Agile is een mindset: zo begin je

Agile werken, inmiddels heeft echt iedereen het erover. Wordt het tijd je er eens in te verdiepen? Wat is agile? Hoe begin je ermee? En wat kan het voor jou en je organisatie betekenen? Ontdek alles over de agile mindset en agile werkwijzen zoals scrum.

Geloof je nog steeds dat agile een hype is? Dat geldt alleen als je voor een organisatie werkt waar alles gegarandeerd hetzelfde blijft als 10 jaar geleden. Nooit dus. De wereld globaliseert en digitaliseert, ook nog eens in een aldoor versnellend tempo. Huidige manieren van organiseren passen niet meer. Het meeste werk in organisaties tegenwoordig is niet simpel, standaard, beheersbaar en voorspelbaar. Het is daarentegen complex, dynamisch en onvoorspelbaar. Ik vind zelf dat dit filmpje dat heel mooi en helder uitlegt:

Dit is de reden dat er een wendbaarder en veel flexibelere aanpak nodig is. En dat is dan ook letterlijk waar het Engelse woord agile voor staat. Het boek Agile werken in 60 minuten (aff.) legt aan mensen – die nog helemaal niets over agile weten – uit:

• Wat agile is
• Hoe je ermee begint
• En wat het voor jou persoonlijk en voor je organisatie kan betekenen

Agile is een mindset

De schrijvers benadrukken dat agile allereerst een mindset is. Een manier van kijken, doen, handelen én voelen. Ze visualiseren dat als volgt:

Dit schema wekt de indruk dat al deze dimensies structureel worden besproken. De auteurs bespreken de principes weliswaar impliciet in de paragrafen over het agile manifest en in het laatste hoofdstuk ‘Hoe word je zelf Agile’. Toch zou het geen kwaad kunnen ze alle 12 te benoemen en toe te lichten.

Van de aanpakken wordt alleen scrum uitgebreid besproken. De schrijvers benoemen slechts heel minimaal Lean en Kanban (waarover straks meer). Op de werkwijzen wordt helaas niet teruggekomen. Maar goed, het manifest…

Wat betekent dat nou?

• Wat je ook wil bereiken: ga met een aantal kundige mensen samen zitten en je lost het op. Hoe complex het ook is. Processen kunnen helpen, maar zijn slechts ondersteunend.
• Documenteer zeker als dat nodig is, maar zorg dat de echte beoordeling in het resultaat zit.
• Als je een blije klant wil, dan werk je met hem samen.
• Pas je plan – indien nodig – aan op basis van nieuwe inzichten en veranderende omstandigheden, máár: alleen als dat de klantwaarde verhoogt.

Je kunt niet in de toekomst kijken

Als een projectmanager diep in zijn hart kijkt, moet hij ongetwijfeld erkennen dat hij nog nooit een plan heeft gemaakt dat exact zo is uitgevoerd als hij had omschreven. Een uitgebreid, gedetailleerd plan maken kost veel tijd. En juist doordat je er zo hard aan werkt, ben je veel minder bereid ervan af te wijken.

Gewoon geen plan maken dus? Slecht idee! Echt agile en anarchisme zijn geen synoniemen, ook al wordt dat weleens cynisch gedacht. Maar kijk niet te veel in detail vooruit en accepteer dat je nog niet precies weet wat je wanneer voor elkaar gaat krijgen. Doe het grofmaziger. Formuleer een heldere visie en maak vervolgens per sprint, dus per periode van een tot vier weken, een plan(ning).

Hoe ziet agile werken er dan uit?

Zoals gezegd maak je een plan voor een paar weken. Bepaal duidelijk het doel voor die periode en beschrijf het resultaat dat je wil hebben. Werk hier vervolgens in een team aan. Stem met elkaar af in korte, gefocuste bijeenkomsten. Visualiseer het werk als een stroom van links naar rechts op een bord. Zo zie je altijd de huidige stand van het werk, of er achterstand of voorsprong is, en wie waarmee bezig is.

Een agile-team begint altijd met de dingen die de meeste waarde voor de klant opleveren. Ze leveren snel iets op, waardoor er ook al sneller sprake is van klantwaarde. Een ander doel hierbij is om snel te leren van je ervaringen: te leren hoe het beter kan. Agile draait om proefondervindelijk vaststellen wat de volgende stap moet zijn op weg naar het uiteindelijke doel.

Agile aanpakken

De bekendste aanpak voor agile werken is scrum. De auteurs besteden maar liefst 20 pagina’s aan het uitleggen van dit raamwerk. Helaas is er maar anderhalve bladzijde voor Kanban en Lean en vooral over Kanban wordt zelfs wat negatief gedaan. Er zou veel zelfdiscipline voor Kanban nodig zijn en doordat Kanban minder regels heeft, is het lastiger toe te passen.

Ook zou Kanban het best toe te passen zijn door het met scrum te combineren. Ik ben het daar niet mee eens. Wel geloof ik – maar dat geldt ook voor scrum – dat goede begeleiding van een team essentieel is. Mijn andere bezwaar is dat wat mij betreft het belangrijkste principe niet duidelijk aan bod komt. Ik vind Kanban zo interessant voor overbelaste teams, omdat het uit gaat van een Pull-model. Dit houdt in dat je pas nieuw werk het proces in ‘trekt’ als er capaciteit vrijkomt.

Vervolgens zijn er vier pagina’s voor ‘agile op grotere schaal’. Helaas worden hier alleen de meest gebruikte agile schalingsaanpakken genoemd, maar geen enkele wordt goed samenvattend uitgelegd.

Hoe zit het met scrum?

Nou goed, scrum dus… Het boek zoomt in op:

• De sprints, de korte vastgestelde periodes waarin je aan een concreet resultaat werkt.
• De rollen: product owner, scrum master en het team.
• De geordende lijsten van werk: de product backlog en de sprint backlog.
• De evenementen sprint planning en daily scrum.
• De momenten om feedback te krijgen en geven: de sprint review en retrospective.

En legt dit verder allemaal keurig uit.

Wanneer zijn scrum en agile niet geschikt?

Van Lanen en Van Solingen noemen als grootste nadeel van scrum dat er veel nadruk ligt op de rollen, deliverables en bijeenkomsten. Hierdoor lijkt het ‘alleen maar’ een procesverandering. Daarom kunnen teams vergeten dat de essentie van agile een verandering van mindset is. Scrum zou een doel kunnen worden in plaats van een middel.

Daarnaast is scrum wellicht niet geschikt als:

• Je al precies weet wat je gaat maken
• Het proces er naartoe ook heel duidelijk is
• Er weinig verschillende mensen nodig zijn

Kortom, in eenvoudige situaties met een hoge voorspelbaarheid heeft agile weinig extra’s te bieden.

Scrum zou een doel kunnen worden in plaats van een middel.

Hoe begin je met agile werken?

Het boek geeft een recept om in 7 stappen te starten met agile werken.

1. Denk eerst even goed na over wat je wil bereiken voor wie en waarom. Een goede visie dus. Goed punt! Want bij agile werken wordt vaak over deze stap heen gewalst, terwijl hij essentieel is.
2. Kies je prioriteiten en definieer je kleinste levensvatbare versie van je product.
3. Stel een team samen.
4. Kies een samenwerkritme.
5. Knip het werk op in kleinere brokken.
6. Leer een concreet resultaat en verzamel hier feedback over.
7. Stuur bij en ga weer verder bij stap 5. Herhaal.

Tot slot: hoe word je agile?

Het laatste hoofdstuk is waardevol. Het legt de lezer uit hoe pittig zijn/haar eigen agile transformatie kan zijn. Dat het gaat om een innerlijke verandering én om praktisch anders handelen. Niet meer e-mailen en al hélemaal niet cc-en. Maar ook niet meer oordelen voordat je goed naar iemand hebt geluisterd. Een veilige omgeving creëren. Vertrouwen op het vakmanschap van een ander en het puzzel-principe omarmen: je bent in je eentje echt nooit slimmer dan een groep mensen samen. Jezelf altijd hardop afvragen: “Maak ik de klant hier wel blij mee?” Feedback op durven halen nog vóór je klaar bent, altijd durven experimenteren en dingen ter discussie stellen. Fouten durven maken. Dat is agile zijn.

Een aanrader?

Het grote voordeel van de boeken uit de 60 minuten-serie is natuurlijk dat ze snel te lezen zijn. En als je vooral geïnteresseerd bent in scrum, is het boek inhoudelijk zeker voldoende sterk. Verwacht je een breder spectrum van agile werkwijzen, dan voorziet dit boek daar onvoldoende in.

Sommige dingen worden naar mijn smaak te vaak herhaald, andere enorm uitgediept en helaas wordt een aantal elementen te summier benoemd om er echt begrip van te krijgen. Maar het laatste hoofdstuk én de goede uitleg van het agile manifesto maken veel goed. Hierdoor leer je niet alleen de techniek, maar ook het ‘buikgevoel’ van agile werken kennen.

Over het boek

Titel: Agile werken in 60 minuten
Auteur: Rob van Lanen en Rini van Solingen
Uitgever: Haystack
Jaar: 2018
Nummer: 9789461262714
Mediatype: Boek, 137 bladzijdes
Prijs: €12,50
Bestellen: via Managementboek (aff.)