Partnercontent

Digitaal samenwerken 2.0: maak het jezelf makkelijker

0

Wat een tijdelijke oplossing voor de pandemie moest zijn, blijkt door alle genoten voordelen nu een blijvertje: hybride werken. Dus terug naar de tekentafel! Want nu we van tijdelijke naar permanente oplossing gaan, zullen we hetzelfde met de strategie moeten doen. Hoe kunnen we het proces van digitaal (samen)werken structureel verbeteren?

Digitaal (samen)werken. Wat is dat precies? Er wordt al snel gedacht aan thuiswerken, videobellen of werken met digitale tools. En het klopt dat die dingen allemaal onderdeel zijn van of te maken hebben met digitaal (samen)werken, maar het is meer.

De definitie van samenwerken is: ‘het gezamenlijk inzetten om een bepaald doel te bereiken’. Naar mijn mening begint dit bij verbinding maken. Daarbij zijn tools uiteraard van belang. Maar in de basis wordt dit vanuit het organisatie-DNA gestuurd. Alle neuzen dezelfde kant op. Daarnaast draait het, net als bij ieder ander bedrijfsproces, om het continu checken of de huidige aanpak nog past bij de behoeften van vandaag. Het loskomen uit het oude denken en openstaan voor nieuwe manieren. Past iets niet meer? Optimaliseer.

Nu collega’s steeds vaker vanaf andere plekken en andere tijden werken, kan het zijn dat je meer bezig bent met het taakbeheer dan met de taak zelf. Het heen-en-weer verzenden van documenten, taken verdelen, vragen beantwoorden, spreadsheets of Excel-lijsten met updates bijwerken, meetings over de voortgang en ga zo maar door. Dit kost tijd en energie en dat kan efficiënter!

De 3 C’s

Succesvol digitaal samenwerken draait om 3 C’s:

  1. Communicatie
  2. Content
  3. Coördinatie

Hoe kun je deze pijlers afzonderlijk optimaliseren én zorgen dat ze naadloos op elkaar aansluiten en daardoor de samenwerking verbeteren? Eigenlijk geldt voor alle drie de pijlers hetzelfde: zorg voor een centrale plek. Hieronder leg ik uit wat ik daarmee bedoel.

Communicatie

Steeds vaker zien we dat synchrone communicatie door het remote werken plaatsmaakt voor asynchrone communicatie. Uiteraard zien en spreken we elkaar nog realtime, in een videocall of via een telefonisch gesprek. Maar waar we eerst langs een bureau liepen voor vragen, een praatje maakten bij het koffieapparaat en talloze meetings in vergaderruimtes bijwoonden, is er nu meer ruimte voor communicatie via e-mail, slack, whatsapp of chat. Even snel iets afstemmen, vragen of melden.

Asynchrone communicatie kan er wel voor zorgen dat communicatie versnippert. Je kunt dit voorkomen door duidelijke afspraken te maken over welk communicatiemiddel je gebruikt voor welk doel. Kies bij voorkeur een chat en platform waarbij de data binnen je organisatie valt. Dus geen Whatsapp-groep maar bijvoorbeeld Google Chat. Aangevuld met Google Meet als je elkaar wilt zien. Zo kun je de communicatiekanalen eenvoudig(er) op elkaar afstemmen en zorg je dat de bedrijfsinformatie binnen de bedrijfssoftware blijft.

Coördinatie

Takenlijstjes op plakbrief, in excel, spreadsheets of chatgroepen zijn niet efficiënt. Vaak is het onduidelijk hoe het met de voortgang staat, waardoor extra handelingen zijn vereist. Software voor taakbeheer stelt teams in staat productiever, efficiënter én asynchroon te werken, zonder dat er teveel tijd kwijt is aan het managen van taken. Deze tools doen meer dan takenlijsten opstellen. Zo draagt deze software eraan bij dat:

  • alle taken op één centrale plek gedocumenteerd zijn
  • taken eenvoudig worden verdeeld aan teamleden
  • prioriteiten kunnen worden gesteld
  • de voortgang kan worden bewaakt
  • deadlines voor iedereen duidelijk zijn
  • opmerkingen en/of documenten eenvoudig kunnen worden toegevoegd

Een voorbeeld van zo’n tool is Asana, maar er zijn er natuurlijk meer. Meestal is het mogelijk om de tools te integreren met andere tools, zoals Slack, Google Drive, Outlook, Gmail, Zoom en meer. Het helpt teams verbonden te blijven, waar vandaan ze ook werken.

Content

Contentbeheer. Documenten die verdwijnen op verschillende computers. Losse bestanden waar al snel tien versies van zijn (en ja, ieder met een andere titel). Het doorsturen van documenten, het geven van feedback, het wachten op reactie en het terugsturen kost veel tijd. Je zou je bestanden op een gedeelde drive kunnen bewaren om jezelf en je collega’s een hoop heen-en-weer gemail te besparen.Maar hoe ideaal zou het zijn om gezamenlijk te kunnen werken in één document? Weer die ene centrale plek creëren. Dat is waar het allemaal om draait.

In Google Docs, Presentaties en Spreadsheets kan dit. Dan heb je altijd maar één versie van een document: de juiste. Deze tools bieden daarnaast verschillende gradaties in bevoegdheid. Zo kan een gebruiker zelf bepalen (en instellen) of hij een ander bevoegd maakt om het bestand te bekijken, suggesties te doen (in de zijkant) of te bewerken. En wanneer je alle documenten voor de samenwerking in een Shared Drive opslaat, dan heeft iedereen hetzelfde overzicht.

Samen werk je naar het eindresultaat.Geen gedoe met versiebeheer, geen discussies over wat nu werkelijk het juiste document is, niet nadenken over welk apparaat je moet gebruiken. Heerlijk toch?

De centrale plek

Hybride werken kan zorgen voor ‘eilandjes’ werken. Goede digitale samenwerking voorkomt dat. Het begint bij het creëren van een gecentraliseerde werkplek. Je zult zien dat het tijd-, maar ook kostenefficiënt is.

Zoals je vast hebt gemerkt, heb ik in dit artikel een aantal keer Google Workspace gebruikt als voorbeeld. Dit komt omdat Google Workspace een praktische tool is die het eenvoudig maakt om te werken vanuit één centrale plek. De tool bestaat onder meer uit Google Chat, Gmail, Google Meet, Google Drive, Google Docs, Google Presentaties, Google Spreadsheets en Google Formulieren.

Er zijn meerdere aanbieders, denk aan Microsoft. Maar anders dan Microsoft Office 365 (vooral gericht op persoonlijke performance) is Google Workspace ontwikkeld voor teamperformance. Aan jou de vraag waar je met je organisatie naartoe wilt. Is dat efficiënt(er) digitaal samenwerken en daardoor groeien? Dan is het wellicht tijd om over te stappen naar een tool die daarvoor ontwikkelt is. Lees hier meer over de verschillen tussen beide aanbieders.

Het kan lastig zijn om vertrouwde dingen los te laten, want ‘het werkt goed’. Toch hoort bij een nieuwe manier van werken, een nieuwe aanpak. Pas als je openstaat voor verandering, is er ruimte voor groei. Als we de smartphones niet omarmt hadden, zaten we nog steeds snake te spelen op onze Nokia 3310…

Aan de slag

Ben je benieuwd hoe dit er in de praktijk uitziet? Je kunt vrijblijvend een remote demo aanvragen via kees-jan@presis.nl. Of neem contact op via onze website.