Partnercontent

Een chatbot als digitale collega: zo verbeter je de interne communicatie

0

Interne communicatie is de afgelopen jaren enorm veranderd. Van e-mails tot sociale media en van intranets tot Teams. Communicatie anno 2022 verloopt voor een groot gedeelte online. Chatbots en kunstmatige intelligentie spelen hier een steeds grotere rol in. Lange tijd werden chatbots gezien als een hulpmiddel bij klantenservice om de gebruikerservaring te verbeteren. Maar wist je dat een chatbot ook voor interne communicatie kan worden ingezet? Hoe je een chatbot als digitale collega inzet, leggen we je graag in dit artikel uit.

De voordelen op een rijtje:

  • Snelle reactietijd
    Je hoeft niet te wachten op een antwoord van een andere medewerker, maar krijgt direct de informatie beschikbaar via je digitale collega. Dit bespaart een hoop tijd.
  • Koppel aan interne tools
    Verbind de chatbot aan de interne tools die gebruikt worden in de organisatie. Denk hierbij aan Slack, Teams, Gmail of andere HR-systemen. Zo zorg je ervoor dat taken geautomatiseerd worden waardoor het niet handmatig verwerkt hoeft te worden.
  • 24/7 bereikbaarheid
    Een chatbot kan iets wat een menselijke medewerker niet kan; 24/7 antwoord geven op gestelde vragen. Het maakt niet uit waar en wanneer je collega’s werken, want je chatbot is altijd beschikbaar om een reactie te geven.

Maar hoe ziet een chatbot als digitale collega er nu precies uit? Voor wat soort vragen kun je bij hem terecht? Wij geven je een aantal voorbeelden.

Een chatbot als je nieuwe digitale collega

Onboarding

Vooral bij de start van een nieuwe baan komt er veel op je af. Alles is nieuw dus je hebt veel vragen. Voor HR is zo’n onboarding een hele klus. Met een virtuele assistent zorg je dat HR meer ademruimte krijgt. Nieuwe medewerkers kunnen op hun eigen tempo kennismaken met de organisatie en vragen stellen aan hun digitale collega als ze ergens niet uitkomen. Denk hierbij aan vragen als: Wat zijn de openingstijden? Hoe lang is er pauze? Waar vraag je verlof aan? Allerlei veelgestelde vragen waar een chatbot in de meeste gevallen het antwoord op weet.

Beoordeling

Veel organisaties maken nog ieder jaar gebruik van de functionerings- en beoordelingsgesprekken. Voor de HR-afdeling een drukke periode waarin veel repetitieve taken voorbij komen en er veel over en weer gecommuniceerd wordt. Dit kan veel efficiënter. Met een chatbot verlaag je de werkdruk door deze procedures te automatiseren. Laat een chatbot 360 graden feedback ophalen op een manier die past bij jouw organisatie. Deze antwoorden kunnen dan door de managers meegenomen worden in de functionerings- en beoordelingsgesprekken. Dit scheelt een hoop tijd. Verder kan alles direct gelinkt worden naar de interne tools zodat dit ook niet meer handmatig verwerkt hoeft te worden.

De HR-assistent

Vaak hebben medewerkers dezelfde vragen over bijvoorbeeld vakantiedagen. Laat de digitale HR chatbot vakantiedagen berekenen, vakantie aanvragen indienen en beleidsstukken en contractuele zaken delen met medewerkers. Koppel de chatbot aan de HR-tool en alles wordt automatisch verwerkt.

IT support

Wat is het WIFI-wachtwoord? Hoe installeer ik mijn mail? Geef je IT afdeling meer rust door het beantwoorden van veelgestelde vragen van medewerkers te automatiseren. Zo kunnen veel voorkomende technische problemen opgelost worden zonder tussenkomst van menselijke collega’s.

Helpdesk

Een helpdesk werkt twee kanten op. Zo kan een chatbot algemene vragen van medewerkers beantwoorden. Denk aan vragen over parkeren, het aanmelden van bezoek of het gebruik van ruimtes. Maar je kunt de chatbot ook inzetten om een bericht te zenden naar al je medewerkers. Bijvoorbeeld over bepaalde ontwikkelingen binnen het bedrijf. In beide gevallen bespaar je met behulp van de chatbot enorm veel tijd. Je hoeft niet individueel contact op te nemen met medewerkers of vragen te beantwoorden.

Er zijn genoeg voordelen en voorbeelden te bedenken om een chatbot als je nieuwe digitale collega in te zetten. Een chatbot ontlast je medewerkers met vragen en taken die makkelijk geautomatiseerd kunnen worden, waardoor ze meer ingewikkelde taken op kunnen pakken. Zo leveren ze weer op een andere manier waarde aan de organisatie en wordt het werkplezier verhoogd.

Wil je meer weten over het inzetten van een chatbot om je interne communicatie te upgraden? Vraag een demo aan bij een van onze collega’s en we leggen je graag uit hoe.