Samenwerken

Hoe ProRail de transitie naar hybride werken aanpakt

0

Wereldwijd zijn we de manier van werken opnieuw aan het ontdekken. Ook bij ProRail zorgde corona voor een versnelde kennismaking met thuiswerken en een versnelde ontwikkeling van de visie op ‘waar-je-werkt’. Als bedrijf zetten we teams centraal, zodat ze zich thuis of op de werkplek kunnen richten op een goede samenwerking, op ontwikkeling en presteren. In dit artikel delen we hoe we de transitie naar hybride werken hebben aangepakt.

Van hybride werken naar hybride denken in de praktijk

ProRail hanteert 6 principes voor hybride werken. Hiermee bouwt de spoorbeheerder aan een omgeving waarin medewerkers met plezier met elkaar samenwerken. Hybride werken draait om cultuurontwikkeling, waarin er plek is om elkaar fysiek te ontmoeten en medewerkers digitaal samenwerken en bureauwerk doen. Niemand weet waar we behoefte aan hebben.

De 6 basisprincipes van hybride werken van ProRail

We leren in de praktijk. Daarom doen we niet één pilot op één verdieping, maar investeren we op alle locaties in de juiste functionaliteiten: op kantoor én op de thuiswerkplek. We gaan hybride werken gewoon doen, met elkaar. Daardoor leren en ontwikkelen we allemaal vanaf hetzelfde moment. Dit geeft energie, inspiratie én ook ongemak, wrijving en weerstand. Dit hoort bij leren en ontwikkelen.

De 6 basisprincipes geven richting, maar zijn geen gedetailleerde routekaart waarin we ver van te voren al weten wat er komen gaat. Dit is nieuw én ook spannend. Vooral omdat we de nieuwe situatie (nog) niet in detail kunnen visualiseren. Onze samenleving was tot voor kort slechts beperkt gericht op de hybride werkvorm. Ja, we hebben wel ‘wat’ ervaring met thuiswerken en ontmoeten op kantoor, maar echt hybride werken is voor de meeste mensen nieuw.

De weg naar hybride ‘denken’

Ook onze mensen gaven in de beginperiode van corona al aan dat ze voorkeur hebben voor een gezonde mix van thuis en op kantoor werken. Deze denkrichting geeft de ‘readiness for change‘ aan. Maar het nieuwe normaal van werken gaat juist over de keuze waar je werkzaamheden het beste kan uitvoeren. Het gaat niet alleen om hybride ‘werken’ maar het gaat om hybride ‘denken’.

Medewerkers kunnen op basis van hun activiteiten in afstemming met het team een keuze maken voor fysiek ontmoeten en samenwerken of digitaal samenwerken. We hebben de juiste functionaliteiten gecreëerd voor ontmoeten en fysiek samenwerken. We hebben nieuwe project-, team- en vergaderruimtes. Ook hebben we met de medezeggenschap een ‘waar-je-werkt-kader’ afgesproken als nieuw ‘beleid’.

Nee, geen thuiswerkregeling meer, want dat is het oude denken. In ons nieuwe normaal zijn kantoor en de thuiswerkplek gelijkwaardig. Daar past een thuiswerkregeling niet meer bij. Dit zijn voorbeelden van op welke wijze we investeren in de aanpassing van de organisatorische context van onze organisatie.

We zetten teams centraal doordat je zelf met je team beslist. En we activeren persoonlijk leiderschap doordat medewerkers keuzes maken die het teambelang en de persoonlijke voorkeuren raken. Het is een voorbeeld van investeren in de sociale context van de organisatie.

Hybride werken als cultuur- en leiderschapsontwikkeling

De meerderheid van de medewerkers van ProRail werkte door corona van de een op de andere dag niet meer vanaf kantoor maar vanaf de thuiswerkplek. Tot op dat moment was thuiswerken bij ProRail zeker nog geen gemeengoed. Het was goed om te zien dat de mensen vanuit huis hun productiviteit en communicatie op peil konden houden. Al kan niet iedereen het werk vanaf een andere werk plek doen vanwege veiligheid, systemen of andere bijzonderheden.

Tijdens een periode van drastische verstoring, ontstaan historisch gezien vaak indrukwekkende innovaties. De crisis biedt dus ook kansen om lessen te leren. Voor ProRail was dit het moment om het thuiswerkperspectief toe te voegen aan de visie op gebouwen. We hebben een grote stap voorwaarts gemaakt naar het ‘nieuwe normaal van werken’. In deze manier van werken is technologie stevig ingebed en de functionaliteit van de werkplek op zowel kantoor als thuis uitgebreid. Medewerkers hebben daarnaast flexibiliteit om hun werkdag zodanig in te richten dat die aansluit bij hun persoonlijke voorkeuren.

Tijdens een periode van drastische verstoring, ontstaan historisch gezien vaak indrukwekkende innovaties.

Principes in plaats van regels

Vanuit de overtuiging dat we werken met professionals die we ruimte geven in de manier waar ze (samen)werken hebben we 6 basisprincipes voor hybride werken ontwikkeld. We hebben bewust gekozen voor principes en geen regels en hebben de principes ontwikkeld in co-creatie met medewerkers, leidinggevenden én medezeggenschap. Dat is een serieuze ambitie om de beweging naar hybride werken in praktijk te brengen en de cultuur te versterken met aandacht voor presteren, ontwikkelen en samenwerken.

Investeren in cultuur, leiderschap en teams is het fundament van hybride werken. Met hybride werken passen we de fysieke omgeving en bijvoorbeeld het beleid aan (organisatorische context), maar ook de sfeer, de manier van samenwerken (sociale context). De beweging naar hybride werken bestaat dus uit enerzijds het aanpassen van de organisatorische context en anderzijds uit het aanpassen van de sociale context.

Vrouw werkt hybride in de trein

Het team staat centraal

ProRail investeert in haar teams, omdat teams in de praktijk resultaten realiseren. Daarom besluit het team met elkaar waar en op welke momenten ze hun werk doen. Een logisch gevolg is dat de rol van de traditionele leidinggevende in ontwikkeling is. De kracht zit er in dat we de concrete invulling van de combinatie vanuit huis en kantoor werken overlaten aan de teams en niet aan de leidinggevende.

Vanuit ons principe dat we de beweging samen maken, bieden we de mogelijkheid aan teams om 3 teamdialogen te doen, met begeleiding van trainers. Doel van deze dialogen is het doorleven van hybride werken, bouwen aan binding met elkaar, aan de organisatie en vooral binding met het nieuwe normaal van werken. Letterlijk het tot leven brengen van het hybride denken als het nieuwe normaal van werken.

Met elkaar aan de slag dus. En afspraken maken over hoe het team de combinatie van werken vanuit kantoor en de thuiswerkplek in praktijk brengt. Hierbij staat de verbinding op relatie én inhoud centraal. Medewerkers ervaren in een spelvorm wat hybride werken is en maken hierover afspraken die aansluiten op de teamrituelen. Er is ruimte voor bewustwording van teampatronen, wellicht het doorbreken daarvan en vooral om nieuwe vormen van samenwerking te ontwikkelen. Teams leren van én met elkaar. Bij leren hoort enthousiasme en ook ongemak, maar het zal uiteindelijk een fundament creëren voor samenwerken en presteren.

Nieuwe gebruiken en gedrag ontwikkelen; hoe doe je dat?

ProRail kiest er bewust voor om verandering te creëren in de organisatorische context door de aanpassing van werkplekken op kantoor én thuis, techniek, het beleid en regelingen. Hiermee ontwikkelen we alleen nog niet automatisch gedrag. Want mensen geven hun oude gebruiken, patronen en rituelen niet zonder meer op. Om patronen te doorbreken en, beter gezegd, nieuwe gebruiken en rituelen te ontwikkelen met respect en waardering voor het oude passen we ook de sociale context aan. De teamdialogen en ontwikkeling van persoonlijk leiderschap is de basis hiervan. Hiermee creëren we de context om gedrag te ontwikkelen en vooral concreet te maken in praktijk.

Dat ‘wat je zegt’ moet je ‘waarmaken’. Dus als we zeggen dat we de beweging samen maken, moeten we dat in praktijk doen! Daarom faciliteren we mensen om het gedachtegoed te doorleven. Hybride werken of, beter gezegd, het nieuwe normaal van werken is meer dan de keuze ‘op maandag werk ik thuis en dinsdag op kantoor‘. Het gaat om de werkplek te kiezen die past bij de prestatie die iemand die dag wil neerzetten. Dit maken we concreet in de drie teamdialogen. We ondersteunen teams, zodat ze dit concreet maken met elkaar. Door te blijven investeren in zowel de organisatorische- als de sociale context ontwikkelen we gedrag, leiderschap en daarmee de cultuur.

Het nieuwe normaal van werken is meer dan de keuze ‘op maandag werk ik thuis en dinsdag op kantoor’.

Nieuw gedrag kost tijd

We realiseren ons dat we al lerend aan het doen zijn. Ongeduld ligt op de loer, maar nieuwe gebruiken en gedrag ontstaan de komende periode. Dat gaat niet over 1 nacht ijs. Een crisis draagt bij aan een versnelling, maar het duurzaam borgen én doorontwikkelen vraagt tijd, enthousiasme, vernieuwing en doorzettingsvermogen. Uiteraard investeren we ook in communicatie. Maar om een echte gedragsverandering te realiseren, hebben we juist aandacht nodig voor het zichtbaar maken van voorbeeldgedrag, het ontwikkelen van vaardigheden en de borging in onze systemen en mechanismen.

Wanneer is ons ‘nieuwe normaal van werken’ nu weer gewoon werken geworden?

Werk is altijd in ontwikkeling en dat is maar goed ook. Onze gebruiken en patronen ontwikkelen versneld onder druk van een crisis. De afgelopen 1,5 jaar van volledig thuiswerken of volledig op kantoor is immers ‘normaal’ geworden, omdat we simpelweg een heel beperkte keuze hierin hadden en de meeste mensen van ons het gewoon doen.

Bij ProRail bouwen we een omgeving met elkaar, waarin ons motto van presteren, ontwikkelen en samenwerken de basis gaat vormen. Het bouwen en ontwikkelen gaat altijd door. Nu bouwen we aan de cultuur met vernieuwde inzichten over hybride werken. Dus wanneer is het hybride werken normaal? Waarschijnlijk als het gangbaar is, en – beter nog – als het veel voorkomt en gedaan wordt in de praktijk. We zijn immers gewoon aan het werk.