Apps & Tools, How to

Cocreatie met externen een brug te ver? Begin intern in 3 stappen!

0

Succesvol innoveren doe je niet alleen, daarom hoor je momenteel zoveel over cocreatie: het betrekken van klanten, consumenten, burgers en professionals bij het innovatie-, marketing- en customer service process (TNO). Maar wat als je als organisatie het innoveren met mensen van buiten net even een brug te ver vindt? Begin met je collega’s, en ontdek de verborgen schat aan kennis, inzichten en ideeën in de organisatie. In dit artikel meer over de waarde van interne cocreatie en hoe je dat aanpakt.

Interne cocreatie: innoveren met medewerkers die daar niet voor aangenomen zijn

Wat is de definitie van interne cocreatie? Op het blog van Ideaken kwam ik de volgende tegen: “Employee co-creation is an act of innovating with the help of talent which is primarily not employed as innovators in your enterprise.” De meeste organisaties hebben een enorm onbenut potentieel bij hun medewerkers, zonde.

Doelstellingen: meer toegevoegde waarde en een slimmere organisatie

Wat is de waarde van het betrekken van medewerkers bij het innovatieproces?

  1. Meer mensen betekent meer ideeën. En regel 1 bij een brainstorm: meer is beter!
  2. Ideeën worden veel rijker en waardevoller. Problemen worden vanuit meerdere gezichtspunten (disciplines) bekeken. Daarnaast krijgen ideeën feedback. Zo ontwikkelt een goed idee zich stap voor stap tot een geweldig idee.
  3. Het proces verloopt sneller. Omdat bekend is wie welke kennis en welk netwerk heeft en dus bij het ontwikkelingsproces betrokken moet worden, kan een gekozen idee snel worden ontwikkeld tot een concept, prototype en product.
  4. Medewerkers zien snel resultaat en raken meer betrokken bij de organisatie.

Cocreatie levert dus meer en betere ideeën die sneller tot resultaat leiden. En daar gaat het uiteindelijk om:

  • Meer toegevoegde waarde voor de klant
  • Een slimmere organisatie (effectiever en efficiënter)

Welke stappen zijn belangrijk om dit resultaat te realiseren?

3 stappen: kennis verwerven, delen en toepassen in innovatieprojecten

Ik zie 3 belangrijke stappen om interne cocreatie te stimuleren:

Verwerven, delen en toepassen van kennis

Een continu proces: het verwerven, delen en toepassen van kennis

  1. Het verwerven van kennis en inspiratie van buiten de organisatie. Kennis over technologische ontwikkelingen, behoeften van de klanten, marktontwikkelingen, etc.
  2. Het delen van kennis binnen de organisatie. Creëer een goed intern netwerk.
  3. Het toepassen van kennis, inzichten en creativiteit om ideeën te genereren, te ontwikkelen en te selecteren.

(Deze stappen zijn gebaseerd op de definitie van het begrip marktoriëntatie door Jaworski en Kohli in de Journal of Marketing (1993): (1) het organisatie-wijd verwerven van marktinformatie, (2) het verspreiden van deze informatie door de hele organisatie en (3) een organisatie-wijde respons op de informatie.)

Stap 1 – Kennis verwerven: houd je ogen open!

Succesvol innoveren heeft altijd(!) met de buitenwereld te maken. Zonder kennis van de marktbehoeften en van technologische ontwikkelingen kun je geen succesvolle producten en diensten ontwikkelen. In het dagelijks werk doe je continu nieuwe kennis op en bestaande inzichten scherp je aan. Stimuleer medewerkers (vooral in de corebusiness) om hun ogen open te houden.

Welke tools kun je hiervoor inzetten?

  • Vaktijdschriften
  • RSS-feeds
  • Sociale media
  • Sessies met klanten, gebruikers, lead users
  • Trainingen en handleidingen om de tools goed in te zetten
  • Etc.

Stap 2 – Kennis delen: weten wie welke kennis heeft en hoe je hem kunt bereiken

In veel organisaties is het ondoenlijk, en ook niet zinvol, om alle opgedane kennis vast te leggen in systemen. Zorg er liever voor dat je weet wie welke kennis heeft en hoe je diegene kan bereiken. Creëer een plaats waar medewerkers elkaar vragen kunnen stellen en antwoorden krijgen die hen direct helpen in hun primaire proces, liever dan een enorme database. Lees ook het interessante artikel “Google vs. the Human Search Engine – Crowdsourcing Q&A”. Het helpt je in een latere fase ook ideeën te koppelen aan de juiste expertise en middelen binnen de organisatie.

Welke tools kun je hiervoor inzetten?

  • (Micro)blogging: Yammer, Present.ly, Chatter, WordPress, SharePoint (met NewsGator), Workvoices etc.

    Yammer als tool om kennis te delen en interne netwerken te versterken

    Yammer als tool om kennis te delen en interne netwerken te versterken

  • Chat: Microsoft Communicator, Google Talk, Skype, etc.
  • Profielen (smoelenboek) met beschrijvingen van werk en kennisgebieden

Lees ook artikelen over een sociaal intranet die eerder op Frankwatching verschenen.

Stap 3 – Kennis toepassen: Ideeën generen, ontwikkelen en selecteren

Uiteindelijk is het doel meer toegevoegde waarde te creëren en de organisatie slimmer te maken. Je moet de verworven en gedeelde kennis inzetten om tot innovatie te komen. In het innovatieproces is het genereren, ontwikkelen en selecteren van ideeën essentieel.

Welke tools kun je hiervoor inzetten?

Er is veel software op de markt om dit proces te ondersteunen: idea management software. Op de site van Ideamanagementsystems staat een overzicht van 44 platforms. Ik heb een rondje langs alle websites gemaakt, een aantal pakketten springen er wat mij betreft uit:

Bright Idea Innovation Suite

Online pakket met 3 onderdelen, ook los verkrijgbaar:

Brightidea Innovation Suite

  • Webstorm: online brainstormen om ideeën te genereren, ondersteund door microblogging. Integratie met SharePoint mogelijk.
  • Switchboard (Proposals): ideeën beheren, faciliteert het proces om van ideeën concrete voorstellen te maken.
  • Pipeline (Projects): projectmanagement

Crowdworks

Uitgebreid online pakket, inclusief real time collaboration en inloggen met OpenID, Facebook en LinkedIn (ook voor externen toegankelijk te maken). Interessant zijn de reputatiescores. Wie is het meest invloedrijk, het meest succesvol en het meest actief?

Kindling

Brainstormen rond ‘campaigns’ (probleem of vraag), inclusief beloningssysteem (zoals geld of vrije dagen), reputatiescores, de mogelijkheid om wiki-achtig ideeën te bewerken en mobiele toegang. Uitgebreide SharePoint-integratie (zoeken, web parts) en koppeling met Active Directory. Ook open te stellen voor externen.

SpigitEnterprise / SpigitEngage for SharePoint

Zeer uitgebreid, alles om ideeën te genereren en te beheren, inclusief forums, blogs, wiki’s, profielen, etc. Erg fascinerend is het deel ‘Idea jobs’ om collega’s te rekruteren voor jouw idee en de marktplaats om ideeën te kopen en te verkopen. Met de virtuele munteenheid binnen Spigit ontstaat zo een interne innovatie-economie. Dat is nog eens intrapreneurship

SpigitEngage for SharePoint is niet zomaar een koppeling, maar het platform is volledig in SharePoint gebouwd.

Uservoice

Vooral bekend van de feedback-knop op websites, maar ook voor intern gebruik geschikt om ideeën te genereren, reacties op ideeën te krijgen en ideeën te selecteren. Vanaf het premium-account ($45,- per maand) kun je besloten fora maken. Simpel en doeltreffend.

IdeaScale

Goede (zo op het eerste gezicht de beste) mix van features (badges en leaderboards, mobiele toegang, IP-restrictie, single sign on, api, custom development) en eenvoudige en toegankelijke interface voor gebruikers. Met een jaarabonnement ($999,- per jaar) kun je besloten communities maken.

IdeaScale voting

Ik ben benieuwd naar ervaringen met deze pakketten, en vooral de gebruiksvriendelijkheid.

Begin intern, maar doe het wel goed, en zet dan de stap naar buiten

Interne cocreatie kan de eerste stap zijn om je innovatieproces opener te maken. Het is meer vertrouwd dan direct de stap naar buiten te maken en klanten en anderen bij het proces te betrekken. Maar doe het wel goed! Zet de medewerker centraal. Neem ze serieus en ga serieus met hun bijdragen om. En geef ze tools waar ze eenvoudig en direct mee kunnen werken, zodat de drempel om mee te doen heel laag ligt.

Houd de volgende punten op je netvlies:

  1. We are all creative
  2. Breakthroughs come from unreasonable requests
  3. The real source of results is relationships

Bron: Promise

En tot slot: zet op den duur de deur naar buiten op. Het potentieel van klanten, leveranciers, experts en leken is overweldigend.