Partnercontent

Een event organiseren in 2022? Hier moet je op letten!

0

Voor het derde jaar op rij is het billenknijpen voor de zakelijke evenementenbranche. Onzekerheid over de nabije toekomst van events heerst en last minute bij moeten sturen vanwege aangescherpte coronamaatregelen is helaas vaste prik. Welke keuzes kun je als organisator van een evenement, conferentie of congres in 2022 maken, en hoe haal je het maximale eruit? En welke trends mag je zeker niet missen?

Ook in dit nieuwe jaar vraagt het organiseren van een zakelijk event om aanpassingsvermogen, flexibiliteit en veerkracht. Terwijl veel sectoren weer (gedeeltelijk) open mogen, blijft de evenementensector voorlopig dicht. Hoe nu verder is net zo onzeker als het verloop van de coronapandemie. En dat is knap lastig als je binnenkort een eigen event organiseert. Wellicht ben je namelijk nu al bezig met je planning voor het voorjaar, de zomer of zelfs het najaar. En moet je op korte termijn al knopen doorhakken over onder andere de vorm en inhoud.

Enkele vragen die je wellicht momenteel bezighouden zijn: ga je voor een fysieke bijeenkomst? En houd je dan wel of geen rekening met de anderhalvemetermaatregel? Is 100% virtueel een goed idee? Zo ja, moet het een livestream, studiogesprek of compleet ander soort online event worden? Of is het slim combineren van fysiek én online de heilige graal? Wat voor jou de beste keuze is, hangt af van heel veel verschillende factoren.

Fysiek, online of hybride?

Er zijn organisaties die ergens dit jaar mikken op een volle zaal mensen, en dan het liefst zonder maatregelen. Hoewel dat niet zonder risico is, mogelijk moet je fors bijsturen, verplaatsen, alsnog (deels) online gaan of zelfs annuleren, zou het ook zomaar eens allemaal wél volgens het boekje kunnen gaan. De toekomst voorspellen kan niemand. In een tijd waarin er weinig concurrerende fysieke evenementen zijn en veel mensen snakken naar real-life ontmoetingen, loont het dan ook om deze optie open te houden.

Een zogenaamd ‘coronaproof’ fysiek event organiseren lijkt de veiligere keuze, maar is ook niet zonder nadelen. Je maakt immers flink wat kosten voor wat het je wellicht gaat opleveren. Mogelijk is een online of hybride evenement een veel slimmer idee.

Online events

Van geweldig alternatief tot noodzakelijk kwaad. We raken met z’n allen maar niet uitgepraat over online events. Hoe dan ook, met de keuze voor online kies je als organisator voor veilig en laagdrempelig. Een bezoeker of deelnemer hoeft de deur immers niet uit. Natuurlijk kleven er ook enkele risico’s aan. Beleving is een van de belangrijkste redenen waarom mensen graag een event bezoeken. Maar dat is online niet altijd gemakkelijk te realiseren. Niet alleen ben je veel sneller afgeleid, bij veel virtuele events is sprake van eenrichtingsverkeer. Naar iemand luisteren die alleen maar bezig is met zenden is gewoon heel erg saai.

Met de keuze voor online kies je als organisator voor veilig en laagdrempelig.

Gelukkig zijn er tegenwoordig veel manieren om, ook op afstand, je publiek te betrekken en (blijven) boeien. Sommige formats lenen zich daar uitstekend voor. Zo zijn er in onze professionele Jaarbeurs Studio veel verschillende mogelijkheden voor het hooghouden van de interactie en dynamiek. Van kick-off event tot heuse talkshow. Bij die laatste kun je, als je wilt, echt álles uit de kast trekken. Denk aan een online show met alles erop en eraan: spraakmakende gasten, een muzikaal intermezzo, interviews en/of een awarduitreiking. Maar je kunt ook denken aan webinars, workshops, keynotes (à la TED-talks) en een online congres.

Hybride events

Een van de belangrijkste upcoming formats is hybride. Deze vorm slaat de brug tussen online en offline bezoekers. Met hybride heb je het beste van twee werelden: je hebt de beleving van fysiek, maar ook het bereik van online. Bezoekers kunnen kiezen hoe ze het event willen beleven: live op locatie of veilig én duurzaam op afstand.

Let op! Hybride is meer dan een livestream beschikbaar stellen voor het publiek thuis. Natuurlijk kun je dat doen, maar weet dat niemand echt gelukkig wordt van het plaatsen van een camera in de hoek van een zaal. Het online publiek voelt zich niet betrokken bij wat er op locatie allemaal gebeurt, want er is nul interactie. Tegelijkertijd is het voor live deelnemers storend als ze continu tegen camera’s aankijken.

Met hybride heb je het beste van twee werelden: je hebt de beleving van fysiek, maar ook het bereik van online.

Wat werkt dan wel? Om effectief beide doelgroepen aan te spreken, kun je het beste in de huid kruipen van zowel je online deelnemer als je fysieke deelnemer. Je zult al snel merken dat niet alle onderdelen een-op-een aansluiten. Door twee aparte programma’s te maken, die deels in elkaar overlopen, houd je rekening met specifieke wensen en behoeften. Denk aan kortere sessies en meer pauzemomenten voor het publiek thuis, maar ook aan vooraf opgenomen content om de tijd op te vullen tussen verschillende sessies.

Trends voor 2022

Als er één ding zeker is als het gaat om de toekomst van events, dan is het wel dat fysiek zeker niet gaat verdwijnen, maar online en hybride ook niet. Sterker nog, ze zullen vanaf heden voorgoed naast elkaar bestaan. Wat de nabije toekomst betreft, ligt de focus vooral op online en hybride. Dit zijn wat ons betreft enkele belangrijke trends en voorspellingen voor het nieuwe jaar:

  1. Beleving staat op #1. Zeg maar dag tegen saaie livestreams. Die maken in 2022 plaats voor groter, mooier en creatiever. Denk aan audiovisuele hoogstandjes, complete filmsets en online shows met muzikale artiesten en andere entertainment.
  2. Hybride wordt de norm. Twijfel je tussen fysiek en online? Ga voor hybride! Zorgen maken om de capaciteit is verleden tijd, want iedereen kan altijd en overal je event bijwonen.
  3. Neem je content van tevoren op. Wat ons betreft is dit dé trend voor het nieuwe jaar. Online events worden een mix van live en vooraf opgenomen materiaal. Denk aan extra content in de vorm van interviews met sprekers en experts, maar ook aan korte reportages tijdens plenaire sessies of live ogende interviews. Online events is als televisie maken. De mogelijkheden zijn onbeperkt.

Over Jaarbeurs Studio

Jaarbeurs Studio, de high-tech studio van Jaarbeurs, biedt alles wat je nodig hebt om een succes te maken van je online evenement of opnames van videocontent. Benieuwd naar alle plug & play-faciliteiten en wil je vrijblijvend persoonlijk advies? De experts van Jaarbeurs denken graag met je mee over de mogelijkheden. Neem hiervoor contact op met Bas Sterrenburg via www.jaarbeurs.nl/studio.

Accepteer cookies