Partnercontent

Tijdwinst én langetermijnsucces: de kracht van goede PR-software

0

PR is toch gewoon mensenwerk? Je moet de juiste mensen kennen en zorgen dat ze positief over jouw organisatie publiceren, toch? Ja en nee. PR draait inderdaad om het bouwen van relaties met mensen, maar hier komt meer bij kijken dan een paar personen zo nu en dan eens bellen of mailen. Goede PR draait op strak georganiseerde bedrijfsprocessen.

In dit artikel lees je meer over hoe een professionele PR-software jouw processen stroomlijnt en zorgt voor langetermijnsucces met public relations management.

Tijdwinst

Een strak georganiseerd PR-proces kan veel tijd schelen. Je verliest veel tijd als je elke keer weer moet zoeken naar de gegevens van die ene journalist. Bij collega’s nagaan wie deze persoon voor het laatst heeft gesproken of gemaild en wat er precies is gezegd is ook tijdrovend. De frustratie van een rommelig proces kan daarbij ook nog eens je positieve energie opslurpen. Een goede tool (Contact Relationship Manager, CRM) heeft een gebruiksvriendelijk en gedeeld adresboek waarin je dit soort gegevens strak kunt bijhouden binnen je organisatie.

Daarnaast is het versturen van een persbericht naar een lijst kritische journalisten en influencers meestal spannend. Het finetunen van je boodschap, het opmaken van het bericht en feedback vragen aan collega’s en leidinggevenden kunnen veel tijd kosten als je hier niet de juiste tools voor gebruikt.

Een goede database met journalisten

Succes in PR begint met een goede journalistendatabase die je toont welke journalisten en influencers over jouw onderwerpen publiceren.

Vaak heeft een collega nog wel ergens een lijst met oude adressen voor je liggen, maar pas op: het mailen naar een verouderde lijst levert meer reputatieschade op dan je denkt. Bovendien leveren oude mailinglijsten doorgaans weinig op. Journalisten wisselen tegenwoordig sneller van baan en takenpakket dan ooit; waardoor een mailinglijst binnen een paar maanden alweer verouderd kan zijn. Een up-to-date database inkopen is een beter startpunt.

Grip op PR

Hoe herken je een goede database?

De belangrijkste vraag is hoe de database wordt bijgehouden. Hoe gedetailleerd zijn de gegevens en hoe vaak worden deze nagelopen? Bij Smart.pr worden de gegevens van elke journalist in de database bijvoorbeeld minimaal eens in de drie maanden gecontroleerd.

Oke, ik heb een database, moet ik nu gewoon gaan mailen? Nee, zeker niet. Goede PR-mensen weten: goede PR begint met grondig onderzoek. Vis niet alleen maar e-mailadressen uit een database – lees de stukken die journalisten schrijven, kijk en luister naar hun werk, verdiep je in wie je wil gaan aanschrijven. Een goede database helpt je ook door naar het laatste werk van de journalisten te verwijzen.

Een slim adresboek

Dat een online adresboek onmisbaar is voor de moderne PR-professional hoef ik je niet te vertellen, maar wist je dat een adresboek dat helemaal gericht is op PR je werk nóg een stuk effectiever kan maken?

Als je een journalist wil benaderen en je ziet in je adresboek een notitie van je collega staan die deze persoon een halfjaar geleden uitgebreid heeft gesproken, dan heb je een aanzienlijk hogere kans van slagen. Als je dan ook nog kunt zien wat er vanuit jouw PR-afdeling allemaal aan deze persoon is verzonden, wat is geopend en op welke links er is geklikt, dan kom je helemaal lekker binnen.

Op de automatische piloot

Momenteel is er pas één adresboek dat nog een stap verder gaat met slimme functionaliteiten voor PR: het adresboek van Smart.pr zoekt automatisch alle artikelen van een journalist op en voegt die toe aan die persoon in je adresboek. Sla een naam of e-mailadres op en Smart.pr doet de rest. Het systeem kan zelfs nieuwe journalisten aanraden op basis van je interesses. (Ja, echt!)

Je netwerk als PR-professional is je meest waardevolle asset. Een slim adresboek waarin je kunt samenwerken met je collega’s kan je helpen dit netwerk te laten groeien. Je kunt contacten en belangrijker nog, essentiële informatie over deze contacten met elkaar delen.

Hoe kun je deze journalist het best benaderen? Waar schrijft hij of zij over? Met welke pitch moet je absoluut niet aan komen zetten? En welk persoon kan je aan een introductie helpen bij de journalist die je nodig hebt? Allemaal vragen die een slim adresboek voor je kan beantwoorden.

Alles voor goed PR

Een verzendsysteem voor persberichten

De meeste e-mailverzendsystemen zijn gericht op nieuwsbrieven. Het gaat daarbij om massa: zoveel mogelijk mensen bereiken. Bij PR ligt dat anders. Een persbericht wil je naar kortere lijsten sturen en zoveel mogelijk op maat.

Zoals hierboven beschreven, wil je voordat je iemand gaat aanschrijven eerst goed uitzoeken wat deze persoon eerder al heeft ontvangen en welke collega’s al contact hebben gehad. Bovendien wil je goed uitzoeken waar een potentiële ontvanger – journalist, blogger, influencer – in geïnteresseerd is.

Met een goed verzendsysteem kun je gemakkelijk verzendlijsten samenstellen en in een oogopslag zien of iedereen in de lijst wel echt op je persbericht zit te wachten. Daarnaast moet je gemakkelijk gepersonaliseerde versies van je pitch kunnen sturen. Het succes van je PR-campagne valt of staat bij de persoonlijke benadering. Als je jouw ontvangers serieus neemt, zullen zij jou ook serieus nemen.

Vaak gaat het bij PR slechts om een paar keer beet hebben. Als je een paar journalisten geïnteresseerd krijgt in het nieuws wat jij geschreven hebt, kun je een enorme impact maken. Een goed verzendsysteem helpt je zo scherp mogelijk te schieten met jouw nieuws.

Voelsprieten in de media

Je kunt niet elke dag alle kranten lezen en alle berichten op social media bijhouden. Toch moet je als PR-professional goed in de gaten houden wat er gebeurt. Je wil weten wanneer jouw merknaam wordt genoemd, wat de belangrijkste trends zijn in je vakgebied en wie de belangrijkste opiniemakers van dit moment zijn. Een goed PR-systeem helpt je ook met deze taak.

Sommige PR-tools hebben naast verzendtools, adresboeken en databases ook nog mediamonitoring geïntegreerd. Andere tools bieden slechts een deel van de oplossing, en daar moet je media-monitoring apart bij inkopen.

Let daarbij goed op dat de oplossing rekening houdt met de PR-taak. Dat wil zeggen: PR draait om journalisten, bloggers en influencers, en niet om alleen maar elke dag kijken waar jouw merknaam wordt genoemd. Een goede mediamonitoringsdienst toont je ook welke personen belangrijk zijn voor jouw organisatie en vuurt niet alleen maar linkjes naar artikelen op je af.

Software is key

Al met al is het kiezen van een goed softwarepakket voor PR geen makkelijke taak. In dit artikel hebben we geprobeerd om de belangrijkste punten voor je op een rij te zetten. Met een goed PR-systeem:

  • bespaar je veel kostbare tijd;
  • kom je makkelijker aan actuele data van relevante journalisten;
  • kun je beter onderzoek doen naar wie je écht moet hebben;
  • bevorder je de samenwerking met je collega’s;
  • zorg je dat je scherp schiet met je persberichten;
  • ontwikkel je voelsprieten in het turbulente medialandschap.

Dat is nogal een flinke rij. Dus als je de goede keuze maakt en bereid bent om te investeren in een professioneel systeem, zal het je impact aanzienlijk vergroten.