Online advertising

4 automatiseringstools voor maximale tijdwinst

Tom Vink van Jeasy

0 9 januari 2020 om 11:00 3 minuten lezen

Er zijn veel tools waarmee je veel zaken in je bedrijf kunt automatiseren, zonder grote kosten. In dit artikel deel ik mijn ervaringen met Typeform, Airtable, Gmail en Zapier aan de hand van een voorbeeld (orderverwerking). Zo hoop ik je te inspireren, daarbij ben ik ook benieuwd naar jouw tips voor slimme automatisering.

Voorkom tijdverspilling met automatisering

McKinsey concludeert in een onderzoek naar automatisering en robotisering dat 30-60% van het werk geautomatiseerd kan worden. Dit betekent dat we nu al 30% van de tijd verspillen aan zaken die een computer kan overnemen.

Waarom is het voor bedrijven lastig de stap te zetten naar automatisering? Uit een onderzoek van KVK (pdf) is de grootste reden het ontbreken van de kennis op dit gebied.

4 tools voor automatisering

Deze tools helpen je te automatiseren:

1. Typeform – Formulieren, quizzen, assessments en enquêtes
2. Airtable – Het maken van formules en berekenen van cellen
3. Gmail – Mailprogramma
4. Zapier – Data van het ene programma naar het andere overzetten

Hieronder licht ik ze toe (ik heb overigens geen zakelijk belang bij deze tools).

Typeform

Typeform is een ‘fancy’ formulier dat er net iets beter uitziet dan standaard Google Forms. Dit komt door de design-mogelijkheden (achtergrond, knoppen, progressie) en het na elkaar verschijnen van de vragen.

Je kunt Typeform gebruiken voor het genereren van leads, het krijgen van feedback, voor orders en betalingen, maar ook support-vragen en nog veel meer. Typeform heeft daarnaast ook een enorm groot voordeel ten opzichte van Google Forms, dat zijn de ‘Hidden Fields’.

Dit is een unieke feature die het mogelijk maakt om bijvoorbeeld 1 orderformulier te personaliseren voor 100 verschillende klanten, maar ook om verschillende formulieren in 1 formulier te stoppen.

Ook de logica is een belangrijke extra in deze tool. Denk hierbij aan het geven van een cijfer per antwoord en het verrekenen van dit antwoord met de andere antwoorden. Klinkt misschien lastig, maar het ziet er zo uit:

Zo kun je scores clusteren en omleiden naar verschillende pagina’s en verschillende vragen laten zien op basis van de gegeven antwoorden. Elke persoon die het formulier van Typeform te zien krijgt, krijgt zo een compleet unieke ervaring.

Airtable

Airtable is in mijn ogen de database-tool voor het opslaan en verwerken van gegevens. Het is te vergelijken met Excel- of Google-sheets, maar dan de 2.0-versie. Je kunt elke cel een unieke ID geven en zelfs informatie ophalen uit andere tabellen zonder gedoe (ook als je cellen anders sorteert).

Airtable heeft in de betaalde versie ook add-ons, zoals Clipper, Page Designer, Charts en Sendgrid die de moeite waard zijn om te gebruiken. Deze geven extra mogelijkheden, zoals statistieken van de Airtable (voor overzicht) en automatische opmaak van regels naar een presentatie of factuur.

Gmail

Natuurlijk kun je ook veel doen met Outlook, maar Gmail is toch wel mijn favoriet als het om filteren, automatiseren en add-ons gaat. Je kunt namelijk heel simpel en snel een Chrome-extensie installeren (in de bibliotheek van ontelbaar veel extensies.)

Deze Chrome-extensies maken Gmail een gemak om mee te werken. (Zo werk ik met een Chrome-extensie die standaardreacties kan invoegen, met 1 druk op de knop.) Het voordeel is dat Gmail ook veel informatie doorgeeft via de API, waardoor je dus je gehele mail perfect kunt doorsturen naar Airtable bijvoorbeeld.

Zapier

Zapier zorgt voor de brug tussen al deze tools, handig voor mensen die niet kunnen programmeren (zoals ik). Je maakt snel en gemakkelijk een verbinding tussen verschillende tools en kunt n 3 seconden data naar 5 verschillende apps sturen! (Scheelt je dus 5 keer overtypen.)