Partnercontent

Haal het maximale uit je event met deze handige checklist

0

Ben jij een doorgewinterde event-organisator? Dan heb je vast een goed idee hoe je een succesvol event opzet. Toch bestaan er een hoop valkuilen en onderdelen die over het hoofd worden gezien. Heb jij ook wel behoefte aan een kleine opfriscursus bij het organiseren van je event? Eventmanagers Julie Morfouace en Joosje Taminiau van Jaarbeurs hebben alweer menig event gedraaid en zetten alles voor je op een rijtje. Met deze handige checklist til jij je eventorganisatie-skills naar een hoger niveau.

Check 1: start with why

Een event staat niet op zichzelf. Het is onderdeel van een grotere puzzel: een campagne, een marketingstrategie of zelfs een bedrijfsdoelstelling. ‘Je kunt een zaal in no time transformeren, maar je moet wel een visie hebben’, zegt Julie Morfouace, Event Operations Manager bij Jaarbeurs. Begin dan ook met deze hogere bedrijfsvisie en maak vanuit daar de vertaling naar event-doelstellingen. Deze doelstellingen geven richting en helpen jou en je team bij het maken van keuzes. Daarbij helpen event-doelstellingen die bijdragen aan een hogere bedrijfsstrategie bij het creëren van draagvlak bij collega’s, en misschien helpt het je zelfs wel aan extra event-budget.

Start with Why | Fotograaf: Fotograafniels.nl

Een voorbeeld. Stel dat een van de marketingdoelstellingen is om thought leader te worden op een bepaald vlak. Een event kan hier zeker aan bijdragen. Met een inhoudelijk programma bijvoorbeeld, waar interne of externe experts op dit gebied hun kennis delen. Of stel dat een van de marketingdoelstellingen is om de klanttevredenheid & klantretentie te verhogen. Dan kan een leuke relatiedag met een bijzondere activiteit en lekker diner daar flink aan bijdragen.

En nu je dan toch naar de organisatiestrategie aan het kijken bent, vergeet dan vooral ook niet een kijkje te nemen naar je merkwaarden. Waar een bedrijfsvisie soms wat vaag kan zijn, bieden deze merkwaarden vaak al wat concretere handvatten. Zijn jouw merkwaarden bijvoorbeeld innovatie en duurzaamheid? Laat de kipsaté bij de borrel dan liever achterwege en kies voor oesterzwam-bitterballen.

Check 2: hoe val je op?

Eindelijk mogen we weer écht live en kunnen we weer die bijzondere ontmoetingen organiseren. Niet gek dus, dat er de komende periode heel veel events tegelijk zijn, die voor corona wat meer verspreid waren. Maar hoe val je op tussen de massa?

Allereerst: laat je vooral niet gek maken. Pak de hogere doelstelling uit de vorige alinea er opnieuw bij en neem dit als uitgangspunt bij de inrichting van je stand of zaal. Is een doelstelling het trekken van nieuwe werknemers? Zorg dan bijvoorbeeld voor een koffiehoek. Wil je liever demo’s geven omdat je bezoekers kennis wilt laten maken met een nieuw product? Schrappen, die koffiehoek.

Wees bij het inrichten van je event niet bang om keuzes te maken. Ga uit van één doelstelling en ga daar ook helemaal voor. Wanneer je te veel wilt laten zien, bestaat de kans dat je boodschap niet blijft hangen. Ook voor de inrichting van een zaal of stand gelden de clichés kill your darlings en less is more. Zo kun je ervoor kiezen om bij een product-demo alleen de USP’s uit te lichten en niet volledig los te gaan op alle eindeloze mogelijkheden en opties die het product te bieden heeft.

Speel in op de emotie | Fotograaf: Quirien de Leeuw

Volgens Senior Event Operations Manager Joosje Taminiau is emotie het toverwoord: ‘Bezoekers verwachten meer beleving. Men heeft al veel gezien, waardoor het moeilijker is om mensen te verbazen. Wanneer je inspeelt op emotie, dan raak je de bezoeker. En dat maakt indruk’. Inspelen op emotie: klinkt mooi, maar hoe doe je dat? Door de juiste sprekers te kiezen die het publiek echt raken met hun verhaal, bijvoorbeeld. Die blijft bij. En wat aankleding betreft: neem alle zintuigen mee. Zien, horen, proeven, ruiken én voelen. Julie noemt het voorbeeld van Disney on Ice, waar popcorn verkocht wordt. De zoete, vriendelijke geur, gecombineerd met zachte Disney-muziek die altijd aan staat, zorgt ervoor dat de bezoeker meteen in de juiste sfeer raakt.

Werk met zichtlijnen om je event te beleven door de ogen van een bezoeker. Dit zijn denkbeeldige lijnen die door de zaal worden getrokken om te bepalen wat het publiek wel en niet ziet. Zo voorkom je dat je er pas tijdens het event achter komt dat die belangrijke pay-off compleet buiten het zicht van je bezoeker hangt.

Tot slot: Bied iets exclusiefs. Heb je het idee dat jouw doelgroep post-corona moeilijk over de streep te trekken is om live een event bij te wonen? Bied dan iets exclusiefs dat echt alleen op het evenement mogelijk is. Denk aan speciale merchandise, een loterij met producten van exposanten, een één-op één sessie met een influencer of een bijzondere winactie. Maak het zo interessant dat ze het niet kunnen weerstaan!

Bied iets exclusiefs | Fotograaf: MichielTon.com

Check 3: een contentmarketingplan

Een event begint al ver voor het event begint. Ervaren eventmanagers hoeven we dit niet te vertellen: maanden van tevoren ben jij al bezig met het regelen van een locatie, sprekers en catering. Maar denk je ook aan contentmarketing? Dit is dé manier om al in een vroeg stadium in contact te komen met je doelgroep en ze aan te sporen tot de aanschaf van een ticket of het invullen van de RSVP.

Een event verkoopt zichzelf helaas in de meeste gevallen niet vanzelf. Zorg daarom voor verschillende call-to-actions die gekoppeld kunnen worden aan de content die jij wilt produceren in aanloop naar het event. Een call-to-action in een vroeg stadium kan bijvoorbeeld zijn: ‘bekijk de aftermovie van vorig jaar’.

Je contentplanning kun je grofweg indelen in drie fasen: voor, tijdens en na het event:

Voor

Een half jaar van tevoren kun je al starten met het enthousiasmeren van je doelgroep. Met name bij events met ticketverkoop is dit belangrijk. Zo ver van tevoren heb je misschien nog niet zo veel te vertellen over het programma of de sprekers, maar je kunt mensen al wel warm maken over het onderwerp van jouw event. Organiseer je een jaarlijks evenement? In je uitingen kun je gebruik maken van het beeld dat je vorig jaar hebt geproduceerd.

Blijf aan het begin van je campagne weg van sales-achtige berichten, maar kies voor content die waardevol is voor je doelgroep. Zo bouw je aan een relatie met je publiek. Deze content publiceer je op je event-website (of -pagina): zo heb je steeds een centrale plek waar je jouw doelgroep naartoe kunt sturen. Wanneer ze dankzij de content geïnteresseerd zijn geraakt in het event zijn ze meteen op de juiste plek voor meer info en eventuele aanschaf van een ticket.

Wanneer het event dichterbij komt kies je wel voor verkoopgerichte boodschappen. Fingers crossed dat de relatie die je met je publiek hebt opgebouwd dan zijn vruchten af zal werpen.

Tot slot: vergeet in je contentmarketing je vaste bezoekers niet. Vraag ze actief om jouw content te delen of mails door te sturen en bied groepskorting wanneer ze meerdere tickets aanschaffen.

Tijdens

Wat contentmarketing betreft kun je twee doelen nastreven: het event ook laten leven bij mensen die niet aanwezig zijn (vaak online) en content verzamelen die je na het event kunt gebruiken. Beiden kan natuurlijk ook.

Wil je het event ook laten leven in de buitenwereld? Dan kun je ervoor kiezen gedurende de dag een liveblog bij te houden live verslag doen van het event te doen op social media. Deel bijvoorbeeld quotes van sprekers op Twitter of deel live opnames via Instagram stories. Vergeet vooral niet om je bezoekers aan te sporen hetzelfde te doen. Deel de hashtag van het event bijvoorbeeld op schermen en drukwerk.

Een event is ook de ideale gelegenheid om content te produceren die je later kunt inzetten. Heb je interessante sprekers op het podium? Vraag ze bijvoorbeeld een korte recap van hun presentatie te geven voor de camera, of stel ze een aantal vragen. Je kunt ook de presentatie zelf opnemen, op video of audio (zei er iemand podcast?). Nodig ook een fotograaf uit en spoor de bezoekers aan foto’s te maken, bijvoorbeeld door een Insta-waardige selfiehoek te creëren (vergeet de hashtag niet te communiceren, op ooghoogte natuurlijk).

Na

De content die je tijdens het event hebt gemaakt, kun je nu inzetten om het event een langere houdbaarheid te geven dan de dag(en) van het event alleen en bij een breder publiek dan de bezoeker van het event alleen. Vergeet de aanwezige bezoekers echter niet: bedank ze voor hun komst, deel beeld en presentaties en doe ze eventueel al een aanbod voor een ticket voor volgend jaar (uiteraard met een korting die de moeite waard is).

Zorg er ook voor dat je leads netjes opvolgt. Een manier om dit te doen is met een mailflow: een serie van verschillende mails, elk met relevante content, die uiteindelijk leiden tot een commercieel aanbod. Denk aan een ticket voor volgend jaar (met diezelfde korting waar we het net over hadden) of een andere relevant product of dienst.

Check 4: het team

Teamwork makes the dream work. Zorg ervoor dat je in aanloop naar het event de juiste stakeholders informeert en betrekt, zowel intern als extern. Denk aan andere afdelingen of collega’s die een bijdrage kunnen leveren aan het event of het event ook kunnen inzetten om hun doelstellingen te behalen. Zoals de marketing- of communicatieafdeling, die het event kunnen gebruiken om content te maken (zie bovenstaande alinea). Collega’s van HR, die het event kunnen gebruiken om nieuwe werknemers te werven. Of de afdeling Pers: welke journalisten kennen zij waarvoor dit event relevant is en is er een perskit nodig? Vergeet verder je collega’s van de afdeling webcare niet in te lichten over het event en ze te voorzien van de juiste informatie, bijvoorbeeld in de vorm van een FAQ.

Zorg kort voor het event voor een goede briefing van je crew: wat is het doel van het event, wie is de doelgroep, welke taak heeft iedereen en waar en wanneer worden ze verwacht. Heb je een crew die aan de slag gaat met het scannen van leads? Maak duidelijk welke leads ze wel moeten scannen, en welke niet. Een goede briefing zorgt er niet alleen voor dat het event vlekkeloos verloopt omdat iedereen weet wat er moet gebeuren, maar ook dat iedereen hetzelfde verhaal vertelt. Consequentie draagt bij aan je doel, welke doelstelling je ook hebt.

Het inzetten van eigen medewerkers tijdens een event is kostenefficiënt. Daarbij kennen zij je product en bedrijf goed, waardoor ze je verhaal goed over kunnen brengen. Toch kan het inschakelen van een hostingbedrijf een uitkomst zijn wanneer je ‘extra handjes’ nodig hebt. Bedenk van tevoren wel goed waar je de hosts en hostessen voor wilt inzetten en dat ze weten naar wie ze moeten doorverwijzen voor welke informatie: stel ze ook aan deze personen voor.

Hostessen

Bedenk goed waar je de hosten en hostessen voor wilt inzetten| Fotograaf: MichielTon.com

Conclusie: vier ingrediënten, maar hoe zit het met budget?

Heldere doelstellingen, voldoende stopkracht, een contentplan en een goed team. Wat de eventmanagers van Jaarbeurs betreft zijn dit de vier ingrediënten om het maximale uit je event te halen. We zijn erg benieuwd wat jouw gouden eventorganisatie-tip is. Laat het ons weten in de comments!

Een belangrijk onderdeel wat event-marketing betreft (en elke andere vorm van marketing eigenlijk ook) is budget. In bovenstaand artikel hebben we het event-budget niet besproken, maar in onze interviews met de event-specialisten van Jaarbeurs kregen we hier zoveel goede tips over dat we hebben besloten hier een whitepaper over te schrijven. Weten hoe je het maximale uit je event-budget kan halen? Het gratis whitepaper kun je binnenkort downloaden.