Meet-kits, huddle rooms & AI: dit moet je weten over hybride vergaderen

Door het werken op afstand is digitaal vergaderen een vast onderdeel geworden. Hoe fijn is het om vergaderingen vanaf iedere locatie te kunnen bijwonen? Ook is het makkelijker te plannen en kostenefficiënt. Toch brengt het ook wat uitdagingen met zich mee, waaronder minder interactie, technische problemen en minder snelheid.

Belangrijk is dat organisaties het digitaal vergaderen fundamenteel goed inrichten. Niet alleen in het maken van de juiste afspraken, maar ook wat betreft het bieden van ondersteunende technologie die het vergaderen eenvoudig en fijner maakt. In dit artikel leg ik je uit hoe je dat doet (aan de hand van Google Workspace).

Vaker en in kleinere groepen: huddle rooms

Kleinschalig vergaderen wordt populairder. Niet gek, want de effectiviteit neemt daardoor toe. Meetings zijn pas echt nuttig als ze voor alle deelnemers relevant zijn en door selectiever te kijken naar de benodigde deelnemers, kun je dat waarborgen. Daarnaast krijg je van minder mensen meningen en/of input en kun je sneller tot de kern komen en eenvoudiger beslissingen nemen.

Door het thuiswerken (of remote werken) zul je vaker aan een hybride vergaderingen deelnemen. De digitale vergadering wordt gestart via Google Meet waarbij een paar collega’s deelnemen vanaf kantoor en één of meerdere collega’s vanaf een andere plek. Op kantoor zet maar één collega het geluid aan, omdat er anders een geluidsprobleem ontstaat. Het resultaat? Een gezamenlijk overleg waarin je om de beurt moet praten en elkaar niet goed verstaat. Niet echt handig dus.

Hoe zorg je toch voor een optimale werkomgeving, waarmee je de hybride samenwerking aanmoedigt, zonder dat er afbreuk wordt gedaan aan de workflow? De oplossing hiervoor is een huddle room. Dit is een kleine, informele, maar stimulerende vergaderruimte voor zo’n 2-6 personen. Deze ruimte beschikt over een Meet-Kit. Dat kan een all-in-one scherm zijn, maar ook een kleine meet-kit tot 4 personen. Een voorbeeld hiervan is de Hangouts Meet Hardware kit (uiteraard zijn er meerdere fabrikanten, soorten en maten), welke bestaat uit vier onderdelen: Chromebox, microfoon-speaker box, camera en touchscreen control paneel.

Met een Meet-Kit kun je ongestoord online vergaderen. Dit komt doordat achtergrondgeluiden en echo’s worden teruggedrongen, ieder teamlid door de camera goed op beeld komt en de microfoon ervoor zorgt dat iedereen goed verstaanbaar is (tot 6 meter van het apparaat). Met het touchscreen bedieningspaneel kun je vergadering super makkelijk beheren. De remote-werker heeft het gevoel ‘echt’ aan het gesprek deel te nemen. Perfect voor brainstorms en overleggen en super praktisch in het gebruik. Ik durf te stellen dat huddle rooms de toekomst zijn van snelle, gebruiksvriendelijke hybride samenwerkingen.

Ook handig …

Wist je dat Google tegenwoordig ook kan helpen om de vergaderkamer of huddle room te vinden die het beste past bij de situatie? Als je een vergadering plant in Google Agenda, dan ziet Google of er mensen hun thuiswerkdag hebben en er dus een beschikbare huddle room gevonden moet worden. Deze wordt dan als automatische suggestie toegevoegd aan je meeting. Handig toch?

Ook kun je door analyses in de backend inzicht krijgen in de frequentie en het type gebruik van je vergaderkamers. In welke ruimtes worden de meeste vergaderingen gehouden? En met hoeveel mensen en/of op welke tijden? Dit is informatie waardoor je je keuzes voor je digitale vergaderfaciliteit goed kuntlaten aansluiten op de daadwerkelijke behoefte. Wellicht dacht je voorheen dat je 10 grote vergaderruimtes nodig had, maar blijkt uit de data dat jouw organisatie behoefte heeft aan 15 huddle rooms en 2 grote vergaderruimtes. Hier kun je je kantoor dan weer op aanpassen, waardoor je de ruimtes efficiënter gebruikt. Denk ook aan kostenvoordelen, zoals veel lagere inrichtings-, exploitatie- en onderhoudskosten.

Zorg ook op afstand voor een goede techniek en setup

Er is nog een groot verschil in fysieke of digitale deelname aan een hybride vergadering. Je hebt het zelf ook vast eens meegemaakt. Een brainstorm vanuit huis bijwonen, is toch niet hetzelfde als meedoen vanuit kantoor. Toch wil je volwaardig deelnemer zijn. De kwaliteit van je eigen techniek en setup (camera, microfoon, speaker en licht) speelt hierin een grote rol.

Door de kwaliteit hiervan te verbeteren, in combinatie met het verbeteren van de techniek op kantoor, zul je zien dat je steeds meer volwaardig deelnemer wordt. De oplossingen hiervoor kunnen bestaan uit het upgraden van de losse onderdelen van je setup zoals een externe camera of de Logitech Logi Dock. Of bijvoorbeeld een all-in-one setup kopen zoals een Acer Chromebase of een Google/Avocor Series One Desk 27. Daarmee heb je als het ware een ‘vergader-raam’ op je bureau staan.

Aan de kant van de software zijn hier ook technologische ontwikkelingen in in de vorm van Active Noise Cancelling, die bijvoorbeeld het kraken van chips en de blaffende honden tegen gaat. Een andere software ontwikkeling is het digitaal verbeteren de uitlichting van je beeld zodat je letterlijk beter in beeld komt. Dus zorg ook dat je software altijd up to date is en voer de nodige updates uit.

Toepassing AI

Gemak dient de mens en in het geval van digitaal vergaderen gaan de ontwikkelingen heel erg hard. Zoals ik eerder al aangaf wordt de technologie steeds slimmer. Qua geluid kun je denken aan noice cancelling-software. Krakende geluiden, sirenes, de boormachine van de buurman en andere achtergrondgeluiden behoren door AI tot het verleden.

Maar ook op het gebied van beeld worden grote stappen gemaakt. Het automatisch inzoomen van de camera op de persoon die aan het woord is, is hier een voorbeeld van. Combineer dit met de geluidssoftware die zorgt dat ook het geluid focust op deze persoon en voila, het lijkt alsof die persoon ‘echt’ aan het woord is.

Ook kan de camera worden ingezet als de vergadering klaar is. Detecteert hij dat de kamer niet in gebruik is? Dan geeft hij de ruimte automatisch weer vrij in de agenda. Zo kun je optimaal gebruik maken van de vergaderkamers.

Technische storingen kunnen door AI vroegtijdig worden gesignaleerd. In onder meer de gecertificeerde Google Meet Kits zit detectiesoftware die aan ziet komen of er iets fout gaat. In het geval er dan wat fout gaat, weet de facilitaire dienst precies waar het probleem zit en bestaat het herstellen eenvoudigweg uit het vervangen van het defecte onderdeel of het vervangen van het onderdeel wat op het punt staat defect te gaan. De downtime wordt dus minimaal.

En ook hier zal het niet stoppen. De mogelijkheden van AI en software zullen blijven ontwikkelen. Als jij zo efficiënt mogelijk wil (blijven) werken, is het handig om hierin mee te bewegen. Alleen zo zul je snel en het meest van de voordelen kunnen genieten.

Aan de slag

Ben je geïnteresseerd geraakt in de mogelijkheden van Google Workspace, Meet-Kits en/of huddle rooms voor jouw organisatie? Dan denk ik graag met je mee! Neem vrijblijvend contact op via kees-jan@presis.nl of bel me op 0623861089. Of neem contact op via onze website.