3 tips voor een duurzamer event: dit kun je leren van La Vuelta Holanda

Duurzaamheid is voor iedere organisatie van groot belang door de merkbare gevolgen van klimaatverandering, algehele bewustwording van het belang van klimaat- en natuurbehoud en sociale ontwikkelingen. Ook als je evenementen organiseert: het kan je onder andere een beter imago, meer klanten en kostenbesparing opleveren. Maar wat is een duurzaam evenement, en hoe kun je die duurzaamheid doorvoeren in de organisatie ervan? In dit artikel ontdek je 3 gebieden waarop jij je evenement duurzamer kunt maken en krijg je tips aan de hand van een case: La Vuelta Holanda die afgelopen augustus een groene start maakte bij Jaarbeurs in Utrecht.

Bij de organisatie van La Vuelta Holanda was het thema duurzaamheid voor bezoekers en toeschouwers al van begin af aan te zien. Als allereerste wielerevenement ter wereld had het de primeur van een Groene Karavaan. Dat wil zeggen: een duurzame variant op de traditionele reclame karavaan die grote wielerrondes voorafgaat. Deze karavaan bestaat uitsluitend uit duurzame voertuigen mét duurzame boodschap van organisaties als Essent, Wholy Greens en Dopper.

Deze groene start zet de toon voor de rest van de organisatie. Bij Jaarbeurs delen wij de groene missie van La Vuelta Holanda en vanuit dat uitgangspunt zijn we als startlocatie ook gaan organiseren. Ons streven was dan ook om in alle operatie, logistiek en organisatie zo dicht mogelijk bij CO2-neutraal te komen. En dat betekent duurzame keuzes maken op verschillende gebieden van de organisatie zoals horeca-opties, promotiemateriaal en afvalverwerking.

Ook met jouw evenement kun je bijdragen aan een duurzamere toekomst. En dat hoeft helemaal niet ingewikkeld te zijn! Maar laten we bij het startpunt beginnen: waarom zou je als organisatie investeren in de duurzaamheid van je evenement?

Waarom duurzaam?

Naast de maatschappelijke vraag, of misschien zelfs eis, naar duurzaamheid zijn er andere redenen om te investeren in een verantwoord evenement. Aansluitend op wat de klant dus verwacht als het aankomt op duurzaamheid, zal het doorvoeren daarvan een positief effect hebben op je reputatie als organisatie. Daarnaast kan het je kostenbesparing (ja, het idee dat duurzamer ook direct duurder betekent is toch echt een mythe) en een minder grote CO2-footprint opleveren. Een van de grootste CO2-uitstoot veroorzakers is vlees. Als je dat niet – of minder – aanbiedt ben je zowel duurzamer als goedkoper uit.

Zeker ook jongere generaties willen niet meer werken voor bedrijven zonder purpose.” – Marloes van den Berg, Chief Sustainability Officer Jaarbeurs

Maar niet alleen de klant vindt duurzaamheid belangrijk. Bij Jaarbeurs merken we dat duurzaamheid ook aantrekkingskracht heeft op medewerkers. Zeker ook jongere generaties willen niet meer werken voor bedrijven zonder purpose. De duurzaamheid van jouw organisatie kan dus naast meer klanten, kostenbesparing en het verkleinen van je footprint ook je positie als werkgever versterken.

Waar begin je met het vergroenen van je organisatie en evenement? We hebben drie tips waarmee je zelf impact kunt maken. Denk aan de inkoop van materiaal: hoe circulairder, hoe beter. Of het horeca assortiment: zo min mogelijk vlees en vis. zo veel mogelijk lokaal ingekocht. We hebben drie tips voor je om concreet aan de slag te gaan.

1. Kies voor duurzame horeca-opties

Op een groot evenement komen veel bezoekers af. Graag bied je ze als organisatie een hapje en een drankje aan. Ook op dat vlak kun je duurzame keuzes maken. Zo gebruikten wij tijdens La Vuelta palmbladborden voor foodstations en -trucks. Waar mogelijk werd er gekozen voor rvs-bestek, glaswerk en biologisch afbreekbare bekers. Daarmee kozen we voor wegwerpartikelen die zowel duurzaam zijn in het productieproces als dat ze milieuvervuiling tegengaan. Naast de verpakkingsmaterialen en eetgerei kun je duurzaamheid ook doorvoeren in wat je daadwerkelijk serveert. Denk bijvoorbeeld aan meer vegetarische, biologische of lokaal geproduceerde opties.

Ook voor de buitenhoreca boden wij groene opties: hapjes op composteerbare servetten en karton en drankjes in recyclebare rPET bekers en petflesjes met statiegeld. Het plastic van deze flessen konden bezoekers in één grote fles opsparen. Deze bulk plastic werd in bulk verzameld en de opbrengsten gingen naar het Prinses Máxima Centrum. Gebruik van plastic spullen kan dus zeker ook iets moois opleveren, als je er op de juiste manier mee omgaat! Ook jouw evenement kan baat hebben bij de inzet van verantwoord horecamateriaal. Dus wat kun je zelf doen om daar stappen in te zetten?

• Overweeg voor de catering de biologische, vegetarische en veganistische opties. Deze opties zijn, in de meeste gevallen, minder belastend voor de planeet omdat voor de productie minder water en ontbossing nodig is en er minder broeikasgassen worden uitgestoten.
• Koop makkelijk afbreekbare, composteerbare of herbruikbare verpakkingsmaterialen een eetgerei.
• Zamel het nodige minder duurzame materiaal in, en zorg dan ook dat bezoekers weten waar ze hun afval kunnen laten.
• Koop lokaal in, of het nu om verpakkingen of het eten en drinken zelf gaat. Zo bespaar je op milieubelastend vervoer

Denk aan de inkoop van materiaal: hoe circulairder, hoe beter.”– Marloes van den Berg, Chief Sustainability Officer Jaarbeurs

2. Verduurzaam je promotiemateriaal

Bij het hosten en organiseren komt vaak promotiemateriaal kijken. Ondanks dat veel promotie gedigitaliseerd is om zowel aan de behoeften van de consument te voldoen als dat het duurzamer is, ontkom je vaak toch niet aan de nodige offline promotie. Flyers, stickers, banners… Niet zo duurzaam natuurlijk om dat allemaal te laten maken voor éénmalig gebruik en vervolgens weg te doen. Daarom kun je kiezen om op een slimme manier om te gaan met het maken van nieuwe materialen en ervoor te zorgen dat je dit letterlijk of figuurlijk kunt recyclen. Om La Vuelta meer kleur te geven én te laten zien dat Jaarbeurs trotse partner is, kozen wij voor bestickering en banners met een duurzame boodschap die zowel tijdens als ná La Vuelta gebruikt kan worden.

Ga bij de organisatie van je evenement ook eens na hoe jij dit door zou kunnen voeren. Misschien kun je jouw campagne zo insteken dat de offline promotiematerialen ook ná het event nog relevant zijn. Daarnaast kun je inzamelpunten maken om te voorkomen dat jouw flyers en informatiefolders veranderen in ronddwalend zwerfafval.

3. Besteed aandacht aan afvalverwerking

Over afval gesproken, dat gaat vaker wel dan niet gepaard met een evenement. Hoe goed je je best ook doet om het de bezoeker gemakkelijk te maken met afvalbakken, wegbewijzering en inzamelpunten. Of het nu wegwerpbekers zijn op een festivalterrein of verloren folders tijdens een kennisevenement. Er zijn veel manieren om verantwoord om te gaan met deze onontkoombare restanten. Maar wat kun jij doen?

• Afval scheiden

  Je kunt beginnen bij het begin, en ervoor zorgen dat bezoekers van jouw event hun afval kunnen scheiden in daarvoor bestemde bakken – en dit gedrag ook aanmoedigen. Zo zetten wij bij het start- en finishpunt van La Vuelta Holanda op verschillende locaties duobakken neer en voorzagen bij horecapunten van grote containers om afvalscheiding te stimuleren.

• Recyclen

  Je kunt ook inzetten op het recyclen van materialen. Denk bijvoorbeeld aan plastic bekers. Je kunt dan ook overwegen om statiegeld op de bekers te zetten, om bezoekers extra te stimuleren de bekers ook daadwerkelijk in te leveren.

• Draagvlak creëren

  Last but not least, alle inspanningen die je doet om de duurzaamheid van je event te vergroten werpen pas echt hun vruchten af als je bezoekers welwillend zijn om mee te werken. Maak ze daarom bewust van de voordelen van de duurzaamheid van jouw evenement en wat hun bijdrage hieraan betekent voor onze planeet. Maak het je bezoeker ook vooral niet te moeilijk om mee te werken: zorg dat er genoeg punten zijn waar mensen hun afval kwijt kunnen en dat het ook duidelijk is wat waar naartoe moet.

Meer duurzaamheid binnen je organisatie

Jaarbeurs heeft al ruim 100 jaar ervaring met het organiseren, hosten en plannen van evenementen. In die tijd zijn er ontzettend veel ontwikkelingen geweest en zien zij dagelijks nieuwe trends en kansen ontstaan. Daarom deelt Chief Sustainability Officer Marloes van den Berg nog 5 tips voor duurzaamheid binnen jouw organisatie.

1. Houd rekening met duurzaamheid als het mobiliteit betreft.

   Denk bijvoorbeeld na over de locatie die je kiest voor je evenement. Ga voor een locatie die goed bereikbaar is met het openbaar vervoer in plaats van een plek waarvoor iedereen in de auto moet stappen.

2. Communiceer jouw doelen en de stappen die je nu maakt.

   Wees helder over de doelen van jouw organisatie als het aankomt op duurzaamheid en wees vooral ook transparant over waar je nú staat. Zo dragen wij onze groene missie zowel online als op locatie uit en delen we bijvoorbeeld onze footprint met onze klanten.

3. Ga ook inhoudelijk in op duurzaamheid.

   Wij doen dat bijvoorbeeld bij de bouwbeurs. Dan kun je denken aan keynotes op circulair bouwen, een award voor de klant met de meest duurzame deelname of het meest duurzame product en een attractief paviljoen voor start-ups op het gebied van duurzaam bouwen. Zo creëer je nog meer aandacht voor het begrip duurzaamheid én jouw affiniteit daarmee.

4. Zet in op circulariteit.

   Dat houdt in: op naar een wereld zonder afval, waarin we optimaal hergebruik maken van zoveel mogelijk onderdelen van de organisatie,van horecamateriaal tot de verlichting van je locatie.

5. Versterk je samenwerking met ketenpartners.

   In de horeca kun je bijvoorbeeld groene levering van de producten stimuleren, en door nauw samen te werken kun je jouw afname beter inschatten en voedselverspilling beperken.

De duurzame ambitie van Jaarbeurs

Met de organisatie van La Vuelta konden wij bij Jaarbeurs mooie stappen zetten om events duurzamer te maken. Lees meer over hoe wij bij Jaarbeurs onze ambitie ‘de meest duurzame congres- en eventlocatie van Europa’ willen waarmaken.