Partnercontent

EHBO: 8 tips om jouw eventbezoeker te verrassen

0

Stel je voor: je organiseert een evenement dat niet alleen voldoet aan de verwachtingen, maar de bezoekers ook net dat beetje extra geeft. Een programma dat de zintuigen prikkelt, netwerken een nieuwe betekenis geeft én knallend wordt afgesloten.

Met meer dan 105 jaar aan expertise beschikt het team van Koninklijke Jaarbeurs over veel ervaring op het gebied van organiseren. Die kennis zetten ze graag in om proactief met je mee te denken en je te begeleiden naar het meest succesvolle event.

In dit tweede artikel van de reeks ‘Eerste Hulp Bij Organiseren’ geeft Fleur van den Berg, account- en eventmanager congressen bij Jaarbeurs, je 8 tips voor de sleutel tot succes van een onvergetelijke ervaring voor jouw bezoekers.

Goede energieke opening

Een ijzersterke aftrap van jouw event is het halve werk. Start de dag met een prikkelende opening en je houdt de aandacht van de bezoeker direct vast. Hoe je dat doet? Dit is een greep uit de mogelijkheden:

  • Inspirerende keynote-spreker

    Een klassieke manier om een evenement te openen, is door een inspirerende keynote-spreker uit te nodigen. Deze spreker kan het publiek motiveren, boeiende inzichten delen en de toon zetten voor de rest van het evenement.

  • Interactieve activiteit of ijsbreker

    Een andere leuke manier om een evenement te openen, is door een interactieve activiteit of ijsbreker te organiseren. Dit kan bijvoorbeeld een korte teambuildingoefening zijn, een quiz of een interactieve demonstratie.

    Het doel is om het publiek actief te betrekken en een positieve sfeer te creëren. Een interactieve opening zorgt ervoor dat mensen zich meteen betrokken voelen en helpt om de spanning te doorbreken.

Robot ter illustratie van technische hoogstandjes bron Jaarbeurs

Bron: Jaarbeurs

  • Technologische hoogstandjes

    Open het evenement met technologische hoogstandjes die het publiek verbazen. Denk aan holografische projecties, virtual reality-ervaringen of interactieve robots. Dit zorgt voor een futuristisch en opwindend begin van het evenement.

Vraag je accountmanager van de locatie om tips als je er zelf niet uit komt. Doordat wij jaarlijks honderden evenementen van verschillende formaten en met een breed scala aan onderwerpen, doelgroepen en doelstellingen (helpen) organiseren, zien wij ontzettend veel leuke programma onderdelen, sprekers en meer de revue passeren. Wij kunnen je dus zeker helpen aan creatieve ideeën en leveranciers.

Out of the box interactie

Interactie is key tijdens een evenement. Denk aan games, wedstrijden en polls waarbij mensen hun stem kunnen laten horen. Met een goede uitvoering maak je de tongen los, houd je het gesprek gaande en ontstaat er actie. Een paar inspirerende voorbeelden:

  • Immersive experiences

    Bied deelnemers een meeslepende ervaring door gebruik te maken van nieuwe technologieën zoals virtual reality (VR) of augmented reality (AR). Creëer virtuele werelden, interactieve 3D-ervaringen of mix de fysieke en digitale wereld op innovatieve wijze. Laat deelnemers zich onderdompelen in een andere realiteit en laat hen actief deelnemen aan de content van je evenement.

  • Live polling en Q&A

    Maak gebruik van live polling en Q&A-sessies om de betrokkenheid van deelnemers te vergroten. Geef hen de mogelijkheid om in realtime te reageren op vragen, meningen te delen en vragen te stellen aan sprekers. Dit kan via een mobiele app, een interactief scherm of zelfs met behulp van sociale media-platforms. Zorg ervoor dat de antwoorden of vragen zichtbaar zijn voor iedereen, zodat er een dialoog ontstaat.

Spreker met microfoon ter illustratie van interactie bron Jaarbeurs

Bron: Jaarbeurs

  • Surprise elements

    Voeg verrassingselementen toe aan je evenement om deelnemers te verbazen en hun nieuwsgierigheid te prikkelen. Dit kan bijvoorbeeld een onverwacht optreden zijn van een bekende artiest of een geheime spreker die plotseling op het podium verschijnt. Deze onverwachte momenten zullen de sfeer versterken en deelnemers enthousiast maken.

Dansers op skates ter illustratie van surprise elements bron Jaarbeurs

Bron: Jaarbeurs

3. Pak duurzaam uit

Een duurzaam evenement kan een uitdaging zijn. Je wil tenslotte dat bezoekers zich kunnen focussen op het event en niet op hun ecologische voetafdruk. Dan zijn dit voor jou als organisator een aantal tips, om achter de schermen alles te regelen:

  • Groene decoraties

    Maak gebruik van duurzame en milieuvriendelijke decoraties. Kies voor herbruikbare banners en borden in plaats van wegwerpmaterialen. Gebruik planten en bloemen als decoratie.

    Geef die planten en bloemen na het evenement een nieuw leven door ze weg te geven aan deelnemers of ze te planten op een geschikte locatie.

    Groene decoratie ter illustratie van duurzaamheid bron Jaarbeurs

    Bron: Jaarbeurs

  • Duurzame locatie

    Kies bij voorkeur voor een locatie met het Green Key Certificaat. Let erop dat de evenementenlocatie goed bereikbaar is met openbaar vervoer of kijk of er alternatieven zijn, zoals voldoende laadpalen voor elektrische auto’s.

    Daarnaast is het belangrijk dat de locatie duurzaamheid zelf ook hoog op de agenda heeft staan. Dit vergroot de kans dat men energiezuinig werkt en hier zelf in alle processen ook al rekening mee houdt. Door te kiezen voor een duurzame evenementenlocatie heb je dus al gemakkelijk (duurzame) winst.

  • Duurzaam afvalbeheer

    Dit is een hele belangrijke: een event zorgt immers al snel voor een hoop afval, mits je daar alert op bent. Je denkt als eerste waarschijnlijk aan wegwerpservies- en bestek. Maar er is meer. Véél meer. Door hier secuur naar te kijken, maak je een enorme duurzame stap. Vermijd het gebruik van papier (brochures, plattegronden etc); ga zoveel mogelijk digitaal. Bij Jaarbeurs gebruiken we bijvoorbeeld de Jaarbeurs Live App om digitaal te navigeren en communiceren met bezoekers.

    En wat dacht van al die verpakkingen, badges, bloemen, tapijt, decors etc.? Kijk wat je nodig hebt en vraag jezelf dan af hoeveel afval dit oplevert. Kan dit anders? Is er een duurzaam alternatief?

Vind je het lastig om een duurzame insteek te bedenken voor jouw event? Bij Jaarbeurs delen we graag onze expertise op het gebied van duurzaamheid met je.

4. Verrassende catering

Catering krijgt al snel een standaard invulling. En ondanks dat de verschuiving in de diversiteit aan aanbod al een tijdje plaatsvindt: met alleen vega(n) opties steek je niet meer uit boven de rest.

Ga daarom voor lokaal. Een populaire trend die dit jaar steeds meer terugkomt en ook nog eens hartstikke duurzaam is. Geef een nieuwe lading aan de Hollandse aardappel en verras met een bitterbal in een nieuw, verantwoord jasje.

Catering bij Jaarbeurs bron Jaarbeurs

Bron: Jaarbeurs

Ook hierbij kan je locatie veel voor je betekenen. De chefs van Jaarbeurs denken altijd graag met je mee om er een bijzonder en passend concept van te maken.

Ook een goede mogelijkheid om de catering nét naar een hoger niveau te tillen, is het gebruikmaken van een Too Good To Go-concept. Hapjes en sapjes die niet op zijn gegaan tijdens het evenement, hoeven dan niet weggegooid te worden. Geef ze bijvoorbeeld een leuk plekje in de goodiebag of serveer ze bij de uitgang als snack voor onderweg.

5. Zintuigen prikkelen

Stap in de schoenen van de eventbezoeker. Wat wil je zien, ruiken, proeven, voelen, horen? En hoe wil jij dat je bezoeker zich gedurende de dag voelt en met welk gevoel moeten ze de deur uit stappen? Om je hier een unieke invalshoek in te geven, hebben we per zintuig wel wat ideeën:

  • Zien

Creëer een visueel indrukwekkende omgeving met aantrekkelijke decoraties, kleurrijke verlichting en visuele installaties. Gebruik ook visuele media, zoals projecties en video’s, om boeiende content en beelden te tonen.

Denk hierbij goed aan het gevoel dat je wil meegeven. De theorie achter kleurenpsychologie kan je hierbij helpen.

  • Horen

Natuurlijk is een goede geluidskwaliteit voor sprekers ontzettend belangrijk. Maar wat vaak vergeten wordt zijn de tussendoor-momenten. Pauzes, switchen van zalen of de locatie verlaten. Juist bij dit soort momenten is live muziek of een goede DJ een sterke toevoeging.

  • Ruiken

Gebruik geurmarketing om de sfeer te versterken. Kies bijvoorbeeld voor subtiele geuren die passen bij het thema van het evenement, zoals verse bloemen, kruiden of geurige oliën.

  • Proeven

Zorg voor een culinaire ervaring door te werken met cateraars of voor een locatie te kiezen met verrassende catering. Ga voor vernieuwende gerechten die niet al te ingewikkeld zijn, zorg voor een goede presentatie en serveer het eens op een unieke manier uit.

  • Voelen

Creëer interactieve ervaringen waarbij deelnemers objecten kunnen aanraken en voelen. Dit kan bijvoorbeeld door middel van hands-on workshops, tastbare installaties of demonstraties van nieuwe producten.

6. Op een unieke manier netwerken stimuleren

Wat de bezoeker wil halen uit een evenement zijn vaak nieuwe kennis, een bijzondere dag én nieuwe connecties. Om dat laatste op een unieke manier te stimuleren, kun je verrassende mogelijkheden bedenken om mensen te laten netwerken.

  • Escape room networking

Voeg een twist toe door een escape room-element toe te voegen. Deelnemers worden in teams verdeeld en moeten samenwerken om puzzels op te lossen en uit de ruimte te ontsnappen.

Dit bevordert niet alleen het netwerken, maar ook teambuilding en probleemoplossende vaardigheden. Een locatie met genoeg subzalen, is hier zeer geschikt voor.

  • Speed networking

Speeddaten voor nieuwe connecties op je LinkedIn. Klinkt ideaal toch? Voeg specifieke thema’s of vragen aan het gesprek toe, en je leert je nieuwe connectie veel beter kennen dan tijdens een kort gesprek in de pauze.

Netwerken bij Jaarbeurs bron Jaarbeurs

Bron: Jaarbeurs

7. Knallende afsluiting

  • Live-optreden of entertainment

Voor een knallende afsluiting van een evenement is een live-optreden of ander vormen van entertainment een geweldige keuze. Dit kan bijvoorbeeld een bekende band, een dansgroep, een komiek of een acrobatische act zijn.

Kies iets wat past bij de sfeer en het thema van het evenement en dat het publiek gegarandeerd vermaakt. Een spectaculaire afsluiting zorgt ervoor dat mensen het evenement positief herinneren en met een goed gevoel naar huis gaan.

  • Awards ceremonie

Sluit het evenement af met een prijsuitreiking waarbij er erkenning wordt gegeven aan bijzondere prestaties binnen de branche. Geef awards aan individuen, bedrijven of teams die opmerkelijke bijdragen hebben geleverd. Dit creëert een positieve en feestelijke sfeer bij de afsluiting.

Klappend publiek bij evenement bron Jaarbeurs

Bron: Jaarbeurs

  • Publieksinteractie

Sluit het evenement af met een interactieve sessie waarbij het publiek actief betrokken wordt. Dit kan een Q&A-sessie zijn met de sprekers, een live-poll waarbij het publiek kan stemmen of een open discussie waarbij mensen hun ervaringen kunnen delen. Dit zorgt voor een betrokken en betekenisvolle afsluiting.

8. Goede opvolging achteraf

Is voor jou het evenement klaar zodra de laatste bezoeker de deur uitloopt en dat ene restje confetti is opgeveegd? Dan heb je het mis. Opvolging na een event is namelijk nog een belangrijke stap die vaak vergeten wordt. Om daar een unieke twist aan te geven, hebben we de volgende tips:

  • Bedankmail

Stuur een persoonlijke bedankmail naar alle bezoekers om je waardering te tonen voor hun aanwezigheid. In deze e-mail kun je ook een samenvatting van het evenement geven. Deel bijvoorbeeld hoeveel bezoekers er in totaal aanwezig waren, hoeveel CO2 er is bespaard of leuke feitjes zoals waar bezoekers vandaan kwamen. Mocht je foto’s of een video hebben gemaakt, dan is dit natuurlijk ook erg leuk om te delen.

  • Follow-upcontent

Bied waardevolle follow-upcontent aan na het evenement, zoals presentatieslides, video-opnames van de sessies, samenvattingen van belangrijke punten, aanvullende bronnen of whitepapers.

Dit stelt de bezoekers in staat om de inhoud van het evenement verder te verkennen en zich te verdiepen in onderwerpen die voor hen relevant zijn. En voor meer volgers op de socials natuurlijk, mocht je aan een beetje zelfpromotie doen. 😉

Video maken telefoon bron Jaarbeurs

Bron: Jaarbeurs

  • Netwerkmogelijkheden

Faciliteer netwerkmogelijkheden voor bezoekers na het evenement. Dit kan bijvoorbeeld via een online platform waar ze met elkaar in contact kunnen blijven, discussies kunnen voeren en samenwerkingen kunnen opzetten.

Door een actieve community te creëren, blijven de connecties en relaties die tijdens het evenement zijn opgebouwd, voortbestaan.

Gebruik de expertise en passie van Koninklijke Jaarbeurs

Als kers op de taart werd Jaarbeurs in 2022 door het publiek gekozen tot de Congreslocatie van het jaar. Een erkenning voor het jarenlang opbouwen van fijne relaties met opdrachtgevers en het meedenken met events.

Benieuwd wat wij kunnen betekenen voor jouw evenement?  Neem contact met ons op voor de mogelijkheden.

events@jaarbeurs.nl  +31(0)30 295 58 81

Fleur van den Berg bron Jaarbeurs

Bron: Jaarbeurs