3 gouden regels voor een zakelijke tekst die je doelgroep begrijpt

Als schrijver wil je je lezer niet alleen een foutloze tekst voorschotelen, maar wil je natuurlijk ook dat de ontvanger je tekst begrijpt. Bij een zakelijke tekst wil je dat de boodschap goed overkomt en dat je lezer tot actie wordt aangespoord. Er komt nogal wat kijken bij het schrijven van een duidelijke tekst. Het is meer dan korte zinnen schrijven vol eenvoudige woorden. Deze 3 gouden regels leren je in directe taal eenvoudig een klare, zakelijke tekst te schrijven.

Wat verstaan we nu precies onder duidelijke taal?

Op woord- en zinsniveau wordt er vaak gesproken over ‘eenvoudig Nederlands’, ‘eenvoudige taal’, ‘klare taal’, ‘directe taal’, ‘heldere taal’, ‘jip-en-janneketaal’ of ‘taal op B1-niveau’. Maar duidelijk, klantgericht communiceren vraagt meer. Je zakelijke tekst moet niet eenvoudig zijn, maar eenvoudig genoeg voor je beoogde doelgroep. Daarnaast moet de opbouw, de opmaak en de toonzetting van je tekst ervoor zorgen dat je lezerspubliek niet afhaakt.

Je tekst moet niet eenvoudig zijn, maar eenvoudig genoeg voor je beoogde doelgroep.

In heldere taal leg ik uit, hoe je een dijk van een duidelijke tekst kunt schrijven. Drie regels helpen je daarbij:

1. Breng in kaart voor wie je schrijft.
2. Gebruik woorden en zinnen die je doelgroep begrijpt.
3. Zorg dat door de opbouw en opmaak van je tekst je lezer niet afhaakt.

1. Breng in kaart voor wie je schrijft

Jouw mate van beheersing van de Nederlandse taal bepaalt het niveau van jouw geschreven teksten. Het Europees Referentiekader voor Talen (ERK) koppelt de taalvaardigheid aan zes beheersingsniveaus, oplopend van A1, A2 (basisgebruiker), naar B1, B2 (onafhankelijk gebruiker) tot C1, C2 (vaardig gebruiker). Stel dat jij als vaardig gebruiker met je tekst een doelgroep van basisgebruikers wilt aanspreken, dan is het zaak niet op je eigen niveau te schrijven.

Is je tekst bedoeld voor gepensioneerde hoogleraren of voor puberende hangjongeren? Ook de stijl waarin je schrijft moet aansluiten bij je beoogde lezerspubliek. Dus schrijf ik aan professor Goochem ‘typeer allereerst de geviseerde groepering’ en schrijf ik aan Janne van de jongerensoos ‘weet voor wie je schrijft’.

Vraag jezelf af wat je wilt bereiken met je tekst. Moeten je lezers in actie komen? Wil je dat ze iets van je kopen? Wil je dat je lezers een antwoord krijgen op een vraag? Bedenk dus goed wat de eigenlijke kernboodschap is van je tekst. Vraag je telkens af of je doelgroep jouw boodschap makkelijk eruit kan destilleren en jouw boodschap ook makkelijk kan begrijpen.

Denk ook alvast aan de toonzetting die past bij je doelgroep. Gaan we bijvoorbeeld ‘je-en-jij-en’ of spreken we de doelgroep met ‘u’ aan?

2. Gebruik woorden en zinnen die je doelgroep begrijpt

Bij een zakelijke tekst wil je uiteraard dat het liefst 100% van je doelgroep ook daadwerkelijk je boodschap begrijpt. Zo genereer je de meeste actie. Gebruik je taalgebruik dat te moeilijk is voor je doelgroep of een deel ervan, dan sluit je lezers uit. Je lezers haken dan af.

Bij het schrijven van begrijpelijke taal, wordt vaak al snel gedacht aan schrijven op zogenaamd B1-niveau. Op Communicatierijk.nl van de overheid wordt hierover het volgende geschreven:

Taalniveau B1 staat voor eenvoudig Nederlands. De overgrote meerderheid van de bevolking begrijpt teksten op taalniveau B1. Ook mensen die geen (hoge) opleiding hebben gehad. Een tekst op B1-niveau bestaat uit makkelijke woorden die bijna iedereen gebruikt. En uit korte, eenvoudige en actieve zinnen.

Er is de laatste tijd veel aandacht voor het schrijven in eenvoudig Nederlands. Dit is een prima ontwikkeling. Toch vind ik dat dit geen doel op zich mag zijn. Je doelgroep bepaalt op welk niveau zij wenst te worden aangesproken. Duidelijk schrijven kan geen kwaad, maar sla niet door en spreek zeker je doelgroep niet te infantiel aan.

Vakjargon, of niet?

De meeste fanatiekelingen in het ‘B1-kamp’ willen bijvoorbeeld dat je schrijft zonder vakjargon (beter trouwens: vaktaal of jargon, maar dit terzijde). Ik vind het gebruik van jargon in sommige gevallen prima. Zo mogen bijvoorbeeld in een tekst gericht op automonteurs gerust de woorden ‘klepkeilborging’ en ‘homokineet’ staan. Woorden als ‘macramépatronen’ en ‘kantsteken’ zou ik deze doelgroep nu weer niet voorschotelen, zonder enige uitleg. Bij het schrijven in heldere taal hoort ook, dat je bij moeilijke woorden en afkortingen uitleg geeft.

Wissel lengte van zinnen af

Let er ook op dat je de lengte van de zinnen overzichtelijk houdt: de meeste zinnen moeten tussen de 10 en 15 woorden bevatten. Maar let op: wissel korten zinnen af met lange zinnen. Ook al schrijf je voor de niet zo vaardige lezer: het gebruik van enkel korte staccato-zinnen is niet wenselijk. Allereerst is het foeilelijk en ten tweede leest het, zelfs voor de basisgebruiker, niet prettig.

Ook al schrijf je voor de niet zo vaardige lezer: het gebruik van enkel korte staccato-zinnen is niet wenselijk.

Zorg er wel voor dat je langere zinnen duidelijk zijn opgebouwd. Zo kun je erop letten dat het belangrijkste vooraan in je zin komt te staan. Ook kun je letten op het vermijden van de zogenaamde ‘tangconstructie’: woorden die bij elkaar horen, horen niet ver van elkaar af te staan. Dus niet ‘ik denk dat ik te slim voor het maken van dit soort achterlijk, grove fouten ben’, maar ‘ik denk dat ik te slim ben voor het maken van dit soort achterlijk, grove fouten’.

3. Zorg dat door de opbouw en opmaak van je tekst je lezer niet afhaakt

Bij een zakelijke tekst is het belangrijk dat je doelgroep direct ‘gepakt’ wordt door je tekst. Hier komt weer punt 1 om de hoek kijken: wat wil je doelgroep graag lezen? Belangrijk is hierbij dat je natuurlijk een smetteloze, correcte tekst de wereld in slingert. Een tekst met fouten in de spelling, grammatica of interpunctie kan je imago ernstig schaden. Als tekstcorrector krijg ik maar al te vaak teksten onder ogen, waarbij ik blij ben dat deze nog even door een bureau als de onze onder handen zijn genomen. Het laten nakijken van je teksten door anderen, is niets om je voor te schamen. Jij als schrijver probeert een boodschap over te brengen aan je doelgroep; daar ben jij goed in. De ander is weer bedreven om jouw boodschap in een betere jas te steken.

Gebruik tussenkoppen

Een goede tekst is niet alleen foutloos, maar laat bovendien duidelijk zien waar wat te vinden is in de tekst. Maak snel duidelijk waarover het gaat en wat de lezer van jou moet doen. Bij langere teksten is bijvoorbeeld een inhoudsopgave een hulpmiddel. Bij kortere teksten kun je denken aan een pakkende inleiding en een duidelijke opbouw in paragrafen of alinea’s. Denk ook goed na over pakkende tussenkoppen boven de verschillende stukken tekst. Je lezers moeten door enkel de tussenkoppen te lezen, een summiere, maar goede samenvatting krijgen van je tekst. In mijn vorige artikel lees je meer tips voor het schrijven van krachtige tussenkoppen voor je lezer én Google.

Begin met de kernboodschap

Zorg ervoor dat je kernboodschap te vinden is in het begin van elke alinea. Bij een goed opgebouwde tekst moet de lezer, door enkel het lezen van het begin van alle alinea’s, een goede indruk krijgen over de inhoud van de volledige tekst.

Vergeet de vormgeving niet

Houd de vormgeving rustig, want dat leest fijner. Strooi bijvoorbeeld dus niet te veel met verschillende lettertypes, lettergrootte en kleuren. Wel is het handig om de titel en tussenkoppen eruit te laten springen. Zorg ook dat je tekst voldoende witruimte heeft. Denk hierbij aan ruime marges en ruimte tussen de titels en koppen. Durf tekst te schrappen: gum teksten die weinig of niets aanvullen weg. Laat de tekst altijd aansluiten bij de eventueel al bestaande huisstijl van je organisatie. En maak tenslotte overzichtelijke lijstjes, als de tekst zich daarvoor leent. Een voorbeeld:

Een goede vormgeving:

• is rustig;
• kent niet te veel verschillende lettertypes, lettergrootte en kleuren;
• heeft voldoende witruimte (marges/ruimte tussen titels en koppen);
• is vrij van overbodige tekst;
• sluit goed aan bij de al bestaande huisstijl;
• heeft lijstjes (als de tekst zich hiervoor leent).

Zorg er ook voor dat er geen fouten in de consistentie worden gemaakt. Een tekst waar ‘je/jij’ en ‘u’ door elkaar heen worden gebruikt, kan natuurlijk niet. Ook de gebruikte tijd moet in je tekst constant zijn. Tevens moet niet te merken zijn, als je tekst door verschillende mensen (met verschillende stijlen) is samengesteld.

Extra regels voor online teksten

Bij het schrijven van teksten voor het web gelden naast al het bovenstaande nog een paar extra regels. Zo scannen lezers webteksten en is het nog meer van belang dat de opbouw van de tekst klopt. Binnen 10 seconden beslist een lezer van een webpagina of deze interessant genoeg is.

Hierbij is het nog meer van belang dat de belangrijkste boodschap bovenaan staat. De ogen gaan vaak in het zogenaamde ‘f-patroon’ over het scherm. De lezer zal eerst bovenaan de pagina de belangrijke koppen lezen, in horizontale beweging van links naar rechts. Daarna zal er aan de linkerkant van de pagina nog een (kortere) horizontale beweging plaatsvinden. De laatste scan is een verticale beweging, die dan het linker gedeelte van de inhoud leest (de koppen, titels e.d.).

Aan de slag met zakelijke teksten

Een goede zakelijke tekst schud je niet zomaar even uit je mouw. Probeer met bovenstaande tips rekening te houden en probeer, als die mogelijkheid er is, anderen mee te laten lezen. Denk hierbij aan mensen uit je beoogde doelgroep of mensen die beroepsmatig bezig zijn met taal. Ligt dit niet binnen de mogelijkheden, dan wil het simpel een nachtje wegleggen van je tekst en er de volgende dag weer eens naar kijken, ook nog weleens helpen.