Promoted

6 stappen om betrokken te blijven tijdens het thuiswerken

0

Honderdduizenden Nederlanders werken door de uitbraak van het coronavirus al weken thuis. De nieuwigheid is er vanaf, de meeste mensen hebben hun draai gevonden. Zolders of extra kamertjes zijn omgevormd tot kantoortjes en voor een videocall draaien veel werknemers hun hand niet meer om. Maar sommige uitdagingen zijn niet zo makkelijk op te lossen. Want hoe blijf je contact houden met collega’s? Hoe houd je projecten en campagnes draaiende? En hoe blijf je productief? Met deze tips help ik je graag op weg.

Snel door het ADKAR-model

Als change en adoption consultant bij Insight help ik bedrijven bij het implementeren van het digitale communicatie- en samenwerkingsplatform Microsoft Teams. De vraag naar dit soort platformen is nu groter dan ooit. Waar het eerder weken kon duren om medewerkers te overtuigen van digitaal samenwerken en het wegwijs maken in het systeem, moeten die processen nu versneld worden doorgevoerd bij meerdere klanten. En dat lukt. Waar mijn collega’s en ik pre-corona nogal eens tegen weerstand aanliepen, ontbreekt deze nu. De verandering is geen keuze: iedereen moét nu digitaal samenwerken. En een systeem dat dit makkelijker, efficiënter en leuker maakt wordt veelal met open armen ontvangen.

thuiswerken corona online marketing

Wanneer we naar het ADKAR-model kijken, een model dat vaak wordt toegepast bij verandermanagement, zien we dat vier van de vijf bouwstenen voor succesvolle verandering door de corona-maatregelen al bestaan:

  • Awareness (bewustzijn): de noodzaak voor verandering is duidelijk. Zoveel mogelijk thuiswerken zorgt voor een indamming van de verspreiding van het coronavirus.
  • Desire (verlangen): thuiswerken is voor veel mensen het ‘nieuwe’ normaal, dat is een gegeven. Het verlangen naar tools die dit makkelijker maken is als vanzelf ontstaan.
  • Knowledge (besef): waar het de eerste weken voor veel mensen nog even zoeken was, is de kennis over hoe te veranderen er inmiddels ook.
  • Reinforcement (bekrachtiging): omdat een terugval naar ‘oud’ gedrag niet mogelijk is, kan ook deze bouwsteen worden afgevinkt.

Stap 1: accepteer de situatie

De bouwsteen die niet direct aanwezig is, is ‘ability’. Het vermogen en gedrag om nieuwe vaardigheden en gedrag toe te passen. Dit vermogen is grotendeels afhankelijk van de medewerkers. Om deze bouwsteen te creëren zijn 2 zaken belangrijk: tools die gebruiksvriendelijk zijn en tijdsbesparing opleveren én de juiste mindset van medewerkers. Vrijwel iedereen die op dit moment thuiswerkt, heeft te maken met uitdagingen die de juiste mindset mogelijk in de weg staan: van de zorg voor jonge kinderen die niet kan worden uitbesteed tot luidruchtige buren tot eenzaamheid.

Wat jouw uitdaging ook is: de situatie accepteren helpt deze dragelijker te maken. Veel mensen voelen zich gedwongen om hun werk net zo te doen als op kantoor, maar deze situatie leent zich daar niet voor. Accepteer je krijsende kinderen. Accepteer dat je collega’s bij je binnen kunnen kijken. Accepteer dat het te warm of juist te koud in huis is. Bedenk je dat iedereen in hetzelfde schuitje zit.

Insight Microsoft Teams Thuiswerken

Stap 2: bouw pauzes in

Naast het accepteren van de situatie, kun je proberen deze dragelijker te maken. Laat het thuiswerken voor jou werken: laat het aansluiten bij jouw situatie, ga op zoek naar een nieuwe balans. We zijn niet gemaakt om een uur lang naar een scherm te kijken. Bouw daarom pauzes in. Voor en na elke call bijvoorbeeld. Juist dit zorgt voor een productievere werkdag. Ook al zijn het maar 5 minuten om de call voor te bereiden, koffie te halen, naar het toilet te gaan of aantekeningen te maken over vervolgstappen na een call. Het maakt je hoofd leeg voordat je weer een nieuwe afspraak in gaat. En is je dag niet zo productief als je had gewild? Ga dan terug naar tip 1. Of sluit je scherm af en maak eens een wandeling.

Stap 3: ga offtopic

Heb je de situatie geaccepteerd en misschien zelfs al wat structuur in je thuiswerkdag gecreëerd? Dan is het tijd voor de volgende stap: maak het leuker! Natuurlijk kan het soms heel lekker zijn om even ongestoord aan het werk te kunnen, maar de praatjes bij het koffiezetapparaat en de vraag hoe je weekend was wordt door veel thuiswerkers gemist.

De smalltalk met collega’s zorgt voor betrokkenheid. Je leert collega’s persoonlijk kennen, je bent op de hoogte van hun werk en de beste ideeën ontstaan wanneer je niet met werk bezig bent. Gelukkig werkt de techniek in ons voordeel. Zo hebben mijn collega’s en ik een offtopic-omgeving geopend: een zakelijke chatroom in Microsoft Teams waarin het geoorloofd is om overal over te praten. Alle collega’s kunnen er 24/7 in en je ziet vanzelf of er mensen aanwezig zijn of niet. Het is ons digitale koffieapparaat.

Stap 4: zet de camera aan

Menselijke interactie is belangrijk. Ook hier biedt de techniek weer uitkomst: zet je camera aan bij calls. Natuurlijk is het anders dan samen in één ruimte zijn met collega’s, maar het zorgt wel voor meer betrokkenheid.

Vind je het vervelend wanneer collega’s bij jou binnen kunnen kijken, bijvoorbeeld omdat je werkkamer niet zo opgeruimd is als je kantoor thuis? Verander je achtergrond eens. Kies voor een zakelijke kantooromgeving. Of kies juist iets persoonlijks of grappigs. Zo zit je opeens op de set van je favoriete film of tussen een nestje jonge kittens. Het is kantoorhumor anno 2020.

Webcam voor videobellen

Stap 5: wees selectief

Ben jij productiever door het thuiswerken, of juist niet? Het ontbreken van reistijd en onderonsjes met collega’s zorgt mogelijk voor extra werktijd aan de ene kant. Maar misschien blijven bij jou de videocall-verzoeken wel binnenstromen. Wees daarom selectief. Bedenk je bij inkomende afspraak-verzoeken of jouw aanwezigheid wel nodig is en zo ja, of deze niet korter kan.

Zo zijn videocalls met veel mensen over het algemeen niet de beste. Is het toch nodig om met meerdere mensen te overleggen? Maak dan duidelijke afspraken over de agenda. Mijn collega’s en ik beginnen onze werkdag altijd met een gezamenlijke stand-up. De regels zijn duidelijk: iedereen belt in, waar hij ook is. Elke collega krijgt 1 minuut spreektijd om te vertellen wat hij gisteren heeft gedaan, waar hij vandaag mee aan de slag gaat en hoe het gaat. Is er meer tijd nodig voor bepaalde zaken? Spreek dan af om, na de stand-up, een vervolgmeeting in te plannen met de mensen voor wie het relevant is.

Stap 6: maak goed gebruik van de techniek

Mijn laatste tip om betrokken te blijven bij je collega’s en de organisatie tijdens het thuiswerken: de juiste tools. Er zijn veel gratis tools beschikbaar die wellicht voor kleinere organisatie goed werken, maar vaak zijn de mogelijkheden van deze techniek beperkt: het niet kunnen delen van documenten, het beperkte aantal mensen dat kan deelnemen aan een call, minder makkelijk contact maken met collega’s waar je niet direct mee samenwerkt. Daarbij zorgt het gebruik van verschillende tools die niet met elkaar verbonden zijn voor onoverzichtelijkheid, vertraging en zelfs overschreden budgetten. Om maar niet te spreken van de onveiligheid van het gebruik van gratis tools. Kies daarom altijd voor een betaalde oplossing waarbij je controle hebt over wat er met jouw data gebeurt en de beveiliging van documenten.

Tot slot

Thuiswerken biedt dus veel voordelen: je kunt werken op je eigen manier. Waar en wanneer je wilt. De noodgedwongen huidige situatie waarin we allemaal zitten heeft werken menselijker gemaakt. Maar om net zo efficient te zijn als op kantoor en om betrokken te blijven bij collega’s en de organisatie is het gebruik van de juiste techniek een must. Tools die voldoen aan behoeften op het gebied van gebruiksvriendelijkheid, veiligheid en flexibiliteit.

Microsoft Teams

Microsoft Teams laat jou werken zoals je normaal doet, maar dan thuis. Alle informatie, applicaties en mensen op één overzichtelijk, controleerbaar softwareplatform waardoor er geen risico’s ontstaan. Gegevens kunnen tegelijkertijd in meerdere applicaties gebruikt worden, terwijl teamleden op elk gewenst apparaat toegang krijgen tot de nodige documenten, informatie en applicaties. Het maakt niet uit waar de documenten staan of waar jij bent: je kunt tegelijkertijd met teamleden én externen (die jij toegang geeft) werken aan één document vanuit één centrale omgeving. Dit zorgt voor meer productiviteit, een communicatievere organisatie en meer betrokkenheid. Zo houd je projecten en campagnes draaiende, zonder dat jullie fysiek met elkaar in één ruimte hoeven te zitten.

Wil je meer weten over de thuiswerkoplossingen van Insight of Microsoft Teams? Neem gerust contact op met mij of een van mijn collega’s.