De juiste branding bij videobellen: zo doe je dat

Het corona-virus dwingt ons om in rap tempo creatief om te gaan met online werken. Het dagelijkse werk, conference calls, presentaties en events vinden zoveel mogelijk digitaal plaats. Even wennen! Want opeens bieden we onze collega’s, klanten en andere gesprekspartners letterlijk een kijkje ‘in onze keuken’ (of woon- of werkkamer natuurlijk). Maar hoe houd je video-conferencecalls vanuit huis op een manier die je merk uitdraagt en ondersteunt?

Een vraag die de meesten van ons op een bepaald moment zullen tegenkomen. Of het nu gaat om een meeting met je team, of een overleg met belangrijke stakeholders of een online event. Allereerst is het belangrijk jezelf de vraag te stellen: welke factoren hebben een negatief effect op het merk dat ik vertegenwoordig en wat moet ik doen om het merk nog meer te laten stralen? In deze blog deel ik tips voor professioneel en ‘on-brand’ videobellen.

1. Zorg voor een professionele aanpak in je videocalls

Voor een videocall waarin je merk op de juiste manier wordt uitgedragen is het allereerst van belang dat alle basiselementen op orde zijn. Zorg voor een strakke planning en agenda, minimaliseer ruis en afleiding en gebruik professionele tools die geschikt zijn voor het format van de meeting die je inplant. Test ook je geluid en beeld en zorg ervoor dat je op tijd inlogt. Ook de positie en hoek van de camera en de belichting zijn belangrijk. Plaats je camera niet te dicht bij je en bij voorkeur op ooghoogte.

Actieve houding geeft energie

Heb je een in hoogte verstelbaar bureau? Ga dan staan, een actieve houding geeft energie aan het beeld en ook dat laat indirect een positieve indruk achter op het gesprek én op je merk. Je professionaliteit in je aanpak van videocalls straalt indirect ook goed af op je merk.

Heb je de zaken niet goed op orde? Dan hoef ik je waarschijnlijk niet te vertellen dat dit ook een erg negatieve impact kan hebben op je merk De medewerkers in je organisatie staan iedere dag in contact met klanten, prospects en andere belangrijke stakeholders. Zorg er dus voor dat iedereen de juiste tools, techniek en tips heeft om zijn of haar videocalls professioneel in te steken.

2. Gebruik ‘on brand’ visuals en presentaties om deelnemers betrokken te houden

Met visuals en presentaties kun je tijdens je videocall je boodschap beter overbrengen. Met interessante content houd je collega’s, klanten of andere belangrijke stakeholders betrokken bij de videocall. Veel tools hebben de mogelijkheid om je scherm te delen. Bereid een meeting daarom goed voor en bedenk welke slides en visuele informatie je wil delen. Zet deze beelden alvast klaar voor de call en sluit tabs die niet relevant zijn voor de meeting.

Altijd belangrijk, maar nu we aangewezen zijn op digitaal contact nóg belangrijker: zorg dat de content die je deelt altijd ‘on brand’ is. Zo zorg je voor een professionele uitstraling van je organisatie en je merk. Het behouden van een coherente merkbeleving in verschillende typen documenten kan een grote uitdaging zijn voor merk- en marketingteams. Het is daarom cruciaal dat medewerkers beschikken over toegankelijke en makkelijk te gebruiken templates. Zo kunnen ze eenvoudig uitingen maken die voldoen aan de huisstijl.

3. Zorg voor een ‘on brand’ werkplek

Kijk eens goed naar je thuiswerkplek door de ogen van je gesprekspartners. Wat is er te zien op de achtergrond? Heb je een boekenkast achter je staan? Prima! Maar welke titels staan daarin? Je achtergrond vertelt jouw verhaal en laat iets zien van wie je bent en de organisatie die je representeert. Leidt dat verhaal af van de meeting waarin je zit? Of versterkt het juist de merkwaarden, missie en geloofwaardigheid van je organisatie? Dat geldt niet alleen voor je werkplek, maar ook voor je kledingkeuze. Kies bewust de kleding uit die in lijn is met de persoonlijkheid en positionering van je organisatie.

Branded achtergrond tijdens je videocall

Wil je tijdens je videocall, presentatie, webinar of online event echt een professionele indruk achterlaten? Maak dan gebruik van een ‘branded’ achtergrond. We hebben wellicht allemaal wel gezien dat er gesprekspartners zijn die hun achtergrond in de call ‘blurren’ of er een grappige afbeelding in hebben gezet. Dit kan virtueel in een aantal tools, waaronder in Zoom. Maar heb je er wel eens aan gedacht dat je dit soort digitale achtergronden ook ‘on brand’ kunt maken?

Bij ons bedrijf VIM Group hebben we bijvoorbeeld een set aan digitale achtergronden klaargezet met ons logo erop. Zowel achtergronden in onze huisstijlkleuren, maar ook afbeeldingen van een tropisch strand, een drukke stad of een jungle met ons logo zijn populair en worden veel gebruikt door medewerkers. Een erg simpele manier om eenvoudig je werkplek te branden! Gebruik je een tool waar online achtergronden niet mogelijk zijn, dan is een fysieke banner natuurlijk ook een optie. Vooral voor webinars en online events is dit een goede optie! Het is natuurlijk wel van belang je banners specifiek af te stemmen voor videocalls, aangezien slechts een deel van de banner in beeld zal zijn.

Met een ‘on brand’ achtergrond zorg je eenvoudig voor een ‘clean workspace’ en afscherming van je persoonlijke omgeving. Tegelijkertijd breng je de beleving van je merk optimaal over op je thuiswerkplek. Naast de professionele indruk die je achterlaat, zorg er je er ook voor dat je afleidingen minimaliseert en je merk op de voorgrond plaatst. Andere opties zijn het logo te laten printen om aan de muur te hangen, eventueel gecombineerd met foto’s die jouw merkwaarden versterken. En heb je er al eens aan gedacht de visuele identiteit terug laten komen in de kleding van medewerkers? Je kunt speciale kleding laten ontwikkelen of gebruikmaken van key-cords, badges of andere branded accessoires. Dit kan een eenvoudigere en goedkopere oplossing zijn.

Wat zijn jouw tips voor videocalls met goede branding?