Een team zonder spookrijders: 4 stappen voor een team dat dezelfde richting op gaat
Zonder centrale contentstrategie is samenwerken als autorijden zonder navigatie. Iedereen kiest z’n eigen route, rijdt kriskras door elkaar en voor je het weet gaat iemand de verkeerde kant op. Zonde! Zeker als je met meerdere collega’s aan communicatie werkt. In dit artikel ontdek je hoe jij met vier slimme stappen de koers bepaalt en vasthoudt. Geen spookrijders meer. En daarmee een team dat dezelfde en de juiste richting op navigeert.
1. Bepaal samen je bestemming: richt je strategie goed in
Een duidelijke contentstrategie geeft richting aan wat je doet, waarom je het doet en voor wie. Leg vast wat je kernboodschappen zijn, welke thema’s prioriteit hebben en hoe je content bijdraagt aan de organisatiedoelen. Zo weet iedereen: dit is onze bestemming.
Door samen dezelfde route te kiezen, help je het hele team om keuzes te maken die aansluiten op de organisatiedoelen. En voorkom je miscommunicatie, tijdverlies en verwarring.
Werk de volgende punten uit in je contentstrategie:
- Waarom communiceren we? Dit is je organisatie- of communicatiedoel.
- Naar wie communiceren we? Dit is je doelgroep.
- Hoe communiceren we? Dit zijn je middelen.
- Op welke kanalen zijn we actief? En in welke vorm?
Weet iedereen de antwoorden op deze vragen? Dan ben je klaar voor de volgende stap.
2. Taken en workflows houden je op de weg
Een strategie op papier is mooi, maar zonder werkbaar proces strand je alsnog in de berm. Met een centrale contentkalender en slimme tools houd je overzicht: wie maakt wat, voor welk kanaal en wanneer? Teams presteren beter als het duidelijk is wie wat doet. Geen ad-hoc stress, miscommunicatie en dubbel werk meer, maar rust en overzicht.
Een duidelijke taakverdeling is het begin. Wie doet wat? Denk hierbij aan rollen en niet aan personen. Dus, de eindredacteur checkt de tekst voordat het live gaat. Taken bedenken voor rollen maakt het makkelijker om taken van collega’s over te nemen. Heb je een takenlijst? Deel die op een centrale plek. Dan kan iedereen zien wat het team doet. Zo snappen collega’s hoe hun werk bijdraagt aan het gezamenlijke doel.
Zet niet alleen op papier wie wat doet, maar spreek ook af wanneer iets af moet zijn. Duidelijke deadlines zorgen voor een gestroomlijnd proces én maken duidelijk wie waar op moet letten. Iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt en kan daarop worden aangesproken. Zo voorkom je dat je onnodig zit te wachten tot iemand eindelijk toe is aan jouw taak op z’n lijstje. Laat het team ook de status van taken bijhouden, zodat je niet steeds hoeft te mailen voor een update.
Tip
Maak een duidelijke workflow die te hergebruiken is. Pak je belangrijkste contentstukken en denk uit welke stappen er nodig zijn om die te maken. Vlieg het aan alsof je een externe redacteur brieft. Schrijf stapje voor stapje uit wat er gedaan moet worden om succesvolle content te maken. Denk aan stappen zoals een eerste versie schrijven, beeldmateriaal aanleveren en content in een CMS plaatsen. Voor de meeste contentstukken zullen de onderliggende stappen hetzelfde zijn.
3. Eén navigatiesysteem
Werk je nog in losse Excelsheets? Heeft iedereen een eigen tool en losse agenda’s? Dat is foutgevoelig. Stel je voor dat iedereen een ander navigatiesysteem gebruikt en via andere routes op andere tijden aankomt. Dat wil je niet, ook niet in je contentplanning. Het is tijd voor een online contentkalender: jullie gedeelde navigatiesysteem. Met een online contentkalender kijkt je team altijd naar dezelfde versie van je planning. Het voorkomt fouten, scheelt tijd én vergroot de samenwerking. Niet alleen binnen je team, maar organisatiebreed. Het mooiste is als je een systeem vindt waar je zowel de taakverdeling als contentplanning bijhoudt. Iedereen heeft toegang tot dezelfde routekaart, met real-time updates en één duidelijke planning. Zo houd je ook nog eens meer tijd over voor creativiteit.
4. Evalueren en bijsturen
Plan vaste overlegmomenten in, zoals een wekelijks contentoverleg of eens per kwartaal een contentreview. Zo plan je samen de route, houd je iedereen op koers en kun je snel bijsturen waar nodig.
Een contentoverleg plan je het liefst wekelijks. Deze vergadering kan je lekker kort houden. Je bespreekt alleen wat er deze week en volgende week op de planning staat. Ook evalueer je vorige week: wat ging er goed en welke leerpunten nemen we mee. Je gebruikt het contentoverleg dus om steeds je planning te updaten, zodat deze altijd actueel is en iedereen weet waar je staat.
Tijdens het contentreview kijk je verder terug. Pak je contentarchief erbij en kijk naar de content van de afgelopen maanden. Zo leren collega’s hoe je de strategie (idealiter) inzet.
Navigeer naar meer rust en impact
Een contentstrategie is geen document dat je in een map stopt, maar een richting die leeft in je organisatie. Wil je als team dezelfde kant op werken? Dan is een sterke strategie én een duidelijke planning onmisbaar. Door strategisch te werken én operationeel slim in te richten, creëer je meer overzicht, impact en rust. Geen spookrijders meer, maar een rit die strak op koers ligt.
