en hoe meer hij naar jouw hand is gezet.

De overstap naar een digitale planner is voor veel marketeers stressvol. Niet alleen kosten de tools geld, maar ook de tijd om processen te veranderen is vaak een drempel. Hoe groter het team, hoe groter de impact. Maar zet hier tegenover de opbrengst van zo’n tool. Als iemand dagelijks slechts 10 minuten efficiënter wordt, dan heb je op een team van 50 mensen 1 fulltime medewerker uitgespaard!

Zeg chaos vaarwel

De kans is groot dat je met verschillende marketeers werkt, die ieder verantwoordelijk zijn voor verschillende projecten. Maar gebruiken jullie allemaal dezelfde structuur? Druk de sheets allemaal af en plaats ze naast elkaar. Ik beloof je, wat je ziet is pure chaos.

Digitale planning zorgt voor standaardisatie. Verschillende projecten samen gezet op één gecentraliseerd platform. Een planningstool volgt vaak dezelfde logica als een spreadsheet, maar is door zijn digitale DNA veel flexibeler dan Excel.

Krijg de erkenning die je verdient

Marketeers krijgen vaak niet de erkenning die ze verdienen omdat ze nauwelijks of slecht rapporteren. Het is dan ook niet gemakkelijk om één of meerdere Excel-planningen vlot met alle stakeholders (collega’s, management, sales, freelancers…) te delen.

Een digitale planner is een ‘collaborative tool’. Dit betekent dat hij gemaakt is om samen te werken en om de marketingdata vlot te delen en te rapporteren.

Digitale planners doen dat op 3 manieren:

  • Je deelt het volledige marketingplan en geeft lees- of bewerkingsrechten. Dit is veruit de gemakkelijkste oplossing, maar misschien deel je té veel.
  • Je rapporteert of deelt één specifiek deel uit het marketingplan (denk aan een KPI-dashboard!).
  • Je genereert specifieke (pdf-)rapporten uit het marketingplan.

Bovenstaande vormen van rapportering zijn nodig voor verschillende belanghebbenden. Met je team deel je vaak het volledige marketingplan, terwijl een eventmanager alleen geïnteresseerd is in het communicatieplan van een evenement en een financieel manager een rapport van het marketingbudget wil analyseren.

Van vele Excel-planningen naar één centrale digitale planner

Hierboven schetste ik 2 belangrijke meerwaarden van een digitale planner ten opzichte van Excel-planningen. Maar ik zoomde alleen in op de communicatieplanning én op de rapportering en de interne communicatie. Maar hoe zit het met je budgettering die je in Excel steekt? En hoe maak je takenmanagement (in Excel of in Outlook) inzichtelijk en overzichtelijk voor alle leden van het team? Je leest het: opnieuw een uitdaging om Excel-planningen te digitaliseren.

 

Neem het voorbeeld van Husky, een Marketing Planning-software. Een marketingplan bestaat in Husky uit verschillende projecten. Die projecten worden onderverdeeld in kanalen. Zo krijgt een communicatieplan vorm.

Digitale marketingplanners als Husky integreren ook taken, budgetten, KPI’s, resultaten, notities, discussies, files én strategische nota’s. Ze zijn gemaakt met een missie: Excel-stress en -overload vervangen door rust, inzicht en overzicht via één centraal digitaal platform. Zodat marketeers hun marketingplanning als motor voor succes gebruiken en niet ten onder gaan aan de Excel-hel.