Partnercontent

Maak het jaarverslag online: goed voor het milieu én je portemonnee

0

Pssst… ben jij er al mee bezig? Ik heb het over het jaarverslag dat weer opgesteld moet worden. Want het einde van het (boek)jaar is in zicht. Tijd om de balans op te maken, hoogte- en dieptepunten te delen en resultaten toe te lichten. Een lastige en tijdrovende klus, die vaak even tussen werkzaamheden door opgepakt moet worden. Aan jou de eer om het afgelopen jaar van je organisatie in beeld te brengen? Ontdek hoe een online jaarverslag kan bijdragen aan meer efficiëntie en kostenbesparing, maar ook aan een duurzame wereld.

Misschien ben je al een tijdje onderweg, of (*slik*) moet je nog beginnen. Het jaarverslag kan voor menig communicatieprofessional of -afdeling aanvoelen als een steeds terugkerend ‘moetje’. Er moet dan ook veel gebeuren in korte tijd. Van alle benodigde informatie verzamelen tot een visueel aantrekkelijke productie maken. Ondertussen voel je de hete adem in je nek, zeker als het op tijd naar de drukker moet.

De voordelen van online

Gelukkig nemen steeds meer organisaties voorgoed afscheid van het fysieke exemplaar. Tot grote vreugde van… vrijwel iedereen! Hoezo dat? Omdat het publiceren van een online jaarverslag ontzettend veel voordelen kent. Zowel voor de interne werkprocessen als voor het realiseren van de doelstelling: voorzien in de informatiebehoefte van al je stakeholders. Ik noem er hieronder maar liefst 5, maar eerst nog even dit…

Toegegeven, een mooi drukwerk kan charmeren. Wellicht meer dan een statisch pdf-je dat met (tekstuele) informatie is volgepropt. Met dat laatste moet iedereen dan ook snel stoppen. Want digitaal of niet, daarmee ga je als organisatie het verschil niet maken. Als je wilt dat het jaarverslag, waaraan je hard gewerkt hebt, wordt gelezen en zelfs door collega’s trots wordt gedeeld, dan moet je simpelweg met een pakkend verhaal komen. Aandacht voor de vorm en opmaak is daarbij een absolute must.

Snel terug naar de voordelen van online. Dit zijn wat mij betreft de 5 belangrijkste:

1. Het is duurzamer

Waarom duurzaamheid bovenaan? Omdat het in 2022 een van de belangrijkste thema’s is, zowel op maatschappelijk als economisch vlak. En dat gaat niet snel veranderen. Er staat ook ontzettend veel op het spel. Niet alleen de toekomst van onze planeet, maar ook die van je organisatie.

Duurzaam ondernemen wordt de norm. Wie sterk achterloopt, zal verantwoording moeten afleggen. Aan onder meer de steeds kritischer wordende consument. Maar denk ook aan strengere EU-regelgeving, zoals het verplicht rapporteren over de impact van je activiteiten op het milieu. Vanaf 2024 moeten bedrijven met meer dan 250 werknemers daaraan geloven.

Een laagdrempelige manier om te verduurzamen is door papierverspilling tegen te gaan. Wist je dat je 1 hele boom kunt besparen door je gedrukte jaarverslag te vervangen met een online editie? Als iedereen zou stoppen met het printen van gemiddeld zo’n 300 fysieke exemplaren (à 200 pagina’s), dan zouden we wel eens hele bossen kunnen redden.

2. Je bespaart tijd en kosten

De jaarafsluiting is traditiegetrouw voor veel organisaties en bedrijven een drukke periode. Elke tijdwinst is dan mooi meegenomen. Met tools voor online jaarverslagen, zoals die van jaarverslag.org, kun je snel en eenvoudig aan de slag. Met een paar muisklikken kies je bijvoorbeeld de gewenste lay-out, maak je (kant-en-klare) contentblokken aan en plaats je eenvoudig je data vanuit Excel.

Dit zorgt er mede voor dat (personeels)kosten dalen en de efficiëntie en productiviteit juist omhoog gaan. Je hoeft namelijk minder te schakelen, zeker als je je collega’s achter de schermen toegang geeft tot jaarverslag-onderdelen die voor hen relevant zijn. Je bent ook niet meer afhankelijk van een vormgever voor het doorvoeren van eventuele correcties. En als het jaarverslag er eenmaal is, kun je dat eenvoudig hergebruiken. En dan is er natuurlijk nog dit: het niet hoeven drukken en binden van die honderden fysieke jaarverslagen gaat je natuurlijk ook een hoop geld besparen.

3. Je vergroot de engagement

In tegenstelling tot zijn traditionele voorganger, kun je met een online jaarverslag écht de aandacht grijpen en interactie aangaan. Maak bijvoorbeeld gebruik van interactieve content of verwijs naar een bepaalde pagina op je website. Social deelknoppen nodigen ook uit tot het delen van (specifieke) content. Dan moet die natuurlijk wel het delen waard zijn.

Over het algemeen geldt: hoe visueler de informatie, hoe interactiever en toegankelijker. Ook wordt de boodschap vaak beter begrepen en onthouden. Wie voor online kiest, kan volop gebruik maken van de uitgebreide mogelijkheden: video’s, animaties, tabellen, infographics, etc. Maar let op: het moet zeker geen ratjetoe aan grafieken en tabellen worden, die hun doel missen. Wat wil je vertellen? En welke vorm past daar het beste bij? De doelstelling helder hebben en houden geeft focus en bepaalt de uiteindelijke koers.

“Hoe visueler de informatie, hoe interactiever en toegankelijker.”

4. Het is mobielvriendelijk

Zoals ik al eerder in het artikel aangaf, zijn veel organisaties al bezig met online jaarverslagen. Mooi, de eerste stap naar meer efficiëntie en duurzaamheid is gezet. Dat het vaak om statische pdf’s gaat, is minder goed nieuws. Wist je dat de meeste jaarverslagen slecht toegankelijk zijn op de smartphone? Best shockerend, als je bedenkt dat we leven in een mobile-first maatschappij.

Feit is dat een statische pdf niet responsive is en dus niet goed meeschaalt naar de schermgrootte van je mobiel of tablet. Dat is natuurlijk cruciaal voor de leesbaarheid. Kies je voor een interactief design, dan heb je daar geen last van.

5. Het is meetbaar

Een ander groot voordeel is dat lezersgedrag meetbaar is. Wat zijn de best gelezen hoofdstukken? Bij welke pagina blijft de lezer even hangen, waar bladeren ze snel overheen, en waar haken ze zelfs af? Met een online jaarverslag volg je het gedrag op de voet. En dat levert waardevolle informatie op, die je kunt gebruiken om je (volgende) jaarverslag te optimaliseren.

Concluderend: een jaarverslag online publiceren is een goed idee. Iedereen profiteert er namelijk van: jij en je collega’s, je stakeholders en andere lezers, je organisatie en ook niet onbelangrijk: de natuur. Voorwaarde is wel dat je jaarverslag pakkend, interactief, visueel aantrekkelijk en toegankelijk is.

Bij het Leids Universitair Medisch Centrum (LUMC) zijn ze ook overstag. “Voorheen maakten wij het jaarverslag als pdf. Een grote klus met hoge kosten voor drukwerk en vormgeving. Wij zijn overgestapt op een online jaarverslag, omdat het een duurzame oplossing is en wij het belangrijk vinden dat ook het jaarverslag met de tijd meegaat”, zegt LUMC-communicatieadviseur Shelly Fransen-Spijker.

LUMC jaarverslag

Het online jaarverslag van LUMC

Hoe nu verder?

Van een verkort (visueel) jaarverslag tot een compleet (financieel) jaarverslag. Er is ontzettend veel mogelijk, en je kunt het zo simpel of zo complex maken als je wilt. Maar over het algemeen merk ik dat de meeste organisaties vooral een tool zoeken die gebruiksvriendelijk en betaalbaar is. Eentje waar je prachtige online jaarverslagen mee kunt produceren, maar waar het je aan de achterkant ook zo makkelijk mogelijk wordt gemaakt.

Jaarverslag.org biedt zo’n rechttoe-rechtaan oplossing. Geen ingewikkelde software, maar een tool waarmee je als communicatieprofessional eenvoudig zelf aan de slag kunt. En volop kunt profiteren van bovengenoemde en nog veel meer voordelen. Zoals de mogelijkheid om het helemaal naar wens te maken, in de eigen huisstijl. Daarbij ben je niet beperkt tot de kaders van een geprint A4.

Dat beaamt ook communicatieadviseur Marieke Joosten van Stichting TijdVoorActie. “Jaarverslag.org is voor ons een uitkomst omdat het echt betaalbaar is. Het gebruik is een ander groot voordeel: voor niet al te technische gebruikers werkt het simpel en intuïtief en voor collega’s met meer gevoel voor techniek en vormgeving biedt het voldoende mogelijkheden om het elk jaar weer nét wat beter en mooier te maken.”

Wil je meer informatie over de mogelijkheden en functionaliteiten van jaarverslag.org? Bezoek onze website of vraag een vrijblijvende demo aan en ontdek in 15 minuten wat wij voor jou organisatie kunnen betekenen.