Partnercontent

Krapte op de arbeidsmarkt? Los het op met een virtuele assistent!

0

Met het huidige werknemerstekort zijn extra handen op de werkvloer meer dan welkom. Maar aangezien het hele bedrijfsleven staat te springen om nieuwe werknemers, is dat niet altijd even makkelijk. Dit zorgt er op zijn beurt weer voor dat de werkdruk binnen veel bedrijven behoorlijk toeneemt. Met andere woorden: elk bedrijf kan tegenwoordig wel een (virtueel) assistent gebruiken. En dat is precies waar een chatbot om de hoek komt kijken.

Een chatbot is niet per se een virtuele assistent, maar een virtuele assistent is wél altijd een chatbot. Hoe zit dat dan? Dit heeft er mee te maken dat een virtuele assistent meer is dan een chatbot. Naast het beantwoorden van klantvragen en assisteren bij het salesproces, kan de virtuele assistent de werkdruk drastisch verlagen door veel (repetitieve) taken over te nemen van werknemers. Daarnaast is deze (virtuele) assistent oneindig schaalbaar, dag en nacht bereikbaar én zal nooit om een loonsverhoging vragen. Dat klinkt geweldig toch?

Hoe werkt een virtuele assistent?

Het fijne aan het gebruik van een chatbot als virtuele assistent, is dat het een slimme virtuele assistent is. De chatbot blijft namelijk altijd leren door het gebruik van artificial intelligence  en natural language processing. Dit klinkt misschien heel erg moeilijk, maar houdt simpelweg in dat chatbots blijven leren door patronen te herkennen. Dit kan zijn in gedragingen, aankopen, schrijfstijlen, voorkeuren en zelfs menselijke fouten.

Door het gebruik van Conversational AI  worden de chatbots steeds slimmer, waardoor ze zich perfect kunnen aanpassen op het gedrag van klanten. De conversational AI stelt je chatbot niet alleen in staat om te werken als virtuele assistent, maar kan ook nog is handig inspringen op de behoeften van klanten en op die manier de sales verhogen. Daarnaast zorgt dit er voor dat, met verloop van tijd, een chatbot in staat is om complexe vragen zelf te beantwoorden, zonder enige menselijke tussenkomst nodig te hebben. Net zoals met een ‘echte’ werknemer leert de virtuele assistent je bedrijf en klanten steeds beter kennen!

De voordelen van een virtuele assistent

Dag & nacht bereikbaar

Je virtuele assistent is 24/7 bereikbaar. Wanneer de rest van je werknemers liggen te slapen, werkt de chatbot altijd door.

Overnemen repetitieve taken

De virtuele assistent kan de werkdruk drastisch verlagen door repetitieve taken van werknemers uit handen te nemen, waardoor zij vervolgens meer tijd hebben voor taken die er écht toe doen.

Bespaar kosten

Een virtuele assistent geeft je de kans om dezelfde service en persoonlijke benadering te bieden van een ‘echte’ werknemer, maar voor een fractie van de prijs. Doordat veel taken geautomatiseerd kunnen worden, zorg je er voor dat je dus veel tijd én kosten bespaard.

Waar kan een virtuele assistent worden ingezet?

De mogelijkheden van een virtuele assistent zijn (zo goed als) eindeloos. Toch zetten we de meest gebruikte toepassingen even op een rijtje.

Marketing

Zet je virtuele assistent in als een gehaaide marketeer die ook na sluitingstijd doorgaat met het binnenhalen van de beste leads. Naast leadgeneratie kan de virtuele assistent ook nog is cruciale klantinformatie verzamelen die meteen gekoppeld kan worden aan je CRM-systeem.

Sales

Je virtuele assistent hoeft geen twee keer na te denken als een goede sales mogelijkheid zich aandient. Als een product niet meer op voorraad is, kan de virtuele assistent hét perfecte alternatief bieden binnen enkele seconden. Mocht je klant niks anders willen dan dat ene product, dan zorgt de virtuele assistent er voor dat de klant direct een mail ontvangt wanneer het product weer op voorraad is.

HR & Interne communicatie

Het inzetten van je virtuele assistent voor recruitment is een geweldige manier om je recruiters wat meer ademruimte te geven. En niet alleen bij recruitment kan een virtuele assistent helpen, ook bij interne communicatie kan de virtuele assistent uitkomst bieden. Zijn er collega’s die vragen hebben over bijvoorbeeld vrije dagen of declaraties? De virtuele assistent geeft deze werknemers antwoord binnen een mum van tijd.

Klantenservice

De meest bekende toepassing van een virtuele assistent is natuurlijk binnen de klantenservice. Dat is niet gek, want een virtuele assistent kan er voor zorgen dat tot wel 85% van al het klantcontact geautomatiseerd kan worden. Door de grote hoeveelheid aan klantvragen te beantwoorden, hebben klantenservicemedewerkers vervolgens weer meer tijd om met complexere vragen aan de slag te gaan.

Je virtuele assistent trainen

Het installeren en trainen van een virtuele assistent klinkt een stuk moeilijker dan dat het lijkt. Met de intuïtieve chatbot bouwer van Watermelon is dit in een mum van tijd gedaan. Veel bedrijven hebben zelfs de virtuele assistent in één week live staan!

Daarnaast is er geen technische kennis vereist voor het bouwen en managen van je virtuele assistent. Zodra de chatbot eenmaal gelanceerd is, moet de chatbot onderhouden blijven worden. De virtuele assistent weet namelijk in het begin niet alle antwoorden. Nadat deze vragen en antwoorden aan het arsenaal van de virtuele assistent zijn toegevoegd, blijft de virtuele assistent vervolgens de verschillende combinaties en synoniemen leren.

Toch is het belangrijk dat er altijd een alternatief geboden kan worden als de virtuele assistent het niet begrijpt. Dit kan soms voorkomen met woorden met een dubbele betekenis. Om ergernis te voorkomen, is het handig in deze situaties automatisch over te schakelen naar een menselijke medewerker.

Een virtuele assistent in de praktijk

Natuurlijk is het altijd leuk in theorie, maar hoe zit dat in de praktijk? Gelukkig leert ook de praktijk dat het implementeren van een virtuele assistent met veel succes wordt gedaan door verschillende organisaties. We zetten er een paar voor je op een rijtje.

Hunter Douglas

Eén succesverhaal is de virtuele assistent van Hunter Douglas. Deze genereert namelijk 15 leads per week! Dat zijn resultaten waar de meeste marketeers heel veel uur voor moeten werken. Dankzij de naadloze integratie met het CRM-systeem, weten ze precies wie hun website bezoekt en waarom.

Huus.nl

Nog zo’n voorbeeld van een goede implementatie van een virtuele assistent is Huus. Voor ze een chatbot integreerde in hun klantenservice was de klantenservice elke dag overvol en klantenservice medewerkers konden de vele vragen niet bijhouden. Maar al snel nadat zij een virtuele assistent op hun klantenservice hadden gezet, hadden ze al één fte minder nodig.

Malelions

Ook de webshop van Malelions kon wat hulp gebruiken. Nadat ze in korte tijd enorm hard groeide, kwamen ze er achter dat ze de druk op de klantenservice niet meer goed aankonden. Daarnaast merkten ze dat ze erg veel dezelfde vragen kregen van klanten. Een perfecte mogelijkheid om dit te automatiseren dus! En dat blijkt. Want de virtuele assistent van Malelions beantwoordt 75% van de inkomende gesprekken helemaal zelf.

Zo blijkt dat een virtuele assistent een grote toegevoegde waarde kan zijn voor elke organisatie. Door het zelflerend vermogen van de chatbot zal de virtuele assistent ook alleen maar beter presteren met de tijd. Hoe meer je investeert in de chatbot, hoe beter het resultaat zal zijn.

Wil je meer weten of het inzetten van een virtuele assistent? Vraag dan vooral een demo aan bij één van onze collega’s. Zij helpen je graag op weg.